LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của bản thân với
sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn. Những thông tin, dữ liệu, số liệu đưa ra
trong chuyên đề được trích dẫn rõ ràng, đầy đủ về nguồn gốc. Những số liệu
thu thập và tổng hợp của cá nhân đảm bảo tính khách quan và trung thực.
Tác giả
Nguyễn Huy Hoàng
Công tác tham dự thầu tại công ty cổ phần phát triển công
nghiệp - xây lắp và thương mại Hà Tĩnh. Thực trạng và giải pháp
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
MỤC LỤC
Lời mở Đầu.................................................................................................................................1
CHƯƠNG 1................................................................................................................................2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG
NGHIỆP XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH................................................................2
1.1. Tổng quan về tình hình Công ty HAINDECO...............................................................2
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần phát triển công
nghiệp - xây lắp và thương mại Hà Tĩnh...........................................................................2
1.1.2. Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của của công ty cổ phần phát
triển công nghiệp - xây lắp và thương mại Hà Tĩnh..........................................................3
1.2. Năng lực của Công ty HAINDECO ...............................................................................4
1.2.1. Nguồn nhân lực của Công ty HAINDECO .............................................................4
1.2.2. Năng lực máy móc thiết bị, sản phẩm dịch vụ của Công ty HAINDECO..............6
1.2.3. Năng lực tài chính của Công ty HAINDECO..........................................................6
1.2.4. Năng lực HSDT ......................................................................................................9
1.2.5. Kinh nghiệm và thị trường của công ty HAINDECO...........................................10
1.3. Thực trạng công tác tham dự thầu tại Công ty HAINDECO.......................................13
1.3.1. Đặc điểm những gói thầu Công ty HAINDECO đã tham gia dự thầu..................13
1.3.2. Quy trình tham gia dự thầu tại Công ty HAINDECO...........................................14
1.3.3.. Giai đoạn chuẩn bị dự thầu ..................................................................................17
1.3.4 Giai đoạn tham gia dự thầu ....................................................................................20
phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý, điều hành và kiểm
soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế kế toán là
một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, đảm nhiệm hệ thống tổ chức
thông tin cho các quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan
trọng đối với hoạt động tài chính doanh nghiệp, là một trong nhưỡng công cụ
đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin và giám sát có hiệu quả qua quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý
trong nền kinh tế thị trường. Đặc biệt với một công ty xây dựng thì đấu thầu
chiếm môt vai trò rât quan trọng. Chuyên đề này là đánh giá của em về thực
trạng công tác đấu thầu của công ty và một số giải pháp để cạnh tranh với các
công ty cùng lĩnh vưc.
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
1
Chuyên đề tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP XÂY LẮP VÀ
THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
1.1. Tổng quan về tình hình Công ty HAINDECO
Công ty cổ phần phát triển công nghiệp xây lắp và thương mại Hà Tĩnh
(Sau đây viết tắt là HAINDECO).
Trụ sở chính đặt tại: 162 đường Hà Huy Tập - Thị xã Hà Tĩnh - tỉnh
Hà Tĩnh.
