Bỏo cỏo thc tp tt nghip
báo cáo thực tập tốt nghiệp
TI:
Công tác văn th lu trữ tại ủy ban nhân dân quân hoàng
mai thành phố hà nội thực trạng và giải pháp.

H tên sinh viên: Trn Vn Thng
Ngy sinh: 19/11/1990
Lp: Kh9_hch2
Chuyên ngnh: Hnh chính hc
a im thc tp: U Ban Nhân Dân Qun Hong Mai Thnh Ph H
Ni.
Khóa: 2008 2012
Thi gian thc tp: t 26/03 18/05/2012
Ging viên hng dn: Th.s on Minh Thng

1


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
Mục lục
Lời cảm ơn.........................................................................................................................................2
Phần I : phần mở đầu.....................................................................................................................4
Lời mở đầu.......................................................................................................................................4
Phần II: phần nội dung.....................................................................................................................7
Chơng I : Tổng quan về UBND Hoàng Mai thành phố Hà Nội.....................................................7
Chơng II : Thực Trạng công tác Văn th lu trữ tại UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.....16
2.4 Thống kê tài liệu lu trữ.............................................................................................................29
2.5 Nhận xét hoạt động tại phòng văn th lu trữ UBND quận Hoàng Mai.....................................30
Chơng III : Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác văn
th taị UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội........................................................................34

Do kiến thức còn nhiều hạn chế, đồng thời thiếu những kinh nghiệm thực tiễn
nên bản báo cáo này có nhiều thiếu sót. Rất mong nhận đợc sự chỉ đạo, giúp đỡ của
các thầy cô và những nhận xét, đóng góp của các bạn để bản báo cáo của em đạt kết
quả tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Trần Văn Thắng
Lớp : KH9-HCH2

3


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
Phần I : phần mở đầu
Lời mở đầu
Đảng và Nhà nớc ta đang tích cực thực hiện chủ trơng cải cách nền hành
chính quốc gia theo tinh thần Nghị quyết đại hội Đảng Cộng Sản Việt Nam khoá
VIII. Công tác văn th, lu trữ có vị trí quan trọng trong cuộc xây dựng và bảo vệ đất
nớc của Đảng và nhân dân ta. Công tác văn th, lu trữ đóng góp tích cực trong việc
thực hiện chủ trơng đó. Công tác văn th, lu trữ là hoạt động không thể thiếu đợc ở
bất kỳ cơ quan nào và công việc này phần lớn đợc thực hiện bởi hoạt động văn
phòng. Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức
đổi mới phơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lợng hiệu quả trong
công tác lãnh đạo.
Công tác văn th, lu trữ có vị trí quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo
vệ Đất nớc của Đảng và nhân dân ta. Tuy nhiên, ở một số cơ quan, tổ chức còn nhận
thức cha thực sự đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và tầm
quan trọng của công tác văn th, lu trữ cha quan tâm đúng mức việc chăm lo, xây
dựng tổ chức, đào tạo bồi dỡng cán bộ, bên cạnh đó còn nhiều cán bộ, công chức cha nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng do còn lúng túng, thiếu khoa học trong
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính mình.
Từ những vấn đề trên, nghiên cứu công tác văn th, lu trữ giúp cho mỗi học


2

Tun 2

chc ca b phn vn th, lu tr.
- Tham gia sp xp li h s, ti liu theo tng mc.
- Lm mt s công vic hnh chính vn phũng nh xin
du, photocoppy ti liu.

