Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Có một thực trạng, đó là, có nhiều người trong số chúng ta nghĩ rằng công
tác văn thư, lưu trữ đơn thuần là một công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần nên
chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đã đến lúc chúng ta cần
nhìn nhận lại bởi đây là một công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, là công tác
được thực hiện thường xuyên.
Được học, được biết đến văn thư, lưu trữ không chỉ dừng lại ở lý thuyết
khô cứng, khó hiểu, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hết sức tạo điều kiện cho
sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 13B được đi kiến tập từ ngày 1/6/2016 đến
ngày 19/6/2016 nhằm nâng cao nghiệp vụ đồng thời cũng là dịp cọ sát với thực
tế và luôn cố gắng chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, đánh giá nội dung
công tác Văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Từ đó, nâng cao ý thức, và trách
nhiệm bản thân trong việc học tập các học phần kế tiếp và rèn luyện đạo đức, tác
phong nghề nghiệp và chuyên môn nghiệp vụ.
Được sự thừa nhận của trường cũng như sự tiếp nhận của cơ quan. Em
được về kiến tập tại Ban Chủ nhiệm Dự án “Khai quật khảo cổ học và xử lý di
dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình
cũng không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em rất mong quý thầy cô xem xét,
đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn và rút kinh nghiệm
cho đợt thực tập tốt nghiệp năm sau.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Hằng
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ
học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe
ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ
nhiệm Dự án (Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ học và xử lý di
dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công
trình Nhà Quốc hội”)
1.1.1 Lịch sử hình thành
Dự án “Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.2 Chức năng
Ban chủ nhiệm Dự án là một cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu
khoa học của Viện Khảo cổ học thông qua việc thực hiện các Dự án do Viện
Khảo cổ làm chủ đầu tư.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Quản lý, điều hành toàn bộ công trường, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn
tài sản và di tích, di vật trong thời gian thực hiện Dự án.
Tổ chức thực hiện hạng mục công việc: Khai quật khảo cổ học và xử lý di
dời di tích, di vật của dự án, xây dựng báo cáo sơ bộ trình các cấp có thẩm
quyền theo đúng quy định của Luật Di sản văn hóa, các thông tư, nghị định của
Nhà nước.
Được mở tài khoản không do ngân sách cấp, được tiếp tục sử dụng con
dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà
quốc hội để thực thi nhiệm vụ nói trên.
Được ký các hợp đồng thuê khoản chuyên môn, thuê khoản chuyên gia tư
vấn khoa học, lao động phổ thông theo nội dung và dự toán của Dự án đã phê
duyệt Giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
-
Ban Chủ nhiệm Dự án bao gồm:
01 Chủ nhiệm Dự án
01 Phó Chủ nhiệm thứ nhất Dự án
01 Phó Chủ nhiệm Dự án kiêm Thư kí Dự án
01 Kế toán Dự án
Bộ phận Quản lý
Bộ phận Hành chính
Bộ phận Biên tập và Lưu trữ tư liệu ảnh
1.2.1 Chức năng
Công tác văn thư, lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, không thể thiếu
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Bởi trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức tất yếu sẽ sản sinh ra văn bản, tài liệu.
Bộ phận Hành chính phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Ban chủ
nhiệm Dự án có chức năng hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thường xuyên về
việc thực hiện các quy định của Bộ và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và
trực tiếp thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
-
Tổ chức các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại Khoản 2 Điều 29
của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
-
văn thư.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn,
bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho các bộ phận khác thuộc Ban Chủ nhiệm Dự
-
án.
Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
-
công nghệ về công tác văn thư.
Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật.
tư liệu là yếu tố sống còn để cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu của mình.
Việc tổ chức bộ phận văn thư được tổ chức tập trung do một cán bộ phụ trách.
Điều đặc biệt, cán bộ lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án được tổ chức tại từng bộ
phận và tiến hành lưu trữ các tài liệu chuyên môn được sản sinh ra ở bộ phận đó
sau khi giải quyết xong. Do vậy, việc lưu trữ tư liệu sẽ do trực tiếp các cán bộ
chuyên môn của từng bộ phận thực hiện.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả
các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách,
phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Để có thể làm tốt
công tác này, bên cạnh hệ thống văn bản của Nhà nước cần thiết các cơ quan, tổ
chức phải nghiên cứu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan mình. Tuy nhiên, hiện nay tại Ban Chủ nhiệm
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
dung của công tác văn thư đã được thực hiện khá đầy đủ cụ thể như sau:
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một
nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương
tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Những chủ
trương, chính sách, kế hoạch, báo cáo, hay đến những ý kiến đề đạt, trao đổi
công việc đều được trình bày qua văn bản nói cách khác là văn bản hóa.
