TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƯỜNG
TRƯƠNG CẨM LỤA
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN
CHO KHOA KTCN-MT
THEO CHUẨN ISO 9001-2008
GV. Hướng dẫn:
Đoàn Thanh Nghị
An Giang, 2010
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
MỤC LỤC
--oooo—
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI .................................................................................. 4
I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu .............................................................................................. 4
II. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................................... 5
III. Đối tƣợng và phạm vi của khóa luận ................................................................................ 5
IV. Giải pháp kỹ thuật ............................................................................................................ 5
V. Giới thiệu kết cấu của khóa luận ....................................................................................... 5
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................................................... 6
I. Những thuật ngữ .................................................................................................................. 6
1. Công văn ......................................................................................................................... 6
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
3.1. Giải quyết công văn đến .......................................................................................... 27
3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến....................................................... 27
IV. Quản lý công văn đi ....................................................................................................... 28
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng công văn ............ 28
1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày công văn..................................... 28
1.2. Ghi số và ngày, tháng công văn ............................................................................... 28
1.3. Nhân bản................................................................................................................. 28
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. ................................................................. 28
2.1. Đóng dấu cơ quan ................................................................................................... 28
2.2. Đóng dấu độ khẩn, mật ........................................................................................... 29
3. Đăng ký công văn đi. ..................................................................................................... 29
3.1. Đăng ký công văn đi bằng sổ................................................................................... 29
3.2. Đăng ký công văn đi bằng máy tính sử dụng chƣơng trình quản lý công văn ......... 29
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi. .............................. 30
4.1. Làm thủ tục phát hành công văn .............................................................................. 30
4.2. Chuyển phát công văn đi ......................................................................................... 30
4.3. Theo dõi việc chuyển phát công văn đi .................................................................... 31
5. Lƣu công văn đi. ............................................................................................................ 31
V. Phƣơng pháp phát triển hệ thống ..................................................................................... 32
1. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống: ........................................................... 32
2. Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống ........................................................... 32
VI. Sơ đồ tổ chức của khoa KTCN – MT............................................................................. 32
CHƢƠNG 3: NỘI DUNG ........................................................................................................ 33
I. Mô tả hệ thống .................................................................................................................. 33
1. Mô tả hệ thống hiện tại ................................................................................................. 33
2. Xác định yêu cầu hệ thống ........................................................................................... 33
3. Sơ đồ mô tả hệ thống mới............................................................................................. 33
4.2. Download tài liệu ISO ........................................................................................... 76
4.3. Xóa tài liệu ISO ..................................................................................................... 76
CHƢƠNG 4: TỔNG KẾT ........................................................................................................ 77
I. Kết quả đạt đƣợc - những hạn chế và hƣớng phát triển .................................................... 77
1. Kết quả đạt đƣợc ........................................................................................................... 77
2. Những hạn chế. ............................................................................................................. 77
3. Hƣớng phát triển ........................................................................................................... 77
III. Nhận xét - kiến nghị ................................................................................................... 77
1. Nhận xét........................................................................................................................ 77
2. Kiến nghị. ..................................................................................................................... 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 79
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 3
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN CHO
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƢỜNG
THEO CHUẨN ISO 9001:2008
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
I. Lý do chọn đề tài nghiên cứu
- Trong điều kiện đất nƣớc ta đang bƣớc sang thời kỳ đổi mới, sự phát triển của khoa
học kỹ thuật đã từng bƣớc nâng địa vị của đất nƣớc lên cao, trong đó sự phát triển của công
nghệ thông tin là vấn đề đƣợc chú trọng nhất. Từ một đất nƣớc nghèo nàn lạc hậu của thập
niên 80 nay nhìn lại đất nƣớc ta hoàn toàn khác hẳn. Tin học không còn xa lạ với mọi nhà
trình quản lý công văn đến, công văn đi, tài liệu ISO nhằm giúp cho khoa KTCN – MT quản
lý công văn một cách tiện lợi hơn, nhanh chóng hơn phù hợp với tính chất của khoa. Hệ thống
sẽ mang lại những lợi ích sau:
+ Giảm công sức, chi phí lƣu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn và tài liệu ISO.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 4
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
+ Tự động hóa các quá trình nhận cũng nhƣ gửi công văn theo nhiều hình thức.
