BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
19T

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP.HỒ CHÍ MINH
19T

PHAN NGỌC ẤN
19T

NHẬN XÉT VỀ ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ CỦA VĂN
17T

BẢN HÀNH CHÍNH
(Trên ngữ liệu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)
T
7
1

9
T
7
1

9
T
7
1

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGỮ VĂN

TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2004


T
3
8

3. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................................7
T
3
8

83T

4. Lịch sử nghiên cứu đề tài ...............................................................................................8
T
3
8

83T

5. Ý nghĩa khoa học của đề tài ...........................................................................................9
T
3
8

83T

6. Cấu trúc của luận văn ....................................................................................................9
T
3
8

T
3
8

83T

1.1.3. Một số vấn đề về xây dựng văn bản .....................................................................23
T
3
8

T
3
8

1.1.4. Một số yêu cầu về mặt ngôn ngữ khi soạn thảo văn bản .....................................29
T
3
8

T
3
8

1.1.5. Đặc điểm ngôn ngữ của một số thể loại văn bản hành chính thông thường ........35
T
3
8

T

T
3
8

83T

2.1.2. Đặc điểm của các cơ quan, đơn vị hành chính .....................................................49
T
3
8

T
3
8

2.1.3. Những đặc điểm chung về hành chính của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ....................52
T
3
8

T
3
8

2.2. Khảo sát ngữ liệu trên cấp độ câu ............................................................................53
T
3
8

T

2.3. Khảo sát ngữ liệu trên cấp độ tổ chức văn bản .......................................................77
T
3
8

T
3
8

2.3.1. Về tổ chức giữa các bộ phận trong văn bản .........................................................78
T
3
8

T
3
8

2.3.2. Các cách mở đầu văn bản .....................................................................................97
T
3
8

83T

2.3.3. Về đặc trưng của thể loại văn bản ......................................................................105
T
3
8



83T

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 123
83T

T
3
8

4


DẪN LUẬN
1. Lý do chọn đề tài – mục đích nghiên cứu
Văn bản hành chính có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của các
T
9
1

cơ quan, tổ chức, đặc biệt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước. Tình hình phát
triển của đất nước nói chung, yêu cầu công nghiệp hóa và hiện đại hóa nói riêng, đòi hỏi phải
đẩy mạnh việc thể chế hóa các hoạt động quản lý. Quản lý hành chính là một trong những hoạt
động quan trọng của công tác quản lý nhà nước. Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu của
công tác quản lý hành chính và điều hành mọi hoạt động xã hội. Do vậy, văn bản hành chính
ngày càng trở nên quan trọng trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lý.
Để đáp ứng thiết thực cho việc soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản hành chính,
T
9
1


❖ Khu vực khảo sát
T
4
2

Đề tài khảo sát chủ yếu các văn bản trong khu vực hành chính sự nghiệp.
T
9
1

5


❖ Phạm vi khảo sát trong văn bản
T
4
2

Việc khảo sát chủ yếu là tìm hiểu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các thể loại của văn
T
9
1

bản hành chính, về thể thức, phạm vi áp dụng, ban hành, nghĩa là các thể thức hành chính quan
2
19T

2
19T

khảo sát các thể loại văn bản hành chính thông dụng trong hai hệ thống văn bản pháp quy và
văn bản hành chính thông thường, điều này cũng nhằm vào việc có thể đánh giá đúng thực
trạng hiện hành.
Chúng tôi sưu tập 241 đơn vị văn bản để tập trung khảo sát, trên cơ sở của ngữ liệu này
T
9
1

5
2
T
9
1

25
19T

25
19T

25
19T

25
19T

5
2
T
9

9
1

Chỉ thị: Khảo sát 24 văn bản
T
9
1

Nghị quyết: Khảo sát 08 văn bản.
T
9
1

6


b) Văn bản hành chính thông thường
T
6
2

Chúng tôi tập trung vào 5 thể loại sau:
T
9
1

Báo cáo : Khảo sát 55 văn bản

-


Đề án (kế hoạch): Khảo sát 10 văn bản.

-

T
9
1

45
19T

5
4
T
9
1

Chúng tôi ghi nhận, mặc dù số liệu trên là chưa đủ lớn, nhưng chúng bao trùm lên nhiều
T
9
1

thể loại khác nhau. Nỗ lực mà luận văn cố gắng vươn tới, là bước đầu tìm hiểu diện mạo của
văn bản hành chính được sử dụng trên địa bàn một tỉnh.

3. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành thực hiện luận văn này, những việc trước tiên mà chúng tôi đã làm là: Nắm
T
9
1



thể. Mặt khác, để việc phân tích có cơ sở khoa học, luận văn sẽ rất chú ý đến ngữ cảnh theo
cách nhìn chung của phương pháp ngữ dụng học.

4. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Cùng với sự phát triển của đất nước, công tác hành chính nói chung, việc soạn thảo văn
T
9
1

bản hành chính nói riêng là một trong những yêu cầu cần thiết phải đáp ứng cho công tác quản
lý, lãnh đạo ... của các cấp, các ngành. Trong những năm gần đây, nhà nước đã thực hiện
chính sách cải cách hành chính, trong đó cải cách về văn bản hành chính cũng là vấn đề được
đặc biệt chú ý. Theo đó, đã có nhiều sách báo, tài liệu về văn bản và soạn thảo văn bản hành
chính ra đời để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu và sử dụng về lĩnh vực này.
Trước hết, văn bản hành chính nói riêng, phong cách hành chính nói chung, từ lâu đã
T
9
1

được đề cập đến trong các giáo trình về phong cách học như: "Phong cách học và đặc điểm tu
từ tiếng Việt" của Cù Đình Tú (2002), "Phong cách học tiếng Việt" của Đinh Trọng Lạc chủ
biên (1999) v.v... Các công trình này khảo sát phong cách đang xét dựa vào các đặc điểm ngôn
ngữ như: Ngữ âm chính tả, từ vựng, ngữ pháp, diễn đạt v.v... Do phạm vi của một giáo trình,
nên có thể nói không quá rằng, các đặc điểm ấy được đề cập đến một cách giản lược.
Ngoài các giáo trình trên, gần đây tác giả Nguyễn Văn Thâm với công trình "Soạn thảo
T
9
1

T
9
1

luận văn gồm 136 trang được xây dựng trên cơ sở khẳng định những vấn đề lý thuyết về đặc
điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính, xem đó là cơ sở để tiến hành khảo sát và nhận xét
đánh giá, từ đó xác định thực trạng sử dụng ngôn ngữ và đưa ra những kiến nghị để giải quyết.
Luận văn được cấu trúc như sau:
T
9
1

19T

19T

PHẦN DẪN LUẬN
PHẦN NỘI DUNG

9


Gồm hai chương:
T
9
1

Chương 1:
T
9

Theo quan niệm phổ biến, phong cách ngôn ngữ tiếng Việt hiện đại bao gồm: phong
T
9
1

cách sinh hoạt hàng ngày, phong cách thông tấn báo chí, phong cách khoa học, phong cách
nghệ thuật, phong cách chính luận và phong cách hành chính (còn gọi là phong cách hành
chính - công vụ). Đây là các phong cách bình đẳng về mặt chức năng. Ngoài cách phân loại
trên, giới nghiên cứu còn gọi chung các phong cách khoa học, chính luận và hành chính là
phong cách ngôn ngữ gọt giũa trong thể đối lập với phong cách khẩu ngữ.
Hiện nay, đã có nhiều tác giả cho xuất bản những công trình nghiên cứu của mình về
T
9
1

phong cách ngôn ngữ hành chính nói chung và ngôn ngữ văn bản hành chính nói riêng. Do
vậy, việc trình bày về đặc điểm của ngôn ngữ văn bản hành chính đến nay không còn là vấn đề
mới mẻ. Tuy nhiên, việc xác lập các đặc điểm ngôn ngữ đặc thù của những phong cách vẫn là
vấn đề còn nhiều tranh cãi. Trọng tâm nghiên cứu của đề tài này là khảo sát tình hình sử dụng
ngôn ngữ trong các văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trong phần trình bày sau
đây, bằng nhận thức của mình và qua tham khảo một số sách, tài liệu của một số tác giả, chúng
tôi chỉ nếu lên một số đặc điểm chính mang tính khái quát về ngôn ngữ của văn bản hành
chính và của một số thể loại văn bản thông dụng với mục đích để làm cơ sở minh chứng cho
việc khảo sát. Những vấn đề cụ thể hơn về đặc điểm ngôn ngữ của từng thể loại, chúng tôi sẽ
đề cập trong lúc trình bày thực tế khảo sát.
1.1.1. Văn bản và phong cách thể loại
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản bao giờ cũng tồn tại trong những phong cách ngôn
ngữ nhất định.
1.1.1.1. Phong cách sinh hoạt hàng ngày
Đây là phong cách dùng để giao tiếp thân mật. Về văn bản, chúng tồn tại dưới dạng các

