LỜI CẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp của em: “Xây dựng chương trình kế toán bán hàng
và công nợ phải thu cho Siêu Thị Minh Cầu” đã được hoàn thành cùng với sự
hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn và kế toán viên tại Siêu thị Minh Cầu.
Lời cảm ơn đầu tiên, em gửi đến các thầy cô giáo trong khoa, tạo điều
kiện cho em học tập, nghiên cứu trong bốn năm học qua.
Em xin chân thành cảm ơn kế toán viên tại Siêu thị Minh Cầu đã tạo điều
kiện cung cấp cho em những thông tin về nghiệp vụ kế toán, các hóa đơn chứng
từ liên quan đến quá trình làm báo cáo khóa luận tại doanh nghiệp. Xin cảm ơn
bạn bè và gia đình đã trao đổi, thảo luận, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo khóa
luận tốt nghiệp này.
Thái Nguyên, ngày .. tháng .. năm 20..
Sinh viên thực hiện
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung trong khóa luận này là do em nghiên
cứu các tài liệu, khảo sát công tác kế toán tại công ty cổ phần lương thực, từ đó
viết cơ sở lý thuyết liên quan đến việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp: “Xây dựng
chương trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho Siêu thị Minh Cầu” và tự
xây dựng chương trình thực hiện các chức năng đã phân tích trong khóa luận.
Khóa luận tốt nghiệp không sao chép từ bất kỳ một chương trình hay một sản
phẩm nào khác.
Người cam đoan
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN.....................................................................................................1
1.3.2.6. Ô nhập liệu (TextBox).................................................................................................................21
2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp...............................................................26
2.2.3. Quy trình bán hàng tại doanh nghiệp..................................................................................28
2.3.1. Mục tiêu của hệ thống..................................................................................................................29
2.3.1.1. Mục tiêu về nghiệp vụ................................................................................................................29
2.3.1.2. Mục tiêu kinh tế.........................................................................................................................29
2.3.3. Phân tích chức năng hệ thống............................................................................................. 33
2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu............................................................................................................ 40
2.4.1. Mô hình lược đồ quan hệ................................................................................................... 40
2.4.2 Các bảng dữ liệu.................................................................................................................. 43
CHƯƠNG 3............................................................................................................47
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI
THU CHO SIÊU THỊ MINH CẦU.......................................................................47
3.1. Đặt vấn đề............................................................................................................................. 47
3.2. Giải quyết vấn đề................................................................................................................... 47
3.3. Đặc tả chức năng một số giao diện của hệ thống....................................................................48
3.3.1. Giao diện menu hệ thống.................................................................................................... 49
3.3.2. Giao diện form nhập thông tin khách hàng..........................................................................50
3.3.3. Giao diện nhập thông tin hàng hóa.....................................................................................51
3.3.4. Giao diện hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho...............................................................52
3.3.5. Giao diện tìm kiếm thông tin khách hàng............................................................................53
3.3.6. Giao diện in danh sách khách hàng.....................................................................................54
3.3.7. Giao diện khi in hóa đơn bán.............................................................................................. 55
3.3.8. Giao diện khi in bảng hàng tồn kho.....................................................................................56
3.3.9. Giao diện khi in sổ nhật kí bán hàng....................................................................................57
KẾT LUẬN............................................................................................................58
HĐ
Hóa đơn
5
NCC
Nhà cung cấp
6
TK
Tài khoản
7
TT
Thông tin
8
STT
Số thứ tự
9
HÌNH 1.1: MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN [3, TR 10]..........4
HÌNH 1.2: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI
SỔ. [7, TR 211]........................................................................................................7
HÌNH 1.3: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÝ CHUNG. [7, TR 206]........................................................................................8
HÌNH 1.4: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÍ CHỨNG TỪ.[7, TR 218]....................................................................................9
HÌNH 1.5: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÍ SỔ CÁI.[7, TR 202]..........................................................................................10
HÌNH 1.6: MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG [3, TR 145]...............14
HÌNH 1.7: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG. [3, TR 145]...........14
HÌNH 2.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÍ CỦA DOANH NGHIỆP....24
HÌNH 2.2: HÌNH ẢNH 1 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.............................................31
HÌNH 2.3: HÌNH ẢNH BẢNG KÊ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ HÀNG HÓA BÁN
RA...........................................................................................................................32
