Chơng I

Lý luận chung về xuất khẩu và kế toán nghiệp vụ
xuất khẩu hàng hóa ở doanh nghiệp kinh doanh
xuất khẩu
I. Đặc điểm của hoạt động xuất khẩu hàng hóa
1. Vai trò và đặc điểm của hoạt động xuất khẩu hàng hóa
a) Vai trò của kinh doanh xuất khẩu
Xuất khẩu là một trong những hoạt động kinh tế quan trọng trong quan hệ kinh tế đối ngoại, là một
động lực thúc đẩy tăng trởng kinh tế. Vai trò của xuất khẩu đối với quá trình phát triển kinh tế ở nớc ta đợc thể
hiện trên những mặt sau:
- Xuất khẩu góp phần làm lành mạnh tình hình tài chính quốc gia: đảm bảo sự cân đối trong cán
cân thanh toán và cán cân thơng mại, giảm tình trạng nhập siêu.
- Xuất khẩu khai thác có hiệu quả lợi thế tuyệt đối và tơng đối của đất nớc, kích thích các ngành
kinh tế phát triển, thúc đẩy tăng trởng kinh tế.
- Xuất khẩu làm cho sản lợng sản xuất quốc gia tăng lên thông qua mở rộng thị trờng quốc tế, góp phần
tăng tích luỹ vốn, tăng thu nhập cho nền kinh tế.
- Xuất khẩu đem lại nguồn ngoại tệ mạnh để nhập khẩu máy móc, thiết bị và công nghệ hiện đại
nhằm phục vụ cho công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nớc.
- Xuất khẩu có tác động đến việc giải quyết công ăn việc làm và cải thiện đời sống của nhân dân.
Sản xuất hàng xuất khẩu là nơi thu hút hàng triệu lao động vào làm việc và có thu nhập ổn định.
- Xuất khẩu tăng cờng sự hợp tác giữa các nớc, góp phần phát triển quan hệ đối ngoại với tất cả các nớc
trong khu vực và trên thế giới, nâng cao uy tín của Việt Nam trên trờng quốc tế, thực hiện chính sách của Đảng
và Nhà nớc: " đa dạng hoá thị trờng và đa phơng hoá quan hệ kinh tế, tăng cờng hợp tác khu vực".
b) Đặc điểm của hoạt động xuất khẩu
Cũng nh nhập khẩu xuất khẩu là hoạt động kinh tế tơng đối tổng hợp và phức tạp của doanh nghiệp
xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp này đợc Nhà nớc cho phép kinh doanh mua bán hàng hoá với nớc ngoài trên cơ
sở hợp đồng kinh tế, các hiệp định, nghị định mà chính phủ đã ký với nớc ngoài và giao cho doanh nghiệp
thực hiện. Trong cơ chế thị trờng các doanh nghiệp phải thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi
và đảm bảo có lãi, hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc và nâng cao đời sống công nhân viên.
Đặc điểm chủ yếu của kinh doanh xuất khẩu bao gồm:

Các quan hệ đàm phán ký kết hợp đồng do các doanh nghiệp trực tiếp tiến hành trên cơ sở các quy
định trong chính sách pháp luật của Nhà nớc. Đối với những hợp đồng này các đơn vị đợc cấp giấy phép kinh
doanh xuất nhập khẩu và hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện cũng nh phân phối kết quả thu đợc từ các
hoạt động đó.
- Xuất khẩu hỗn hợp:
Hình thức này kết hợp cả hai hình thức trên có nghĩa là doanh nghiệp vừa xuất khẩu theo nghị định
th, vừa tiến hành xuất khẩu trực tiếp ngoài nghị định th.
b) Các phơng thức xuất khẩu
Thờng đợc tiến hành theo các phơng thức sau:
- Xuất khẩu trực tiếp:
Theo phơng thức này các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thuộc các tỉnh thành phố có điều kiện cơ sở
vật chất thuận lợi, có trình độ năng lực chuyên môn đợc Nhà nớc hoặc Bộ thơng mại cấp giấy phép cho phép
trực tiếp giao dịch ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Số ngoại tệ thu đợc do xuất khẩu hàng
hóa đợc sử dụng để nhập khẩu các loại hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và phát triển kinh tế địa
phơng theo chính sách của Nhà nớc.
- Xuất khẩu uỷ thác:
Là phơng thức mà các đơn vị có hàng hoá và có nhu cầu nhng không có điều kiện đàm phán ký kết
và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng kinh doanh xuất nhập
khẩu, có giấy phép xuất nhập khẩu tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu hộ. Trong tr ờng hợp này đơn vị uỷ thác
xuất khẩu phải trả một khoản hoa hồng cho đơn vị xuất uỷ thác theo tỷ lệ thoả thuận trong hợp đồng gọi là phí
uỷ thác.
3. Các phơng thức thanh toán trong kinh doanh xuất khẩu
a) Phơng thức nhờ thu (Collection of Payment)
Phơng thức nhờ thu là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ ký phát hối
phiếu đòi tiền ngời mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó.
Có hai loại nhờ thu: Nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
- Nhờ thu phiếu trơn (Clean Collection)
Là phơng pháp mà ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền ở ngời mua trên cơ sở hối phiếu do ngời bán lập
mà không kèm theo điều kiện gì cả. Phơng pháp này có nhợc điểm là không đảm bảo quyền lợi cho ngời bán,
vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào ý muốn của ngời mua, tốc độ thanh toán chậm và ngân hàng chỉ