3

Tun 3

- Bc u xây dng cng báo cáo thc tp s lc.
- Tip tc hon thin công vic theo s phân công ca
c quan.
- Trc tip quan sát cán b lm vic: chuyn nhn vn

4

Tun 4

bn, úng du, xp, lu ti liu.
- Hon thiện cng báo cáo chi tit v liên h vi
giảng viên hng dn.
- Lm báo cáo chi tit theo nh hng ca giảng viên

5


hệ thống WAN ADSL VPN của quận, công tác quản lý các văn bản đến, văn
bản đi của quận qua cổng thông tin điện tử. Với đề tài đã lựa chọn, em đã đợc lãnh
đạo cũng nh các anh chị chuyên viên tại phòng Văn th lu trữ quận luôn tạo điều
kiện, cung cấp đầy đủ t liệu và hớng dẫn nhiệt tình trong quánh trình thực hiện các
công việc đợc giao, cũng nh trong quá trình hình thành đề cơng viết báo cáo.
Hơn nữa, quá trình thực tập, tại đậy, với môi trờng làm việc đoàn kết, chan
hòa, tác phong làm việc nhanh nhen, năng động, sáng tạo và tận tâm của các CBCC
là tấm gơng lớn để em học tập và noi theo. Em nhận thức đợc rằng, thời gian đi thực
tập không chỉ giúp em có điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế, có điều kiện vận
dụng sáng tạo những kiến thức có trong nhà trờng, mà em còn có thể thu đợc những
kinh nghiệm thực tế nh : rèn luyện đợc khả năng giao tiếp, lối sống, văn hóa ứng xử
trong cơ quan hành chính Nhà nớc cũng nh trong cuộc sống ; rèn luyện sự tự tin,
sáng tạo của bản thân. Sau quá trình thực tập, em có thể soạn thảo các văn bản theo
đúng yêu cầu về thể thức và nội dung các thiết bị văn phòng nh máy in, máy
photocoppy; biết đóng dấu, vào số văn bản,biết phân loại văn bản các giấy tờ hành
chính
Thời gian thực tập là một quá trình vô cùng hữu ích và cần thiết giúp em có
những kinh nghiệm thực tiễn, tiếp cận những công việc từ thực tiễn để bổ sung kiến
thức cho phần lý thuyết đã đợc tiếp thu trên giảng đờng nhằm nâng cao trình độ lý
luận của mình sau khi ra trờng.

6


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
1.5. Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tại phòng Văn Th Lu Trữ
quận Hoàng Mai , thành phố Hà Nội.
Nhập dữ liệu vào máy tính.
Phân loại văn bản.
Đóng dấu

sáng tạo để ổn định chính trị, phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội góp phần không
nhỏ vào sự phát triển của thủ đô Hà Nội. Năm 2011, là năm có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng, đây là năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết đại hội Đảng các cấp và Kế hoạch 5
năm 2011-2015, năm diễn ra Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI của Đảng, diễn
ra cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khoá XIII và HĐND các cấp. Trong 6 tháng đầu
năm, tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội quận Hoàng Mai diễn ra
trong bối cảnh có nhiều khó khăn, thách thức, tác động mạnh đến hoạt động sản
xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp và ảnh hởng không nhỏ đến đời sống nhân
dân. Trớc tình hình đó, UBND quận Hoàng Mai đã chỉ đạo các đơn vị khẩn trơng tập
trung thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, an ninh- quốc phòng nên đã đạt
đợc kết quả khích lệ.
6 tháng đầu năm, tình hình phát triển kinh tế trên địa bàn đã phải đối mặt với rất
nhiều khó khăn, đặc biệt là lạm phát và giá cả tăng cao, thời tiết diễn biến rất phức
tạp, dịch bệnh tiếp tục tác động đến sản xuất nông nghiệp.... những yếu tố bất lợi
trên đã làm ảnh hởng lớn tới phát triển kinh tế. Bên cạnh đó việc thực hiện Nghị
quyết 11 của Chính phủ về kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, đảm bảo an
sinh xã hội đã thắt chặt chi tiêu, giảm đầu t công... cũng ảnh hởng trực tiếp tới giá trị
sản xuất của nhiều đơn vị trên địa bàn. Tuy nhiên với sự nỗ lực phấn đấu của các
doanh nghiệp, sự vào cuộc quyết liệt của cả hệ thống chính trị, các cấp, các ngành
nền kinh tế của quận vẫn tiếp tục phát triển và đạt mức tăng trởng khá.
Tổng giá trị sản xuất trên địa bàn quận ớc 6 tháng đạt 8.058 tỷ đồng, tăng
15,1 % so với cùng kỳ năm trớc. Trong đó: giá trị sản xuất ngành CN-TTCN-XD ớc
đạt 4.462,6 tỷ đồng, tăng 13,8%; giá trị sản xuất ngành TM-DV ớc đạt 3.553,1 tỷ
8