+ Lƣu trữ công văn và tài liệu ISO an toàn.
+ Tìm kiếm, tra cứu công văn và tài liệu ISO dễ dàng.
II. Mục tiêu nghiên cứu
- Đề tài sẽ xây dựng đƣợc các tài liệu phục vụ cho các hoạt động của khoa KTCN-MT
một cách hệ thống và thống nhất theo chuẩn ISO 9001: 2008.
- Kiểm soát đƣợc chi tiết việc quản lý công văn thông qua việc xây dựng lƣu đồ, quy
trình, xác định các điểm kiểm soát. Đề tài sẽ giúp ban lãnh đạo khoa, cán bộ văn thƣ, cũng
nhƣ tất cả cán bộ giảng viên trong khoa có thể dễ dàng quản lý công văn.
- Đề tài sẽ xây dựng nên một hệ thống các kho công văn tập trung, kh c phục tình trạng
thất lạc và sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về tài liệu ISO phục vụ yêu cầu của ban lãnh
đạo khoa, cán bộ quản lý và cán bộ giảng viên một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và
kịp thời.
- Xây dựng một Website quản lý, xử lý và phát hành công văn, phân quyền ngƣời dùng
để quản trị hệ thống, hiện đại hóa công tác văn thƣ lƣu trữ hiện nay. Đồng thời hỗ trợ tra cứu,
tham chiếu các công văn cũ.
- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động giáo dục cũng nhƣ các hình thức
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I. Những thuật ngữ
1. Công văn
- Công văn là hình thức công văn hành chính dùng phổ biến trong các khoa, doanh
nghiệp. Công văn là phƣơng tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nƣớc với cấp trên, cấp
dƣới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động
hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và
giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
+ Viết ng n gọn, súc tích, rõ ràng, ý tƣởng phải sát với chỉ đề.
+ Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
+ Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nƣớc đặc biệt phải có trích yếu công
văn dù là công văn khẩn Theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tƣớng .
- Xây dựng bố cục một công văn.
Thông thƣờng bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quán và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ đề nhận công văn cơ quan hoặc cá nhân .
+ Số và ký hiệu của công văn.
+ Trích yếu nội dung.
+ Nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi gửi.
2. Công văn đến
Công văn đến là tất cả các loại công văn, bao gồm công văn quy phạm pháp luật, công
văn hành chính và công văn chuyên ngành kể cả bản Fax, công văn đƣợc chuyển qua mạng
và công văn mật và đơn, thƣ gửi đến khoa.
- Thông điệp dữ liệu: là thông tin đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc lƣu trữ bằng
phƣơng tiện điện tử.
- Phương tiện điện tử: là phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tƣơng tự.
- Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tƣợng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; khoa
ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một khoa hoặc của một cá nhân.
- Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực.
II. Tổng quan về ISO
1. Giới thiệu về ISO
1.1. ISO là gì?
ISO Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa.
Standardization).
The International Organization for
1.2. Lịch sử về ISO
ISO đƣợc thành lập vào năm 1947, trụ sở tại Geneva, đƣợc áp dụng hơn 150 nƣớc trong
đó Việt Nam là thành viên chính thức vào năm 1977 và hiện nay đã đƣợc bầu vào ban chấp
hành ISO.
1.3. ISO 9000 là gì?
ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lƣợng, đƣa ra các nguyên t t về quản lý, tập
trung vào việc phòng ngừa cải tiến, chỉ đƣa ra các yêu cầu cần đáp ứng, áp dụng cho tất cả
các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất dịch vụ.
1.4. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:
- ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Cơ sở và từ vựng.
- ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Các yêu cầu .
- ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lƣợng - Hƣớng dẫn cải tiến hiệu quả.
Hệ thống quản lý chất lƣợng Cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2000
Bao gồm ISO
9001/9002/9003)
ISO 9001:2008
Hệ thống quản lý chất lƣợng các yêu cầu
ISO 9004: 1994
ISO 9004: 2000
Chƣa có thay đổi
Hệ thống quản lý chất lƣợng Hƣớng dẫn cải tiến
ISO
10011:1990/1
ISO 19011: 2002
Chƣa có thay đổi
Hƣớng dẫn đánh giá Hệ thống
quản lý chất lƣợng / Môi
Trƣờng
Tên tiêu chuẩn
Trang 8
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
- Ngày 15 11 2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO đã chính thức công bố
tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về Hệ thống Quản lý Chất lƣợng đƣợc sử
dụng tại 175 Quốc gia kh p thế giới.
