ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------

ĐẬU MINH NGUYỆT

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội- 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------

ĐẬU MINH NGUYỆT

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 62320301

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm


TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Error! Bookmark not
defined.
1.1. Khái quát về VPCP ..............................Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Sơ lƣợc về lịch sử hình thành và phát triển của VPCP............Error!
Bookmark not defined.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của VPCP .... Error! Bookmark
not defined.
1.1.2.1. Vị trí và chức năng ..........................Error! Bookmark not defined.
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ...................Error! Bookmark not defined.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức ...................................Error! Bookmark not defined.
1.2. Khái quát về Lƣu trữ VPCP ................Error! Bookmark not defined.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ.........................Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Đội ngũ cán bộ ...................................Error! Bookmark not defined.
1.2.3. Cơ sở vật chất ....................................Error! Bookmark not defined.
1.3. Nguồn thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP .... Error! Bookmark not
defined.

1


1.4. Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của CP,
Thủ tƣớng Chính phủ và VPCP .................Error! Bookmark not defined.
Tiểu kết Chƣơng 1 ......................................Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG
CHÍNH PHỦ...............................................Error! Bookmark not defined.
2.1. Cơ sở lý luận, pháp lý của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ
....................................................................Error! Bookmark not defined.
2.1.1. Khái niệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu .. Error! Bookmark
not defined.

sung tài liệu .................................................Error! Bookmark not defined.
3.4. Tăng cƣờng số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức
làm công tác văn thƣ lƣu trữ ......................Error! Bookmark not defined.
3.5. Tập huấn, hƣớng dẫn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu ......Error!
Bookmark not defined.
3.6. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ cơ quan ....Error!
Bookmark not defined.
Tiếu kết Chƣơng 3 ......................................Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN .................................................Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................. 12
PHỤ LỤC ............................................................................................... 16

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lƣu trữ có vai trò và giá trị to lớn đối đời sống xã hội và quá
trình phát triển kinh tế của đất nƣớc. Điều này đã đƣợc khẳng định trong Pháp
lệnh lƣu trữ Quốc gia năm 2001 nhƣ sau: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản
của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [29, tr.01]. Tài liệu lƣu trữ ghi lại quá khứ hào
hùng, phản ánh cuộc chiến đấu anh dũng của nhân dân ta trong sự nghiệp đấu
tranh dân tộc, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài
liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị trên tất cả các lĩnh vực nhƣ
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao…Vì vậy,
giá trị của tài liệu lƣu trữ là vô giá, nếu đƣợc đƣa ra khai thác, sử dụng đúng
mục đích sẽ góp phần tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội, đem lại giá trị
tinh thần to lớn cho nhân dân ta.
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công mở ra thời kỳ mới cho

thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu một cách khoa học. Nếu không
làm tốt công tác này, chúng ta sẽ mất đi nhiều tài liệu có giá trị. Do vậy, đây
là nội dung nghiệp vụ quan trọng và là nhiệm vụ không thể thiếu của công tác
lƣu trữ ở nƣớc ta hiện nay.
VPCP là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc của CP và TTgCP.
Đây là cơ quan có chức năng tham mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức các hoạt
động chung của CP; tham mƣu, tổng hợp giúp TTgCP (bao gồm các Phó
TTgCP) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành sự hoạt động của CP và hệ thống hành
chính nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến cơ sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công
tác chỉ đạo, điều hành của CP, TTgCP và cung cấp thông tin cho công chúng
theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các
hoạt động của CP và TTgCP. Nhƣ vậy, VPCP là cơ quan có vị trí rất quan
trọng trong bộ máy nhà nƣớc. Chính nhờ công tác tham mƣu, tổng hợp của
VPCP, công tác chỉ đạo, điều hành của CP và TTgCP (bao gồm các Phó
TTgCP) đối với mọi mặt của đời sống xã hội đƣợc nhanh chóng, chính xác,