hợp cả ba hình thức trên.
4. Điều khoản về giá của hợp đồng xuất khẩu
Trong hoạt động xuất khẩu vấn đề giá cả hàng hóa cần đợc chú ý vì việc mua bán diễn ra trong một
thời gian dài giữa các khu vực khác nhau về địa lý, hàng hóa đợc vận chuyển qua nhiều quốc gia. Tuỳ theo sự
thoả thuận giữa các bên tham gia mà giá cả hàng hóa có thể bao gồm các yếu tố giá trị hàng hóa đơn thuần, bao
bì, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và chi phí khác. Trong việc xác định giá cả, ng ời ta luôn định rõ
điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá đó. Sở dĩ nh vậy vì điều kiện cơ sở giao hàng đã bao hàm
trách nhiệm mà ngời bán hoặc ngời mua phải chịu nh chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí mua bảo hiểm, chi
phí lu kho bãi, chi phí làm thủ tục hải quan. Hiện nay các loại giá giao hàng đợc sử dụng rất phong phú theo qui
định của Incoterms 2000 và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thờng hay sử dụng các loại giá FOB. CIF, C&F.
+ Giá FOB (Free On Board):
Là giá giao hàng tính đến khi hàng hóa đợc xếp lên phơng tiện vận chuyển tại cảng, ga biên giới nớc
ngời xuất khẩu. Nh vậy giá FOB bao gồm giá thực tế của hàng hóa cộng với khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp
hàng hóa lên tàu. Quyền sở hữu cũng nh mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển hàng hóa thuộc về ngời
mua kể từ khi hàng hoá đợc chất lên phơng tiện vận chuyển.
Trong kinh doanh xuất khẩu các doanh nghiệp Việt Nam thờng sủ dụng những loại giá sau:
+ Giá CIF (Cost Insurance and Freight):
Giá CIF bao gồm giá FOB cộng với phí bảo hiểm và cớc vận tải.Theo giá CIF thì ngời bán sẽ giao hàng
tại cảng của ngời mua.
+ Giá CFR ( Cost and Freight ):
Là giá xuất khẩu bao gồm giá FOB cộng với chi phí vận chuyển cho đến đích.
Ngoài ra còn các loại giá khác theo quy định của Incoterms 2000 nh : EXW, FAS, FCA, CPT, CIP, DAF,
DES, DEQ, DDU, DDP trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của hai bên trong hợp đồng ngoại thơng.
Khi ký kết hợp đồng xuất khẩu dựa vào các điều khoản về cách thức quy định giá, doanh nghiệp có thể áp
dụng loại giá phù hợp và có lợi nhất.
II. tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp kINH DOANH xuất khẩu
1. Đặc điểm của công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu
Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
từ khi tiến hành tổ chức nguồn hàng, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa ra n ớc ngoài cho đến khi thu đợc
tiền (ngoại tệ)

- Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ.
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Mỗi hình thức sổ kế toán có u, nhợc điểm riêng phù hợp với từng doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh
nghiệp xuất nhập khẩu phải căn cứ vào nội dung và đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh, trình độ và khả
năng của đội ngũ kế toán, khả năng tự động hoá công tác kế toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp.
III - kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa
1.Chứng từ sử dụng trong kế toán xuất khẩu hàng hóa
Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh
và thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ mà kế toán kiểm tra đ ợc tính chất hợp lý, hợp lệ của các
nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi trong sổ kế toán và thông tin kinh tế
trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách nguyên tắc tài chính
và là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất.
Để xuất khẩu đợc một lô hàng thì việc hoàn thành các thủ tục cảng, ga, biên giới nớc xuất khẩu là
không thể thiếu nên kế toán phải sử dụng bộ chứng từ phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Và một số chứng
từ chủ yếu đợc sử dụng trong hạch toán gồm:
- Vận đơn đờng biển (Bill of lading), vận đơn đờng không (Air way bill)... : là giấy chứng nhận của
đơn vị vận tải về loại hàng, số lợng, nơi đi, nơi đến...
- Hóa đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác
nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa.
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận phẩm chất của hàng hóa
thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hợp với điều khoản hợp đồng.
- Giấy chứng nhận số lợng (Certificate of quantity): là chứng từ xác nhận số lợng hàng hóa thực giao.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ xác nhận một lô hàng nào đã đ ợc bảo hiểm theo hợp đồng
bảo hiểm.
- Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng
(Container).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch
- Tờ khai hải quan.


TK156

Giá
thanh
toán khi
mua
hàng

TK 111,112,331
Xuất hàng hoá trả
lại cho ngời bán

Giá mua
cha có
TK 151
thuế

TK 133 (1331)

Các khoản chiết khấu, giảm giá
đợc hởng

Thuế GTGT
TK 154
Xuất hàng để gia công,
chế biến

Chi phí vận chuyển hàng về
nhập kho



Giá vốn hàng xuất
không qua kho

Thuế xuất khẩu
phải nộp

Giá bán

TK156

TK 413
Giá vốn hàng
Xuất khẩu

Chênh lệch
tỷ giá

TK 157
Xuất
Giá vốn
gửi bán
Sơ đồ 3: Hạch toán xuất khẩu uỷ thác.
TK 111, 112

TK 338

Nộp thuế và trả các chi phí


TK 632
Giá vốn hàng bán

TK 111,112 TK 138
TK 333 (3333)
TK 511
TK 111,112
Chuyển tiền
Nhận các
cho bên xuất
chứng từ về
Thuế XK
TK 131
uỷ thác để
nộp thuế và
phải nộp
Giá bán
Nhận tiền
nộp thuế và
trả các chi
hàng
trả các chi phí phí khác do
bên xuất
TK 413
TK 641
uỷ thác
Chênh lệch Phí uỷ thác
chuyển
tỷ giá
giao


TK 413

hàng bị trả lại

Chênh lệch tỷ giá

TK 532
Kết chuyển số tiền

Số tiền giảm giá hàng bán

giảm giá

+ Khi hàng bán bị trả lại thì thuế xuất khẩu đối với số hàng đó cũng đ ợc hoàn lại, kế toán ghi giảm chi phí bán
hàng
Nợ TK 111, 112
Có TK 641
Sơ đồ 6: Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN
TK 111, 112, 331, 152 ...

TK 641

Chi phí bán hàng

TK 111, 112, ...
Giảm chi phí BH

phát sinh
TK 642

1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Chè Việt Nam
Năm 1974, Liên hiệp các xí nghiệp Chè Việt Nam đợc thành lập trên cơ sở hợp nhất các nhà máy chè
xuất khẩu của trung ơng và một số Xí nghiệp chè hơng ở miền Bắc. Nhiệm vụ của Liên hiệp chè là chế biến
chè xuất khẩu theo kế hoạch do Nhà nớc giao.
Năm 1979, Chính phủ ra quyết định 75/TTg và 224/TTg về thống nhất tổ chức ngành chè, hợp nhất 2
khâu trồng trọt và chế biến giao cho các Nông trờng chè ở địa phơng trên cơ sở trung ơng quản lý thống nhất.
Tháng 3 năm 1987 Bộ trởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm ra quyết định số 283 /NNTCCB/QĐ thành lập công ty xuất nhập khẩu chè thuộc Liên hiệp các xí nghiệp nông công nghiệp Chè Việt
Nam.
Căn cứ văn bản số 5826/ĐMDN ngày 13/10/1995 của Thủ Tớng Chính phủ phê duyệt phơng án tổng thể
sắp xếp doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Bộ NN&CNTP (nay là Bộ NN&PTNT ) và uỷ quyền ký quyết định
thành lập các Tổng công ty theo quyết định số 90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tớng Chính phủ. Ngày
29/12/1995 Bộ trởng Bộ NN&PTNT ra quyết định số 394/NN-TCCB/QĐ thành lập Tổng công ty chè Việt Nam
trên cơ sở sắp xếp lại các doanh nghiệp thuộc Liên hiệp các xí nghiệp nông công nghiệp Chè Việt Nam .
Tổng công ty Chè Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam National Tea Corporation (Vinatea
Corp ) trụ sở chính đặt tại 46 Tăng Bạt Hổ-HBT-HN.
Tổng công ty Chè Việt Nam chính thức đi vào hoạt động vào tháng 6/1996 với quy mô ban đầu với 28
đơn vị thành viên tổng số lao động là 22 500 CBCNV.
Biểu số 1: Quy mô ban đầu của Tổng công ty Chè Việt Nam
Đơn vị : Trđ
Vốn pháp định
101.867,5
Nguồn vốn kinh doanh
95.419,8
Trong đó :
+ Vốn cố định
68.163,6
+ Vốn lu động
27.256,2
Nguồn vốn XDCB
5.601,0

của tổng công ty.
- Phó tổng giám đốc là ngời giúp Tổng giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của
Tổng công ty.
- Kế toán trởng Tổng công ty giúp Tổng giám đốc chỉ đạo , tổ chức, thực hiện công tác kế toán, thống
kê của Tổng công ty.
- Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao về việc kiểm tra, giám sát hoạt động
điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp
hành luật pháp, điều lệ của Tổng công ty, quyết định của Hội đồng quản trị.
- Văn phòng và các phòng ban hoặc ban chuyên môn, nghiệp vụ của Tổng công ty có chức năng tham mu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc.
- Nhiệm vụ kinh doanh của Tổng công ty đợc giao cho các phòng kinh donh thực hiên, chủ yếu là mua
hàng trong nớc và tiến hành xuất khẩu. Hoạt động kinh doanh của các phòng kinh doanh đợc hạch toán riêng.
- Các công ty thành viên, đơn vị sự nghiệp và các chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch và sự
chỉ đạo chung của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty và trớc cơ quan quản lý Nhà nớc về các
hoạt động của mình.
Sơ đồ 8: Mô hình tổ chức quản lý của Tổng công ty Chè Việt Nam
HĐQT
Ban Kiểm soát

TGĐ

Phó TGĐ

P. KHĐT&HTQT

Phó TGĐ

Viện nghiên cứu chè

T.tâm KCS


Chi nhánh TCT tại TP.
HCM

Các liên kết hợp tác sx
(2 Cty)

P. Kinh doanh 3
P. Kinh doanh 4
P. Kinh doanh 5

: Trực tiếp quản lý
: Kiểm tra, kiểm soát
4. Tình hình kinh doanh xuất khẩu chè của Tổng công ty
Tổng công ty tiến hành ký hợp đồng thu mua sản phẩm của các đơn vị thành viên, các công ty chè khác
và của t nhân đồng thời tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ sản phẩm, chủ yếu là xuất khẩu ra n ớc ngoài.
Nhiệm vụ này giao cho các phòng kinh doanh thực hiện.
Chè của Việt Nam đã đợc xuất khẩu sang khoảng 40 nớc trên thế giới.
Biểu số 2: Các thị trờng chính của chè Việt Nam:
Đơn vị: tấn
Thứ tự
Tên nớc
Tổng lợng chè các loại Chè đen
Các loại chè khác
( tấn )
( tấn )
( tấn )
1
Irắc
16.412
16.412

818
818
9
Đức
755
755
10
Nga
706
706
11
Balan
676
676
12
Canada
585
585
13
Mỹ
576
506
70

Nguồn: Báo cáo tình hình xuất khẩu chè của Tổng công ty Chè Việt Nam năm 1999
Iraq là khách hàng lớn nhất, chỉ riêng thị trờng Iraq chiếm hơn 40% tổng lợng chè xuất khẩu cả nớc.
Canada và Mỹ tuy là các thị trờng mới nhng có tiềm năng rất lớn ( biểu số 2 ).
Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Tổng công ty là chè đen, chiếm hơn 90% tổng sản l ợng chè xuất
khẩu. Sản phẩm chè xanh chủ yếu xuất sang Đài Loan và Nhật Bản( biểu số 3 ).
Biểu số 3: Cơ cấu mặt hàng chè xuất khẩu của Tổng công ty năm 1997-1999


653.847,285

770,925

1.657.571,550

207,330

746,080

1.665.9467,582

332,776

33.864.461,930

Sản
ợng(t)