hợp mới và phần lớn các từ này, các cách kết hợp này sẽ nhập vào cái hệ thống từ vựng ngôn
ngữ. Cho nên về đặc điểm từ vựng người ta thường nhận xét rằng "từ vựng trong phong cách
thông tấn báo chí là bộ mặt đương đại của một ngôn ngữ". Tuy đều gọi nó là phong cách thông
tấn báo chí nhưng tính chất riêng biệt của từng thể loại một xét về mặt ngôn ngữ được nổi lên
rất rõ.
Ví dụ: Đặc điểm ngôn ngữ của bản tin gồm các loại khác với đặc điểm của ngôn ngữ
T
9
1

phóng sự, khác với ngôn ngữ thể loại phỏng vấn, khác với đặc điểm ngôn ngữ của dạng tiểu
phẩm.
1.1.1.3.Phong cách khoa học
Phong cách khoa học cũng là phong cách dùng để giao tiếp với tính chất chính thức xét
T
9
1

trên nhiều phương diện. Xét về mặt ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp, tổ chức văn bản thì đặc điểm
ngôn ngữ của phong cách khoa học rất gần với đặc điểm ngôn ngữ hành chính. Phong cách
này thường sử dụng các lớp từ Hán Việt Tuy nhiên, nếu khảo sát kỹ hơn nữa, giữa phong cách
khoa học và phong cách hành chính, có những đặc điểm khác nhau:
- Cách tổ chức văn bản hành chính ít nhiều mang tính khuôn mẫu.
T
9
1

- Tuy cùng dùng thuật ngữ, nhưng thuật ngữ trong phong cách khoa học gắn liền với
T
9

T
9
1

ngữ, đó là cách diễn đạt bằng hình tượng.
Ví dụ: So sánh bốn cách nói sau:
T
9
1

T
9
1

1. Thà ăn ít mà ngon còn hem ăn nhiều mà dở.
T
8
2

2. Chẳng thà ăn nửa trái hồng, còn hơn ăn cả chùm sung chát lè.
T
8
2

3. Chẳng thà ăn đồ dở mà nó trọn vẹn, còn hơn là ăn ngon mà nó dở dang.
T
8
2

4. Chẳng thà ăn cả chùm sung, còn hơn ăn nửa trái hồng dở dang.

T
9
1

chức với nhau hoặc giữa cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan, tổ chức, cũng có thể
giữa cá nhân với cá nhân trong khuôn khổ luật pháp. Nhìn một cách khái quát, phong cách
hành chính có ba đặc điểm có quan hệ chặt chẽ và chi phối lẫn nhau như sau:

13


a) Tính chính xác - minh bạch
T
6
2

Đặc điểm này chi phối toàn bộ các bình diện ngôn ngữ, từ ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp
T
9
1

văn bản, đến tổ chức văn bản. Trong đó, nổi bật nhất là tính đơn nghĩa về mặt nội dung. Nói rõ
hơn, văn bản hành chính chỉ được hiểu theo một nghĩa duy nhất.
Tính chính xác rất cần yếu trong diễn đạt các chuẩn mực luật pháp, cần thiết phải hiểu và
T
9
1

giải thích chúng một cách tuyệt đối ăn khớp, đó là mục tiêu cần đạt được của các văn bản pháp
luật.

T
9
1

cách hành chính nó như một dấu hiệu đặc biệt.
Tính nghiêm túc trong phong cách hành chính còn thể hiện ở quan hệ tôn ti trong các vai
T
9
1

giao tiếp (nơi soạn văn bản và nhận văn bản).
Tính nghiêm túc của văn bản hành chính đi ngược lại với tính cảm xúc vốn là thuộc tính
T
9
1

của ngôn ngữ sinh hoạt hàng ngày. Có thể nói, lời nói trong phong cách hành chính mang tính
đơn điệu, lạnh lùng, thông tin được nén chặt và không mang sắc thái biểu cảm mà mang tính
trung hòa.
c) Tính khuôn mẫu
T
6
2