Tiền thân của Công ty là Công ty sản xuất kinh doanh tổng hợp Hà Tĩnh
được Tỉnh uỷ Hà Tĩnh thành lập và quản lý vào tháng 11 năm 1991, với chức
năng nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là sản xuất vật liệu xây dựng (Gạch
ngói), Dịch vụ sửa chữa ô tô xe máy và kinh doanh ăn uống. Đến cuối năm
1992, thực hiện Nghị định số 388/ HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là
Chính phủ), Công ty được chuyển thành Doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết
định số 1474 - QĐ/UB ngày 26/12/1992 của UBND Tỉnh Hà Tĩnh, với tên gọi
+ Sửa chữa, đại tu ô tô xe máy
+ Gia công, sản xuất các sản phẩm cơ khí
+ Xây lắp các công tình xây dựng dân dụng và công nghiệp
+ Thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây lắp điện
1.1.2. Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của của
công ty cổ phần phát triển công nghiệp - xây lắp và thương mại Hà Tĩnh
Khả năng thắng thầu của một công ty chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố,
bao gồm các nhân tố chủ quan và các nhân tố khách quan. Các nhân tố khách
quan ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của một công ty đó là : các chính
sách, các quy định của nhà nước liên quan đến hoạt động đấu thầu; bên mời
thầu, môi trường kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh. Còn các nhân tố chủ
quan là năng lực của công ty, chất lượng HSDT, kinh nghiệm và thị trường
của Công ty. Trong phạm vi chuyên đề này, tác giả chỉ xin tập trung phân tích
các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đển khả năng thắng thầu của công ty cổ
phần phát triển công nghiệp - xây lắp và thương mại Hà Tĩnh
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
3
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2. Năng lực của Công ty HAINDECO
1.2.1. Nguồn nhân lực của Công ty HAINDECO
Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng không chỉ trong quá trình sản xuất
mà cả trong công tác dự thầu. Vì quá trình xây dựng HAINDECO luôn cần
đưa ra được nhiều phương án, các phương án này cần được tính toán cẩn thận
để có thể không chỉ đem lại lợi nhuận cho chủ đầu tư mà còn làm tăng lợi
nhuận cho Công ty. Vì thế cốt lõi của mọi vấn đề là nguồn nhân lực.Tại
HAINDECO công tác chuẩn bị và tham gia dự thầu đều được tập trung tại
phòng Kinh doanh của Công ty nên nhân sự của phòng Kinh doanh đều được
Công ty lựa chọn một cách cẩn thận để có một đội ngũ cán bộ có trình độ cao.
Để thực hiện một HSDT thì trong giai đoạn chuẩn bị và tham gia dự thầu,
Công ty luôn có một đội ngũ cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm trong việc lập
Kỹ sư 54 44.78 %
Công nhân lành nghề 64 52.747%
( Nguồn : Phòng Hành chính – Quản trị )
Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy được nguồn nhân lực khá dồi dào
của Công ty HAINDECO. Với một đội ngũ kỹ sư mà chủ yếu là kỹ sư viễnkỹ
thuật và cử nhân kinh tế 54 người chiếm tới 44.78 % tổng số nhân lực , Công
ty HAINDECO có thể đáp ứng được những yêu cầu cao về lực lượng kỹ sư để
thực hiện các gói thầu về xây dựng các công trình. Ngoài ra, Công ty còn có
đội ngũ công nhân lành nghề bao gồm 64 người chiếm 52.747 % với nhiều
năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty nên có thể làm
cho các chủ đầu tư có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng các công trình do
Công ty HAINDECO thực hiện.