- ISO 9001:2008, Hệ thống Quản lý Chất lƣợng - các yêu cầu, là bản soát xét lần 4.
Phiên bản đầu tiên của Tiêu chuẩn xuất bản năm 1987 và trở nên nổi tiếng kh p thế giới về
đảm bảo chất lƣợng và đáp ứng các yêu cầu về chất lƣợng nhằm nâng cao năng lực thỏa mãn
các yêu cầu khách hàng trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi so với tiêu
chuẩn ISO 9001: 2000 nhƣ sau:
- Phạm vi.
- Tiêu chuẩn trích dẩn.
- Thuật ngữ và định nghĩa.
- Hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Trách nhiệm của lãnh đạo.
- Quản lý nguồn lực.
- Tạo sản phẩm.
- Đo lƣờng, phân tích và cải tiến.
Những thay đổi chính của phiên bản mới có thể tóm t t là:
- Làm rõ từ ngữ.
- Đại diện lãnh đạo.
- Sử dụng nguồn bên ngoài.
- Hành động kh c phục phòng ngừa.
- Các hoạt động sau giao hàng đƣợc nêu cụ thể và rõ hơn: ví dụ nhƣ Các điều khoản
bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng nhƣ dịch vụ bảo trì và các dịch vụ bổ sung nhƣ: dịch vụ tái chế
hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng.
- Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn. Nhƣ bán hàng qua internet,
việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là không khả thi. Thay vào đó, có thể xem xét thông
qua các thông tin thích hợp về sản phẩm nhƣ catalogue hoặc hay tài liệu quảng cáo.
- Tài sản của khách hàng đƣợc kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân.
- Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản phẩm
thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm.
- Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phƣơng tiện đo đều đƣợc thay thế
bằng thiết bị đo. Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phƣơng pháp hiệu chuẩn
và kiểm tra xác nhận.
- Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo dõi cảm
nhận của khách hàng có thể gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các nguồn nhƣ:
+ Khảo sát thoả mãn khách hàng.
+ Dữ liệu khách hàng về chất lƣợng sản phẩm chuyển giao.
+ Khảo sát ý kiến của ngƣời sử dụng.
+ Phân tích tổn thất kinh doanh.
+Lời khen, các khiếu nại về bảo hành.
+ Các báo cáo của đại lý.
- Hƣớng dẫn đánh giá nội bộ đƣợc bổ sung tiêu chuẩn ISO 19011: 2002 thay thế cho
tiêu chuẩn ISO 10011 đã lỗi thời.
- Việc theo dõi và đo lƣờng các quá trình đƣợc chú trọng nhiều hơn về sự phù hợp
đối với các yêu cầu của sản phẩm, tác động lên tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng.
- Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp nhận
trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm.
- Các hành động kh c phục, hành động phòng ngừa đều đƣợc bổ sung phần xem xét
tính hiệu lực các hành động thực hiện Tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ.
Chú trọng và hƣớng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu.
Những cụm từ in nghiêng là các nội dung thay đổi hoặc bổ sung của phiên bản ISO
thiệu
Khái
quát
0.2 Tiếp
cận quá
trình
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
Việc chấp nhận một hệ
thống quản lý chất lƣợng
cần là một quyết định chiến
lƣợc của tổ chức. Việc thiết
kế và áp dụng hệ thống
quản lý chất lƣợng của một
tổ chức phụ thuộc vào các
nhu cầu khác nhau, các
mục tiêu riêng biệt, các sản
phẩm cung cấp, các quá
trình đƣợc sử dụng, quy mô
và cấu trúc của tổ chức.
Mục đích của Tiêu chuẩn
này không nhằm dẫn đến
sự đồng nhất về cấu trúc
của các hệ thống quản lý
chất lƣợng hoặc sự đồng
nhất của hệ thống tài liệu.
Việc chấp nhận một hệ
nhƣ sự gieo hạt
cho phiên bản
mới của ISO
9001 có khả
năng vào năm
2013 và cũng
hƣớng đến ISO
9004 và các hệ
thống quản lý
bền vững khác.