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
đồng, tăng 16,9%; giá trị sản xuất ngành Nông nghiệp ớc đạt 42,3 tỷ đồng, tăng 1%
so với cùng kỳ năm trớc.
Tổng giá trị sản xuất do quận quản lý ớc đạt 1.690,4 tỷ đồng, tăng 17,1% so


9


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
- Đồng chí Nguyễn Mạnh Hoàng - Chủ tịch UBND quận: phụ trách chung, nội
chính, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội và quy hoạch đô thị. Lãnh đạo, quản lý,
điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt công tác của UBND Quận trớc
UBND Thành phố, Quận uỷ, HĐND Quận và trớc pháp luật với trách nhiệm là ngời
đứng đầu đơn vị.
- Đồng chí Nguyễn Doãn Toản - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách về kinh tế,
tài chính hoạt động thu chi ngân sách, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất.
- Đồng chí Đàm Quốc Khánh - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách Văn hoá xã
hội và các lĩnh vực xã hội khác.
- Đồng chí Nguyễn Đức Hải - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách về xây dựng
đô thị giao thông thuỷ lợi, hạ tầng kỹ thuật.
1.2.2. Uỷ viên UBND quận:
- Đồng chí Trần Văn Tỉnh - Trởng công an quận
- Đồng chí Bùi Quang Khánh - Chỉ huy trởng BCH quân sự
- Đồng chí Bùi Thị Phơng - Chánh văn phòng HĐND-UBND quận
- Đồng chí Nguyễn Văn Bình - Chánh Thanh Tra quận
1.2.3. Hệ thống tổ chức của UBND quận Hoàng Mai
* Khu vực quản lý hành chính nhà nớc:
- Văn phòng HĐND và UBND quận
- Phòng Nội vụ
- Thanh tra nhà nớc
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Lao động thơng binh và xã hội

- Văn phòng có t cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND Thành phố Hà
Nội.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND quận
- Trình UBND quận chơng trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban,
chuyên môn, UBND các phờng việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác của
UBND quận và Chủ tịch UBND quận sau khi đợc phê duyệt; theo dõi; đôn đốc;
kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phờng theo quy
định của pháp luật.
- Thu nhập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của UBND quận và Chủ tịch UBND quận theo đúng quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đợc giao theo quy định của
pháp luật.

11


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
- Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chơng trình, dự
án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND quận;
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phờng soạn
thảo, chuẩn bị các đề án đợc phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng,
chuyên môn, UBND phờng trớc khi trình UBND và Chủ tịch UBND quận xem xét,
quyết định (trình tự và thời hạn giải quyết công việc thực hiện theo quy chế làm việc
của UBND quận);

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đợc giao theo quy định của pháp luật và phân
cấp quản lý của UBND quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND quận và Chủ tịch UBND quận giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thờng trực HĐND, các
Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và UBND quận có các
nhiệm vụ sau:
- Tham mu xây dựng chơng trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thờng trực HĐND; các ban HĐND; tổ chức
phục vụ việc thực hiện chơng trình, kế hoạch đã đợc phê duyệt;
- Tham mu, phục vụ Thờng trực HĐND điều hành công việc chung của HĐND;
điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc thực hiện quy chế
hoạt động của HĐND, Thờng trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại
biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thờng trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt động
đối ngoại;
- Giúp Thờng trực HĐND xây dựng chơng trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND,
cuộc họp của Thờng trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu
quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND; cuộc họp của Thờng trực HĐND,
cuộc họp Ban của HĐND;
- Giúp Thờng trực HĐND, ban của Thờng trực HĐND xây dựng báo cáo công
tác, phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo Nghị quyết; giúp Th
ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp Thờng trực HĐND hoàn
thiện các Nghị quyết của HĐND;
- Phục vụ HĐND, Thờng trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND trong
hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến
nghị trong kết luận giám sát;
- Phục vụ HĐND, Thờng trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếp
công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn th khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri;

