Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC VIẾT TẮT.....................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài.....................................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................4
7. Bố cục của đề tài.........................................................................................................................4
CHƯƠNG I..........................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ
An...................................................................................................................................................5
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Nghi Lộc...............................................5
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc.........................................................................10
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan
......................................................................................................................................................11
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................................................................11
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng...........................................11
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng..........15
CHƯƠNG II.......................................................................................................20
TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI
3.1.2. Những mặt hạn chế............................................................................................................41
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................................................42
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện giap tiếp ứng xử và văn hóa công sở tại UBND
huyện Nghi Lộc.............................................................................................................................43
3.2.1. Xây dựng và nâng cao vai trò của văn hóa công sở trong việc phát huy tính tích cực lao
động của CBCCVC.........................................................................................................................44
3.2.2. Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, hoàn thiện cơ chế, chính sách và hệ thống pháp
luật...............................................................................................................................................44
3.2.3. Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức....................45
3.2.4. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cán bộ......................................................................45
3.2.5. Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất và điều kiện làm việc cho CBCCVC trong cơ
quan..............................................................................................................................................46
KẾT LUẬN........................................................................................................47
PHỤ LỤC...........................................................................................................48
Võ Thị Hà
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
CBCCVC
Võ Thị Hà
NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT
Trung ương
Cán bộ công chức viên chức
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xuất phát từ vị trí, vai trò, tầm quan trọng của nền hành chính nhà nước
và yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước để xây dựng một nền hành chính
dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa. Trong đó kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở là một vấn đề quan trọng, không thể thiếu. Vì
công sở là bộ mặt của nhà nước, của nhân dân, tại đó mọi phép tắc, luật lệ phải
được tuân thủ. Chính vì vậy, để xây dựng và nâng cao chất lượng văn hóa giao
tiếp, văn hóa công sở ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính Phủ đã ban hành Quyết
định số 129/QĐ-TTg kèm theo Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính
nhà nước.
Xác định được tầm quan trọng và ý nghĩa của Quy chế, các cơ quan hành
chính đã chủ động xây dựng quy định riêng cho cơ quan, đơn vị mình và bước
đầu đã thu được những kết quả khả quan. Các hoạt động giao tiếp, ứng xử, bài
bộ công chức mà mỗi nơi đều có những yếu kém và hạn chế nhất định về bộ mặt
văn hóa công sở cũng như vấn đề giao tiếp, ứng xử trong cơ quan nhà nước. Vì
vậy, việc nghiên cứu và tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở sẽ giúp
chúng ta thấy được thực tế vai trò và tầm quan trọng của giao tiếp, văn hóa công
sở cũng như những ưu điểm, hạn chế của chúng cần tránh. Từ đó, đưa ra những
giải pháp thích hợp để xây dựng bộ mặt văn hóa công sở phù hợp với quy định
của pháp luật hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Bài viết đi vào nghiên cứu và phân tích về kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở của UBND huyện Nghi Lộc biểu hiện thông qua
các chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp trong hoạt động công vụ, tác phong
làm việc, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của cán bộ công chức,
cơ sở vật chất kỹ thuật, việc bài trí công sở và đời sống văn hóa tinh thần của
cán bộ, công nhân viên.
- Phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện còn hạn chế nên phạm vi nghiên cứu
bài viết được giới hạn trong một số vấn đề cơ bản về phát triển văn hóa công sở
tại UBND huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An trong hai năm gần đây.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính
phủ quyết định ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính
nhà nước.
- Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
- Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy
chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ- BNV
ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ Nội vụ.
- Quyết định số 01/2015/QĐ – UBND ngày 27 tháng 04 năm 2015 của
UBND huyện Nghi Lộc về Ban hành một số quy định về hoạt động văn hóa
Võ Thị Hà
2
Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2004.
- Nguyễn Trọng Điều, Đinh Văn Mậu – “ Giao tiếp ứng xử hành chính”,
NXB Công an Nhân dân, năm 2002.
- Du Long – “ Văn hóa công chức”, Báo Tuổi trẻ Chủ nhật, năm 2004.
- Trần Thanh Thủy, “ Văn hoá tố chức và một số giải pháp phát triến Văn
hóa công sở”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2006.
- Trịnh Thanh Hà, “ Những vấn đề cần được công vụ”, Tạp chí Tổ chức
nhà nước, năm 2007.