Tiêu chuẩn này có thể
đƣợc sử dụng cho nội bộ và
bên ngoài tổ chức, kể cả
các tổ chức chứng nhận, để
đánh giá khả năng đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng
và các yêu cầu chế định và
yêu cầu riêng của một tổ
chức.
Tiêu chuẩn này có thể đƣợc
sử dụng cho nội bộ và bên
ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức
chứng nhận, để đánh giá khả
năng đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng, các yêu cầu chế
định và pháp luật phù hợp với
sản phẩm và yêu cầu riêng của
tổ chức.
cũng có thể đƣợc sử dụng
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Ấn bản này của tiêu chuẩn
ISO 9004 đã đƣợc xây dựng
nhằm duy trì sự thống nhất với
tiêu chuẩn ISO 9001. Hai tiêu
chuẩn này có thể sử dụng đồng
thời với nhau nhƣng cũng có thể
sử dụng một cách độc lập
TCVN ISO 9001 qui định các
yêu cầu đối với một hệ thống
Làm rõ hơn cách
tiếp cận tiến
trình là gì
Sự thay đổi phản
ánh độ tƣơng
thích của hai tiêu
chuẩn có thể sử
dụng chung; là
tiêu chuẩn hiện
nay mà sự liên
kết đã đƣợc lƣợt
bỏ
Trang 11
Khóa luận tốt nghiệp
Tiêu chuẩn tập trung
vào hiệu quả của hệ thống
quản lý chất lƣợng trong
việc thỏa mãn yêu cầu
khách hàng.
Tiêu chuẩn tập trung
vàohiệu quả của hệ thống quản
lý chất lƣợng trong việc thõa
mãn yêu cầu khách hàng, các
yêu cầu chế định và hợp lệ.
ISO 9004 đƣa ra hƣớng
dẫn trên phạm vi rộng hơn
các mục tiêu của hệ thống
quản lý chất lƣợng so với
ISO9001, đặc biệt trong
việc cải tiến liên tục về
năng lực tồng thể và hiệu
suất cũng nhƣ hiệu quả của
nó. ISO 9004 đƣợc xem
nhƣ là phiên bản hƣớng dẫn
các tổ chức mà quản lý cấp
cao muốn thực hiện theo
tiêu chuẩn ISO 9004, theo
đuổi sự cải tiến liên tục.
Tuy nhiên,nó không phục
vụ cho việc chứng nhận
hoặc cho các mục đích hợp
đồng.
phần
khác
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Cập nhật theo
phiên bản mới
nhất của ISO
14001
Ở bất cứ trong phần nào
của tiêu chuẩn nơi mà thuật
ngữ “ các yêu cầu của chế định
Trang 12
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
có liên quan” được đề cập đến,
“các yêu cầu của luật pháp”
được thêm vào.
nhau
1. Phạm
vi
Chú thích - Trong tiêu
chuẩn này, thuật ngữ "sản
phẩm" chỉ áp dụng cho sản
là sản phẩm của
bất kỳ quá trình
nào, đặc biệt là
các sản phẩm
Chú thích 2: Các yêu cầu chế của ―quá trình
định hoặc do luật pháp quy định hình thành sản
được diễn giải như các yêu cầu phẩm‖.
pháp lý
Chú thích - Trong tiêu
chuẩn này, thuật ngữ "sản
phẩm" chỉ áp dụng cho sản
phẩm cung cấp cho khách hàng
hoặc khách hàng yêu cầu hoặc
sản phẩm của quá trình hình
thành sản phẩm. Điều này áp
dụng cho kết quả đẩu ra từ các
quá trình hình thành sản phẩm,
kể cả quá trình mua hàng.
Thuật ngữ “ chuỗi cung
ứng nhà cung cấp, tổ chức,
khách hàng” đã được loại bỏ.