5


hiệu quả. Tại VPCP, hàng ngày có một số lƣợng lớn văn bản, hồ sơ đƣợc sản
sinh ra để giải quyết công việc do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc
CP, Ủy ban nhân dân các cấp, các cơ quan có liên quan, các tổ chức và cá
nhân trình đến CP, TTgCP xem xét, quyết định. Vì vậy, văn bản, hồ sơ của
VPCP khá đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung đòi hỏi lƣu trữ cơ
quan phải thu thập, bổ sung đƣợc toàn bộ những tài liệu đó. Nếu công tác này
đƣợc thực hiện tốt sẽ đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của
các chuyên viên VPCP và các cơ quan có liên quan. Qua đó góp phần nâng
cao chất lƣợng công tác tham mƣu, tổng hợp của VPCP, giúp CP và TTgCP
đƣa ra đƣợc những quyết định chỉ đạo, điều hành đúng đắn, đƣa đất nƣớc ta
ngày càng phát triển và hội nhập nhanh hơn nữa với bạn bè quốc tế.

Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ
VPCP hiện nay; xác định đƣợc nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp vào
Lƣu trữ VPCP;
Đánh giá đƣợc các ƣu điểm, hạn chế, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP.
3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu
3.1. Phạm vi nghiên cứu
VPCP là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc có chức năng tham
mƣu, tổng hợp giúp CP tổ chức các hoạt động chung, giúp TTgCP trong lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành. Tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan có ảnh hƣởng đến nhiều mặt của đời sống xã hội, chiếm khối
lƣợng nhất định trong Phông Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam. Trong phạm vi
nghiên cứu của luận văn này, tôi tập trung nghiên cứu những đơn vị giúp BT,
CN thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp bao gồm các Vụ, Cục, Trung
tâm Tin học, Cổng thông tin điện tử CP (gọi tắt là các Vụ, Cục, đơn vị) và tài
liệu đƣợc hình thành ra từ chính những Vụ, Cục, đơn vị đó.
3.2. Đối tƣợng nghiên cứu
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lƣu trữ VPCP.

7


4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong luận văn tôi sử dụng một số phƣơng pháp sau đây:
- Phƣơng pháp biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử để làm sáng tỏ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và
thực tiễn của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ tại VPCP; phân tích và
đánh giá đúng đắn ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa lịch sử của tài liệu đƣợc thu
thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP.

thập, bổ sung tài liệu vào các lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt hơn.
Về mặt lý luận: Có một số giáo trình và công trình nghiên cứu đề cập
đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu, cung cấp cho ngƣời học những vấn đề
căn bản liên quan đến công tác này nhƣ: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm- Vƣơng Đình QuyềnNguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy
tài liệu ở các cơ quan” và “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu
quản lý nhà nước thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa để lựa chọn,
bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” do tác giả Dƣơng Văn Khảm chủ
nhiệm; “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các Kho lưu trữ ở Việt
Nam” do tác giả Vƣơng Đình Quyền chủ nhiệm; “Xác định thành phần tài
liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam” do tác giả Nguyễn Cảnh Đƣơng chủ nhiệm; “Nghiên cứu xác định
nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nước) vào Kho lưu trữ
Nhà nước cấp tỉnh” do tác giả Nguyễn Quang Lệ chủ nhiệm.
Về mặt thực tiễn: Có nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ
sung tài liệu vào các lƣu trữ mang tính thực tiễn cao. Các tác giả đã vận dụng
lý thuyết vào nghiên cứu tình hình thực tế công tác này tại các cơ quan nhằm
đƣa ra các giải pháp tốt nhất cho vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu đối với các
cơ quan đó. Tiêu biểu là một số luận văn thạc sỹ của các tác giả nhƣ: “Bổ
sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thực trạng và giải pháp ” của
Trần Quang Hồng (2002); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao
thông Vận tải, thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Kim Dung (2006); “Sưu
tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Tổng Bí thư tại
9


Kho lưu trữ Trung ương Đảng” của Vũ Thị Ngọc Thúy (2008); “Sưu tầm, thu
thập tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng- thực trạng và giải pháp” (2009); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào
lưu trữ Bộ Tài chính- thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Hữu Danh (2009).

