Chủ đề 9: Giao dịch trong kinh doanh (Giao dịch thư tín, danh
thiếp, điện thoại,…). Vận dụng trong thực tiễn kinh doanh.
Mục lục
Lời mở đầu ............................................................................................................ 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN ........................................................................................ 3

I.

1.1 Định nghĩa ................................................................................................... 3
1.2 Đặc điểm................................................................................................... 3
1.2.1

Giao dịch bằng danh thiếp .............................................................. 4

1.2.2

Giao dịch bằng thƣ tín .................................................................... 7

1.2.3

Giao dịch bằng điện thoại ............................................................... 8

1.2.4

Giao dịch với thƣơng gia nƣớc ngoài ........................................... 11

1.3 Ảnh hƣởng: ............................................................................................. 12
II.

VẬN DỤNG THỰC TIỄN ......................................................................... 14
2.1 Vận dụng giao dịch bằng danh thiếp ...................................................... 14

tiêu thụ sản phẩm.
Hoạt động kinh doanh trong kinh tế thị trƣờng luôn đứng trƣớc những cơ hội và
nguy cơ. Làm thế nào để thành công trong kinh doanh ở xã hội hiện đại? Có thể
thích ứng với hàng trăm ngàn tình huống khác nhau để ít mắc sai lầm nhất, ứng
phó kịp thời và có hiệu quả nhất? Đó là vấn đề mà chủ thể kinh doanh rất quan
tâm. Một trong những điểm then chốt để đƣa đến thành công cho mỗi ngƣời là
phải giỏi giao dịch. Giao dịch trở thành một chức năng, hoạt động cơ bản của
nhà kinh doanh.
Bài tiểu luận nhằm làm rõ cơ sở lý luận và phƣơng pháp vận dụng giao dịch
trong kinh doanh.

2|Page


I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Định nghĩa
Giao dịch là sự tiếp xúc quan hệ giữa các cá nhân để trao đổi thông tin hay thoả
mãn một nhu cầu nào đó.
Kinh doanh là đầu tƣ vốn vào một lĩnh vực hoặc giai đoạn nào đó của quá trình
hoạt động kinh doanh (Sản xuất, phân phối, dịch vụ, tiêu thụ, quảng cáo sản
phẩm) nhằm mục đích mang lại lợi nhuận tối đa cho cá nhân và doanh nghiệp.
Giao dịch kinh doanh là sự tiếp xúc quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh nhằm
trao đổi với nhau các thông tin về thị trƣờng hàng hoá, giá cả, kinh nghiệm kinh
doanh...
Giao dịch kinh doanh vừa mang bản chất của giao tiếp xã hội, đồng thời mang
những nét đặc thù. Mục đích của giao dịch kinh doanh cũng hƣớng vào mục
đích hiệu quả, mục đích lợi nhuận. Giao dịch trƣớc hết là để xác lập quan hệ,
thực hiện hành vi tiếp xúc với nhau. Giao dịch là cuộc đối thoại hai chiều làm
thay đổi cả ngƣời gửi lẫn ngƣời nhận. Giao dịch không phải là một thời điểm mà
là một quá trình. Có thể kết luận rằng: Quan hệ giao dịch kinh doanh là quan hệ