Khi tổ chức chọn nguồn
bên ngoài cho bất kỳ quá
trình nào ảnh hƣởng đến sự
phù hợp của sản phẩm với
các yêu cầu, tổ chức phải
đảm bảo kiểm soát đƣợc
những quá trình đó.
mức độ nào đó
mang nghĩa
mạnh hơn từ ―
nhận biết‖
Cụm từ “(ở đâu thích hợp -
Làm rõ hơn khi
where applicable) đã được thêm nào thìcần áp
vào giữa “measure-đo lường”
dụng việc đo
và”
lƣờng và theo
dõi
Khi tổ chức chọn nguồn bên
ngoài cho bất kỳ quá trình nào
ảnh hưởng đến sự phù hợp của
sản phẩm với các yêu cầu, tổ
chức phải đảm bảo kiểm soát
được những quá trình đó. Phân
loại và quy mô quá trình của
việc kiểm soát được áp dụng
cho các nguồn bên ngoài này sẽ
được xác định trong hệ thống
Các chú thích
đƣợc thêm vào
nhằm cung cấp
các chỉ dẫn về
b) Mức độ mà việc kiểm soát
của quá trình chia sẽ;
c) Nâng lực đạt được kiểm soát
cần thiếtthông qua áp dụng điều
khoản 7.4
Đảm bảo việc kiểm soát các quá
trình bên ngoài không loại trừ
tổ chức về trách nhiệm trong
việc đáp ứngcác yêu cầu của
khách hàng , các yêu cầu chế
định và theo quy định pháp luật
c các thủ tục dạng văn
bản theo yêu cầu của tiêu
chuẩn này,
d các tài liệu cần có
của tổ chức để đảm bảo
các yêu
việc hoạch định, tác nghiệp
cầu về tài và kiểm soát có hiệu lực
liệu c & các quá trình của tổ chức
d
đó, và
4.2
c các thủ tục dạng văn bản và Giải thích rõ hơn
các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu ―hồ sơ‖ là một
chuẩn này,
dạng tài liệu
d) Các tài liệu bao gồm các
"thủ tục dạng văn bản" xuất
hiện trong tiêu chuẩn này, thì
thủ tục đó phải đƣợc xây dựng,
lập thành văn bản, thực hiện và
duy trì. Các tài liệu đơn lẻ có
thể bao gồm các yêu cầu đối với
một hay nhiều thủ tục. Yêu cầu
về thủ tục dạng văn bản có thể
được đề cập trong một hoặc
nhiều tài liệu.
4.2.3
Kiểm
soát tài
liệu
Đảm bảo các tài liệu có
Đảm bảo các tài liệu có
nguồn gốc bên ngoài đƣợc nguồn gốc bên ngoài được xác
nhận biết và việc phân phối định bởi tổ chức, cần cho việc
chúng đƣợc kiểm soát và
lập kế hoạch và hoạt động của
hệ thống quản lý chất lượng
đƣơc nhận biết và việc phân
phối chúng..
Các tài liệu bên
ngoài cũng đƣợc
xác định rõ ràng
soát cần thiết cho việc nhận
biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng,
xác định thời gian lưu giữ và
huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng
Các hồ sơ dễ đọc, dễ nhận biết
và được lưu giữ
Điều khoản này
đã đƣợc chỉnh
sửa về mặt ngôn
từ làm cho nội
dung rõ ràng
hơn nhƣng yêu
cầu chính vẫn
không thay đổi.
Lãnh đạo cao nhất phải
chỉ định một thành viên
trong ban lãnh đạo, ngoài
các trách nhiệm khác, có
trách nhiệm và quyền hạn
bao gồm
Lãnh đạo cao nhất phải chỉ
định một thành viên trong ban
lãnh đạo của tổ chức, ngoài các
trách nhiệm khác, có trách
nhiệm và quyền hạn bao gồm
Đại diện lãnh
phải có năng lực trên cơ sở
đƣợc giáo dục, đào tạo, có
kỹ năng và kinh nghiệm
thích hợp.
Những ngƣời thực hiện các
công việc ảnh hƣởng đến sự phù
hợp đối với các yêu cầu về sản
phẩm phải có năng lực trên cơ
sở đƣợc giáo dục, đào tạo, có kỹ
năng và kinh nghiệm thích hợp.