1999
l- Trị giá (USD)

17.222,932

25.891.119,900

501,192

755.516,472

Đơn vị : VND
1998

1999

Chỉ tiêu
Tổng doanh thu

157.232.515.634

230.578.790.700

Thuế doanh thu

1.565.826.046

2.293.389.091

Giá vốn hàng bán

117.101.176.809

171.024.612.632

197.043.774.333

Chi phí bán hàng

20.669.032.391


thành mỗi hợp đồng. Nếu Trong năm Tổng công ty không thực hiện hết kế hoạch Nhà nớc giao thì sang năm sau
thực hiện tiếp.
Tự cân đối: Tổng công ty tự tìm kiếm khách hàng để ký kết hợp đồng xuất khẩu và nhận xuất khẩu
uỷ thác cho các công ty khác.
Tổng công ty thờng xuất theo giá FOB, CFR và CIF.
+Tổ chức quá trình xuất khẩu
(1) Lập phơng án giá
(2) Ký hợp đồng xuất khẩu
(3) Thu mua chè
(4) Kiểm tra L/C
(5) Xuất kho chuyển hàng ra cảng
(6) Làm các thủ tục kiểm dịch, Hải quan...
(6) Giao hàng lên tàu
(7) Làm thủ tục thanh toán
II. tổ chức công tác kế toán tại tổng công ty chè việt nam
1. Tổ chức Phòng Kế toán - Tài chính tại Tổng công ty Chè Việt Nam
1 Sơ đồ 9 : Tổ chức của Phòng Tài chính - Kế toán ở Tổng công ty Chè Việt Nam:
Trởng phòng KT - TC
Phó phòng phụ trách sản
xuất

Phó phòng phụ trách kinh
doanh

Kế toán thanh toán

Kế toán vốn ODA

Kế toán hành chính
sự nghiệp

- Kế toán tổng hợp sản xuất làm tổng hợp quyết toán tài chính của các đơn vị thành viên, lên quyết
toán tài chíng toàn Tổng công ty.
- Kế toán hành chính sự nghiệp, chi phí lu thông và làm kế hoạch tài chính (thu - chi ngân sách
hàng năm), tổng hợp, phân tích các khoản chi đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, theo dõi, phân tích
chi phí lu thông trong kinh doanh xuất - nhập khẩu.
- Kế toán theo dõi nguồn vốn đầu t ODA, nhận vốn đầu t, giao xuống các đơn vị thành viên, theo dõi,
đôn đốc các đơn vị trả nợ gốc và lãi đúng thời hạn.
- Kế toán thanh toán ngân quỹ và ngân hàng, kiểm tra chứng từ gốc và viết phiếu thu - chi, hạch toán
thanh toán, theo dõi quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Thủ quỹ phụ trách thu - chi tiền mặt, theo dõi tồn quỹ hàng ngày và đối chiếu với kế toán thanh toán.
+ Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty là hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các
đơn vị thành viên hạch toán độc lập tổ chức kế toán riêng, đợc tự chủ về tài chính. Các chi nhánh và các đơn
vị hạch toán phụ thuộc không tổ chức kế toán, mọi nghiệp vụ kế toán đ ợc giao cho một nhân viên chuyên trách
làm công tác hạch toán ban đầu, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phòng Kế toán - Tài chính của Tổng công ty
2. Đặc điểm công tác kế toán tại Tổng công ty Chè Việt Nam
+ Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ở TCT Chè Việt Nam
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán:
Chứng từ gốc

Sổ quỹ

(1)
(2)

Sổ đăng ký
CTGS

(6)

(3)


Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu

+ Hệ thống sổ kế toán tại Tổng công ty chè Việt Nam:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ quỹ, sổ cái và các sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 641, TK 632...
Sổ chi tiết bán hàng, chi tiết thanh toán...
+ Tài khoản sử dụng:
Tổng công ty Chè Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn với đầy đủ các hoạt động sản xuất
kinh doanh vì vậy kế toán sử dụng gần nh tất cả các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam do
Bộ Tài chính ban hành. Tuy vậy, do đặc thù của ngành chè nên các tài khoản chi tiết và các tài khoản cấp 2,
cấp 3 thậm chí cấp 4 đợc mở cho từng đối tợng cụ thể, ví dụ:
TK 13111 - Phải thu của ngời mua chè trong nớc
TK 13131 - Phải thu của ngời mua chè xuất khẩu
TK 11221- Tiền gửi ngoại tệ tại Vietcombank
TK 11213 - Tiền gửi VND tại Eximbank
TK 156231 - Mua hơng liệu làm chè chất lợng cao nhập kho Cổ loa.
TK 15611 - Giá mua hàng xuất khẩu
TK 15614 - Giá mua bao bì xuất khẩu
TK 1571 - Hàng gửi xuất khẩu
TK 42121 - Kết quả hoạt động xuất khẩu
TK 51111 - Doanh thu xuất khẩu hàng hoá
TK 51131 - Doanh thu xuất khẩu uỷ thác
TK 63211 - Giá vốn chè xuất khẩu
TK 91111 - Xác định kết quả xuất khẩu
- Tổng công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên không sử dựng đến các
TK 611, TK 631.
+ Hệ thống báo cáo kế toán gồm:
- Báo cáo Tài chính;

11.071.428đ
675.000đ
7.425.000đ

Chi phí mua

TK 15621
6. 750.000đ

13


Sơ đồ 12: Hạch toán nghiệp vụ mua bao bì chè xuất khẩu
TK 11111

TK 15614

27.500.000đ

Giá mua bao bì

25.000.000đ

TK 1331
2.500.000đ
636.363đ
7.000.000đ

TK 15624


TK 131 (15611,... ,15624)
399.576.678đ
Doanh thu bán
hàng

Sơ đồ 14: Các khoản chi phí có thể xác định riêng cho hoạt động xuất khẩu
TK 11221

TK 64171
CP thuê tàu

57.652.433đ

51.887.190đ

TK 1331
Có TK 0071: 4102,5USD

5.765.243đ

TK11112

1.825.000đ
18.250.000đ

TK 64181

CP bằng tiền khác

16.425.000đ


399.576.678đ

K/c giá vốn

K/c doanh thu

TK 64171

51.887.190đ
K/c chi phí

TK 64181

16.825.777đ
K/c chi phí
TK 42121
71.321.504đ
K/c lãi
Trờng hợp Tổng công ty xuất khẩu theo nghị định th ; hạch toán tơng tự nh xuất khẩu trực tiếp, kế toán
không phải mang chứng từ đến ngân hàng nhng lại thêm thủ tục chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho ngời mua.
Phí chuyển phát nhanh là 42,9 USD.
Nợ TK 64271 :
602.873,7đ
Có TK 11121:" Tiền mặt ngoại tệ "
Ghi đơn Có TK 0071 : 42,9 USD
Trờng hợp Tổng công ty xuất uỷ thác ; kế toán sử dụng TK 3388, với mặt hàng chè xuất khẩu thì sử dụng tài
khoản TK 33881 để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.
Ví dụ : Ngày 20/9/2000 Tổng công ty ký hợp đồng xuất khẩu uỷ thác cho công ty Chè và Cà phê Văn
Hng 30 tấn chè đen FBOP giá 1085 USD/tấn. Mọi chi phí cho tới khi hàng giao lên tàu tại cảng Hải Phòng do

18.488.400đ

462.210.000đ
Ngời nhập khẩu thanh toán tiền
chè

TK 3331
1.848.840đ
Thuế GTGT trên phí uỷ thác
đợc hởng
TK 11223

Nợ TK 0071: 32.550 USD
TK 003

443.721.600đ
Chuyển trả tiền chè xuất khẩu cho
bên uỷ thác

462.210.000đ
Khi nhận
hàng

462.210.000đ
Khi trả tiền

Có TK 0071: 31.248 USD

Khi chuyển đổi từ ngoại tệ sang đồng Việt Nam trong mọi trờng hợp Tổng công ty sử dụng tỷ giá do
ngân hàng công bố vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ, khi phát sinh chênh lệch tỷ giá kế toán ghi thẳng vào

sử dụng lại chứng từ.
Trong công tác hạch toán tổng hợp kế toán đã dụng hệ thống chế kế toán doanh nghiệp mới đ ợc Bộ Tài
chính ban hành. Để phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của Tổng công ty, kế toán Tổng công ty
đã mở một số tài khoản cấp II, cấp III, cấp IV để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán tránh đợc sự nhầm
lẫn và chồng chéo trong ghi chép.
Đối với tổ chức hệ thống sổ kế toán, đặc trng chung là mỗi sổ đợc đóng thành quyển theo dõi cho cả
năm tạo điều kiện cho việc bảo qủan và tra cứu số liệu.
Là đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu nên tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ, do đó Tổng
công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh ngoại tệ để hạch toán ngoại tệ là thích hợp, giúp kế toán
theo dõi chính xác sự biến động của tỷ giá hối đoái và phản ánh đúng giá trị tiền Việt Nam ghi sổ.