Võ Thị Hà
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trên công sở các công trình nghiên cứu về văn hóa công sở trong các cơ
quan hành chính ở nước ta hiện nay. Đây là chuyên đề nghiên cứu một cách độc
lập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đó đưa ra các giải
pháp, phương hướng cụ thể để thực hiện có hiệu quả về văn hóa giao tiếp, văn
hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng phương pháp luận của phép biện chứng duy vật kết
hợp với các phương pháp của các môn khoa học cụ thể và chuyên nghành khác
như kinh tế học, quản trị học, xã hội học, đã thực hiện nghiên cứu định tính,
tổng hợp, thống kê, phân tích, nghiên cứu mô tả, phương pháp quan sát, phương
pháp điều tra khảo sát để làm rõ thực trạng văn hóa giao tiếp, văn hóa công sở
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
* Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai,
UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Võ Thị Hà
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
Võ Thị Hà
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao,
UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
* Lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, UBND huyện có
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND huyện
có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
Võ Thị Hà
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
Võ Thị Hà
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc
Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch huyện, giúp việc cho Chủ tịch có 3
Phó chủ tịch phụ trách 3 mảng khác nhau: về nông nghiệp, về kinh tế và về văn
hóa - xã hội.
UBND huyện Nghi Lộc gồm 12 phòng giúp việc tham mưu cho công tác
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc trong toàn huyện:
1. Phòng Nội vụ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng HĐND – UBND huyện Nghi Lộc trong quá trình hoạt động
các phòng, ban, nghành, đơn vị trong văn phòng đều có sự phối hợp điều hành,
quản lý chặt chẽ với nhau tạo ra sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Để cùng nhau hướng tới những mục tiêu chung, các hoạt động của văn phòng
UBND phải được sắp xếp càng gọn nhẹ càng hiệu quả, không những đảm bảo
được hoạt động tổ chức mà vẫn bảo đảm được tính hợp lý, sáng tạo của tổ chức
bộ máy.
Lãnh đạo văn phòng là cầu nối giữa các nhân viên cán bộ trong văn
phòng. Mọi công việc của văn phòng đều được đưa ra những ý kiến thảo luận,
bàn bạc để đưa ra các quyết định đúng đắn nhất phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ
đã đặt ra.
Văn phòng HĐND – UBND phải nhằm vào tiếp nhận khai thác những
thông tin, xử lý những thông tin để truyền đạt thông tin cho phù hợp với quyết
định, trên cơ sở đó soạn thảo nội dung hoạt động cho lãnh đạo.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND - UBND huyện Nghi Lộc
- Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về các hoạt
động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành
của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý của HĐND, UBND và
các cơ quan nhà nước địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ tịch
UBND huyện xem xét, quyết định.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công
tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, và các cơ quan, tổ chức của
TW, của thành phố đóng trên địa bàn huyện.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND huyện.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện.
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước theo quy định của
Võ Thị Hà
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp luật.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giúp thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơ
quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của
Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND.
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;
phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư
ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực HĐND
hoàn thiện các nghị quyết của HĐND.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân
thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân.
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp
xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án
Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực
HĐND tỉnh.
- Phục vụ HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại
biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê duyệt kết quả bầu Chủ
tịch, Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn.
- Phó Chánh Văn phòng: 02 người
- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 02 người
- Bộ phận Hành chính – Quản trị : 03 người
- Bộ phận Kế toán – Tài vụ: 02 người
- Bộ phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ: 02 người
* Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
• Chánh văn phòng UBND huyện
Là người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của đơn
vị và chịu trách nhiệm trước UBND huyện về kết quả hoạt động của đơn vị và
trực tiếp phụ trách các hoạt động công tác: tham mưu, tổng hợp trong phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND, chánh văn phòng có trách nhiệm:
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, văn
phòng, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành.
- Phân công nhiệm vụ đối với các Phó Chánh văn phòng; chỉ đạo, kiểm
tra, đôn đốc công tác đối với các Phó Chánh văn phòng, việc thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng.
- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp của lãnh đạo văn phòng, các hội
Võ Thị Hà
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghị lớn, toàn thể của cơ quan.
- Quyết định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Phó Chánh
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng giao quyền, ủy quyền, được giải quyết mọi công việc và được ký thay
mặt một số loại văn bản mà được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng,
• Bộ phận tham mưu – tổng hợp
Bộ phận tham mưu – tổng hợp là các chuyên viên được Chánh văn phòng
phân công theo dõi, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện
trên tất cả các lĩnh vực công tác; tổng hợp các chế độ thi đua khen thưởng và các
vấn đề kinh tế - quản lý xây dựng đô thị, văn hóa, xã hội, tôn giáo.
Luôn luôn phải theo dõi, nắm bắt mọi tình hình hoạt động của các
nghành, các cơ quan đơn vị trực thuộc sự quản lý của UBND huyện.