Yêu cầu mới của
tiêu chuẩn rộng
hơn đề cập đến
‗sự phù hợp đối
vớI các yêu cầu
về sản phẩm‖
thay vì chỉ là
Chú thích: sự phù hợp đối với
các yêu cầu về sản phẩm có thể chất lƣợng sản
bị ảnh hưởng một cách trực tiếp phẫm.
hoặc gián tiếp thông qua những
người thực hiện các công việc
trong hệ thống quản lý chất
lượng
Một lần nữa,
năng lực đề cập
đến sự phù hợp
đáp ứng các nhu cầu này,
hay những hành động khác đễ
này chỉ có thể
đạt đƣợc trong
c đánh giá hiệu lực của đạt được nâng lực cần thiết
các hành động đƣợc thực
c) Đảm bảo rằng các nâng một số trƣờng
hợp khi ngƣời
hiện,
lực cần thiết phải đạt được
đƣợc đào tạo
thực sự đang
làm đúng việc
của họ.
Cũng có hàm ý
rằng nhân sự
phải đƣợc đào
tạo trƣớc khi họ
tiến hành những
công việc cần sử
dụng những kỹ
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 16
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
năng mới của
trường & các yếu tố khác như(
như tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm,
ánh sáng và thời tiết).
Chú thích đƣợc
thêm vào nhằm
cung cấp các
hƣớng dẫn cho
việc thực hiện
yêu cầu này của
tiêu chuẩn.
7.1
Hoạch
định việc
tạo sản
phẩm
c các hoạt động kiểm
tra xác nhận, xác nhận giá
trị sử dụng, các hoạt động
theo dõi, kiểm tra và thử
nghiệm cụ thể cần thiết đối
với sảnphẩm và các chuẩn
mực chấp nhận sản phẩm;
c các hoạt động kiểm tra
xác nhận, xác nhận giá trị sử
dụng, các hoạt động theo dõi,
đo lường, kiểm tra và thử
6.3
Cơ sở hạ
tầng
7.2.1
Xác định
các yêu
cầu liên
quan đến
sản
phẩm
Chú thích: Các hoạt động
sau khi bán hàng bao gồm, ví
dụ, các hành động thực hiện
trong quá trình bảo hành, các
nghĩa vụ trong hợp đồngnhư
bảo trì, và các hoạt động hỗ trợ
khác như tái chế hay huỷ bỏ.
7.3.1
Chú thích: xem xét thiết kế
Các chú thích mới đƣợc
Hoạch
và phát triển, việc kiểm tra xác
thêm vào
định thiết
nhận và xác định giá trị sữ
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
phát triển phải ở dạng sao
cho có thể kiểm tra xác
Đầu ra
của thiết nhận theo đầu vào của thiết
kế và phát triển và phải
kế và
phát triển đƣợc phê duyệt trƣớc khi
ban hành.
7.3.3
Đầu ra của thiết kế và phát
triển phải ở dạng phù hợp sao
cho có thể kiểm tra xác nhận
theo đầu vào của thiết kế và
phát triển và phải đƣợc phê
duyệt trƣớc khi ban hành.
Chú thích: thông tin về việc
hình thành sản phẩm và cung
cấp dịch vụ có thể bao gồm các
chi tiết cho việc bảo toàn sản
phẩm
hiện điều khoản
này
Làm rõ hơn nội
dung với thay
đổi nhỏ.
7.5.1
ràng hơn.
Làm rõ hơn
―việc thông qua
sản
phẩm‖.
Tổ chức phải xác nhận
Xác nhận giá trị sử dụng đối với mọi
giá trị sử quá trình sản xuất và cung
dụng của cấp dịch vụ có kết quả đầu
ra không thể kiểm tra xác
các quá
trình sản nhận bằng cách theo dõi
hoặc đo lƣờng sau đó. Điều
xuất và
cung cấp này bao gồm mọi quá trình
mà sự sai sót chỉ có thể trở
dịch vụ
nên rõ ràng sau khi sản
phẩm đƣợc sử dụng hoặc
dịch vụ đƣợc chuyển giao.
7.5.2
7.5.3
Nhận
Tổ chức phải nhận biết
đƣợc trạng thái của sản
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
sản phẩm hoặc
dịch vụ đƣợc
chuyển giao.
Làm rõ hơn
yêu cầu. Nhấn
Trang 18
Khóa luận tốt nghiệp
biết và
xác định
nguồn
gốc
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
phẩm tƣơng ứng với các
yêu cầu theo dõi và đo
lƣờng.