Thẩm quyền và các loại văn bản do Ban Chủ nhiệm Dự án ban hành.
Ban Chủ nhiệm Dự án được thành lập và hoạt động với chức năng là đơn
vị thực hiện các Dự án do Viện Khảo cổ học là chủ đầu tư. Vì vậy các văn bản
tại Dự án phần lớn là các văn bản do Viện ban hành. Bên cạnh đó, Ban Chủ
nhiệm Dự án cũng trực tiếp soạn thảo và ban hành không ít các văn bản gửi đến
cấp trên và cơ quan đối tác.
Các loại văn bản chủ yếu như: quyết định, công văn, kế hoạch, báo cáo,
thông báo, biên bản, tờ trình,…. Đó là các văn bản hành chính thông thường.
Ngoài ra tùy theo tình hình thực tế, Ban Chủ nhiệm Dự án còn ban hành các văn
bản khác như: hợp đồng kinh tế, giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy quyền, … các
văn bản này đều thuộc trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Đối với các cơ quan cấp trên như Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam, Viện Khảo cổ học, Ban Chủ nhiệm Dự án chủ yếu gửi các văn bản như là
đúng quy định của Nhà nước. Với 09 thành phần thể thức, văn bản mật hoặc
khẩn có đủ 10 thành phần bao gồm:
- Tiêu đề.
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản.
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chữ ký, thể thức đề ký.
- Dấu cơ quan ban hành.
- Nơi nhận văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn( nếu có).
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án.
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vai
trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Quy trình soạn
thảo văn bản được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn
thảo. Nội dung văn bản có liên quan đến Dự án mà Ban Chủ nhiệm Dự án đang
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Bước 3: Duyệt văn bản.
Các văn bản do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và ban hành sẽ do Chủ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nhiệm dự án duyệt và ký văn bản.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư trực tiếp
hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản tại bộ phận Hành chính của Ban Chủ nhiệm Dự án.
Đặc biệt, qua quá trình tìm hiểu, em nhận thấy có những văn bản là bản
gốc do Viện Khảo cổ ký ban hành nhưng lại được lưu trong tập lưu công văn đi
của Ban Chủ nhiệm Dự án chứ không phải tại bộ phận Văn thư của Viện Khảo
cổ học.
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ các cơ
quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ văn bản bởi văn bản là căn cứ, bằng chứng
để cơ quan giải quyết, chỉ đạo và theo dõi thực hiện các công việc hàng ngày.
- Nhân bản, đóng dấu: Việc nhân bản cán bộ văn thư phải tính toán một
cách cẩn thận, dựa vào nơi nhận mà tính cho đúng. Nhân đúng số lượng văn bản
cần gửi đi để tránh lãng phí giấy tờ. Về việc này cán bộ văn thư Ban Chủ nhiệm
Dự án làm rất tốt. Nhân bản và ghim xong thì cán bộ văn thư tiếp tục đóng dấu,
dựa vào cơ quan ban hành mà đóng dấu văn bản. Do việc đóng dấu thường
xuyên nên cán bộ văn thư đóng dấu rất ngay ngắn, chính xác, đúng màu mực.
- Đăng ký văn bản đi: Là việc ghi chép một số điều cần thiết về văn bản đi
như:cơ quan soạn thảo, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung văn
bản vào sổ và máy tính nhưng tại Ban Chủ nhiệm Dự án mới chỉ đang dừng lại ở
việc quản lý văn bản bằng sổ.
Số lượng văn bản đi trong cơ quan cũng không nhiều nên được đăng ký
theo năm. Khi đăng ký sẽ có loại văn bản mật và văn bản thường, nếu là văn bản
mật chỉ cần tích vào văn bản mật.
- Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Nguyên tắc chuyển phát văn bản đi là chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là
ngày hôm sau và do cán bộ văn thư thực hiện. Việc gửi văn bản ở Ban Chủ
nhiệm Dự án thường theo 2 cách là chủ yếu: gửi trực tiếp, văn thư sẽ đến từng
bộ phận, cơ quan đưa văn bản; cách thứ hai là qua đường bưu điện đối với
những đơn vị ở xa. Bộ phận Hành chính của Ban Chủ nhiệm Dự án chọn sử
dụng hai loại phong bì, loại có kích thước 13cm× 20cm và loại lớn hơn là
15cm× 25cm. Tùy theo số lượng văn bản được chuyển đi mà cán bộ văn thư
chọn phong bì khác nhau. Phong bì có 2 phần rõ ràng:
+ Phần nơi gửi: Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì.
