BÁO CÁO THỰC TẬP
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
I.Thông tin về tiểu sử bản thân
1.Họ và tên:Dương Thị Loan
1.Ngày sinh:04/09/93
3.Quê quán:Xã Yên Thổ,Huyện Bảo Lâm,Tỉnh Cao Bằng
4. Số điện thoại:01663713483
II.Thông tin khác
1.Mã sinh viên:1315HCVA015
2.Sinh viên lớp :TC HCVP 13A
3.Khóa học:2013-2015
4. Nghành: Hành Chính Học
5. Khoa: TTĐT NVVP & DN
6. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1.Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Thủ trưởng cơ quan đơn vị thực tập:
Trưởng phòng:Đoàn Việt Hà
Phó trưởng phòng:Trần Thị Loan
Phó trưởng phòng:Trần Việt Hà


MỤC LỤC
PHẦN I:LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………........
PHẦN NỘI DUNG…………………………………………………………...
CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
II. KHỎA SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn thư lưu trữ trường đại học nội vụ hà


Tổ chức sử dụng lưu trữ


PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN
1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành
2. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban
hành trong 5 năm trở lại đây

PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính của cơ quan
thực tập
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ để chứng minh, minh họa cho những phần ở trên

PHẦN PHỤ LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo các chuyên
nghành của nhà trường nói chung, chuyên
nghành Hành Chính Học nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận
thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường
tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp, ý thức
trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác Hành Chính Học.
Được sự đồng ý của trường khoa: TTĐT NVVP &DN, theo sự phân công của khoa,
tôi về thực tập tại khoa văn thư Lưu trữ
từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến ngày mùng 5 tháng 6 năm 2015. Mặc dù nội dung thực tập

1.1. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT
ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào
tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện
nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà
nước.Về cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 của Cục
Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức bộ máy của Trường gồm: Ban Giám hiệu có Hiệu trưởng và
Hiệu phó; 3 phòng, ban chức năng: Phòng Giáo vụ, Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức,
Ban xây dựng cơ bản; 3 Tổ bộ môn: Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể
dục, Quân sự. Những ngày đầu thành lập Trường chỉ có 12 người với một bộ máy rất gọn
nhẹ.Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ là đào tạo, bồi
dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành
phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ
tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ ở phía Nam). Quyết định 95/BT
ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai


đoạn mới - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ
Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam. Vì
vậy cơ cấu tổ chức giai đoạn này theo Quyết định số 261/BT ngày 07/11/1977 tổ chức bộ
máy của Trường gồm:Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và 02 hiệu phó (1 phụ trách phía Nam, 1
phụ trách phía Bắc)
Các phòng ban:
+Phân hiệu phía Nam gồm: Phân hiệu trưởng và phân hiệu phó; Tổ Giáo vụ (gồm cả
các bộ môn giảng dạy về nghiệp vụ, văn hoá, khoa học cơ bản); Tổ Hành chính, Tổ chức và
Quản trị; Tổ Xây dựng cơ bản
+Phòng Giáo vụ
+Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức
+Ban xây dựng cơ bản
+Các tổ bộ môn

Các phòng chức năng:
+Phòng Đào tạo
+Phòng Hành chính Tổ chức
+Phòng Quản trị Đời sống
+Phòng Tài chính Kế toán
+Phòng Công tác học sinh
Các khoa, tổ bộ môn:
+Khoa Văn thư
+Khoa Lưu trữ
+Khoa Hành chính văn phòng (thành lập trên cơ sở tổ bộ môn Hành chính văn
phòng)
+Khoa khoa học cơ bản
+Tổ Thư ký văn phòng
Cơ sở phục vụ đào tạo:
+Trung tâm thực hành các nghiệp vụ văn phòng


