Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử”

4.2. Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra tài liệu và tài liệu lưu
trữ điện tử
Nguyên tắc thứ hai trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện
tử là:
“Lưu trữ cần đảm bảo rằng những cơ quan, tổ chức hay cá nhân
sản sinh ra tài liệu tạo ra và giữ lại được những tài liệu thực sự xác
thực, đáng tin cậy và bảo quản được”.
Nguyên tắc này không có nghĩa là lưu trữ phải chịu trách nhiệm
về những chức năng của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài
liệu hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân đó không đủ thẩm quyền để
quản lý tài liệu của họ. Lưu trữ không thể tiếp nhận, gánh vác vai trò
của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Cơ quan, tổ chức
hay cá nhân phải chịu trách nhiệm về việc tạo ra những tài liệu đáng
tin cậy và về việc giữ gìn chúng ở dạng xác thực cho tới khi nào họ
còn lưu giữ, bảo quản tài liệu tại cơ quan. Tuy nhiên, kiến thức chuyên
môn lưu trữ có thể là hữu ích trong việc hướng dẫn cho các cơ quan,
tổ chức hay cá nhân đó những phương pháp thích hợp để thực hiện
trách nhiệm của họ.
Lưu trữ cần phải chỉ đạo, tác động hay giám sát kỹ lưỡng hành
động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của tài liệu lưu
trữ điện tử. Các bên tham gia đó bao gồm (1) cơ quan, tổ chức hay cá
nhân sản sinh ra tài liệu và nhà quản lý văn thư; (2) những người xây
dựng luật pháp, quy định và chính sách; (3) những người phân bổ các
nguồn lực; và (4) những người sản xuất, cung cấp và quản lý những
công nghệ thông tin mà tài liệu phụ thuộc. Thành công trong lĩnh vực
này sẽ còn đòi hỏi phảI xây dựng, phát triển các mối quan hệ, tiếp xúc
và hợp tác với những bên khác quan tâm tới việc quản lý tốt tài liệu
như các luật gia, kiểm toán viên, kế toán và những người có thẩm
quyền ra quyết định khác.

phương tiện mang tin mà trên đó tài liệu được lưu giữ), và trong việc đặt
ra các yêu cầu đối với việc quản lý tài liệu điện tử;
- Ban hành hay thúc đẩy việc xây dựng và áp dụng các tiêu
chuẩn hỗ trợ cho các mục tiêu quản lý tài liệu điện tử; và
- Thúc đẩy việc xây dựng, áp dụng và sử dụng công nghệ thông
tin kết hợp được các yêu cầu chức năng đối với các hệ thống quản lý
tài liệu cũng như phần mềm cụ thể cần thiết cho việc thực thi các chức
năng lưu trữ như phân loại, nhận diện và tra cứu tài liệu.
Trong nhiều trường hợp, phương pháp tiếp cận trên sẽ khó có thể
được chấp nhận. Phương pháp đó đòi hỏi lưu trữ phảI chấp nhận
những vai trò mà trước đây họ chưa từng có. Lưu trữ còn cần phải xây
dựng các chính sách mới trong đó xác định rõ vai trò của mình; những
kiến thức chuyên môn mới để thực hiện vai trò đó một cách thành
công; và trong nhiều trường hợp, còn phải thay đổi cả văn hoá tổ chức
của mình. Lưu trữ có thể còn cần có thẩm quyền mới và tất nhiên là
những nguồn lực mới.

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997

27