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
5
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.2. Năng lực máy móc thiết bị, sản phẩm dịch vụ của Công ty
HAINDECO
Bảng 1.2. Các loại máy thi công chính của HAINDECO tính đến ngày
7/1/2008
S
TT
Chủng loại máy đo
Số
lượng
1
KOMATSU 220 – 2: Nhật bản sản xuất, động cơ
diesel, gầu 1m3 ,KOMATSU 220 – 3: gầu 0.9m3,
KOMATSU 220 – 5: gầu 1m3
2
chiếc
Máy cẩu 45 tấn
01
chiếc
( Nguồn : Hồ sơ kinh nghiệm HAINDECO)
1.2.3. Năng lực tài chính của Công ty HAINDECO
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Năng lực tài chính quan trọng đối với nhà thầu không chỉ trong qua
trình xét thầu mà cả quá trình thi công cung cấp và lắp đặt sau khi trúng thầu,
năng lực tài chính tốt sẽ tạo niềm tin cho chủ đầu tư về khả năng huy động
vốn cho hoạt động cung cấp, cũng như khả năng đảm bảo thi công đúng tiến
độ, chất lượng. Đầu tiên chúng ta sẽ xem xét tình hình tài sản – nguồn vốn
của Công ty để thấy được năng lực tài chính của Công ty HAINDECO :
Bảng 1.4. Bảng cơ cấu nguồn vốn và tài sản của Công ty
HAINDECO ( 2005 – 2007 )
( Đơn vị : triệu đồng )
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm
2006
Năm
2007
I. Tổng nguồn vốn 49.968 52.068 57.204
Trong đó: + Vốn điều lệ 5.000
+ Vốn tự bổ sung 2.100 3.004
+ Vốn cố định 32.891 33.891 35.232
+ Vốn lưu động 17.077 18.177 19.070
II. Quỹ phát triển sản
xuất
127,5 145,6 160,9
3,
8
36.50
0
3,
4
45.60
0
25
2.Doanh thu (DTT) 29.00
0
30.70
0
5,
9
31.16
0
1,
5
40.50
0
30
3.Tổng chi phí 28.25
0
29.88
0
5,
7
30.18
0
kể
- Doanh thu tăng lên 30% trong nam 2007
- Có được điều này là do trong năm 2006 công ty đã đầu tư raat nhiều
máy móc thiết bị để thực hiện các gói thầu lớn đã nhận trong năm
1.2.4. Năng lực HSDT
Các gói thầu mà Công ty HAINDECO tham gia chủ yếu là các gói thầu
xây dựng cơ sở hạ tầng có yêu cầu cao về mặt kỹ thuật tiến độ và chất lượng
công trìnhg nên chất lượng HSDT luôn được Công ty chú trọng. Chất lượng
hồ sơ thể hiện ở hai mặt là chất lượng về hình thức và chất lượng về mặt nội
dung.
a. Hình thức của HSDT
Hình thức của HSDT của Công ty HAINDECO luôn đáp ứng các yêu
cầu của HSMT, có đầy đủ các giấy tờ cũng như tài liệu có liên quan, thường
bao gồm một số tài liệu sau :
- Đơn dự thầu
- Bảng chào giá
- Bào đảm dự thầu
. - Cam kết các điều khoản thương mại
- Chứng chỉ về chất lượng của nhà sản xuất
- Giấy phép kinh doanh
Các tài liệu này luôn được thay đổi tùy theo yêu cầu của từng gói thầu
nên những phần của thể chuẩn bị trước như giấy phép kinh doanh, hồ sơ kinh
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
9
Chuyên đề tốt nghiệp
nghiệm của nhà thầu , chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất luôn được Công
ty chuẩn bị trước và cập nhật liên tục để khi cần thiết có thể sử dụng ngay.
b. Nội dung của HSDT
Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định chất lượng HSDT và khả
năng thắng thầu của Công ty. Trong nội dung của HSDT Công ty luôn chú
bảo đảm đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợi ích tập thể của
người lao động, trong đó lợi ích của người lao động là động lực trực tiếp.
Công ty có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với những thành tích trong hoạt
động sản xuất kinh doanh, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, đồng thời
nghiêm khắc xử lý kỷ luật những người không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi
phạm nội quy, quy chế của công ty và pháp luật Nhà nước.
Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty :
Xuất phát từ đặc điểm về điều kiện tự nhiên, xã hội của tỉnh Hà Tĩnh
cũng như năng lực của Công ty cho nên Công ty đã đa dạng hoá ngành nghề,
với các ngành nghề sau :
+ Sửa chữa, đại tu ô tô xe máy
+ Gia công, sản xuất các sản phẩm cơ khí
+ Xây lắp các công tình xây dựng dân dụng và công nghiệp
+ Thi công các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây lắp điện
Trong quá trình phát triển công ty đã đấu thầu và thực hiện thanh
công nhiều gói thầu :
• Các công trình Quốc gia:
- Công trình Cảng biển Vũng áng với tổng giá trị: 18.5 tỷ đồng.