bộ hoạt động của Văn phòng.
b) Phó Chánh văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác; chịu trách nhiệm trớc Chánh văn phòng và trớc pháp luật về nhiệm vụ
đợc phân công. Khi Chánh văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng đợc
Chánh văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
c) Về bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ
chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng
do Chủ tịch UBND quận quyết định theo quy định của pháp luật.
d) Các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp
luật đợc cơ cấu thành các tổ, mỗi tổ có tổ trởng và 1 đến 2 tổ phó, việc cử tổ trởng,
tổ phó các tổ do Chánh Văn phòng quyết định.
14


Bỏo cỏo thc tp tt nghip

1.3.3.2. Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND do UBND quận
quyết định trong tổng biên chế hành chính quận.
- Văn phòng HĐND và UBND quận gồm các bộ phận:

Chánh văn phòng

Phó văn phòng

Tổ nghiên cứu tổng hợp

Phó văn phòng

Tổ công tác quản trị nghiệp vụ



Chơng II : Thực Trạng công tác Văn th lu trữ tại UBND quận Hoàng Mai,
thành phố Hà Nội.
2.1. Những quy định thực hiện công tác lu trữ tại phòng văn th lu trữ.
2.1.1. Công tác lu trữ.
2.1.1.1. Khái niệm:
Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về công tác
văn th. Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, qua quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính
của công tác văn th là đảm bảo thông tin trong quản lý; những tài liệu, văn kiện đợc
soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là phơng tiện
thiết yếu đảm bảo cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả.

16


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
Nh vậy công tác văn th bao gồm: Xây dựng và ban hành văn bản; tổ chức quản
lý văn bản; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lu trữ
cơ quan, nhng trong phạm vi bài báo cáo thực tập này em xin đề cập đến hai nội
dung là: tổ chức quản lý văn bản và tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
2.1.1.2. Vị trí, tầm quan trọng của công tác văn th:
Công tác văn th là một hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan nhà nớc,
các tổ chức kinh tế, các tổ chức chính trị- xã hội, các đơn vị vũ trang. Công tác văn
thc đợc xác định là một hoạt động quản lý nói chung, trong văn phòng công tác văn
th không thể thiếu đợc và là một nội dung quan trọng chiếm một phần lớn trong hoạt
động của văn phòng, nó ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý nhà nớc.
Công tác văn th có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nớc, cụ
thể là:

- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
- Ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức đợc giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của ngời đứng đầu và những văn bản đến thuộc
lĩnh vực đợc phân công phụ trách.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn đợc pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,
tổ chức.
Ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức để giao cho Chánh văn phòng, trởng phòng
hành chính hoặc ngời đợc giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
- Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đến đợc thực hiện theo hớng dẫn của Cục trởng Cục
văn th lu trữ nhà nớc.
2.1.2.2. Văn bản đi:
- Văn bản do lãnh đạo uỷ ban và lãnh đạo văn phòng ký chuyển đến bộ phận văn
th để lấy số. Văn th chỉ lấy số và đóng dấu văn bản sau khi kiểm tra thấy văn bản
đúng với thể thức quy định;
- Văn bản đi đợc chia thành nhiều phần mềm theo tên loại ban hành. Văn bản đợc đánh số từ 01 bắt đầu từ ngày làm việc đầu tiên của một năm và khoá sổ và ngày
làm việc cuối cùng của năm đối với từng loại văn bản do HĐND quận, UBND quận
và Văn phòng HĐND-UBND quận ban hành;
18


