Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Trong quá trình đào tạo sinh viên chính quy của Học Viện Hành Chính
Quốc Gia, thì thực cuối khóa là một khâu vô cùng quan trọng, nó quan trọng
không chỉ vì số trình mà công đoạn này tơng đơng với 10 đơn vị học trình mà
quan trọng đây là quá trình trang bị cho sinh viên những kiến thức thực tế,
những kỹ năng thực hành trong công việc của các cơ quan hành chính nhà nớc
những kiến thức mà chỉ có trong quá trình thực hành thực tế mới có đợc. Và
cũng thông qua quá trình này, những sinh viên đã hiểu về tổ chức và hoạt
động vủa bộ máy hành chính, cơ cấu chức năng nhiệm vụ, nắm vững quy trình
công vụ trong quá trình thực tập, nẵm vững các thủ tục hành chính trong các
cơ quan nhà nớc.
Thực hiện sự phân công của nhà trờng, đoàn thực tập chúng tôi thuộc
đoàn số 17 và đợc phân công ở Thanh Tra Chính Phủ và đợc phân công ở Báo
Thanh Tra. Trong quá trình thực tập ở đây đợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình, cùng
với sự quan tâm của các cán bộ nhân viên trong phòng đã giúp chúng tôi hoàn
thành quá trình thực tập này. với những hiểu biết nhất định về cơ quan sự
nghiệp này.
Với những kiến thức đã học đợc trong nhà trờng và cùng với những kiến
thức thực tế ở cơ quan thực tập. đã đợcTôi thể hiện dới đề công tác văn th của
Báo Thanh Tra. Có nội dung gì cha phù hợp xin các thầy,cô bổ xung và chỉ
bảo.Tôi xin chân thành cảm ơn.

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHUƠNG I: Cơ sở lý luận về công tác văn th
I. Tổng quan về công tác Văn th.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành

nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lợng, đúng đờng lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan
đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt
động của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt
động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn đợc bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ
tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm đợc công sức, nguyên, vật
liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,
của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho
công tác tra cứu thông tin quá khứ.
3. Những yêu cầu đối với công tác Văn th.
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn th đối với cơ quan,
tổ chức, văn th giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm
bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan đợc đầy đủ.

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho
quá trình tham mu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần đợc tốt hơn. Do đó, công tác
Văn th đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:
3.1. Nhanh chóng.
Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý
nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhng
đối với công tác Văn th thì yêu cầu nhanh chóng đợc coi nh là một nguyên tắc
trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ

chọn hình thức công tác Văn th cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ
chức, số lợng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan.
Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn th nhng thông thờng ngời
ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thc tổ chức tập trung, hình thức tổ
chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp.
Hình thức Văn th tập trung: đợc áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên
môn, công tác Văn th đợc tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này
thông thờng đợc áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy
mô nhỏ, số lợng văn bản ít.
Hình thức văn th phân tán: đợc áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ
đợc giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cờu
phức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau.
Hình thức văn th hỗn hợp: đợc áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ
yếu nhu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi,
còn các khâu nghiệp vụ nh theo dõi, giải quyết văn bản lu trong quá trình thực

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thờng đợc
áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính
Nhà nớc.
ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn th cũng nh tiếp
cận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thc tổ
chức Văn th tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn th này có nhiều phù
hợp với đặc thù hoạt động của Báo Thanh tra, nó đã đem lại nhiều thành công
trong hoạt động của Báo Thanh tra nói riêng và đóng góp vào thành tích chung
của Thanh tra Chính phủ nói chung
II.

với ngời đa văn bản.
Đối với văn bản đợc chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn th cũng
phải kiẻm tra sơ bộ về số lợng văn bản, số lợng trang của mỗi văn bản và nơi
nhận Trờng hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo ngời đợc giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ.
Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản đợc phân loại sơ bộ nh sau:
Loại không bóc bì bao gồm:
Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại
Thông t số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hớng dẫn thi hành Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc, văn th không đợc giao nhiệm vụ bóc bì văn
bản mật
Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể nh Công
đoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và th riêng.

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ
chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh ngời đứng đầu cơ
quan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ mật và tối
mật, nếu văn th đợc giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó.
c) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến có thể đợc đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công
cụ khác nh thẻ đăng ký hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi
tính.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ.

đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ
đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời
hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
ý kiến phân phối giải quyết đợc ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề
trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản.
Trong trờng hợp cần thiết ý kiến phân phối đợc ghi cập nhật hoặc ghi vào
phiếu riêng.
Chuyển văn bản đến.
Văn bản đến đợc chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ
ý kiến của ngời có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan,
tổ chức cũng nh các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn
vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đúng đối tợng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay ngời
nhận.
Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối
chiếu và ngời nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu thợng khẩn và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận.
Văn th của đơn vị hoặc ngời đợc Thủ trởng đơn vị giao trách nhiệm,
sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình Thủ trởng
đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. Căn cứ vào ý kiến phân phối
của Thủ trởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải
quyết.
e) Giải quyết văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm

do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ đợc đánh
riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính. Tuỳ theo
tổng số văn bản và số lợng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức ban
hành hàng năm mà lựa chọn các phơng pháp đăng ký và đánh số văn bản cho
phù hợp
Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban Thờng vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản
đợc thông qua.
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành
chính là ngày, tháng, năm văn bản đợc ký ban hành và vào sổ đăng ký.
b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và
đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản đợc thực hiện theo quy định
tại điều6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính phủ về
công tác văn th.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do
ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu đợc đóng vào khoảng giữa,
mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy,
mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề.
Đóng dấu độ khẩn, Mật.
Việc đóng dấu các độ khẩn ( Hoả tốc, thợng khẩn và khẩn) trên
văn bản đợc thực hiện theo quy định của

pháp luật hiện hành. Việc đánh

dấu các độ mật ( tuyệt mật, tối mật và mật), dấu của tài liệu thu hồi

d) Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển văn bản đi.
Làm thủ tục phát hành văn bản.
Lựa chọ bì. Tuỳ theo số lợng độ dày của khổ giấy của văn bản mà lựa
chọn loại bì và kích thớc cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích
thứoc của mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thứơc của văn bản, khi đựoc vào
bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi đợc gấp lại từ 10 mm trở lên có thể vào
bì một cách rõ ràng.
Vào bì và dán bì. Tuỳ theo số lợng, độ dày của văn bản sẽ đợc vào bì
mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp. Khi gấp văn bản cần lu ý để mặt
giấy không có chữ ở bên ngoài.
Chuyển phát văn bản đi.
Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lợng văn bản đi đựoc
chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao
các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng
ký văn bản để chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản trong nội bộ ngời nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đối với chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện.
Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cũng phải đợc đăng
ký vào sổ khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu ngời nhận ký vào sổ.
Chuyển phát văn bản qua bu điện. Tất cả văn bản đi đợc gửi qua bu điện
đều hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phải
yêu cầu nhân viên bu điện kiểm tra, ký nhận và đóng vào sổ.
Theo dõi văn bản đi. Văn th có trách nhiệm theo dõi, chuyển phát văn
bản đi trong trờng hợp cần thiết phải lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát
văn bản đến nơi nhận. Trờng hợp văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo ngời
đợc giao trách nhiệm xem xét giải quyết.

dụng con dấu.
Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản
Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sâu khi đã có chữ ký của
cấp có thẩm quyền
Không đợc đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ hoặc
văn bản cha ghi nội dung, dấu đợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3
chữ ký bên trái
Mực dấu thống nhất là mầu đỏ cở do Bộ Công an hớng dẫn trừ trờng
hợp đóng dấu mầu khác có quy định riêng. Trờng hợp có các bản phụ lục hay
các bản dự thảo thì đóng dấu treo
Dấu đóng mờ thì phải đóng lại.

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5. Công tác lập hồ sơ.
Hồ sơ là một tập hợp (hoăc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm
thể loại hoặc về tác giả đợc hình thành trong quá trình giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân.
Công tác lập danh mục hồ sơ.
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan
cần phải lập trong năm và duyệt theo một chế độ nhất định.
Quy trình lập danh mục hồ sơ.
Bớc 1.Xác định danh mục hồ sơ, tuỳ theo tình hình thực tế của cơ quan
mà xác định cần phải lập danh mục hồ sơ tổng hợp hay theo đơn vị tổ chức.
Bớc 2. Xây dựng đề cơng đề cơng phân loại hồ sơ.
Theo vấn đề. Mỗi vấn đề là một mục lớn bao gồm các mục nhỏ, mỗi hồ

Chơng II:thực trạng công tác văn th tại
báothanh tra
i. giới thiệu về báo thanh tra
1. Quá trình thành lập Báo Thanh tra.
Sau khi Ban Thanh tra đặc biệt ( tiền thân của Thanh tra Chính phủ
ngày nay) đợc thành lập ngày 23/11/1945 để phục vụ tốt cho quá trình hoạt
động cũng nh tuyên truyền đờng lối chính sách của mình nhằm phục vụ cho
hoạt động của mình để phù hợp với tình hình mới của đất nớc trong công cuộc
đổi mới. Thì Thanh tra Thanh tra Nhà nớc đã lập nên Báo Thanh tra, quá trình
thành lập Báo Thanh tra trải qua những mốc chính sau:
Ngày 05/01/1992 Báo Thanh tra ra số đầu tiên với số lợng phát hành 02
tuần một số, số lợng là 08 trang trên một số và in mầu trắng đen.
Báo Thanh tra đợc cấp giấy phép Xuất bản Báo chí theo Quyết định số
180/BC-GPXB ngày 4/11/1993, của bộ văn hoá thông tin.
Cho đến ngày 10/11/1994 tại Quyết định số 1192/QĐ-TTNN của Tổng
Thanh tra Nhà nớc ( nay là Tổng Thanh tra Chính phủ) Báo Thanh tra đã
chính thức đợc thành lập.
Từ đó cho đến nay, cùng với sự đóng góp của các bạn đọc cả nớc, cùng
các cán bộ, nhân viên trong ngành, đặc biệt là sự quan tâm của Tổng Thanh
tra Báo Thanh tra đã không ngừng hoàn thiện mình để đáp ứng nhu cầu của
đọc giả và ũng để đọc giả thấy rõ đờng lối chính sách của Đảng nói chung và
Thanh tra Chính phủ nói riêng

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của báo Thanh tra.
2.1. Vị trí và chức năng.
Báo Thanh tra là cơ quan ngôn luận của Thanh tra Chính phủ hoạt động

Tổ chức phát hành báo chí và các ấn phẩm khác của báo theo cơ quan
Nhà nớc cấp, hoạt động quảng cáo trên báo và các ấn phẩm khác theo quy
định của Pháp luật và Luật Xuất bản báo chí.
Thực hiện công tác sơ kết, tổng kết báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng
quý, hàng năm của báo Thanh tra.
Nhiệm vụ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản đợc giao, quản lý hành
chính, chuyên môn đối với công chức, viên chức và ngời lao động của báo
theo chế độ Nhà nớc và theo quy chế của Thanh tra Chính phủ
Thực hiện nhiệm vụ khác do Tổng Thanh tra Chính phủ giao.
2.3. Tổ chức bộ máy và chế độ trách nhiệm của Báo Thanh tra.
Về đội ngũ nhân sự Báo Thanh tra từ chỗ chỉ có 05 06 ngời chuyển
từ Tạp chí Thanh tra sang rồi đạt đến 26 cán bộ, phóng viên, biên tập viên, 23
ngời trong số này đã qua Đại học, 15 ngời đã tốt nghiệp Đại học báo chí trong
đó có 07 ngời đợc tặng Huy chơng vì sự nghiệp báo chí ( 2002)
Đến nay Báo Thanh tra có số nhân sự đã tăng lên 31 ngời trong đó có
25 ngời thuộc biện chế và đa số là đạt trình độ đại học.
Tổ chức bộ máy của báo gồm :
Ban Biên tập gồm có Tổng Biên tập và các Phó Tổng Biên tập. Lãnh
đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ của cơ quan theo đúng chức

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
năng, nhiệm vụ, tôn chỉ mục đích, quy định của Hiến pháp, pháp luật và acơ
cơ quan chủ quản.
Phòng Phóng viên kinh tế xã hội gồm: 01 Trởng phòng và 02 Phó
phòng và các Phóng viên chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng họat
động theo đúng Pháp luật và các chế độ quy định của cơ quan của ngành, chỉ
đạo tổ chức thực hiện nội dung tuyên truyền kinh tế xã hội theo định hớng của

phối hợp chặt chẽ với các đối tác làm tốt công tác thông tin phát hành báo
theo đúng chế độ quy định hiện hành.
Văn phòng đại diện phía nam : gồm 01 Trởng phòng và 01 Phó phòng
và các nhân viên, phớng viên phát hành .
Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng hoạt động theo đúng
quy định của pháp luật và các chế độ quy định của cơ quan của ngành. chỉ đạo
tổ chức thực hiện theo đúng nội dung tuyên truyền công tác phát hành báo,
công tác thông tin quảng cáo trên địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh, cá Tỉnh
Nam Trung Bộ theo định hớng của Ban biên tập theo yêu cầu nhiệm vụ hàng
tháng, hàng quý
Sơ đồ tổ chức của báo thanh tra

Tổng biên tập
Phó tổng biên
tập

Phòng
phóng
viên
kinh
tế xã
hội

Phòng
thư ký
tòa
soạn

Phòng
trị sự


Văn bản đến

Văn bản đi

Văn bản nội bộ

2004

3520

5467

523

2005

3954

6215

587

Vì là cơ quan ngôn luận của Thanh tra Chính phủ lại có trụ sở đặt tại
Thủ đô Hà Nội nơi có nền kinh tế phát triển, cơ sở hạ tầng kỹ thuật t ơng đối
đồng bộ và hiện đại có một nguồn nhân lực, tài lực nên Phòng Trị sự đã tận
dụng lợi thế đó để đa tiến bộ công nghệ thông tin vào hầu hết các khâu trong
quá trình quản lý hành chính văn phòng.
Hầu hết các quy trình, nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến đợc
thực hiện trên hệ thống máy tính với các phần mềm quản lý đợc xây dựng và

đạo và các phòng là Tổng Biên tập, Phó Tổng Biên tập, các Trởng Phòng và
các Phó Trởng phòng nh Phòng Phóng viên kinh tế xã hội, Phòng Trị sự,
Phòng Nội chính, Văn phòng phía nam.

24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sau khi làm công tác phân loại Văn th chuyển qua công tác đăng ký văn
bản bằng máy tính, đảm bảo đầy đủ thông tin nh; Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn
bản; khu vực gửi văn bản; mức độ mật; mức độ khẩn; loại văn bản; số ký hiệu;
ngày ký; ngày nhận; lĩnh vực văn bản; đính kèm văn bản nếu có; hạn giải
quyết văn bản nếu có. Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên vào màn hình xử
lý văn bản máy vi tính, văn th thực hiện lệnh xác nhận, máy tính sẽ tự động
hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận; văn th làm công tác ghi số đến va ngày
đến của văn bản, sau khi đăng ký xong văn th kẹp theo phiếu xử lý văn bản
vào mỗi đầu văn bản và đa vào các ô tiếp nhận văn bản của từng chuyên viên
trong phòng.
Phiếu xử lý văn bản là căn cứ để xử lý văn bản trong đó có ghi số văn
bản, ngày, tháng, năm,cơ quan gửi, ý kiến của Trởng và các Phó Trởng phòng,
ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp xử lý.
b) Trình văn bản đến.
Sau khi đợc đăng ký, văn bản đợc kịp thời chuyển cho nhân viên có
trách nhiệm trực tiếp giải quyết theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Các
nhân viên sau khi nhận đợc văn bản, sau khi xem xet nghiên cứu. Căn cứ vào
chức năng,nhiệm vụ,kế hoạch đợc giao ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn
vị và cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết theo nội dung
của văn bản.
ý kiến phân phối, giải quyết đợc ghi vào phiếu xử lý văn bản sau đó đợc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy vi tính thông
qua văn th.