ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------

KHUẤT THỊ KIM CHI

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------

KHUẤT THỊ KIM CHI

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Đào Xuân Chúc


8

7. Nguồn tài liệu tham khảo.............................................................................

8

8. Kết cấu của luận văn....................................................................................

10

PHẦN NỘI DUNG

12

Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU
LƯU TRỮ SỞ QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI

12

1.1. Thực trạng công tác lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.........

12

1.1.1. Tổng quan về Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội...................................

12

1.1.2. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Sở Quy hoạch –
Kiến trúc Hà Nội...............................................................................................



38

1.3.3. Ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác
lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.................................................
1

39


Chương 2: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỞ
QUY HOẠCH – KIẾN TRÚC HÀ NỘI

42

2.1. Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu.............................................................

42

2.1.1. Khái niệm................................................................................................

42

2.1.2. Các đặc tính và ưu điểm của Cơ sở dữ liệu...........................................

43

2.2. Những căn cứ để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội……………………………………………………



2.3.4. Lựa chọn tài liệu (để cập nhật vào hệ thống CSDL của Sở)...................

56

2.4. Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu..............................................................

58

2.4.1. Xác định các cơ sở dữ liệu lưu trữ..........................................................

58

2.4.2. Xác định thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu

59

2.4.3. Lựa chọn và chuẩn bị tài liệu.................................................................

63

2.4.4. Biên mục phiếu tin..................................................................................

64

2.4.5. Lựa chọn phần mềm ứng dụng và cài đặt phần mềm.............................

74

2.4.6. Nhập dữ liệu...........................................................................................


3.1.2. Trách nhiệm quản lý..............................................................................

86

3.1.3. Đối tượng và phạm vi quản lý................................................................

88

3.2. Tổ chức khai thác, sử dụng CSDL.............................................................

89

3.2.1. Hình thức khai thác, sử dụng CSDL.......................................................

89

3.2.2. Đối tượng và phạm vi khai thác, sử dụng CSDL....................................

91

3.2.3. Quy trình khai thác, sử dụng CSDL........................................................

92

3.2.4. Thực tế việc triển khai xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của Sở Quy
hoạch – Kiến trúc Hà Nội…………………………………………………….

94


thúc đẩy công tác lưu trữ ngày càng thêm hoàn thiện và đạt hiệu quả cao.
Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm
đúng mức, song song với nhận thức đó đã có nhiều văn bản liên quan đến công tác
lưu trữ được ban hành mang tính quy phạm nhằm chỉ đạo, hướng dẫn và đưa công
tác lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn. Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công
tác lưu trữ được ban hành và áp dụng vào thực tiễn đã và đang là cơ sở vững chắc
mang lại hiệu quả đáng tự hào cho hoạt động lưu trữ tại các cơ quan tổ chức hiện
nay.
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội là một trong những cơ quan chuyên môn
giúp UBND Thành phố thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác quy hoạch,
xây dựng thủ đô Hà Nội. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ với
việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, Lãnh đạo Sở trong thời gian qua đã có nhiều
4


cố gắng và quan tâm đúng mức đến tổ chức công tác lưu trữ tại Sở. Tuy nhiên, bên
cạnh những thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tại đây vẫn tồn tại nhiều hạn chế
nhất định, đặc biệt là hạn chế trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác
lưu trữ. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, chất lượng và hiệu quả giải
quyết công việc của cơ quan nói chung và của công tác lưu trữ của Sở nói riêng.
Với khối lượng tài liệu hình thành hàng năm tương đối lớn, thành phần và
loại hình tài liệu tương đối đa dạng và phức tạp là nguyên nhân khiến cho công tác
lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội ngày càng gặp nhiều khó khăn. Để
hoàn thiện hơn một bước và nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Sở trong thời
gian tới, chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp
thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài.
Mục tiêu của đề tài là trên cơ sở phân tích thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ,
tài liệu và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại Sở Quy hoạch

tích, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm phục vụ cho nhiệm vụ và mục đích
nghiên cứu của tác giả.
Từ trước tới nay đã có khá nhiều đề tài nghiên cứu về việc áp dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ, mục đích của các đề tài nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt
động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên nội dung của hầu hết các đề tài đã
được nghiên cứu trước đây thường tập trung vào công tác lưu trữ loại hình hồ sơ, tài
liệu hành chính mà chưa đi sâu tìm hiểu về phương pháp quản lý các tài liệu, hồ sơ
mang tính chất chuyên ngành, đặc thù của một cơ quan cụ thể.
Riêng Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội từ trước tới nay vẫn chưa có đề tài
nào nghiên cứu chuyên sâu và đề cập đến công tác quản lý, lưu trữ và tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trũ của Sở. Các đề tài nghiên cứu trước đó mới chỉ tập trung
vào nghiên cứu những vấn đề liên quan đến công tác chuyên môn về quy hoạch đô
thị, kiến trúc các công trình xây dựng như Luận án Tiến sỹ khoa học Kinh tế “ Quy
hoạch phát triển và quản lý đô thị với vai trò cộng đồng trong đô thị Việt Nam” của
tác giả Nguyễn Ngọc Quỳnh, năm 1996 hay Luận án Tiến sỹ kiến trúc “Giải pháp
quy hoạch kiến trúc nhằm nâng cao chất lượng không gian ở tại các khu đô thị mới
6