HÌNH 2.4: HÌNH ẢNH SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG............................................32
HÌNH 2.5: HÌNH ẢNH SỔ NHẬT KÍ BÁN HÀNG............................................33
HÌNH 2.6: BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG...............................................34
HÌNH 2.7: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH......................34
HÌNH 2.8: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH.......................................35
HÌNH 2.9: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
CẬP NHẬT DỮ LIỆU...........................................................................................36
HÌNH 2.10: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
LẬP HÓA ĐƠN.....................................................................................................37
HÌNH 2.11: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
TÌM KIẾM.............................................................................................................38
HÌNH 2.12: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
THỐNG KÊ BÁO CÁO........................................................................................39
HÌNH 2.13: LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ.......................................................................42
nhau. Nhưng cũng chính từ các cách cụ thể như vậy đã góp phần rất lớn vào việc
hỗ trợ hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Ta thấy hoạt động thương mại chủ
yếu là trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá thực hiện lưu chuyển hàng hoá thông
qua khâu: Mua vào, dự trữ, bán ra trong đó bán ra là khâu cơ bản, quan trọng
nhất, nó có tính chất quyết định đến các khâu khác trong quá trình lưu thông.
Vì vậy bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất cứ doanh
nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay. Bởi vì chỉ có bán được
hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả
kinh doanh. Khâu bán hàng thực hiện tốt doanh nghiệp mới có khả năng thu hồi
vốn, có lợi nhuận, tạo điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời
sống của người lao động, tạo nguồn tích lũy cho nền kinh tế quốc dân. Hơn thế
nữa việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu
quả hoạt động cuả các doanh nghiệp đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế,
phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có
hiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế:
Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động.
Sau thời gian tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là
Siêu thị Minh Cầu em nhận thấy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói
riêng là một bộ phận quan trọng trong quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, phải luôn đòi hỏi phải được hoàn thiện. Vì thế em quyết định đi
sâu vào nghiên cứu công tác kế toán bán hàng của doanh nghiệp với đề tài: “Xây
dựng chương trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho Siêu Thị Minh
Cầu”.
Bài khóa luận đặt ra mục tiêu: Xây dựng một chương trình kế toán bán
hàng hỗ trợ hoạt động bán hàng cho doanh nghiệp được nhanh và hiệu quả hơn.
1
Để xây dựng được chương trình kế toán bán hàng hỗ trợ hoạt động kinh
của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế
toán. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng
hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
1.1.2. Vai trò của kế toán
Đối với doanh nghiệp kế toán giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản
phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất giúp cho việc theo
dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị
trường những sản phẩm đáp ứng nhu cầu và những thị hiếu của người tiêu dùng,
ngoài ra kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định
chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kì.
Nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn
vị giúp cho việc quản lý lành mạnh tránh hiện tường tham ô, lãng phí tài sản,
thực hiện việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả.
Nhờ kế toán mà người quản lý tính được công việc mình đã điều hành
trong từng giái đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai,
điều hòa được tình hình tài chính của doanh nghiệp .
Kế toán là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp khiếu nại, là cơ sở pháp lý
chứng minh về hành vi thương mại.
1.1.3. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
3
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3
công đoạn sau:
Hình 1.1: Mô hình hoạt động phần mềm kế toán [3, tr 10]
* Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát
sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
1.1.4. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
* Tính chính xác
Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo
cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu
tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay
với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí
vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy
nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ
công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên
nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình
trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng
hợp bị sai.
* Tính hiệu quả
5
Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có
thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với
khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn,
chính xác hơn và quan trọng là hiệu quả hơn.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế
toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn
tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và
thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
* Tính chuyên nghiệp
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số
phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn
cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
7
1.1.5.2. Hình thức nhật ký chung (NKC)
Hình 1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán nhật ký chung. [7, tr 206]
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu
đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù
hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký
chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu ở sổ cái, kế toán lập bảng cân
đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các
báo cáo tài chính gửi lên giám đốc doanh nghiệp.
8
Hình 1.4: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ.[7, tr 218]
1.1.5.3. Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ (NKCT)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ
Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại)
được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi,
phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1
đến 3 ngày.Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau
10
khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có
liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng
tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào
số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát
sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản
trên Nhật ký - Sổ Cái.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào
số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên nhật ký – sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng lập báo cáo tài chính.
sự vận động của tài sản đó, nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính của đơn vị, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý, tiêu thụ hàng
hoá. Như vậy việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là tất yếu, công việc kế
toán bán hàng có tốt, có thuận lợi nó giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến lược
cho bán hàng một cách hợp lý. Khi nào công tác bán hàng được thực hiện tốt thì
doanh nghiệp mới đạt được kết quả bán hàng như mong muốn, tức là thu được
lợi nhuận cao và nâng cao hiệu quả vốn kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán bán
hàng đóng vai trò lớn trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.
1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Như đã nói ở trên bán hàng và quản lý nghiệp vụ bán hàng có vai trò sống
còn đối với doanh nghiệp thương mại. Để quản lý bán hàng đạt hiệu quả, doanh
nghiệp thương mại cần sử dụng tổng hợp nhiều công cụ, biện pháp. Nằm trong số
ấy, kế toán bán hàng được coi là công vụ sắc bén nhất.
Để thực sự là công cụ cho quá trình quản lý, kế toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng phải thực hiện tốt, đầy đủ các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám sát chặt
chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại mặt hàng trong thời kỳ cả
12
về gía trị và số lượng hàng hoá trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng,
từng phương thức bán hàng.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu,
các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát
tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách
hàng, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền, khoản nợ, thời hạn và
tình hình trả nợ…
Hình 1.6: Mô hình hóa hoạt động bán hàng [3, tr 145]
1.2.5. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng
Hình 1.7: Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng. [3, tr 145]
14
1.3. Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệ
quản trị Microsoft Access.
Để giải quyết yêu cầu của bài toán quản lý với các chức năng đã được
phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và nhiều hệ
quản trị cơ sở dữ liêụ khác nhau như: Visual Basic,Visual C++, Foxpro, Access,
SQL Server…
Mỗi ngôn ngữ lập trình, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm
mạnh, điểm yếu trên từng bài toán cụ thể. Trong khuôn khổ thời gian và phạm vi
của đề tài này, em quyết định chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Access để giải quyết đề tài thực tập tốt nghiệp: “Chương
trình kế toán bán hàng tại Siêu thị Minh Cầu”.
1.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Theo xu hướng hiện nay thì người dùng đều muốn sử dụng những phần
mềm chạy trong Windows vì một số lý do cơ bản sau:
- Các ứng dụng được tạo ra trong Windows thường có giao diện thân thiện
với người sử dụng.
- Tận dụng được các ưu thế của Windows là hiển thị và in ấn với nhiều
phông chữ (Font) đẹp.
- Trong môi trường Windows thì khả năng nhúng kết dữ liệu giữa các ứng
dụng rất tốt. Microsoft Access có đầy đủ các đặc điểm đó:
+ Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu với đầy đủ các chức
năng. Nó có các tính năng định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu
tin của một danh sách thí sinh. Bằng công cụ truy vấn ta có thể sắp xếp danh sách
theo tên thí sinh. Một ví dụ khác: Giả sử đã có thông tin về điểm của một lớp
học. Ta cần phân loại học sinh theo điểm và tạo thêm một trường để ghi kết quả
phân loại. Điều này khó thực hiện được bằng môi trường Access. Với việc lập
trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic sẽ giúp ta dễ dàng giải quyết những
khó khăn trên.
1.3.2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 (VB6) là một phiên bản của bộ công cụ lập trình Visual
Basic (VB), cho phép người dùng tiếp cận nhanh cách thức lập trình trên môi
trường Windows. Những ai đã từng quen thuộc với VB thì tìm thấy ở VB6
16
Copyright: Tài liệu đại học ©