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
- Đối với những văn bản có chữ ký của lãnh đạo uỷ ban hay lãnh đạo văn phòng

nguyên tắc;
- Đối với văn bản tuyệt mật, tối mật chỉ có Thủ trởng cơ quan hoặc ngời đợc uỷ
quyền bóc và quản lý, chỉ có ngời đợc giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm
19


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
các nhiệm vụ đăng ký văn bản này. Mọi tài liệu mật do các cơ quan khác gửi đến
đều phải qua văn th vào sổ riêng để theo dõi và chuyển đến ngời có trách nhiệm giải
quyết;
- Bộ phận văn th có trách nhiệm quản lý các dấu mật của cơ quan, rà soát trình
tự đóng dấu độ mật, dấu thu hồi vào tài liệu. Chỉ đóng dấu độ mật vào văn bản,
không đóng ra ngoài bìa:
A: Tuyệt mật; B: Tối mật; C: Mật
- Tài liệu mật khi gửi phải đăng ký vào sổ tài liệu mật. Văn bản mật phải đợc
chuyển giao đến tận tay ngời nhận và ngời nhận phải ký nhận vào sổ;
- Tài liệu tối mật, tuyệt mật phải đợc cất giữ riêng có phơng tiện bảo quản, bảo
vệ đảm bảo an toàn.
2.1.2.4. Quy trình tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định
- Dấu quốc huy thuộc quyền sử dụng của các cơ quan tổ chức: Chủ tịch nớc,
Văn phòng Chủ tịch nớc, Uỷ ban thờng vụ quốc hội, Chủ tịch quốc hội, Hội đồng
dân tộc và các uỷ ban của quốc hội, Toà án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân các
cấp, Chính phủ và các cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân các cấp, đoàn đại biểu các tỉnh thành phố thuộc TW , phòng công chứng nhà nớc các tỉnh thành phố, các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nớc ngoài,
các cơ quan thờng xuyên làm công tác đối ngoại...
- Dấu không có quốc huy thuộc quyền sử dụng của các cơ quan sau: các cơ quan
thuộc bộ, Uỷ ban nhân dân cấp huyện trở lên, các tổ chức sự nghiệp, các tổ chức
quần chúng và tổ chức phi chính phủ, các tổ chức kinh tế...
Nguyên tắc đóng dấu:

pháp luật về hoạt động văn th nh Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02
năm 2010 của Chính phủ về công tác văn th. Việc quản lý văn bản đến đợc đồng
chí Nguyễn Hoàng Yến trực tiếp đảm nhận với các tác nghiệp cụ thể nh sau:
Bớc 1: Nhận văn bản đến
Xem bì văn bản, kiểm tra có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không
hay đã bị bóc trớc, nếu không đúng địa chỉ phải trả lại cho ngời gửi, nếu bị bóc
trớc phải lập biên bản có chữ ký của ngời chuyển giao văn bản.
Bớc 2: Sơ bộ phân loại
Văn bản đợc chia làm 2 loại: Loại không phải bóc bì gồm th riêng, sách báo,
bản tin, phong bì có ghi rõ họ tên ngời nhận, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại
này chuyển ngày đến ngời nhận hoặc chia vào ô của các phòng ban tơng ứng.
Loại phải bóc phong bì, các loại còn lại.
Bớc 3: Bóc bì văn bản
Bóc những văn bản có ký hiệu hoả tốc, thợng khẩn trớc. Khi bóc trách không
làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bu điện, soát lại bì xem