Hà Nôi” của tác giả Nguyễn Văn Hải, năm 2005; hoặc tìm hiểu về công tác lưu trữ
với phương diện khảo sát, đánh giá về tài liệu lưu trữ tại Sở như đề tài nghiên cứu của
tác giả Đào Thị Thanh Xuân “ Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”, luận văn
thạc sĩ, năm 2010. Vì vậy đề tài “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội” mà tôi lựa chọn nghiên cứu làm
luận văn tốt nghiệp thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ học hoàn toàn không trùng lặp với
bất cứ công trình nghiên cứu nào đã có từ trước.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, trên cơ sở phương pháp luận
của chủ nghĩa Mác - Lê nin, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp phổ biến

quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở. Đồng thời kết quả của
luận văn cũng sẽ có những đóng góp không nhỏ đối với công tác lưu trữ và quản lý
hồ sơ tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Sở, ban ngành chuyên môn khác có
liên quan. Đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có
loại hình và nội dung tài liệu tương đương có thể triển khai thực hiện xây dựng
CSDL tài liệu lưu trữ cho đơn vị mình.
7. Nguồn tài liệu tham khảo.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo
sau đây:
- Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn mới về công tác lưu
trữ.
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội
+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Các văn bản hướng dẫn xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ.
+ Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên
mục văn bản, tài liệu hành chính tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia.
8


Danh mục tài liệu tham khảo
1. Bản đồ thành hệ kiến trúc Việt Nam (1992), nhà xuất bản địa chất và khoáng sản.
2. Báo cáo thành tích 35 năm hoạt động của Viện Quy hoạch Xây dựng Hà Nội
(1997) , Kiến trúc sư trưởng Thành phố.
3. Báo cáo số 3628/ QHKT-VP ngày 06/9/2014 về công tác văn thư lưu trữ (2014),
Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội.
4. Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thi hành văn bản quy phạm pháp luật và

Công nghệ, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.
17. Nguyễn Thu Huyền (2000), Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở dữ
liệu trong văn thư của một cơ quan, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học
và Quản trị Văn phòng.
18. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng CSDL lưu trữ.
19. Nguyễn Thị Thu Hương (2002), Nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu thống kê tài
liệu tại kho lưu trữ Trung ương Đảng, Luận văn tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị Văn phòng.
20. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt
Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
21. Kiến trúc và đời sống, Hội Kiến trúc sư Thành phố Hồ Chí Minh (2011), Nhà
xuất bản Thành phố Hồ Chí Minh.
22. Nguyễn Khởi (2002), Bảo tồn và tu tạo các di tích kiến trúc, Nhà xuất bản Xây
dựng, Hà Nội.
23. Luật lưu trữ số 01/2011/QH1 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam.
24. Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
25. Luật Xây dựng số 16/2003/ QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
26. Luật Quy hoạch (số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009 của Quốc hội nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

10


27. Luật Thủ đô (số 25/2012/QH13 ngày 21/11/2012 của Quốc hội nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
28. Đinh Thị Hạnh Mai (2003), Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin

bản Xây dựng, Hà Nội.
40. Nguyễn Hồng Tiến (2004), Sự phát triển mạng lưới giao thông trong phát triển
không gian chùm đô thị (lấy chùm đô thị Hà Nội làm địa bàn nghiên cứu), Luận án
Tiến sỹ, Tư liệu Thư viện Quốc gia, Hà Nội.
41. Vũ Văn Trọng (2006), Xây dựng CSDL tài nguyên đất phục vụ công tác quản lý
đất đai huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học
Nông nghiệp I, Hà Nội.
42. Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/8/2014 của Bộ Nội vụ
và Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
43. Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây dựng về
việc Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng.
44. Vũ Thị Vinh (1996), Nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu trong Quy hoạch phát
triển mạng lưới đường Thành phố Hà Nội đến năm 2010, Luận án Tiến sĩ Khoa học
kỹ thuật.
45. Xây dựng, ban hành văn bản và công tác lưu trữ (các văn bản quy định, hướng
dẫn chủ yếu của Đảng và Nhà nước do Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo sưu
tầm và tuyển chọn) (1998), NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội.
46. Đào Thị Thanh Xuân (2010), Khảo sát đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội, Luận
văn thạc sĩ, Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.
47. Urbanisme Pierse. Merlin, Tông Quang Khải (1993), Quy hoạch đô thị, Tư liệu
Thư viện Quốc gia, Hà Nội.
48. />49. />50.
51.
52.
12