14


Tinh khuôn mẫu được thể hiện trong việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện
T
9


lược đồ kết cấu riêng lẻ, còn trong phong cách hành chính, sự qui định theo những khuôn mẫu
nhất định.
Trở lên, luận văn đã đề cập một cách sơ lược về các phong cách chức năng. Gần đây,
T
9
1

người ta còn nói tới phong cách quảng cáo như là một phong cách độc lập. Tuy nhiên, vấn đề
này không phải là trọng tâm của luận văn, nên chúng tôi không đề cập đến mà chỉ tập trung
vào các phong cách chính, coi đây là tiền đề lý thuyết, để đưa vào đó mà khảo sát các văn bản
cụ thể.
1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước
1.1.2.1. Khái niệm
Văn bản hành chính - công vụ hay văn bản quản lý nhà nước là văn bản được hình thành
T
9
1

trong hoạt động quản lý và lãnh đạo, là phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định
quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý cơ quan. Văn bản quản
lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức
để cụ thể hóa pháp luật, để điều chỉnh mọi quan hệ xã hội.
Xét một cách khái quát, các văn bản quản lý nhà nước có hai đặc điểm sau:
T
9
1

a) Phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin
T

Chức năng pháp lý của một văn bản hành chính
T
9
1

Chức năng quản lý, lãnh đạo, điều hành của một văn bản quản lý nhà nước
T
9
1

Chức năng xã hội và giao tiếp của một văn bản quản lý Nhà nước
T
9
1

Chức năng văn hóa và lịch sử.
T
9
1

Cũng từ hai đặc điểm trên có thể chia tất cả các văn bản chính ra làm hai loại:
T
9
1

-

Văn bản pháp quy (văn bản quy phạm pháp luật)
T
9

T
9
1

-

Đề cập đến các thông tin quản lý
T
9
1

Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hoặc từ
T
9
1

cơ quan đến nhân dân
-

Giúp cho các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho công việc quản lý
T
9
1

Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông
T
9
1

tin khác .

2

Văn bản quản lý nói riêng, văn bản hành chính nói chung luôn luôn được sản sinh do nhu
T
9
1

cầu xã hội. Các văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và các cách
thức giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi, từng thời điểm cụ thể. Điều đó tạo nên
chức năng xã hội của văn bản, chức năng này có quan hệ đến chức năng giao tiếp của văn bản,
trong đó có văn bản hành chính. Có thể hình dung, chức năng giao tiếp bằng lược đồ sau:
Tại đây, cần thiết phải phân tích các yếu tố trong mô hình, để thấy hết vai trò và chức năng của
19T

giao tiếp bằng văn bản hành chính.
19T

Trước hết, điều kiện tiên quyết để giao tiếp là phải có ngôn ngữ chung, tri thức chung.
T
9
1

Thứ đến, chúng ta xem mối quan hệ giữa I và II: là quá trình đi từ nội dung ra hình thức,
T
9
1

4
2
T

9
1

thì độ chênh này càng có khoảng cách cao hơn rất nhiều. Nói cụ thể cái sai trong phạm vi câu
thì cùng lắm nó chỉ ảnh hưởng đến phán đoán do câu ấy đảm nhiệm, còn cái sai thuộc về văn
bản đôi khi nó đi ngược ý định cần thông báo của người gửi với cơ quan gửi.
Vấn đề đặt ra là nếu như ương phong cách nghệ thuật các sự không trùng khớp giữa ý
T
9
1

định cần thông báo và câu chữ thực hiện ý định đó có thể là một ưu điểm thì độ chênh này
0
4
T
9
1

0
4
T
9
1

được coi là một thiếu sót, thậm chí là một thiếu sót không thể tha thứ được đối với văn bản
hành chính.