21


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
có sót văn bản không, nếu các văn bản trong bì có cùng nội dung cần dùng kẹp,
kẹp chung để tránh trờng hợp thất lạc và để tiện cho việc giải quyết.
Đối chiếu số, ký hiệu, số lợng văn bản có khớp với các thành phần tơng ứng
của văn bản lấy trong bì và phiếu gửi không. Nếu có điểm nào không khớp thì
phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
Đối với những văn bản không đúng thể thức, không có ngày tháng, không có
chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền, bản chụp phô tô dấu đen, vợt cấp,
chữ mờ, nhàu nát phải gửi lại nơi gửi để thực hiện theo đúng quy định.
Đối với đơn th khiếu nại, tố cáo, th nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác
minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để lu hồ sơ

1.Nội dung văn bản:

tháng

năm 2011

ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo
- Chủ tịch UBND quận:

2.Đơn vị gửi văn bản:
- Phó CT UBND quận:
Bớc 5: Vào phần mềm văn bản trên máy tính
Đây là một bớc quan trọng trong tổ chức quản lý văn bản đến. Đó là sự ghi lại
những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu nh số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của
văn bản. Mục đích là để nắm số lợng, nội dung và đối tợng giải quyết văn bản đến
nhằm cung cấp thông tin kịp thời theo yêu cầu.
Khi đăng ký phải đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp, bỏ sót, mỗi văn bản chỉ
đăng ký một lần. Có ba hình thức đăng ký: dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính;
trong đó dùng máy tính có nhiều u điểm vợt trội. Là một cơ quan hành chính, khối lợng công việc phải giải quyết rất lớn nên quận Hoàng Mai đã nhanh chóng ứng
dụng phần mềm công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, đem lại hiệu quả quản
lý rất cao. Phải nhập vào máy ngay trong ngày văn bản đến, mặc dù trong máy đã đợc cài sẵn cơ sỏ dữ liệu để phục vụ cho nhập các thông tin chính của công văn đến
nhng khi nhập dữ liệu vào trong máy cũng phải hết sức lu ý, tránh chủ quan để đảm
bảo độ chính xác, đầy đủ các yếu tố nh trong quy định.
Mẫu của phần mềm quản lý văn bản đến nh sau:
Công văn đến
Hạn trả lời
Ngời xử lý ban đầu
Ngày đến
Lãnh đạo xử lý
Loại văn bản

quyết, đối tợng mà văn th chuyển giao đợc ghi cụ thể trên phiếu gửi công văn và đối
tợng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn th, không nhờ ngời khác
hoặc đơn vị khác nhận thay.
Văn bản đến ngày nào thì vào số ngày đó và chuyển giao ngay trong ngày đó.
Trong trờng hợp nhiều đơn vị cùng tham gia giải quyết một văn bản thì có thể lần lợt
chuyển đến từng đơn vị, cá nhân hoặc sao gửi cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
chính, chủ chốt. Khi văn th chia văn bản thì phải vào sổ chuyển giao văn bản.
Lu ý: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến đợc lu lại trong hồ sơ
công việc của ngời thừa hành, khi công việc đợc giải quyết xong ngời thừa hành
phải lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản cho ngời có
trách nhiệm theo dõi.
2.2.2. Quản lý văn bản đi

24


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
- Mọi văn bản mà UBND quận Hoàng Mai gửi đi gọi là công văn đi, nó có thể là
một tờ trình, quyết định hay thông báo nhng thờng xuyên nhất là công văn.
- Văn bản đi phải qua văn th để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi (nếu
muốn gửi qua đờng bu điện).
- Văn th của quận chỉ có một ngời phục trách về văn bản đi. Quy trình gửi cũng
đảm bảo đầy đủ các bớc theo quy định:
Bớc 1: Rà soát lại văn bản
Ngời đảm nhận công văn đi phải chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về thể thức của
văn bản đi, bởi vậy cần phải kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng với quy
định của pháp luật hay cha, nếu sai sót thì phải báo lại để sửa chữa bổ sung.
Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Ghi số văn bản: Phân loại theo từng loại văn bản mà có số tơng ứng: công văn
có số riêng, quyết định có số riêng, văn bản quy phạm pháp luật cũng vậy. Số của