- Công trình Đường Hồ Chí Minh có tổng giá trị 20 tỷ đồng.
• Các công trình xây lắp trong tỉnh:
- Các tuyến đường 35KVA và trạm biến áp:
- Tuyến Kỳ Anh - Đèo Ngang
- Công trình điện Quán Hàu - Quảng Bình.
- Công trình Điện khí hoá Trường sơn - Đức thọ.
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
11
Chuyên đề tốt nghiệp
- Tuyến Kỳ Anh - Kỳ lâm
- Tuyến Đậu Liêu - Hồng Lĩnh.
- Tuyến Nông trường Tây sơn - Thượng Kim ( Hương Sơn )
- Nhà làm việc Ban tổ chức chính quyền tỉnh Hà Tĩnh.
- Nhà làm việc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn
- Trường cao tầng Trung học cơ sở Thạch Trung
- Sửa chữa đại tu ô tô xe máy và gia công cơ khí.
Từ năm 2004 trở về trước, hàng năm Công ty đã nhận sửa chữa, đại tu ô
tô xe máy từ 350 đến 400 lượt xe máy / năm và gia công cơ khí với doanh thu
hàng năm trên 01 tỷ đồng. Từ năm 2005 lại nay do Công ty đầu tư mua sắm
thêm nhiều xe máy thiết bị và xây lắp nhiều công trình nên để đảm bảo cho xe
máy, thiết bị hoạt động tốt trên các công trường giao thông và xây dựng,
Công ty đã tập trung đội ngũ công nhân kỹ thuật chú trọng vào việc quản lý,
sửa chữa, bảo dưỡng xe máy thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
Đặc biệt trong thời gian qua Đội gia công cơ khí của Công ty đã đảm
nhận gia công toàn bộ phần thép của Kho hàng Cảng Vũng áng đảm bảo đúng
yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật và tiến độ thi công công trình đạt hiệu quả cao.
1.3. Thực trạng công tác tham dự thầu tại Công ty HAINDECO
1.3.1. Đặc điểm những gói thầu Công ty HAINDECO đã tham gia dự
thầu
Tiền thân của Công ty là Công ty sản xuất kinh doanh tổng hợp Hà Tĩnh
được Tỉnh uỷ Hà Tĩnh thành lập và quản lý vào tháng 11 năm 1991, với chức
năng nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là sản xuất vật liệu xây dựng (Gạch
ngói), Dịch vụ sửa chữa ô tô xe máy và kinh doanh ăn uống. Đến cuối năm
1992, thực hiện Nghị định số 388/ HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là
Chính phủ), Công ty được chuyển thành Doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết
định số 1474 - QĐ/UB ngày 26/12/1992 của UBND Tỉnh Hà Tĩnh, với tên gọi
là Công ty Phát triển công nghiệp Hà Tĩnh, ngày 20 tháng 6 năm 2003 Quyết
định số 1242/QĐUB của UBND tỉnh Hà Tĩnh, chuyển thành Công ty cổ phần
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
13
Chuyên đề tốt nghiệp
HAINDECO
Trách nhiệm Công việc thực hiện
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh,
Phòng VTTH
Lãnh đạo Công ty -
+
Phòng kinh doanh,
Phòng HCQT
Phòng kinh doanh,
các đơn vị liên quan
Lãnh đạo Công ty _
+
Lãnh đạo Công ty/
Phòng kinh doanh
Phòng Kinh doanh,
Tổ chuẩn bị HSDT,
các đơn vị
liên quan
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
15
Tổng hợp HSDT
Phê duyệt
Chuyên đề tốt nghiệp
Phòng Kinh doanh,
Tổ thầu, các đơn vị
liên quan
Lãnh đạo Công ty
Phòng Kinh doanh
về các gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hinh, báo
chí, Bưu điện tỉnh thành phố, các Công ty dọc thuộc Tập đoàn BCVTVN, và
các Công ty ngoài ngành khác.