17



T
9
1

Thứ hai, viết văn bản đó nhằm chuyển tải nội dung gì, tức là chúng ta phải xác

-

T
9
1

lập nội dung giao tiếp.
4
2
T
9
1

Thứ ba, chúng ta soạn thảo, gửi đi nhằm mục đích gì, tức là chúng ta phải xác

-

T
9
1

định mục đích giao tiếp.
4
2


Ngoài các yếu tố vừa nêu trên, cũng cần xem xét các mối quan hệ giữa I và III, tức là mối
T
9
1

4
2
T
9
1

4
2
T
9
1

quan hệ giữa người gửi, cơ quan gửi với người nhận, cơ quan nhận. Về mặt lý thuyết có ba
2
T
9
1

2
T
9
1

trường hợp đáng chú ý sau:

2
T
9
1

4
2
T
9
1

tất cả những đặc điểm này có ảnh hưởng đến nghi thức giao tiếp hành chính.
Ở một góc độ khác, các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát
T
9
1

triển của các quan hệ xã hội khác nhau. Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò
tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ
chung. Ngược lại, các văn bản cũng có thể phá vỡ các quan hệ xã hội chính, điều này đòi hỏi
nhà quản lý, nhà lãnh đạo cần có sự quan tâm khi xây dựng và sử dụng các loại văn bản có liên
quan đến chức năng của cơ quan mình.
Cần thấy rằng, đây chỉ là bốn chức năng cơ bản, bốn chức năng chính, ngoài ra còn có thể
T
4
2

18



2

nhà nước và quản lý xã hội.
Văn bản hành chính phản ảnh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện quản
T
4
2

lý theo qui định của pháp luật hiện hành. Xét riêng về phương diện này, văn bản là phương
tiện tác động riêng rẽ của pháp luật đến các quan hệ xã hội, do vậy có thể gọi các văn bản hành
chính nói chung, các văn bản quản lý nhà nước nói riêng được ban hành theo chức năng pháp
lý là sản phẩm của quá trình áp dụng cụ thể các quy phạm pháp luật trong quản lý nhà nước và
quản lý xã hội. Đây là một trong những hình thức bảo đảm tính pháp lý của các văn bản quản
lý.
d ) Chức năng quản lý
T
9
3

Chức năng quản lý của một số loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
T
4
2

quan, xí nghiệp, đoàn thể, hội đoàn gắn liền với khả năng, công cụ điều hành cho các hoạt
động của cơ quan đó. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu nhập thông
tin ban hành, tổ chức thực hiện các qui định quản lý. Các cơ quan hữu quan khi sử dụng văn
bản để điều hành là dựa vào chức năng quản lý của chúng. Khi nói tới chức năng quản lý của
4
2

triển xã hội, phát triển đất nước. Đó là các lề lối, các cách thức quản lý của từng thời kỳ. Tất cả
những điều đó biểu hiện một thứ văn hóa quản lý. Những văn bản soạn thảo với chất lượng
cao có thể xem là một biểu mẫu văn hóa rất có ý nghĩa đối với đời sống con người. Nghiên cứu
các văn bản như vậy giúp cho ta thấy rõ nhiều mô thức văn hóa truyền thống có giá trị của dân
tộc Việt Nam qua các thời kỳ.
Như vậy, văn bản có một vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo ra nếp sống mới cho
T
9
1

xã hội. Nó đòi hỏi việc soạn thảo văn bản phải góp phần nâng cao văn hóa của quản lý, tạo nên
một di sản văn hóa có giá tri cho đất nước mai sau.
1.1.2.3. Phân biệt các loại văn bản quản lý
Trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản, việc phân biệt các loại văn bản, đặc biệt là
T
9
1

văn bản quản lý với các loại văn bản khác có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Điều này cho
phép người soạn thảo và sử dụng văn bản có thể phân định một cách chính xác các loại chức
năng cụ thể của từng loại văn bản để sử dụng các qui trình, các loại văn phong một cách tối ưu.
0
4
T
9
1

Các văn bản quản lý được hình thành thông qua các hoạt động quản lý nhưng không phải
T
9


U

Loai 3: Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ (ủy ban, Tổng cục...) ban hành:
U
T
9
1

U

Quyết định, chỉ thị, thông tư
Loai 4: Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: Nghị quyết
U
T
9
1

U

Loai 5: Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố, huyện ban hành: Quyết định, chỉ thị.
U
T
9
1

U

Còn các loại văn bản thông thường ở các cơ quan quản lý đều có các loại sau đây: báo
T