mức độ, quan hệ đối tác phát triển theo thời gian lien minh chiến lƣợc đầu tƣ lẫn
nhau). Xác lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu trong quá trình giao dịch, đánh giá
mục tiêu sau trong và khi cuộc giao dịch kết thúc, và thay đổi mục tiêu cho phù
hợp với hoàn cảnh và xu thế giao dịch.
Theo tính chất có hai hình thức giao dịch trong kinh doanh là giao dịch trực tiếp
và giao dịch gián tiếp.
Giao dịch trực tiếp là sự giao dịch giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau bàn
bạc, thoả thuận, trao đổi về danh mục hàng hoá, về khối lƣợng hàng hoá, về
thanh toán và các dịch vụ kèm theo. Ƣu điểm của giao dịch trực tiếp là hiểu
đƣợc yêu cầu của nhau, quá trình giao dịch nhanh chóng, kịp thời điều chỉnh
khi có sự thay đổi, có thể hợp tác với nhau trong đầu tƣ, sản xuất kinh doanh
ở khâu khác. Tuy nhiên giao dịch trực tiếp tốn kém chi phí, dễ bộc lộ những
nhƣợc điểm, hạn chế.
Giao dịch gián tiếp là hình thức giao dịch mà các nhà kinh doanh thoả thuận
các điều kiện mua bán với nhau phải thông qua các trung gian nhƣ: điện
thoại, thƣ tín, danh thiếp, Internet,...Giao dịch gián tiếp có những ƣu điểm là
tiết kiệm chi phí, nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó thì giao dịch gián tiếp
có những nhƣợc điểm là không hiểu hết đƣợc vấn đề, dễ hiểu sai và cuộc
giao dịch dễ bị từ chối.
Trong bài tiểu luận này, tôi nghiên cứu 4 loại giao dịch trong kinh doanh: giao
dịch bằng danh thiếp, giao dịch bằng thƣ tín, giao dịch bằng điện thoại và giao
dịch với thƣơng gia nƣớc ngoài.
1.2.1 Giao dịch bằng danh thiếp

Không giống nhƣ ở Bắc Mỹ hay Châu Âu, nơi mà các danh thiếp có rất ít ý
nghĩa, danh thiếp chỉ là một hình thức thuận tiện chứa các thông tin cần thiết.
4|Page


Tại Châu Á, danh thiếp là một phần rất quan trọng trong kinh doanh. Ví dụ, ở

thay một lời mời chính thức, và nó sẽ có tác dụng lớn hơn rất nhiều so với
5|Page


việc bạn nói bằng miệng hoặc gọi điện thoại mời họ tham dự.
Nếu nhƣ bạn muốn gửi một món quà nhỏ cho đối tác, nhƣng không thể đƣa
trực tiếp mà cần phải gửi qua một ngƣời khác, thì nên để kèm danh thiếp lƣu
tên họ của bạn trong gói quà.
Ngoài ra, bạn phải chú ý tới văn hóa danh thiếp quốc tế, nó sẽ giúp bạn trong
những chuyến đi kinh doanh ở nƣớc ngoài. Khi đi kinh doanh ở nƣớc ngoài, tốt
nhất nên trình bày một mặt của danh thiếp bằng ngôn ngữ của ngƣời bạn sẽ giao
dịch kinh doanh.
Phong tục danh thiếp kinh doanh ở Trung quốc:
Một mặt của danh thiếp của bạn phải đƣợc dịch sang tiếng Trung giản thể,
tốt nhất là các ký tự Trung Quốc đƣợc in bằng nhũ vàng, vì vàng là một
màu tốt lành đối với ngƣời Trung Quốc.
Đảm bảo bản dịch sử dụng ngôn ngữ địa phƣơng thích hợp, ví dụ là tiếng
Quảng Đông hay Quan Thoại.
Danh thiếp kinh doanh của bạn nên bao gồm chức vụ của bạn. Nếu công
ty của bạn là lâu đời hoặc lớn hơn trong quốc gia của bạn, bạn cần nhấn
mạnh trên danh thiếp của mình.
Trao danh thiếp bằng cả hai tay.
Không bao giờ ghi trên danh thiếp của một ai đó.
Phong tục danh thiếp ở Ấn Độ :
Nếu bạn có một bằng đại học hay một danh hiệu bất kỳ hãy ghi rõ trên
danh thiếp.
Luôn sử dụng tay phải để trao và nhận danh thiếp kinh doanh.
Danh thiếp không cần dịch thành tiếng Hin-đi vì tiếng Anh đƣợc dung
rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp.
Khi nhận danh thiếp nên đọc qua một chút chứ đừng vội cất đi ngay.

Thứ tƣ, Thƣ viết phải hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ những điều kiện
cần thiết. Nếu thƣ không đạt đƣợc điều này thì thƣờng phải trả giá vì đã gây
ra những bực dọc không cần thiết.
Thứ năm, Các ý trong thƣ phải nhất quán với nhau.
Thứ sáu, Thƣ viết phải thật trọng sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem
lại lợi nhuận cho các bên tham gia. Cho nên nó chỉ có thể có kết quả tốt đẹp
7|Page


trong bầu không khí tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay
gắt cũng đƣợc thể hiện bằng lời lẽ ôn tồn, tế nhị.
Cuối cùng, Thƣ viết phải thận trọng, không đƣợc viết những điều mà bản
thân không nắm đƣợc chắc chắn.
Ngoài bảy nguyên tắc ở trên , khi viết thƣ giao dịch cũng cần phải lƣu ý một
vài điểm sau đây :
Xác định cho đƣợc những nội dung cần viết, sắp xếp trong đầu các điểm cần
viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hoàn cảnh.
Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc.
Lập đề cƣơng nếu muốn viết thƣ dài…
Hầu hết các loại thƣ giao dịch thƣờng ngày có thể đƣợc xếp vào một trong ba
loại sau đây, xét theo tâm lý ngƣời nhận thƣ:
Thƣ vui vẻ: Với loại thƣ này, ngay câu đầu chúng ta phải tạo đƣợc tâm lý
vui vẻ thoải mái nơi ngƣời đọc, làm họ dễ dàng chấp nhận đoạn giải thích
phía sau. Ví dụ nhƣ các thƣ đề nghị cung cấp thông tin : thông tin về sản
phẩm, giá cả, dịch vụ,…
Thƣ gay cấn: Là loại thƣ đem đến tin không vui, thƣờng kèm theo những lời
từ chối. Viết thƣ gay cấn khó hơn viết thƣ vui vẻ, cái khó không phải là ở chỗ
viết sao cho rõ ý mà ở chỗ làm sao duy trì mối quan hệ làm ăn. Thƣ gay cấn
phải quan tâm nhất tới các lý lẽ làm rõ mình vì sao từ chối. Cho nên trƣớc hết

cả bạn và đối phƣơng.
Thứ ba, nghe với thái độ niềm nở, tích cực. Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua
điện thoại đối phƣơng không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau
có, khó chịu thế nào cũng đƣợc. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của
bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích
cực, luôn nở nụ cƣời vì họ sẽ cảm nhận đƣợc thái độ của bạn đó.
Thứ tƣ, tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại. Khi nói chuyện điện thoại
bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói
của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián
đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn
đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phƣơng có ấn
tƣợng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc
trò chuyện đó.
Thứ năm, luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trƣớc mặt. Khi có điện thoại bạn hãy
luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách
hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò
chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi,
thắc mắc của ngƣời gọi đến.
9|Page


Thứ sáu, không bất ngờ gác máy. Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò
chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành
động này sẽ khiến cho đối phƣơng cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việc
cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi
thái độ không lịch sự, không tôn trọng ngƣời khác của bạn.
Thứ bảy, nhắc lại nội cuộc trò chuyện. Là ngƣời nghe nên bạn cần nhắc lại
nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm đƣợc nội dung của cuộc
trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy đƣợc lòng tin của ngƣời gọi đến bởi
việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề

cảm thấy đƣợc bạn đang nói chuyện với họ bằng thái độ nhƣ thế nào.
Thứ tƣ, chuẩn bị trƣớc nội dung trao đổi. Bạn không thể gọi điện đến cho
khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy
nghĩ câu hỏi, nhƣ vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho ngƣời
nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp ngƣời khó tính có thể họ
sẽ từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trƣớc tất cả những gì bạn muốn
nói ra giấy để cuộc giao tiếp đƣợc suôn sẻ bạn nhé.
Thứ năm, không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành. Khi gọi điện để tƣ vấn,
thƣơng lƣợng với đối tác, khách hàng bạn nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu,
tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành, vì nhƣ vậy khách hàng của bạn sẽ
không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là ngƣời thích thể hiện, nhƣng
lại thể hiện không đúng chỗ.
Thứ sáu, nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi. Đừng kết thúc cuộc gọi khi
chƣa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối
phƣơng. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến
ngƣời đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn
và cũng cho thấy bạn là ngƣời lịch sự, chu đáo trong công việc.
Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn đƣợc khoảng cách với gia đình,
bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các
cuộc thƣơng lƣợng giữa các bên với nhau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất
cả những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi
nhé, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại
đƣợc suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.
1.2.4 Giao dịch với thương gia nước ngoài

Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, giao dịch với các thƣơng gia nƣớc ngoài
ngày càng nhiều. Dƣới đây là một số nguyên tắc khi giao dịch với thƣơng gia
nƣớc ngoài:
Với ngƣời Mỹ: Phải luôn luôn đúng giờ; Sắp xếp, bố trí phòng họp, phòng làm
việc thoáng, sang, sạch; Thông báo các thành phần dự họp và các tài liệu cần

Có những kiểu ngƣời thƣờng gặp trong giao dịch nhƣ sau:
Kiểu ngƣời cáu gắt, hay nóng nảy : Đối tác giao dịch này thƣờng đi ra ngoài
phạm vi chuyên môn của cuộc giao dịch. Trong quá trình giao dịch luôn nôn
nóng và mất bình tĩnh, thiếu tự chủ. Vì vậy cần phải có thái độ ứng xử nhƣ
sau : Thảo luận với họ về những vấn đề còn bàn cãi trƣớc khi bƣớc vào giao
dịch; Luôn tỏ ra bình tĩnh, thản nhiên và có hiểu biết; Tùy theo khả năng mà
nêu ra các quyết định bằng ngôn ngữ của họ; Nếu có điều kiện, hãy để các
đối tác khác bác bỏ ý kiến của họ, sau đó thì cự tuyệt ý kiến đó; Lôi kéo họ
về phía ta; Xếp đối tác này ngồi gần những ngƣời có uy quyền trong phòng
khi giao dịch.
12 | P a g e


Kiểu ngƣời đối thoại tích cực, thiết thực : Họ là những ngƣời dễ chịu, tốt
bụng. Họ bình tĩnh tiến hành tranh luận, cùng chúng ta tóm tắt kết quả giao
dịch. Đối với những ngƣời này, chúng ta cần : Tạo điều kiện cho những đối
tác khác đồng ý với phƣơng pháp, ý kiến họ đƣa ra; Tranh thủ sự đồng tình
của họ trong các vấn đề khó khan, tranh cãi; Xếp họ ngồi trung tâm giữa các
thành viên.
Kiểu ngƣời “Biết tất cả” : Họ luôn nghĩ rằng mình thông thạo hơn bất cứ ai
về mọi vấn đề, luôn có ý kiến về mọi thứ và luôn yêu cầu đƣợc phát biểu.
Khi giao dịch với họ cần: Đặt họ ngồi cạnh ngƣời chủ trì giao dịch; Thỉnh
thoảng nhắc nhở họ rằng mọi thành viên khác cũng có mong muốn đƣợc phát
biểu; Đôi khi đặt cho họ những câu hỏi chuyên môn phức tạp và khi cần thiết
ngƣời chủ trì giao dịch có thể trả lời câu hỏi của họ.
Kiểu ngƣời khoác lác: thƣờng thiếu tế nhị, vô cớ cắt ngang quá trình giao
dịch, và thƣờng không chú ý về thời gian cho lời phát biểu của họ. Vì vậy
nên quy định thời gian cho cuộc giao dịch và mỗi lời phát biểu; Không cho
họ lảng sang vấn đề khác.
Kiểu ngƣời nhút nhát: Thƣờng thiếu tự tin, hay im lặng, sợ phát biểu ý kiến

thậm chí thiếu tin tƣởng chỉ vì một nhân vật quan trọng nào đó quên hoặc không
mang theo danh thiếp.Tuy không phải là một loại giấy tờ có giá trị pháp lý,
nhƣng danh thiếp đã trở thành một thứ hành trang gần nhƣ không thể thiếu đƣợc
của các doanh nhân, một thứ "giấy thông hành" trong các giao dịch thƣơng mại,
chỉ vài giây để khách hàng và đối tác chú ý đến nó. Trong môi trƣờng kinh
doanh, tấm danh thiếp phải toát lên sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Tuy nhiên, mức độ quan trọng và tiêu chuẩn cụ thể của danh thiếp cũng nhƣ
cách thức sử dụng nó trong từng trƣờng hợp ra sao thì cho đến nay vẫn chƣa có
sự thống nhất. Phần lớn các doanh nhân hiện nay vẫn in và sử dụng danh thiếp
theo phƣơng châm "ngƣời sao ta vậy".
Nếu coi danh thiếp là một phần của văn hóa thƣơng mại, thì nền văn hóa ấy
đƣợc xây dựng từ những quy ƣớc bất thành văn của giới thƣơng nhân và đƣợc
thay đổi, bổ sung theo thời gian và nền văn hóa của mỗi khu vực, quốc gia.Tuy
nhiên, nó cũng có những điểm chung và nguyên tắc cơ bản mà các loại danh
thiếp phải tuân theo.
Trƣớc hết về kích thƣớc, danh thiếp thƣờng có dạng hình chữ nhật
khoảng 5,0-5,5cm x 8,5-9,0cm. Trên thực tế, còn tồn tại một số loại danh
thiếp phi tiêu chuẩn (ngắn, dài, to, nhỏ, vuông, tròn, gập đôi, gập ba...).
Về mặt hình thức, thiết kế danh thiếp đơn giản luôn là sự lựa chọn an
toàn. Do đặc thù của danh thiếp là có kích thƣớc nhỏ, lại thƣờng đƣợc dùng
trong những phút chào hỏi đầu tiên với vai trò thay mặt chủ nhân cung cấp
các thông tin cô đọng về doanh nhân và doanh nghiệp, nên việc thiết kế màu
14 | P a g e


mè, phức tạp hoặc quá hoành tráng là không cần thiết. Đã từng có trƣờng hợp
đối tác phải vất vả xoay xở, xăm xoi tấm danh thiếp khá lâu mà vẫn không
biết đƣợc ngƣời đứng trƣớc mặt mình là ai, hoạt động trong lĩnh vực nào.
Nhƣng cũng có không ít doanh nhân sở hữu những tấm danh thiếp đƣợc thiết
kế tinh tế, tỉ mỉ đến từng chi tiết.



Một vài mẫu danh thiếp:

16 | P a g e


2.2 Vận dụng giao dịch bằng thư tín
Khi viết một bức thƣ giao dịch, phải tuân thủ theo cấu trúc sau:
Tên công ty

Địa danh, ngày…, tháng…, năm

Địa chỉ :

Kính gửi:…

Điện thoại, telex, fax.

(Địa chỉ ngƣời nhận thƣ)

Thƣ số:
Thƣa Ông (Bà),
…………………………
…………………………
Lời cuối thƣ
Chức vụ
Chữ ký
Họ và tên


Dƣới đây là một bức thƣ công ty Công ty truyền thông kỹ thuật số DCC, đặt một
phòng họp tại khách sạn Grand:

18 | P a g e


Công ty truyền thông kỹ thuật số DCC

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2015

958,Phan Huy Chú, Hà Đông , Hà Nội
Điện thoại : (84) 455-3201

Kính gửi: Ông Nguyễn An

Fax: (84) 455-6621

Quản lý khách sạn Grand

Web: www.dcc.com.vn

35, Trần Duy Hƣng, Cầu Giấy, Hà Nội

Thƣa ông,
Khách sạn Grand của ông có thể cung cấp cho chúng tôi một phòng họp cho 250 đại
diện bán hàng của DCC từ ngày 25 tháng 9 đến ngày 30 tháng 9 đƣợc không?
Khách sạn của ông thì đƣợc đánh giá cao vì các cơ sở nghỉ dƣỡng và hội nghị đƣợc tổ
chức chuyên nghiệp. Hội nghị bán hàng của chúng tôi nhằm lên kế hoạch bán hàng
cho những tháng cuối năm và tôi đang thu thập thông tin cho phòng kế hoạch của
chúng tôi. Làm ơn trả lời một vài câu hỏi dƣới đây về Khách sạn Grand:

Xin chào. Tôi tên là A – Trƣởng phòng kinh doanh công ty DCC . Tôi
có thể nói chuyện với giám đốc của chị, ông B đƣợc không? < Thƣ ký
ghi chép lại thông tin của ông A>

Thƣ ký:

Tôi rất lấy làm tiếc rằng ông B không có mặt tại văn phòng. Ông ấy
đang đi công tác và ông B sẽ không có mặt cho đến thứ tƣ tuần tới. Ông
có muốn để lại lời nhắn không?

Ông A:

Ồ thƣa có. Cô có thể nhắn với ông ấy rằng ông A gọi và nhắc ông ấy gọi
lại ngay cho tôi ngay khi có thể.
< Thƣ ký ghi chép lại lời nhắn của ông A>

Thƣ ký:

Vâng. Ông có thể cho tối số điện thoại của ông đƣợc chứ ạ?

Ông A:

Ồ đƣợc thôi. Số điện thoại của tôi là 0123 456 789
<Thƣ ký ghi chép lại số điện thoại của ông A>

Thƣ ký:

0123 456 789 phải không ạ?

Ông A:

Ông A:

Cảm ơn! Tạm biệt cô!

Thƣ ký:

Tạm biệt ông, Ông A. < Đợi Ông A cúp máy rồi mới cúp máy>

Đối với bất cứ cuộc giao dịch qua điện thoại nào đều cần lƣu ý: Điều chỉnh
cƣờng độ giọng của bạn dễ nghe, thu hút đối tác; Chuẩn bị thật kỹ cho cuộc giao
dịch; Bình tĩnh với những đối tác khó tính; Luôn có thái độ tích cực, ngồi ngay
ngắn, tay cầm ống nghe thẳng, không làm việc riêng khi đang nghe điện thoại,
đáp “dạ”, “vâng” với khách hàng và tình thoảng nhắc lại nội dung đối tác vừa
nói để thể hiện sự tôn trọng và thái độ lắng nghe tích cực của bạn.
2.4 Vận dụng Giao dịch với thương gia nước ngoài:
Ngƣời Nhật đánh giá rất cao thị trƣờng Việt Nam và luôn sẵn sàng hợp tác khi
có cơ hội tốt. Nhƣng đa phần ngƣời Việt làm ăn với ngƣời Nhật lại thất bại. Nếu
muốn có kết quả tốt khi giao dịch với ngƣời Nhật cần chú ý các điểm sau đây:
Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín,
giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ coi trọng ấn tƣợng trong
buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi
các doanh nghiệp VN không thực hiện đƣợc lời hứa, thì việc đầu tiên là phải
xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải đƣợc thực hiện
hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.
Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù là
công ty thƣơng mại đơn thuần, trong đại đa số trƣờng hợp, khách hàng Nhật
Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đƣa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng
kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho
bạn. Nhƣng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại
21 | P a g e

Anh rất ít.
Ngƣời Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách
Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phƣơng tiện hợp lý và thời gian đảm bảo
tránh bị muộn vì lý do tắc đƣờng.
22 | P a g e


Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm
cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác., tốt
nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).
Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật nhƣ dịp Ô Bôn (tháng 7),
dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dƣơng lịch nên tặng đồ uống. Gửi thiếp
chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh
và năm mới (lƣu ý thiếp chúc mừng phải đƣợc gửi tới tay đối tác trƣớc ngày
Giáng sinh.
Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì
sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thƣớc hợp
tạo đƣợc sự lôi cuốn và tiện dụng cho ngƣời sử dụng.
Dù giao dịch với bất kỳ thƣơng gia nƣớc ngoài nào, chúng ta cũng phải lƣu ý
một số điểm sau: Tìm hiểu kĩ về văn hóa quốc gia, khu vực của đối tác; Chú ý
tới ngôn ngữ cơ thể, trang phục; Chuẩn bị trƣớc nội dung cuộc giao dịch; Luôn
có thái độ thân thiện; Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác; Biết lắng nghe ;
Tôn trọng đối tác; Luôn rõ ràng và có thái độ chân thành; Làm chủ cảm xúc của
mình khi giao dịch với đối tác.

III. KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, các doanh nghiệp phụ thuộc vào nhau,
nâng đỡ lẫn nhau cùng tồn tại và phát triển, các mối quan hệ trong kinh doanh
thì ngày càng phức tạp, giao dịch trở thành yếu tố then chốt ảnh hƣởng trực tiếp
đến chinh phục khách hàng cũng nhƣ kết quả kinh doanh.