Tháng 10/2004 tổ Thư ký văn phòng được đổi tên thành Khoa Thư ký, Trung tâm
thực hành các nghiệp vụ văn phòng được đổi tên thành Trung tâm Nghề và Thực hành.Ngày
25/4/2002 Trung Tâm Tin học được thành lập theo Quyết định số 55/QĐ-LTNN của Cục
Lưu trữ Nhà nước.Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I
thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường lại mang một tên
gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó không làm ảnh hưởng đến
quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.Ngày 27/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước đã ký Quyết định số 39/QĐ-VTLTNN về việc quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương
I. Theo đó, Trường có vị trí và chức năng: Trường là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, có chức năng đào tạo người lao động ở trình độ trung học chuyên nghiệp
và các trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập của xã hội và nhu cầu nhân lực của các

lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục
của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.Ngày
17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I:Chức năng: Trường là tổ chứcsự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ có chức năng: tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có tri thức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ và các ngành khác
có liên quan, nghiên cứu khoa học và phát triển áp dụng tiến bộ khoa học phục vụ phát triển
kinh tế xã hội.
Nhiệm vụ:
.
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của Trường phù hợp
với quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành Văn thư – Lưu trữ và chiến lược của ngành
giáo dục, quy hoạch mạng lưới các trường Cao đẳng của Nhà nước.
.
Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Cao đẳng và các trình độ thuộc ngành học Văn
thư Lưu trữ, Hành chính văn phòng,
Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng và các ngành nghề khác có
liên quan khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép và theo quy định của pháp luật.
. Bồi dưỡng, đào tạo lại nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công
chức làm công tác văn thư – Lưu trữ vàcác lĩnh vực khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức
và phù hợp với năng lực củaTrường. Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy
và học tập đối với ngành nghề, trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do
Bộ Giáo dục đào tạo quy định.. Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong trường hợp
trên cơ sở thẩm định của hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập.
. Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình ngành, nghề
đào tạo đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan quản lý có thẩm quyền cấp giấy phép;
công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định.
.
Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học – công nghệ, kết hợp đào tạo

Nội vụ Hà Nội.
Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg về đơn vị
sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ.
Ngày04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1052/QĐ-BNV ngày quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội:
Chức năng: Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội
vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và thấp
hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứu khoa
học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
Nhiệm vụ:
.
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm
phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lưới các
trường cao đẳng của Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện sau


khi được phê duyệt; Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp và nghề
về các ngành học(hoặc các chuyên ngành) Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Quản trị văn
phòng,Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin
học và các ngành, nghề khác có liên quan khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép và
theo qui định của pháp luật.Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội
ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác theo yêu cầu của
các cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạocủa Trường. Xây dựng chương trình,
giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với ngành nghề Trường được phép đào tạo trên
cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.Biên soạn và duyệt giáo
trình để sử dụng trong Trường trên cơ sở thẩm định của Hội đồng thẩm định giáo trình do
Hiệu trưởng thành lập. Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương
trình đào tạo ngành, nghề đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý có thẩm
quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định. Triển khai

và cao đẳng nghề văn thư hành chính; 7 ngành học bậc trung cấpchuyên nghiệp: Lưu trữ,
Thư ký văn phòng, Hành chính Văn thư, Hành chính văn phòng, Thông tin Thư viện, Tin
học văn phòng, Hành chính; 3 ngành học trung cấp nghề: Văn thư đánh máy, Thư ký văn
phòng, Tin học văn phòng.
Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV
phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng
Dự án nâng cấp trường lên đại học.
Đến cuối năm 2009, Trường có 86 giảng viên, giáo viên cơ hữu trên tổng số 157 cán bộ viên
chức, trong đó có 13 giảng viên chính, 47 giảng viên, 26 giáo viên. Trong số giảng viên giáo
viên có 7 phó giáo sư, tiến sĩ, 4 NCS, 30 thạc sĩ, 24 học viên cao học và hàng chục giảng
viên kiêm chức khác.
1.3. Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thực trạng
nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với
đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ công chức, viên chức còn thiếu
hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên
vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường
đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. Do vậy, Ban cán sự Đảng
bộ Bộ Nội vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có
trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của Bộ, nhất là
những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo. Chủ trương đó đã được triển
khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê
duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”,
trong đó có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.Chính vì vậy, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây dựng Dự
án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức
trong sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, năng lực để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời
kỳ phát triển mới của đất nước là thực sự cần thiết.Thực hiện chủ trương của Ban cán sự
Đảng bộ Bộ Nội vụ, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội khẩn trương chuẩn bị các điều kiện

- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm
2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989);
- Nhiều bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn thanh niên,
Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, công đoàn, Đoàn thanh
niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.


- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh các
bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong đó đã đào tạo 71 lưuhọc
sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.Với bề dày kinh nghiệm 40 năm chúng ta có quyền hy
vọng và tin tưởng rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách,
phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng
với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ và cho xã hội
đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
I .CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1. Vị trí chức năng:
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội là đơn vị sự nghiệp, trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể
thao và Du lịch, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực ở bậc đại học, sau đại học
và cao đẳng về các ngành được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cho phép; nghiên
cứu khoa học trong lĩnh vực khoa học xã hội - nhân văn và nghiệp vụ văn hóa, du lịch nhằm

cấu và chuẩn hoá về trình độ đào tạo.
10. Cải tiến công tác quản lý, hoàn thiện bộ máy tổ chức của Trường theo hướng tinh
giản, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả; thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ.
11. Tự đánh giá chất lượng đào tạo và chịu sự kiểm định chất lượng đào tạo của cơ
quan, tổ chức có thẩm
12. Quản lý nhân sự và người học, thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ,
viên chức, người lao động và người học thuộc phạm vi quản lý của Trường theo quy định
của pháp luật.
13. Quản lý, sử dụng nhà đất, tài chính, tài sản, ngân sách được phân bổ và các
nguồn thu khác theo quy định của pháp luật.
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác trong Điều lệ trường đại học và được Bộ trưởng
giao.
1. 3. Cơ cấu tổ chức:
1. Lãnh đạo trường:
Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
2. Các phòng, ban chức năng:
a) Phòng Tổ chức cán bộ;
b) Phòng Hành chính - Quản trị;
c) Phòng Tài vụ;


d) Phòng Đào tạo;
đ) Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế,
e) Phòng Công tác sinh viên.
3. Các khoa và bộ môn:
a) Khoa Bảo tàng;
b) Khoa Phát hành xuất bản phẩm;
c) Khoa Quản lý văn hóa - nghệ thuật;
d) Khoa Sáng tác và Lý luận - Phê bình văn học;

chuyên gia hướng dẫn của nước bạn,. Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT Trường được nâng cấp là Trường Cao
Đang Văn thư- Lưu trữ trung ương I. Với sự hoạt động nỗ lực, tâm huyết của đội ngũ giáo
viên, giảng viên đối với chuyên ngành đào tạo, tập thể va nhiều cá nhân cua 2 khoa Văn thư
và Lưu trữ được nhận bằng khen của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ năm 2006 vì có nhiều thành tích
trong sự phát triển cùa Nhà trường.Được sự đồng ý của Thủ Tướng chính phủ ngày
21/4/2008, Thủ Trường Bộ Giáo Dục và Đào tạo đã ký Quyết số 2275/QĐ-BGD&ĐT đổi
tên Trường Cao đẳng Văn thư –Lưu trữ TW I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, các
ngành nghề đào tạo của trường đã được mở rộng đáp ưng yêu cầu thực tế, 2 khoa chuyên
môn đã sáp nhập làm một với tên gọi khoa Văn thư-Lưu trữ.
2.Các ngành nghề do khoa quản lý
Trải qua 40 năm đào tạo, tính đến tháng 11/2011 tổng số sinh viên, học sinh các
bậc,loại hình đã và đang học tập tại Trường là hơn 46.000 người, trong đó có 6.226 sinh viên
bậc Cao đằng, trong đó Khoa Văn Thư Lưu trữ đã và đang quản lý ba ngành đào tạo: Ngành
Lưu trữ học nay đã là khóa thứ 5; Ngành Hành chính Văn thư đã là khóa thứ ; các ngành
Văn thư Lưu trữ đã là khóa thứ 4; 000 học sinh trung cấp chính quy, trong đó ngành Lưu trữ
đã là 37, Ngành hành chính Văn thư đã đẫ là khóa 37 và ngành Văn thư 39,12742 học sinh
trung cấp vừa làm vừa học ngành Văn thư-Lưu trữ , hiện nay đã là khóa 113; 11.472 học
viên qua các lớp bồi dưỡng chủ yếu là Văn thư –Lưu trữ, hiện nay đã là khó 161.428 chủ
yếu là ngành Văn thư Hành chính; 71 lưu học sinh CHDCND làm về chuyên ngành Văn thư
–Lưu trữ.
3. Sự phát triển đội ngũ giáo viên, giảng viên của khoa
Ngay từ thành lập trường đã có đội ngũ giáo viên chuyên ngành được đào tạo từ nước
ngoài như Liên Xô, Đức…..được đào tạo chính quy cơ bản từ trường Đại học…..lịch sử, bộ
môn lưu trữ học. Hiện nay khoa có 13 cán bộ giáo viên, giảng viên co hưu, trong đó đã có 02
tiến sĩ…đã có cống hiến công tác và giảng dạy gần 36 năm trong ngành Văn thư-Lưu trữ và
01 tiến sĩ được đào tạo ở CHLB Nga, 01 thạc sĩ và giảng viên chính và giảng viên ( trong đó
có 02 thạc sĩ; 05 giáo viên đang học cao học.