Tổ chức phải kiểm soát
và lƣu hồ sơ việc nhận biết
duy nhất sản phẩm khi việc
xác định nguồn gốc là một
yêu cầu xem 4.2.4 .
7.5.4
Tài sản
của
khách
cần thực hiện và các
phƣơng tiện theo dõi và đo
lƣờng cần thiết để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp
của sản phẩm với các yêu
cầu đã xác định xem7.2.1 .
Kiểm
soát
phƣơng
tiện theo
dõi và đo
a Đƣợc hiệu chuẩn
luờng
hoặc kiểm tra xác nhận
định kỳ, hoặc trƣớc khi sử
dụng, dựa trên các chuẩn
đo lƣờng có liên kết đƣợc
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
tƣơng ứng với các yêu cầu theo
dõi và đo lƣờng xuyên suốt quá
trình hình thành sản phẩm/dịch
vụ.
mạnh việc nhận
biết phải xuyên
suốt toàn bộ quá
trình hình thành
Tổ chức phải kiểm soát việc sản phẩm
nhận biết, xếp dỡ di chuyển ,
bao gói, lƣu giữ & bảo quản.
Việc bảo toàn cũng phải áp
dụng với các bộ phận cấu thành
của sản phẩm.
Có sự thay đổi
nhỏ trong việc
dùng từ để thể
hiện rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.
Tổ chức phải xác định việc
theo dõi và đo lƣờng cần thực
hiện và các thiết bị theo dõi và
đo lƣờng cần thiết để cung cấp
bằng chứng về sự phù hợp của
sản phẩm với các yêu cầu đã
xác định.
―các phƣơng
tiện -device‖
đƣợc thay bằng ―
thiết bị equipment‖.
a Đƣợc hiệu chuẩn và/hoặc
kiểm tra hoặc cả hai, xác nhận
định kỳ, hoặc trƣớc khi sử dụng,
Có sự thay
không có các chuẩn này thì căn
cứ đƣợc sử dụng để hiệu chuẩn
hoặc kiểm tra xác nhận phải
đƣợc lƣu hồ sơ (xem 4.2.4)
yêu cầu của tiêu
chuẩn.
c) Có dấu hiệu để xác định
được trạng thái hiệu chuẩn
Chú thích 1 & 2 đã được lượt
bỏ
Có sự thay
đổi nhỏ trong
việc dùng từ để
thể hiện rõ hơn
yêu cầu của tiêu
chuẩn.
a chứng tỏ sự phù hợp
của sản phẩm,
a Chứng tỏ sự phù hợp đối
với các yêu cầu liên quan đến
sản phẩm
Làm rõ hơn yêu
cầu của tiêu
chuẩn.
trì hồ sơ xem 4.2.4 phải
đƣợc xác định trong một
thủ tục dạng văn bản.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Thủ tục dạng văn bản phải
được thiết lập nhằm xác định
trách nhiệm và các yêu cầu về
việc hoạch định và tiến hành
các đánh giá và duy trì hồ sơ ,
báo cáo kết quả. Các hồ sơ của
cuộc đánh giá và kết quả của
chúng phải được duy trì ( xem
4.2.4).
Nhấn mạnh
hơn vào ―thủ tục
dạng văn bản‖.
Các yêu cầu về
hồ sơ đƣợc tách
biệt nhằm nhấn
mạnh tầm quan
trọng của chúng
―hành động gì
cần đƣợc đƣa ra
cũng đƣợc xác
định rõ ràng‖.
Lãnh đạo chịu trách nhiệm
Khi không đạt đƣợc các
kết quả theo hoạch định,
phải tiến hành việc kh c
phục và hành động kh c
phục một cách thích hợp để
đảm bảo sự phù hợp của
sản phẩm.
Khi không đạt đƣợc các kết
quả theo hoạch định, phải tiến
hành việc kh c phục và hành
động kh c phục một cách thích
hợp.
Theo dõi
và đo
lƣờng
các quá
trình
8.2.4
Theo dõi
và đo
lƣờng
sản phẩm
Tổ chức phải theo dõi
và đo lƣờng các đặc tính
của sản phẩm để kiểm tra
chất lượng
Tổ chức phải theo dõi và đo
lƣờng các đặc tính của sản
phẩm để kiểm tra xác nhận rằng
các yêu cầu về sản phẩm đƣợc
đáp ứng. Việc này phải đƣợc
tiến hành tại những giai đoạn
thích hợp của quá trình tạo sản
phẩm theo các s p xếp hoạch
định xem 7.1 . Phải duy trì
bằng chứng của sự phù hợp các
chuẩn mực chấp nhận.
Chú thích thêm
vào nhằm hỗ trợ
cho việc thực
hiện điều khoản
này. Các hành
động thực hiện
để đảm bảo sự
phù hợp với các
yêu cầu liên
quan đến sản
phẩm.
Các đoạn văn
đƣợc s p xếp lại
nhằm tạo sự rõ
ràng và nhấn
mạnh vào việc
và quyền hạn có liên quan
đối với sản phẩm không
phù hợp.
và chuyển giao dịch vụ cho
khách hàng chỉ được thực hiện
sau khi đã hoàn thành thoả
đáng các hoạt động theo hoạch
định (xem 7.1), nếu không phải
được sự phê duyệt của người có
thẩm quyền và nếu có thể, của
khách hàng.
Thủ tục dạng văn bản phải
đƣợc thiết lập để xác định việc
kiểm soát các trách nhiệm và
quyền hạn có liên quan đối với
sản phẩm không phù hợp.
Khi có thể, tổ chức phải xử
lý các sản phẩm không phù hợp
bằng một hay những phƣơng
pháp sau:
d thực hiện các hành động
tƣơng thích với các tác động
hoặc hậu quả tìm ẩn, của sự
không phù hợp khi sản phẩm
không phù hợp đƣợc phát hiện
sau khi chuyển giao hoặc đã b t
đầu sử dụng.
hậu quả tiềm ẩn của sự
không phù hợp.”
Đoạn ở cuối
điều khoản 8.3
của ISO
9001:2000 đã
đƣợc c t chuyển
thành mục d
của điều khoản
8.3 trong ISO
9001:2008.
Hình 2: Những thay đổi chính của phiên bản mới
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 22
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
2.2. Tại sao đề tài xây dựng lại chọn ISO 9001: 2008
2.2.1. Tính phổ biến của ISO 9001: 2008
Hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001: 2008 kế thừa tính phổ biến của Hệ
thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001: 2000, đƣợc thể hiện ở những điểm chính sau:
- Giúp lãnh đạo khoa, cán bộ, giảng viên n m vững và chủ động hơn trong quá trình
xử lý công việc tức khả năng kiểm soát công việc tốt hơn , giảm đáng kể việc đùn đẩy, chờ
đợi, tranh cãi giữa các đơn vị chức năng hay giữa các cán bộ, giảng viên liên quan trong xử lý
vì dân.
Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong khoa nhƣ sau:
- Nối kết hệ thống quản lý chất lƣợng vào các quá trình hoạt động của khoa.
- Hệ thống công văn, văn bản các quy trình và thủ tục hành chính đƣợc kiện toàn tạo
cơ hội xác định rõ ngƣời rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có đƣợc
cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức.
Sinh viên thực hiện: Trƣơng Cẩm Lụa
Trang 23
Khóa luận tốt nghiệp
Hệ thống quản lý công văn theo chuẩn ISO 9001: 2008
- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp
thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tƣ cho công tác phát triển khoa.
- Đo lƣờng, đánh giá đƣợc hệ thống, quá trình, chất lƣợng quản lý công văn, công
việc theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lƣợng cụ thể.
- Làm cho cán bộ giảng viên trong khoa có nhận thức tốt hơn về chất lƣợng công
việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn khoa vì mục tiêu ―Tất cả vì sự nghiệp giáo
dục‖.
- Khuyến khích cán bộ, giảng viên chủ động hƣớng đến việc nâng cao thành tích của
bộ môn và trong khoa.
- Đánh giá đƣợc hiệu lực và tác dụng của các chủ trƣơng, chính sách và các văn bản
pháp lý đƣợc thi hành trong thực tế để đề xuất với lãnh đạo khoa có các biện pháp cải tiến
hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển của khoa.
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của khoa
và tạo cơ hội để cán bộ, giảng viên có liên quan tham gia góp ý các định hƣớng, mục tiêu,
chiến lƣợc và các thủ tục, quy trình giải quyết công việc.
Trang 24
Copyright: Tài liệu đại học ©