Đưa ra những ý kiến, những nội dung chính xác cho chương trình làm
việc, chuẩn bị các dự án, các báo cáo cho UBND huyện chỉnh sửa các nội dung
dự thảo của văn bản theo chỉ đạo cỉa Chánh văn phòng phải đảm bảo tính hợp lý
của các văn bản.
• Lái xe :
- Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu của cơ quan.
- Theo dõi, quản lý tài sản của văn phòng và của cơ quan, đề xuất lên lãnh
đạo về công tác sửa chữa vật dụng.
- Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu
cầu.Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dưỡng, kiểm tra
độ an toàn của xe theo đúng quy định.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng.
chống dịch bệnh tại cơ quan.
- Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế
cho cán bộ công trong cơ quan.
• Nhân viên tạp vụ:
- Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hằng ngày, đảm bảo quét dọn giữ
vệ sinh sạch sẽ.
- Phục vụ nước các phòng họp, phòng khách.
- Chăm sóc các khu vườn của cơ quan, thường xuyên làm tốt công tác vệ
sinh toàn cơ quan.
• Bộ phận văn thư – lưu trữ
Cán bộ văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ tiếp nhận và phát hành các loại
công văn giấy tờ, tài liệu của HĐND – UBND huyện đảm bảo đúng trình tự, thể
thức của văn bản hành chính nhà nước.
- Quản lý và viết các loại giấy tờ, giấy mời, thư mời.
- Ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành
và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của HĐND – UBND huyện đảm bảo an toàn.
- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác
Võ Thị Hà
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND HUYỆN NGHI LỘC – TỈNH NGHỆ AN
2.1 Cơ sở lý luận về giao tiếp và văn hóa công sở
2.1.1 Khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, văn hóa, công sở và
văn hóa công sở
Giao tiếp là một hoạt động mang tính bản chất của vạn vật. Nó thường
được hiểu một cách phổ biến là một hình thức trao đổi thông tin thông qua việc
sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau, từ ngôn ngữ đến phi ngôn ngữ, từ trực
tiếp đến gián tiếp.
Nói một cách chính xác, giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham
gia tạo ra và chia sẻ thông tin hoặc cảm xúc với nhau để đạt được mục đích giao
tiếp. Do vậy, giao tiếp trong thực thi công vụ là toàn bộ các hoạt động giao tiếp
được thực hiện theo những cách thức nhất định trong bối cảnh thực thi công vụ
do các bên tham gia công vụ thực hiện.
Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài
và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người. Đồng thời biết sử dụng
phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và
điều khiển quá trình giao tiếp đạt một mục đích đã định.
Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng
nước và giữ nước. Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này với dân tộc
khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập
quán, lối sống và lao động.
Công sở là nơi cán bộ công chức hằng ngày tiếp xúc và giải quyết những
công việc liên quan đến người dân, với các cơ quan hữu quan, đồng cấp và cấp
trên. Đối với những công sở có trụ sở được trang bị hiện đại thì cũng chỉ đóng
vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp còn yếu tố quan trọng nhất vẫn
Võ Thị Hà
20
tính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện. Nhưng đặc trưng văn
hóa đòi hỏi các quy chế, quy định qua một thời gian áp dụng lâu dài tại công sở
phải tạo nên những thói quen về nề nếp làm việc có tính chuẩn mực mà mọi
người đều tự giác thực hiện.
2.1.2. Yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp và văn hóa công sở
Về văn hóa giao tiếp
Quá trình giao tiếp bao gồm các yếu tố: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ (hay còn
Võ Thị Hà
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
gọi là ngôn ngữ cơ thể) và giọng điệu.
* Văn hóa giao tiếp phi ngôn ngữ
Văn hoá trong giao tiếp trước hết được nhận biết qua cảm quan và những
động thái hình thể, được gọi là giao tiếp phi ngôn ngữ hay giao tiếp cơ thể. Đó là
hệ thống tín hiệu đặc biệt, được tạo thành bởi những thao tác, chuyển động của
từng bộ phận cơ thể bao gồm các cử chỉ, sự biểu lộ trên khuôn mặt, sự thể hiện
qua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay, giọng điệu, điệu bộ cơ thể,… hoặc
của nhiều bộ phận phối hợp và có chức năng giao tiếp hoặc phụ trợ cho ngôn
ngữ nói trong quá trình giao tiếp. Tục ngữ dân gian ta có câu “Trông mặt mà bắt
hình dong”. Một nghiên cứu xã hội học về kỹ năng giao tiếp ở phương Tây cũng
cho thấy, phong cách giao tiếp phi ngôn ngữ đóng góp khoảng 55% trong việc
giao tiếp giữa con người với nhau.
Copyright: Tài liệu đại học ©