được cách xử lý và soạn thảo một cách chính xác.
19T

c) Nếu xét về chức năng của văn bản, có thể phân loại văn bản như sau:
-

Văn bản trao đổi
T
9
1

Văn bản hướng dẫn (văn bản dưới luật)
T
9
1

Văn bản trình bày (đề án, kế hoạch, chương trình)
T
9
1

Văn bản thống kê
T
9
1

21


-

1

Do Chính phủ ban hành
T
9
1

Do Thủ tướng Chính phủ ban hành
T
9
1

Cơ quan

1

19T

T
9
1

ban hành văn bản

Do Ban, Cục, Vụ ban hành
T
9
1

19T

T
9
1

Văn bản trao đổi
T
9
1

Chức năng

3
T
9
1

Văn bản hướng dẫn

19T

T
9
1

của văn bản
19T

Văn bản thống kê
T
9

T
9
1

-

Yêu cầu về tính cụ thể
T
9
1

-

Yêu cầu về thể thức
T
9
1

Yêu cầu về ngôn ngữ diễn đạt

-

T
9
1

Yêu cầu về mục đích sử dụng.

-


- Nội dung phải được thể hiện trong một thể loại văn bản thích hợp. Như vậy phải có sự
T
9
1

lựa chọn cần thiết, nói cụ thể là căn cứ vào nội dung, quyền hạn, trách nhiệm để mà lựa chọn
thể loại văn bản thích hợp.
b) Tính cụ thể của các thông tin được sử dụng trong văn bản phải vừa bảo đảm tính cụ
T
9
1

thể, vừa phải tuân thủ tính chính xác. Văn bản không sử dụng những thông tin chung chung,
các số liệu phải xuất phát từ thực tế hoặc dựa vào các văn bản chính thức, đáng tin cậy.

23


c) Một văn bản được ban hành phải đúng với thể thức của nó. Thể thức được hiểu là
T
9
1

thành phần cấu tạo nên văn bản. Một văn bản đáp ứng được yêu cầu về thể thức thì mới có
hiệu lực pháp lý và đặc biệt là có thể được sử dụng nhiều lần. Một văn bản đầy đủ các yêu cầu
thể thức thường có yếu tố sau:
-

Quốc hiệu
T

-

T
9
1

d) Soạn thảo văn bản phải sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp. Đối với văn bản
T
9
1

hành chính thì thuật ngữ chủ yếu là các chức danh, còn văn phong thích hợp là thích hợp với
loại văn bản pháp quy hay thông thường. Văn phong thuộc phong cách hành chính mang tính
trung hòa. Đi vào từng loại cụ thể, văn phong của quyết định khác với nghị định, thông báo
khác tờ trình v.v... Cần lưu ý rằng đặc điểm ngôn ngữ bao gồm các cách trình bày có tính thể
thức, mang một đặc điểm riêng chỉ phù hợp với từng loại một.
e) Soạn thảo văn bản phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ tờ thông báo tuyển quân
T
9
1

không thay quyết định thi hành quân sự và ngược lại.Tất cả những yêu cầu này nhắc nhở
người lập văn bản phải có sự phân biệt rõ ràng đặc điểm của các loại văn bản, là nhân tố có ý
nghĩa quyết định cho việc lựa chọn các hình thức trình bày.
1.1.3.2. Một số qui trình cơ bản của việc soạn thảo văn bản
a) Qui trình chung cho tất cả các loại văn bản
T
6
2


T
9
1

không?
-

Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản. Tính khả thi hay
T
9
1

không khả thi của văn bản?
-

Trật tự pháp lý trong văn bản được xác định như thế nào, các quan hệ nào giữa cơ
T
9
1

quan ban hành văn bản và các cơ quan khác có thể có ảnh hưởng đến giá trị của văn bản?
-

Liệu có mâu thuẫn với các văn bản đã ban hành trước đó hay không, nếu có thì vô
T
9
1

hiệu hóa bằng cách nào, vô hiệu hóa toàn bộ văn bản trước đó hay chỉ vô hiệu hóa một vài
điều khoản trong văn bản đã ban hành trước đó?


-

Ai, cơ quan nào thực hiện văn bản sắp ban hành và phạm vi ban hành văn bản đến
T
9
1

đâu?
-

Ai, hay đơn vị nào có liên quan đến văn bản và mức độ liên quan đến như thế nào?
T
9
1

Ai hay đơn vị nào, cá nhân nào có trách nhiệm kiểm tra thực hiện các văn bản sắp
T
9
1

ban hành và ai hay đơn vị nào có trách nhiệm điều chỉnh hay thu hồi văn bản nếu có?
-

Liệu các quan hệ mới có liên quan trực tiếp đến văn bản có vấn đề gì nảy sinh không,
T
9
1

các biện pháp đối phó giải trình nếu có?