Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

1


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

DANH SÁCH SƠ ĐỒ

2


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa diễn
ra ngày càng mạnh mẽ với quy mô ngày càng lớn. Để đưa hàng hóa xâm nhập vào thị
trường thế giới các doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các thao tác từ đóng gói sản
phẩm, ghi ký mã hiệu, làm thủ tục hải quan và một loạt các giấy tờ khác để giao nhận, xếp
dỡ, lưu kho hàng hóa. Khoảng cách địa lý, sự khác biệt về quy định của pháp luật khiến
các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn để thực hiện được tất cả những công đoạn kể trên.
Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian và công sức, rút ngắn quá trình hội nhập của sản
phẩm vào thị trường quốc tế các doanh nghiệp cần phải có sự hỗ trợ đắc lực từ những
doanh nghiệp chuyên thực hiện những dịch vụ có liên quan đến quá trình chuyển giao
hàng hóa đến tay người mua.
Xuất phát từ nhu cầu bức thiết này, dịch vụ giao nhận hàng hóa ra đời. Dịch vụ

hàng để hưởng thù lao. Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gistíc.”
Từ những khái niệm kể trên có thể hiểu nôm na “Giao nhận vận tải (hay Freight
Forwarding Services) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng,
trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng
thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.”
Hiện nay, thuật ngữ “giao nhận” và “logistic” thường bị đánh đồng trong nhiều
trường hợp. Về cơ bản freight forwarding (hay giao nhận vận tải) là dịch vụ vận chuyển
hàng hóa từ một điểm này đến một địa điểm khác (bằng một hay nhiều phương thức vận
tải). Trong khi đó, logistics bên thứ ba (3PL) bao gồm vận chuyển, lưu kho, quản lý hàng
tồn... và cũng có thể cung cấp cả dịch vụ forwarding theo cách hiểu truyền thống trước
đây. Nhìn chung, thuật ngữ “logistic” có nội hàm rộng hơn. Điều dễ gây nhầm lẫn là ở
chỗ dịch vụ logistics bao gồm nhiều dịch vụ nhỏ khác nhau, nhưng không nhất thiết phải
là tất cả các các dịch vụ này. Vì thế, nếu một công ty nhỏ chỉ làm một hoặc một vài các
dịch vụ đơn lẻ như lưu kho, đóng gói, khai thuê hải quan, vận tải bộ ...tức là đang làm một

4


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

phần của dịch vụ logisitics tổng thể/tích hợp (integrated logistics), thì cũng có nghĩa công
ty này đang làm dịch vụ logistics.
Dù hiểu theo cách nào thì giao dịch vận tải vẫn mang bản chất của một hoạt động
trung gian thương mại, theo đó người thực hiện dịch vụ giao nhận thực đóng vai trò như
nhịp cầu nối giữa chủ hàng với người vận tải, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu
hàng hóa và thúc đẩy quá trình chu chuyển hàng hóa trên khắp thế giới.

1.1.2. Người giao nhận (NGN)
Hiện nay, trên thế giới chưa có một định nghĩa thống nhất về thuật ngữ “người giao
nhận hàng hóa quốc tế”. Ở những quốc gia khác nhau, để chỉ “người giao nhận hàng hóa”

XNK,…
‒ Chứng từ vận tải: Những chứng từ đi kèm, cái nào cần chuẩn bị trước, cái nào
sau, thời gian chuẩn bị…
‒ Các quy định về thanh toán: Yêu cầu của ngân hàng

1.2.2. Chức năng đại diện
Căn cứ trên đối tượng được đại diện và những thảo thuận cụ thể mà NGN có thể
giúp khách hàng của mình thực hiện các công việc khác nhau.
Trong trường hợp NGN đại diện cho người xuất khẩu, thì NGN có thể thực
hiện những công việc sau:
‒ Lựa chọn tuyến đường vận tải.
‒ Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải.
‒ Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (ví dụ như: biên lai nhận hàng (the
Forwarder Certificate of Receipt) hay chứng từ vận tải (the Forwarder Certificate of
Transport).
‒ Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của
chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cả
các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, đồng thời chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
‒ Ðóng gói hàng hoá (nếu hàng hoá chưa được đóng gói trước khi giao cho NGN).
‒ Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá và các
loại/gói bảo hiểm tham khảo, các công ty bảo hiểm uy tín (nếu có yêu cầu).
‒ Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần).
‒ Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giám
sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải.
‒ Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu.
‒ Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liên hệ với
người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài.
‒ Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có).
‒ Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn
thất của hàng hoá.

lý, như việc phải mẫn cán thực hiện nhiệm vụ của mình, phải trung thực với người ủy
thác, phải tuân theo những chỉ dẫn hợp lý và phải có năng lực tính toán cho toàn bộ quá
trình giao dịch.Trái lại, NGN được hưởng quyền giới hạn trách nhiệm phù hợp với vai trò
đại lý của mình.
Trong trường hợp NGN thực hiện chức năng người ủy thác (tức là bên chính –
Principal), tự mình ký kết hợp đồng sử dụng những người chuyên chở và các đại lý, thì
NGN không được hưởng những quyền tự bảovệ và giới hạn trách nhiệm nói trên, trách
nhiệm của NGN sẽ kéo dài trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa kể cả khi hàng hóa

7


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

ở trong tay người chuyên chở và các đại lý khác mà anh ta sử dụng. Bù lại, người ủy thác
sẽ được nhận một khoản thù lao tương xứng.
Ở các nước thuộc hệ thống Dân luật (Civil law): Địa vị pháp lý của NGN thường
theo thể chế đại lý hưởng hoa hồng tức là họ vừa là đại lý của người ủy thác (người
gửi hàng hay người nhận hàng), vừa là người ủy thác (người chuyên chở hay đại lý
khác). Điều đó đồng nghĩa với việc NGN có bổn phận của người đại lý và cũng có quyền
hạn của một bên chính để đòi hỏi thực hiện các hợp đồng NGN đã ký kết để chuyên chở
hàng hóa của khách hàng. Tuy nhiên, quy định của các quốc gia trong trường hợp này
cũng còn nhiều khác biệt. Mặc dù vậy các quốc gia có thể sử dụng những quy định của
Hiệp hội Giao nhận quốc tế – FIATA như một nguồn tham khảo đáng tin cậy. Cụ thể:
‒ NGN phải thực hiện ủy thác với sự chăm lo cần thiết nhằm bảo vệ lợi ích của
khách hàng;
‒ NGN điều hành và lo liệu vận chuyển hàng hóa được ủy thác theo sự chỉ dẫn của
khách hàng và với cách thức thích hợp cho khách hàng;
‒ NGN không đảm bảo hàng đến vào một ngày nhất định, có quyền tự do chọn lựa
người ký hợp đồng phụ, có quyền quyết định sử dụng những phương tiện vận tải và tuyến

dịch vụ logistics
1. Ngoài những trường hợp miễn trách nhiệm quy định tại Điều 294 1 của Luật này,
thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách nhiệm về những tổn thất
đối với hàng hoá phát sinh trong các trường hợp sau đây:
a) Tổn thất là do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;
b) Tổn thất phát sinh do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics làm đúng theo
những chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;
c) Tổn thất là do khuyết tật của hàng hoá;
d) Tổn thất phát sinh trong những trường hợp miễn trách nhiệm theo quy định của
pháp luật và tập quán vận tải nếu thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics tổ chức vận
tải;

1 Điều 294. Các trường hợp miễn trách nhiệm đối với hành vi vi phạm
1. Bên vi phạm hợp đồng được miễn trách nhiệm trong các trường hợp sau đây:
a) Xảy ra trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thoả thuận;
b) Xảy ra sự kiện bất khả kháng;
c) Hành vi vi phạm của một bên hoàn toàn do lỗi của bên kia;
d) Hành vi vi phạm của một bên do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà
các bên không thể biết được vào thời điểm giao kết hợp đồng.
2. Bên vi phạm hợp đồng có nghĩa vụ chứng minh các trường hợp miễn trách nhiệm.

9


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

e) Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không nhận được thông báo về khiếu
nại trong thời hạn mười bốn ngày, kể từ ngày thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics
giao hàng cho người nhận;
f) Sau khi bị khiếu nại, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không nhận được



Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

‒ Cơ quan lãnh sự
‒ Các Bộ, ban ngành có liên quan khác.

1.4.2. Các bên tư nhân
‒ Người vận tải và các đại lý vận tải.
‒ Chủ tàu.
‒ Người kinh doanh vận tải nội bộ, đường sắt, vận tải nội thủy, đường hàng không
‒ Người quản lý kho hàng.
‒ Các doanh nghiệp đóng gói hàng hoá.
‒ Các ngân hàng thương mại: thực hiện chức năng trung gian thanh toán, hỗ trợ
vốn...
‒ Đại lý của NGN, hay chi nhánh, đại diện của họ ở nước ngoài.

1.4.3. Các công ty bảo hiểm
NGN rất dễ gặp rủi ro ngay cả khi hoạt động với tư cách là đại lý và ngay cả khi là
người ủy thác. NGN phải đảm đương những trách nhiệm tùy thuộc vào phạm vi dịch vụ
mà họ đã thỏa thuận với khách hàng của mình.
Có ba loại bảo hiểm trách nhiệm sau:
Bảo hiểm trách nhiệm hữu hạn: trên cơ sở các điều khoản kinh doanh tiêu chuẩn
quy định giới hạn trách nhiệm của NGN, NGN có quyền lựa chọn chỉ mua bảo hiểm cho
trách nhiệm đó. Song có nguy cơ là NGN sẽ phải đối mặt với những khiếu nại nhỏ gộp
chung lại thành những khoản tiền lớn không được người bảo hiểm bồi thường lại. Người
mua bảo hiểm cũng có thể giảm chi phí bảo hiểm bằng việc hạ thấp giới hạn bảo hiểm của
mình, giới hạn này chỉ hợp lý khi nó căn cứ vào kinh nghiệm về những khiếu nại mà
NGN đã gặp phải, song có nguy cơ là người giao nhận phải chịu trách nhiệm nặng nề do
bị khiếu nại lớn vượt qua giới hạn bảo hiểm trên.


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

chính, Tổng cục Hải quan ban hành bảng mã loại hình và hướng dẫn sử dụng. Tổng số mã
loại hình xây dựng trên hệ thống VNACCS gồm 20 mã xuất khẩu khẩu, trong đó E44 là
mã dự phòng.
BẢNG 1: BẢNG SO SÁNH MÃ LOẠI HÌNH XUẤT KHẨU TRÊN HỆ THỐNG
VNACCS VÀ E-CUS
T
T

Mã loại
hình

Khai
báo gộp

1

B11

2

B12

3

B13

X

Mã loại
hình
XKD01

E-CUS
Tên
Xuất kinh doanh

XKD02 Xuất kinh doanh dầu khí
XKD03 Xuất kinh doanh đá quý
XKD04 Xuất kinh doanh gắn máy
XKD06 Nhập kinh doanh ô tô
Xuất kinh doanh, Xuất khẩu
XKD11 Nhập kinh doanh tại chỗ
của doanh nghiệp đầu tư
XKD09 Xuất kinh doanh từ nội địa và
XKD10 Xuất kinh doanh biên giới
XGC03 Xuất gia công kinh doanh
XGC08 Hàng trong nội địa bán cho K
XSX04 Khu chế xuất bán hàng vào nộ
XDT08 Xuất đầu tư GC khu CN
XDT09 Xuất đầu tư kinh doanh Khu c
XDT10 Xuất đầu tư tại chỗ
XKD01 Xuất kinh doanh
Xuất sau khi đã tạm xuất
XTA04 Xuất đầu tư tái xuất
Sử dụng trong trường hợp XK đi theo mã
XKD14 Xuất trả hàng đã nhập khẩu
XGC21 Xuất trả hàng gia công đã nhập
Xuất trả hàng đã nhập khẩu XSX08 Xuất trả hàng hóa nhập khẩu s


9

E82

X

10

E62

X

11

G21

X

G22

X

13

G23

X

14

nhập
XGC06
XTA17
XTA18
Tái xuất khác
XTA08

Xuất máy móc thiết bị ra nước
công
XGC07 Hàng hóa tạm xuất ra nước ng
XTA15 Xuất đầu tư tạm xuất
XTA01 Tạm xuất

G61

X

16

C12

X

17

C22

X

Hàng đưa ra Khu phi thuế

Xuất triển lãm, hàng mẫu, quả
Hàng hóa tái xuất hàng hóa ra
Xuất hàng bán tại cửa hàng mi
Tái xuất hàng bán tại cửa hàng
Tạm nhập viện trợ

XGC24

15

Nhà nhập khẩu

XGC10 Xuất đặt gia công hàng hóa ở n

Xuất sản phẩm Sản xuất
xuất khẩu

Tạm xuất hàng hóa

Shipper

XGC18 Xuất nguyên liệu gia công cho

Cảng xuất

XTA06
XKD12
XKD13
XKD14



16


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.1.2.1. Nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách với các thông tin cụ thể về

•

Loại hàng: Có thông tin chi tiết về loại hình sản phẩm vận chuyển, nhân
viên kinh doanh có thể cung cấp cho khách hàng loại Container vận chuyển phù
hợp. Cũng như việc tư vấn cho khách hàng về các quy định xuất khẩu, nhập khẩu
loại mặt hàng đó

•

Cảng đi, cảng đến: 1 trong những yếu tố quyết định giá cước vận chuyển.
Trường hợp chọn cảng phù hợp tiết kiệm được chi phí về giá và thời gian

•

Thời gian xuất hàng – nhận hàng: Biết được thời gian xuất và nhận hàng,
nhân viên kinh doanh tìm lịch trình phù hợp để tư vấn cho khách hàng

•

Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu xuất hàng đến cảng nào và thời gian vận chuyển
mà nhân viên kinh doanh có thể tư vấn cho khách dịch vụ của 1 số hãng tàu uy tín

1.1.2.4. Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu phù hợp
Chủ hàng sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ (booking) cho lô hàng xuất khẩu ( đối
với hàng lẻ , chủ hàng sẽ gởi đến forwarder). Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã
thành công cho chủ hàng bằng cách gởi booking confirmation (Booking Note) hay còn
gọi là Chứng từ lưu khoang hay lưu cước ( Forwarder gửi booking comfirmation đến chủ
hàng).
Booking note này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu,
cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port
of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),
ETD, ETA, POL, POD, CLS, số lượng container, quy cách container
Sau khi nhận được booking confirmation (booking note) từ hãng tàu, doanh nghiệp
sẽ tiến hành kiểm tra thông tin trên Booking Note xem có đúng và phù hợp với yêu cầu
vận tải của doanh nghiệp.
a) Chứng từ lưu khoang (Booking Note)

 Khái niệm:
Là văn bản thể hiện sự thỏa thuận của người thuê một phần con tàu và người cho
thuê về việc đồng ý xếp hàng lên tàu. Khi ký vào booking note, chủ tàu hay người chuyên
chở đã đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích hầm hàng hoặc số lượng container
mà chủ hàng đăng ký.

 Mục đích:
Là bản liệt kê hàng hóa, bao gồm các thông tin: Tên tàu, tên người nhận
hàng,cảng bốc hàng ,cảng đến,…Nó làm cơ sở để:

•

Chuẩn bị hàng hóa theo đúng quy định hợp đồng

•


Theo dõi hành trình cua lô hàng

•

Tính các chi phí liên quan như phí bốc xếp, lưu kho, giao nhận …

 Nội dung
Hiện nay, hầu hết các công ty vận tải và tàu biển đều có các mẫu danh mục hàng
hóa thuộc đặc thù riêng của mỗi công ty, nhưng chúng đều có các nội dung cơ bản sau
đây:

•

Số Booking No,date

•

Số B/L

•

Người gửi hàng

•

Tên người nhận hàng.

•


•

Nơi, ngày giao container rỗng

•

Thời gian cuối cùng

19


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

20


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

21


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.1.2.5. Chuẩn bị chứng từ và Hàng hóa xuất khẩu

Chuẩn bị hàng hóa
• Nhà sản xuất chuẩn bị số hàng hóa như đã yêu cầu
• Chuẩn bị phương tiện vận tải (PTVT)
22



Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

• Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình
cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc
gia.

24


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu tại cơ quan có thẩm quyền, có thể xin
một lần cho nhiều lần xuất.
Dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-KD để truyền số liệu, thông tin
đến cơ quan Hải Quan theo cấu trúc qui định. Nội dung cần nhập trong tờ khai gồm:

 Thông tin chung về tờ khai
 Thông tin chi tiết về hàng hóa của tờ khai
25