BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Trịnh Thị Như Quỳnh
CQ 47/41.01
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2
Chuyên ngành : Tin học tài chính kế toán
Mã số : 404
NGƯỜI HƯỚNG DẪN: THS.HÀ VĂN SANG
HÀ NỘI – 2013
LỜI CAM ĐOAN
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết quả nêu trong
đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị em thực tập.
Tác giả
Trịnh Thị Như Quỳnh
Trịnh Thị Như Quỳnh 2 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được rất nhiều kiến
thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm
nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thì phải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ
của các thầy cô trường Học viện Tài chính. Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của
các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin
kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành để cho em có
được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Trịnh Thị Như Quỳnh 5 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
DANH MỤC CÁC HÌNH
Trịnh Thị Như Quỳnh 6 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu trong
cuộc sống của chúng ta. Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn của
công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản
lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan
trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin
quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là
quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn
tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa
hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng
nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai
trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng.
Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Hùng Chung Nghĩa 2, được tìm
hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụng
công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em quyết định lựa chọn đề tài “
Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng
Chung Nghĩa 2” .
Với đặc thù kinh doanh của công ty là thương mại thì hoạt động mua bán
hàng hóa là hoạt động chính và quạn trọng nhất mang lại doanh thu và lợi nhuận
cho công ty.
Hiện nay, tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa đang sử dụng
phần mềm Microsoft Excel để hạch toán. Do vậy cần phải xây dựng một hệ thống
thông tin kế toán bán hàng giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt
Trịnh Thị Như Quỳnh 8 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VÀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin
Các khái niệm:
Thông tin: là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự
có ý nghĩa đối với người sử dụng. Thông tin được coi như là một sản phẩm
hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu.
+ Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy
móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý,
gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử có mối quan hệ
với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
Vd: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thông tin…
+ Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm
và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái
tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các
mục tiêu của tổ chức.
1.1.1. Các yêu cầu đối với HTTT
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó
cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
1.1.1.1. Độ tin cậy:
Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức
những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổ
chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.
Trịnh Thị Như Quỳnh 9 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
1.1.1.2. Tính đầy đủ:
Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
- Xác định các nhược điểm của hệ thống.
Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng
- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.
- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến.
Nội dung của việc khảo sát hiện trạng
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấp khác nhau.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ của tổ chức,
đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệu trên.
- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định… chi phối
đến quá trình xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
- Thông kê các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ thống.
- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống, các
nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống.
- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.
- Lập tài liệu khảo sát.
Lập dự án
- Xác định mục tiêu dự án
- Lợi ích nghiệp vụ.
- Lợi ích người tiêu dùng.
- Lợi ích kinh tế.
Trịnh Thị Như Quỳnh 11 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Đưa ra giải pháp sơ bộ
- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống.
- Lập kế hoạch triển khai dự án.
1.1.2.2. Phân tích
Chức năng con
Chức năng con
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một
chức năng con.
Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:
Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chức
năng cha.
c. Ma trận thực thể chức năng.
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.
Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:
R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.
U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.
C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột.
1.1.2.3. Mô hình hóa quá trình xử lý.
Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình
thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý. Mô hình
Trịnh Thị Như Quỳnh 13 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn đồ thị các chức
năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ
phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó.
Biểu đồ luồng dữ liệu
Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và
tác nhân.
Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một
vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó.
Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí. Một kho dữ
liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau.
Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đến
cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúng
như nó tồn tại.
Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thực
thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ.
Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi,
thuộc tính lặp, thuộc tính định danh.
Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể
là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể.
Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sở
hữu).
Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương tác
hay sở hữu.
Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.
Gồm 4 bước:
Bước 1 : Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.
Bước 2 : Xác định thực thể, thuộc tính:
Bước 3 : Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:
Bước 4 : Vẽ biểu đồ mô hình.
Trịnh Thị Như Quỳnh 15 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các thuộc
tính của quan hệ (attributes)
Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là thuộc
tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi).
Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc
tính thuộc vào một miền xác định.
Các loại thuộc tính:
Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khác
nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau.
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
Thiết kế mô hình quan hệ.
Đầu vào: Mô hình E_R
Mô hình E_R
Biểu diễn thực thể ->quan hệ
Biểu diễn mối quan hệ>quan hệ
Vẽ biểu đồ mô hình quan hệ
Chuẩn hóa 3NF
Kết quả Chuẩn 3NF
Mô hình
Vẽ biểu đồ:
Trịnh Thị Như Quỳnh 17 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên quan
hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạch
chân)
Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính của
quan hệ kia.
Xác định bản số:
TÊN QUAN HỆ
# Khóa chính
Khóa ngoại
TÊN QUAN HỆ
# Khóa chính
Khóa ngoại
b. Thiết kế vật lý.
Xác định luồng hệ thống:
Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu.
quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải
Trịnh Thị Như Quỳnh 19 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động
của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá
trị. Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính
và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng.
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng.
1.2.2.1. Doanh thu bán hàng.
* Khái niệm :
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC
ngày 31/12/2001 định nghĩa doanh thu như sau:
Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ
kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh
nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Cũng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
1. Doanh thu đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu thành
phẩm, hàng hóa cho người mua.
2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữu sản
phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
4. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịch bán hàng.
5. Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Tuy nhiên tùy thuộc vào cách tính thuế hàng hóa tiêu thụ mà chỉ tiêu doanh thu bán
hàng có sự khác biệt:
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tiền bán hàng thu
được tính theo giá chưa có thuế GTGT.
Trịnh Thị Như Quỳnh 20 CQ47/41.01
hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách trong hợp đồng
- Tài khoản sử dụng: TK 532- Giảm giá hàng bán
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng.
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TK sau:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- TK 512 – Doanh thu nội bộ.
- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
- Và các tài khoản liên quan khác.
Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 521 – Chiết khấu thương mại.
- TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại.
- TK 532 – Giảm giá hàng bán.
- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu.
- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toán sử
dụng các tài khoản kế toán sau:
- TK 641 – Chi phí bán hàng.
- TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:
- TK 6411 – Chi phí nhân viên
- TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì
- TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6415 – Chi phí bảo hành
- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
Trịnh Thị Như Quỳnh 22 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo
từng nghiệp vụ phát sinh. Các sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình 1.1. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung
Trịnh Thị Như Quỳnh 24 CQ47/41.01
Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Đồ án Tốt nghiệp
1.2.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh
tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ
Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Hình 1.2. Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái
Trịnh Thị Như Quỳnh 25 CQ47/41.01
Copyright: Tài liệu đại học ©