Thông tin chủ yếu của gói thầu cần thu thập :
- Tên gói thầu
- Chủ đầu tư
- Nguồn vốn, quy mô gói thầu
- Địa điểm
- Các yêu cầu về kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ tham dự thầu
- Các yêu cầu về điều kiện thương mại
- Thời gian mời thầu, thời gian nộp thầu
b. Nghiên cứu khảo sát đánh giá
Sau khi có đầy đủ các thông tin của gói thầu, Phòng Kinh doanh, phòng
Viễn thông- Tin học và các Trung tâm nghiên cứu tính khả thi của gói thầu
cũng như phố hợp cung cấp thông tin nhà thầu theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
Mọi thông tin sẽ được tập hợp tại Phiếu thu thập thông tin và lập báo cáo đệ
trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt. Nếu Công ty đáp ứng được các yêu cầu
của gói thầu, bắt đầu tiến hành mua hồ sơ thầu, chuẩn bị tham gia đầu thầu.
Nếu Công ty không đáp ứng được các yêu cầu của gói thầu, lưu hồ sơ
và trả lời Chủ đầu tư (nếu cần ).
c. Nghiên cứu HSMT
Lãnh đạo Phòng kinh doanh kết hợp với Phòng Tài chính và Các Trung
tâm nghiên cứu chi tiết năng lực và giả pháp kỹ thuật, tài chính, giải trình
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
17
Chuyên đề tốt nghiệp
Lãnh đạo Công ty. Phòng Kinh doanh tập hợp số liệu từ các phòng ban liên
quan, kiểm tra số liệu lần cuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty.
Đối với các gói thầu dịch vụ theo hình thức chỉ định thầu, chỉ định thực
hiện (thông thường phải lập các dự toán theo định mức của nhà nước kèm
theo thời gian quy định trong phiếu giao việc
• Phòng VT- TH, các Trung tâm liên quan: chuẩn bị in ấn tài liệu, các
cam kết kỹ thuật, các giải pháp kỹ thuật. Nộp lại phòng Kinh doanh theo thời
gian quy định trong phiếu giao việc.
- Lãnh đạo Công ty xem xét tờ tình của Phòng Kinh doanh về các mặt kỹ
thuật, vốn, hàng hóa. Tờ trình phải đảm bảo phân tích được các yếu tố kỹ
thuật, tài chính và đánh giá được hiệu quả của gói thầu về mặt tài chính, cơ
hội cho các gói thầu tới, cơ hội dịch vụ....
- Về mặt đánh giá hiệu quả tài chính, phải ít nhất phân tích được các chỉ
tiêu sau:
+ Tổng giá vốn hàng hóa và dự toán tổng chi phí cố định của dịch vụ.
+ Phí vốn (tính theo lãi suất cho vay của Ngân hàng ).
+ Các phí bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự
thầu, chi phí quản lý từ khi mua HSMT đến khi có thông báo kết quả thầu.
+ Phí hải quan, vận chuyển.
+ Phí dự phòng (dự kiến 1% tổng giá vốn đối vơi các gói thầu cung cấp
thiết bị và 7 % đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ ).
+ Phí quản lý (dự kiến 1 % tổng giá vốn đối với các gói thầu cung cấp
thiết bị và 10 % đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ ) .
+ Lãi dự kiến của gói thầu (giá trị tuyệt đối và tương đối ).
* Nếu giải pháp đưa ra mà lãnh đạo Công ty không phê duyệt, Phòng
Kinh doanh có trách nhiệm lưu HSDT và thông báo từ chối tham gia dự thầu
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
19
Chuyên đề tốt nghiệp
với Chủ đầu tư đối với những gói thầu cạnh trạnh hạn chế mà Công ty
HAINDECOđược Chủ đầu tư mời tham gia dự thầu.
* Nếu giải pháp đưa ra phù hợp, Phòng Kinh doanh có trách nhiệm kết
hợp với Phòng Tài chính, phòng Hành chính và các Trung tâm chuẩn bị
HSDT.
Đầu tư.
- Nếu gói thầu không trúng thầu, Phòng Kinh doanh/ Tổ chuẩn bị
HSDT lưu hồ sơ.
Sau mỗi lần đấu thầu, Nhân viên được phân công phụ trách gói thầu có
trách nhiệm đánh giá sơ bộ lý do trượt thầu vào phiếu thu thập thông tin đấu
thầu.
1.3.5 Giai đoạn sau đấu thầu
a. Thương thảo và ký kết hợp đồng
Lãnh đạo phòng Kinh doanh cử nhân viên hoặc trực tiếp tham gia
thương thảo hợp đồng với chủ đầu tư dựa trên cơ sở HSDT, báo cáo trực tiếp
lên Lãnh đạo Công ty phê duyệt trước khi ký kết hợp đồng.
Hợp đồng soạn thảo hoặc hồ sơ dự toán phải được thông qua Lãnh đạo
phòng kinh doanh, kế toán trưởng và người phụ trách luật của phòng Kinh
doanh trước khi trình lãnh đạo (phải có đủ chữ ký tắt của các thành viên trên).
Lãnh đạo Công ty ký kết hợp đồng sau khi phê duyệt kết quả thương
thảo của Phòng Kinh doanh.
b. Thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng được ký kết, các đơn vị liên quan thực hiện theo Quy
trình cung cấp dịch vụ viễn thông, quy trình cung cấp dịch vụ tin học.
Khi hợp đồng về đến phòng Kinh doanh :
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
21
Chuyên đề tốt nghiệp
- Bộ phận lưu trữ của phòng Kinh doanh Scan hợp đồng và cập nhật
vào Chương trình quản lý hợp đồng, đồng thời lưu 1 bản gốc vào tử lưu trữ hồ
sơ theo từng khách hàng mà phòng đã quy định.
- Chuyển 1 bản gốc cho phòng tài chính.
- Thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng (mục này tùy khách hàng, có
thể làm trước khi ký hợp đồng ). Bộ phận lưu trữ lưu 1 bản sao bảo lãnh thực
hiện hợp đồng cùng với hợp đồng.
chi phí ngoài quy định tài chính của Công ty phải xin ý kiến người quản lý gói
thầu thuộc phòng Kinh doanh. Các phát sinh phải xác nhận sau khai hoàn tất
công trình để làm chứng từ thanh quyết toán nội bộ phòng Tài chính.
Các Trung tâm sau khi thực hiện xong gói thầu có trách nhiệm tổng hợp
BBNT chuyển tới phòng Tài chính kiểm tra và có xác nhận của phòng Tài
chính về việc xuất, nhập vật tư cho các gói thầu để phòng Kinh doanh có số
liệu thanh quyết toán với khách hàng.
Thực hiện cập nhật thông tin vào chương trình quản lý hợp đồng.
Đơn vị được giao phụ trách lắp đặt được coi là hoàn tất công việc được
giao nộp lại phòng Kinh doanh các hồ sơ, chứng từ sau :
• Biên bản bàn giao hàng hóa vật tư.
• Biên bản nghiệm thu công trình.
• Hồ sơ hoàn công ( nếu yêu cầu )
e. Tập hợp chứng từ và quyết toán nội bộ :
Phòng Kinh doanh tiếp nhận toàn bộ chứng từ do các Trung tâm, Xưởng,
Chi nhánh chuyển lên sau khi đã có xác nhận của phòng Tài chính như mục
trên và thực hiện như sau :
- Chuyển cho Bộ phận lưu trữ 1 bản để lưu cùng hợp đồng .
SV: Nguyễn Huy Hoàng Kinh tế Đầu tư 47C
23
Copyright: Tài liệu đại học ©