2. Tồn tại trong công tác kế toán xuất khẩu ở Tổng công ty Chè Việt Nam
Tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty Chè Việt Nam về cơ bản có nhiều u
điểm song bên cạnh đó do điều kiện khách quan và chủ quan nên không tránh khỏi những mặt hạn chế.
- Tổ chức quản lý công tác xuất khẩu ở Tổng công ty cha đợc hợp lý. Hiện nay Tổng công ty có 5 phòng
kinh doanh, các phòng đều có chức năng xuất khẩu, nhập khẩu và buôn bán trong n ớc. Mặc dù cách tổ chức này
có u điểm là khuyến khích tính năng động cũng nh phát triển khả năng nghiệp vụ của nhân viên song nó gây
ra sự cạnh tranh, chồng chéo, thiếu sự phối hợp trong công việc nên năng suất và hiệu quả không cao.
- Các khoản chi phí không thể phân bổ riêng cho hoạt động xuất khẩu nh khấu hao TSCĐ, lơng nhân
viên...kế toán tập hợp vào TK 6411, TK 6414, TK 6421, TK 6424 ... cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác
định kết quả kinh doanh chung vì lý do mỗi phòng kinh doanh cùng lúc thực hiện nhiều hợp đồng vừa mua bán
trong nớc vừa xuất nhập khẩu. Nh vậy kết quả hoạt động xuất khẩu trong báo cáo quản trị cha phản ánh đúng
thực chất.
- Việc chỉ sử dụng tỷ giá thực tế trong hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ có u điểm là
phản ánh chính xác giá trị của các khoản ngoại tệ phát sinh. Nhng do Tổng công ty không phải là doanh nghiệp
chuyên kinh doanh ngoại tệ nên việc phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá trực tiếp vào các TK 711, TK 811 là
sai nguyên tắc hạch toán tỷ giá, không đúng với hớng dẫn của Thông t 44/TC/TCDN 8/7/1997 của Bộ Tài chính.
- Việc mở các tài khoản cấp 3, cấp 4 cho từng đối tợng cụ thể có u điểm là phản ánh mọi nghiệp vụ
phát sinh một cách rõ ràng, đúng đối tợng , thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiêm việc mở quá nhiều
tài khoản chi tiết nh vậy gây ra nhiều phức tạp trong quá trình hạch toán, số lợng công việc của kế toán viên

d các tài khoản theo một tỷ giá thống nhất, dễ quản lý và truy xuất cho kỳ sau.
Sử dụng TK 413 nh sau:
TK 1112,1122,131,...

TK 413

TK 1112,1122,131,...

Mức chênh lệch tỷ giá
giảm

Mức chênh lệch tỷ giá
tăng
TK 811, 421,411

TK 711,421,411,...
Cuối năm giải quyết theo qui
định của BTC

Cuối năm giải quyết theo qui
định của BTC

DCK: mức CLTG giảm cha giải
quyết

DCK: mức CLTG tăng cha
giải quyết

2 . Phơng pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho hoạt động xuất khẩu
Hiện nay các phòng kinh doanh của Tổng công ty đều có chức năng mua bán trong n ớc và xuất khẩu do