THƯ LƯU TRỮ
1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự Khoa Văn thư lưu trữ
1.1. Lãnh đạo Khoa:
- Q. Trưởng khoa:

TS. Đoàn Thị Hòa

- PhóTrưởng khoa:

Ths. Trần Thị Loan

- Phó Trưởng khoa:

Ths. Trần Việt Hà

1.2. Danh sách cán bộ, viên chức của Khoa STT Họ và tên Chức danh Điện thoại
Email


I. Lãnh đạo Khoa
1. TS. Đoàn Thị Hòa Q. Trưởng
2. Ths. Trần Thị Loan Phó trưởng 0912.305.606 [email protected]
3 Ths. Trần Việt Hà Phó trưởng
II. Bộ môn Lưu trữ
1. TS. Đoàn Thị Hòa Trưởng Bộ
2. TS. Chu Thị Hậu 0912.524.941 [email protected]
3. Ths. Trịnh T. Kim Oanh
4. Ths. Trần Văn Quang Giảng viên 0986.922.415 [email protected]
5. Trần Thị Mai Giảng viên 0977.939.795 [email protected]
6. Ths. Phạm Thị Hạnh Giảng viên 0912.656.326 [email protected]

lĩnh vực văn thư-lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn
3.1. Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều hành
tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì, tổ chức quá trình đào
tạo những ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong chương trình, kế
hoạch giảng dạy chung của Trường;
3.2. Nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên ngành đào tạo
do Nhà trường giao. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng và bảo vệ chương trình
mở ngành học mới;
3.3. Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
3.4. Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học và các tài liệu học tập theo kế
hoạch do Hiệu trưởng giao; xây
dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất
xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo


trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
3.5. Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các bậc, hệ
đào tạo;
3.6. Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ
thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê duyệt;
3.7. Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.Tổ chức bế
giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý.
3.8. Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc khoa. Quản lý và
cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý. Thực hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên thuộc
Khoa quản lý quy định tại Điều 6 Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy ban
hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
3.9. Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm toàn khóa chuyển
về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;

- Xây dựng trình hiệu trưởng sắp xếp tổ chức bộ máy của Trường; xây dựng quy
hoạch cán bộ, giáo viên. Thực hiện quy
trình bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ, viên chức.
- Quản lí và bồi dưỡng cán bộ, viên chức, nhân viên trong Trường; tổ chức thực hiện
các chế độ, chính sách của nhà nước,
quy định của nhà Trườn quản lí hồ sơ cán bộ, viên chức, nhân viên và quản lí bảo hiểm xã
hội.
- Tham mưu cho hiệu Trưởng về việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của trường
trong từng giai đoạn cụ thể.
- Thực hiện công tác hành chính công vụ( công việc thường ngày), lễ nghi, khánh tiết,
văn thư, lưu trữ, lễ tân,tiếp khách và quản lí phòng khách. Quản lí phòng lưu trữ của trường,
bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Làm thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của Trường. Giúp hiệu Trưởng quản
lí công tác thi đua khen thưởng của trường.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác an ninh, quốc phòng
của rường.
- Tổ chực hiện công tác lao động-tiền lương.
- Thực hiện công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, kỷ luật trong cán bộ, viên chức và
nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng;
lập chương trình làm việc của Trường; chuẩn bị nội dung chương trình các cuộc họp, ghi
biên bản, thông báo kết luận của Hiệu Trưởng.thông tin tổng hợp.
- Thực hiện công tác văn phòng, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên của trường.
- Quản lí và phụ vụ nhà khách của trường.
- Xây dựng, qurn lí hoạt động bếp ăn của khách, cán bộ khi có nhu cầu.
- Phụ trách phòng khi cần điều hành trực tiếp cán bộ, viên chức phòng thực hiện
nhiệm khi Hiệu trưởng giao
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất
phương án tối ưu
- Khảo sát bố trí phòng làm việc của phòng Văn thư-Lưu trữ:

- Tuy được trang bị khá đầy đủ về các trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc
tuy nhiên, vẫn chưa đáp ứng theo yêu cầu. ( máy tính thì thường bị lỗi mạng, máy đã cũ nên
sử dụng kém hiệu quả, máy scan đã bị cũ và một số thiết bị đã cũ)
* Đề xuất:
- Cần mua sắm các thiết bị làm việc mới thay cho những thiết bị cũ, hỏng để phục vụ
hiệu quả cho công việc;
- Các thiết bị văn phòng cần được bổ sung và bố trí hợp lý, khoa học theo chiều
hướng giải quyết công việc ( ví dụ:mỗi
chuyên viên có máy in và điện thoại riêng đặt ngay bàn làm việc tạo thuận lợi cho kho làm
việc không phải di chuyển nhiều
lần nhiều khi giải quyết công việc);
- Trong phòng cần được trang thiết bị thêm một số thiết bi văn phòng hiện đại như:
máy hút bụi, máy hút ẩm, máy hủy tài Hiệu….. để phục vụ cho công tác bảo quản tốt hơn;
Ngoài ra, trong phòng làm việc có thể treo những bức tranh và đặt cây cảnh trong phòng
ngoài cửa phòng làm việc để tạo
môi trường thoải mái, thoáng mát.
1.3. Mô tả các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của cơ quan nói chung
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ
quanHội nghị là quá trình tập hợp, thảo luận của cơ quan để giải quyết vấn đề hoăc quyết
định điều gì đó, từ đó xác đin những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình
là cuộc họp có mục đích rõ rang. Hội nghih là một yêu cầu quan trọng để tổ chức thực hiện
chương trình công tác của mỗi cơ quan, tổ chức
* Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị
- Giúp lãnh đạo theo dõi đôn đốc các đơn vị chuẩn vị tốt công việc được phân công,
đúng tiến độ thời gian.


- Tổ chức chuẩn bị tài liệu, chương trình hội nghị, công văn triệu tập, báo cáo tham

Ví dụ:Nội dung cơ bản và kết luận của Hiệu trưởng Trường đại học Nội vụ Hà Nội tại
Hội Nghị công chức, viên chức năm 2014 và hội nghị tổng kết công tác năm 2014, triển khai
nhiệm vụ công tác năm 2015.
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Văn phòng hiện đại là văn phòng bộ máy cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục
vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiện, kỹ thuật ngiệp vụ hành
chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan một cách tiết kiệm, kịp thời,
hợp lý và hiệu quả.Nhà trường đã chú trọng trong công tác mua săm các trang thiết bị kỹ
thuật hiện đại phục vụ cho quá trình công tác như:Hệ thống máy vi tính và hệ thống mạng
rất hiện đại, phục vụ việc giải quyết các công việc một cách nhanh chóng cac phương tiện
truyền tin, truyền văn bản khác cũng được trang bị đày đủ như: máy fax, máy chiếu để phục
vụ công tác giảng dạy cho giáo viên, hệ thống điện thoại cố định có dây đã đảm bảo những


yêu cầu to lớn trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các nhân viên trong
văn phòng.Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được thực hiện như sau:
+ Nhìn chung các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ, hiện đại đáp ứng được yêu
cầu công việc thực tê. Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như: kết nối
mạng thông tin cục bộ giúp giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả.
+ Việc bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điều kiện thực tế.
+ Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng nhình chung có năng lực, đáp ứng
yêu cầu của công việc.Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện
nay thì các trang thiết bị ở văn phòng hiện nay vẫnchưa đáp ứng yêu cầu của công việc, phần
lớn máy móc trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu, việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa
thật sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng
chưa đúng với mục đích và chức năng, đội ngũ cán bộ, viên chức vẫn chưa được đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ về bảo quản sử dụng các trang thiết bị hiện đại, diện tích phòng làm việc
còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng.