Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng

Sự cần thiết và phương
hướng cơ bản nhằm nâng cao
công tác quản trị mua hàng
Bởi:
Nguyễn Thị Hương

Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh
rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì được hoạt
động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa
đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá.
Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp
doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng
là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy
nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều trường
hợp doanh nghiệp có thể không mua được hàng để bán .
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động
kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trường.
Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng
chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạch mua
hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ được cung
ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưu chuyển
nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp
có thể mua hàng với giá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng
cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng
còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi
phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức … khả năng cạnh tranh

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất
hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trường cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo
điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh.

Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng .
Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu rõ về quá
trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hưởng tới quá trình
quản trị mua hàng cũng như các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả. Để hoạt
động bán hàng được tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu người tiêu dùng
dưới góc độ cơ hội được lựa chọn ngươì mua, số lượng của người mua, sự quan tâm của
người bán với người mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của người
mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ
của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của người mua, sự liên quan về giá đối với doanh thu
của doanh nghiệp, lợi ích của người mua và vai trò quyết định của người mua sắm. Bên
cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hưởng đối với mua hàng, cường độ cạnh
tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội
tại của hoạt động mua hàng. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng tới kết quả hoạt động mua
hàng. Sau đây là một số nhân tố chính :
2/8


Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng

Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
• Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo
chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi
của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường



Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng

kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính
sách mặt hàng có sự chọn lựa .
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời
câu hỏi :
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của
khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không
phải cái doanh nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời
điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần.
Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ.
Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trường. Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh
nghiệp.
Mua với số lượng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu
thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lí không thừa cũng
không nên thiếu .
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lượng, cho
nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có được thứ tự ưu tiên. Chính sách mua hàng
với mục tiêu của nó là tiền đề, là hướng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch
mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua
hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp
có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ như thế
nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế

kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận,
phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết
phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu
biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị
trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm
phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một nhân viên
mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá
trình mua hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm
rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào
5/8


Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng

có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ
đó có sự lựa đúng đắn
• Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng
hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà
cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi cho doanh
nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh được tình trạng thủ tục rườm rà… Do đó với
uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua.
Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ
khoa học kĩ thuật…đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng.
Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng .

mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi. Muốn
đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc
biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá
thấp mà vẫn đảm bảo có lãi. Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thương
mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Sự cạnh tranh này doanh
nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu
đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình. Cho
nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác
nhau để làm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác. Có như thế mới
đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá. Vì thế nếu nhà cung cấp nào
đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp
quan tâm đến hàng của mình.
• Các cơ quan nhà nước:
Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động
kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ
quan nhà nước và cơ quan địa phương theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt
động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Một nhà quản trị giỏi không nên
tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận
dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là
trong mua hàng. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn
cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình. Hơn nữa cơ quan nhà nước
còn ảnh hưởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách
nh thuế … Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá cả cao và ngược lại.
Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí.
Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những
nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh được nhưng cũng có những nhân tố
khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều
chỉnh được. Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né
tránh mà phải biết chấp nhận nó. Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong
mở đường cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng. Bởi một chính sách mua hàng tốt

của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho
quá trình kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên liên tục và không ngừng
nâng cao chất lượng nguồn hàng.
+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các
hình thức, phương thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực
của doanh nghiệp.
+ Tăng cường công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạng hàng
hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những kho chuyên dùng cho
từng loại hàng hoá.
+ Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị.
Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lượng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và
đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học
sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

8/8