Thị Thúy (2008); “Thu thập, bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III” của Trần Văn Quang (2008); “Nghiên cứu xây dựng
Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Tổng công ty Bưu
chính Việt Nam” của Nguyễn Thị Hiệp (2009); “Thu thập, bổ sung tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh- thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị
Hậu (2010); “Về thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh” Vũ
Thị Vân (2011)…
Ngoài ra, còn có một số bài viết, bài nghiên cứu về vấn đề thu thập, bổ
sung tài liệu đăng trên tạp chí chuyên ngành.
Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung
tài liệu vào lƣu trữ nhƣng các đề tài này đều đƣợc thực hiện ở một số Bộ, Tập
đoàn, Tổng Công ty, các Trung tâm Lƣu trữ... Với một cơ quan ngang Bộ nhƣ
VPCP, hiện nay chƣa có một đề tài nghiên cứu nào liên quan đến vấn đề thu
thập, bổ sung tài liệu. Xuất phát từ việc tìm hiểu thực trạng công tác thu thập,
bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP thời gian qua, tôi đã lựa chọn Đề tài
“Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ VPCP” làm luận văn cao học. Luận văn sẽ đi vào nghiên cứu thực
trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP, đƣa ra nhận xét
về những ƣu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp giúp công tác thu
thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ VPCP đƣợc hoàn thiện hơn.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong luận văn, tác giả sử dụng một số nguồn tài liệu để phục vụ cho
việc nghiên cứu, hoàn thành đề tài nhƣ sau:
- Các văn bản chỉ đạo, quy định, hƣớng dẫn của Nhà nƣớc, của VPCP
về công tác lƣu trữ;

11


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

27/02/1979 về việc thành lập Phòng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính, Kho
Lƣu trữ VPCP.
10. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc (2004), Kỷ yếu hội thảo SARBICA:
Các chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử,
Hà Nội.
11. Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc: Công văn số 319/VTLTNN-NVTW
ngày 01/6/2004 về hướng dẫn thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu
trữ lịch sử các cấp, Kho Lƣu trữ VPCP.
12. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội.
13. Nguyễn Thị Chinh (2011), Một vài quan niệm về tài liệu điện tử, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 01), tr.09.
14. Nguyễn Hữu Danh (2009), Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài
chính- thực trạng và giải pháp, Tƣ liệu Khoa lƣu trữ và Quản trị văn
phòng, LV71.
15. Nguyễn Kim Dung (2006), Thu thập, bổ sung vào lưu trữ Bộ Giao thông
Vận tải-thực trạng và giải pháp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ và Quản trị Văn
phòng, LV41.
16. Vũ Dƣơng Hoan (2002), Công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu lƣu trữ bổ
sung cho Phông lƣu trữ Quốc gia cần đƣợc đầu tƣ thích đáng, Tạp chí Lưu
trữ Việt Nam, (số 01).
17. Hội đồng Bộ trƣởng: Thông tư số 38-BT ngày 10/5/1983 về việc thi hành
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Kho Lƣu trữ VPCP.
18. Trần Quang Hồng (2001), Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ
tỉnh- thực trạng và giải pháp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn
phòng, LV10.
19. Nghiêm Kỳ Hồng (2008), Soạn thảo văn bản và công tác văn thư- lưu trữ,
NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh.

13




33. Văn phòng Chính phủ: Công văn số 455/VPCP-HC ngày 24/01/2006 về
lập, nộp, bảo quản hồ sơ tài liệu và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các
đơn vị phía Nam, Kho Lƣu trữ VPCP.
34. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 36/QĐ-VPCP ngày 10/01/2012 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục
thuộc Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.
35. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012 ban
hành Quy chế làm việc của Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.
36. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 434/QĐ-VPCP ngày 24/5/2012 ban
hành Quy định về tổ chức phục vụ các cuộc tiếp khách nước ngoài và đi
công tác nước ngoài của Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ, Kho Lƣu
trữ VPCP.
37. Văn phòng Chính phủ: Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ,
Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ, Kho Lƣu trữ VPCP.
38. Văn phòng Chính phủ: Công văn số 9236/VPCP-HC ngày 01/11/2013
hướng dẫn công tác lưu trữ tại Cục Hành chính Quản trị II, Kho Lƣu trữ
VPCP.

15


PHỤ LỤC
01. Hình ảnh về hồ sơ, tài liệu khi đƣợc thu thập, bổ sung vào Lƣu trữ VPCP;
02. Sơ đồ bộ máy tổ chức của VPCP;
03. NĐ số 74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012 của CP quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VPCP;
04. QĐ số 1368/QĐ-VPCP ngày 19/11/2012 của VPCP quy định chức năng,