+
3. Thiết lập hệ thống báo cáo nhanh kỳ
kỳ
Trong kinh doanh xuất khẩu cũng nh trong hoạt động bán hàng, thị trờng có ảnh hởng rất lớn đến doanh
thu và kết quả kinh doanh. Phòng kế toán của Tổng công ty nên lập hệ thống báo cáo nhanh nh các bảng tổng hợp
hàng mua vào, bán ra, các chi phí... thể hiện các thông tin cơ bản nh số liệu về số lợng, giá mua, giá bán, chi phí
để phục vụ cho việc lập phơng án giá và cho công tác quản lý chung. Ví dụ kế toán có thể lập bảng tổng hợp
mua hàng định kỳ hàng tháng nh sau: ( xem phụ lục 2 )
4. Tổ chức công tác theo dõi và xử lý chứng từ kế toán
Với hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ không bắt buộc kế toán phải ghi hàng ngày các chứng từ gốc
vào chứng từ ghi sổ và sổ cái, do đó kế toán ở Tổng công ty thờng để dồn các chứng từ đến cuối tháng mới vào
chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Có một thực tế là có những nghiệp vụ phát sinh liên
quan đến nhiều tài khoản chi tiết, kế toán đôi khi quên không vào hết các sổ liên quan. Cuối kỳ cộng số phát
sinh thấy số liệu không khớp, lúc này phải dò sổ, đối chiếu chứng từ mất rất nhiều thời gian.
Phòng kế toán nên quy định đối với chứng từ gốc bắt buộc phải vào sổ kế toán chi tiết, sổ quỹ và
bảng tổng hợp chứng từ gốc hàng ngày .Hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần phải lập chứng từ ghi sổ, ghi số
của chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các tài khoản liên quan. Nh vậy sẽ khắc
phục đợc tình trạng chứng từ để lu cữu, lập báo cáo kế toán không kịp thời nh hiện nay.
Đối với nghiệp vụ xuất khẩu thì bộ chứng từ rất quan trọng, nó là bằng chứng chứng tỏ ng ời bán đã hoàn
thành nghĩa vụ của mình, là cơ sở để thanh toán với ngời mua qua ngân hàng và cùng với hợp đồng nó là căn cứ
để giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Kế toán Tổng công ty không nên phân loại bộ chứng từ theo từng loại chứng từ và lu trữ theo từng tháng
nh hiện nay, nh vậy khi cần kiểm tra, đối chiếu sẽ phải lục tìm từng chứng từ một rất mất thời gian. Kế toán
nên tập hợp từng bộ chứng từ đính kèm với từng hợp đồng để lu trữ, nh vậy sẽ tiện lợi hơn cho việc kiểm tra,
đối chiếu.

18


5. áp dụng các biện pháp thúc đẩy, hỗ trợ xuất khẩu

Nhân viên phòng kế toán cần đợc cập nhật thờng xuyên những thông tin về chế độ, chính sách về tài
chính và kế toán và ngoại thơng để có thể điều chỉnh kịp thời phơng pháp hạch toán cho đúng với chế độ,
chính sách.
Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu đòi hỏi phải có trình độ Anh văn nhất định để có thể đọc đợc hợp
đồng và bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá( thờng đợc viết bằng tiếng Anh ).
Kế toán phải am hiểu máy vi tính và sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng nh
WINWORD, EXCEL và các phần mề kế toán thông dụng để có thể tự động hoá công tác kế toán, tăng năng
suất và hiệu quả công việc.
Muốn vậy Tổng công ty phải tổ chức đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng
ngoại ngữ, tin học cho nhân viên phòng kế toán.
3. ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Để khắc phục những khó khăn do việc mở nhiều TK cấp 3, cấp 4 gây ra, giảm bớt gánh nặng công
việc ghi chép sổ sách và kiểm tra đối chiếu cho kế toán viên thì Tổng công ty nên trang bị cho phòng kế toán
một phần mềm kế toán phù hợp và liên kết các máy thành một mạng nội bộ.
Hiện tại phòng kế toán cũng đã sử dụng máy vi tính trong công việc của mình nhng việc sử dụng này
còn mang tính thủ công, cha khai thác hết năng lực của máy.
Phòng kế toán có 12 chuyên viên nhng mới chỉ đợc đầu t 5 máy vi tính, các máy này cha đợc nối mạng
với nhau do đó không thể sử dụng chung thông tin trên máy. Thêm vào đó các máy này ch a đợc cài đặt một
phần mềm kế toán nào vì thế các máy chỉ đợc sử dụng để tính toán, lập biểu bảng một cách hết sức thủ
công bằng công cụ WORD và EXCEL. Kế toán mỗi phần hành sẽ tự vẽ những biểu bảng, sổ sách liên quan. Bộ
chứng từ đợc luân chuyển cho từng ngời phụ trách từng phần hành để nhập số liệu vào máy rồi tính toán trên
máy và in ra những bảng biểu và sổ sách cần thiết. Công việc này mất rất nhiều thời gian và không hiệu quả.
Hiện nay các công ty phần mềm liên tục tiếp thị những phần mềm kế toán nh EFFECT,
ACSOFT,...và sẵn sàng nhận thiết kế các phần mềm kế toán theo yêu cầu thực tế và đảm bảo hớng dãn sử
dụng thành thạo phần mềm đó. Giá cả của những phần mềm này cũng tơng đối hợp lý ( dao động từ 30 triệu
đến 40 triệu VND ).

19