+ Phần nơi nhận: Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
đăng ký, giải quyết văn bản. Khi nhận được văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra
xem phong bì có bị bóc trước hay không, văn bản có đúng gửi cho cơ quan mình
hay không, số lượng văn bản có đầy đủ hay không, có bị rách hay không. Với
những văn bản bình thường thì Văn thư sẽ thực hiện bước tiếp theo như là phân
loại, đóng dấu đến… Nếu có trường hợp sai sót thì cán bộ văn thư gửi lại nơi đã
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
gửi.
- Phân loại, bóc bì văn bản: Cán bộ văn thư là người bóc bì văn bản,
những văn bản gửi đích danh thì sẽ không được bóc bì, những văn bản có dấu
khẩn hay dấu hỏa tốc bóc trước để đảm bảo nội dung văn bản được đảm bảo kịp
thời. Bóc bì xong phải phân loại theo các nhóm trên để dễ dàng cho việc đăng
ký cũng như sử dụng.
- Đóng dấu đến và ghi các thông tin trên dấu đến: Đóng dấu do Văn thư
đóng, dấu đến được đóng dưới số, ký hiệu đối với văn bản có tên loại hay dưới
trích yếu nội dung của công văn. Trên dấu đến, Văn thư sẽ ghi những thông tin
số đến; ngày, tháng, năm văn bản đến.
- Đăng ký văn bản đến: Đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến theo trình tự
ngày đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến: Tất cả văn bản đến sau khi đã được bóc
bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ để quản lý. Cán bộ văn thư ở đây sẽ tập hợp
tài liệu sản sinh ra bên cạnh tài liệu hành chính là một khối lượng tương đối lớn
các tư liệu ảnh, bản vẽ kĩ thuật của các hiện vật, di tích đã được Dự án khai quật.
Đây là những tư liệu đặc biệt quan trong nhằm phục vụ hoạt động nghiên cứu
khoa học. Nhưng có một thực tế, đối với văn bản hành chính việc lập hồ sơ mới
chỉ dừng lại ở việc hình thành các tập lưu công văn đi, công văn đến. Ngược lại
đối với tư liệu ảnh và tư liệu bản vẽ kỹ thuật việc lập hồ sơ lại khá được quan
tâm.
Đối với tư liệu ảnh thì quy trình biên tập và hoàn thiện hồ sơ khoa học về
tư liệu ảnh hiện vật chỉnh lý do bộ phận biên tập và lưu trữ tư liệu ảnh thực hiện
như sau:
Bước 1: Chọn và phân loại hiện vật mẫu tiêu biểu theo loại hình cụ thể,
làm sạch, đánh số kí hiệu cho hiện vật.
Bước 2: Chụp ảnh và tư liệu hóa ảnh hiện vật
Số lượng ảnh chụp cho từng hiện vật tùy thuộc vào kiểu dáng, chất liệu,
đặc điểm riêng biệt của hiện vật hay ý tưởng của người chụp. Lưu ý trong quá
trình tác nghiệp, theo sát mỗi hiện vật là thước đo tỷ lệ và tích ghi chú mã số
hiện vật.
Sau đó, cán bộ sử dụng phần mềm photoshop chỉnh sửa về ánh sáng, độ
sắc nét, phông nền, xóa bỏ những chi tiết thừa, định dạng ký hiệu/ đăng ký cá
biệt hiện vật trên nền ảnh…
File ảnh hiện vật sau chỉnh sửa được chọn lọc để in và nhân bản số lượng
làm hồ sơ tư liệu. Ảnh in theo khổ 9x12.
Bước 3: Biên tập hồ sơ khoa học về tư liệu ảnh
Sắp xếp dữ liệu file ảnh gồm nhiều folder theo khu vực khai quật, xếp
theo loại hình, theo niên đại, theo mục đích sử dụng và đánh số thứ tự hiện vật,
ghi chú và lưu các dữ liệu thông tin theo từng hiện vật trên máy tính dựa trên
bảng kê của cán bộ chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
16
Bước 6: Trình chủ nhiệm Dự án duyệt
Với các bản vẽ cần phải nộp theo yêu cầu của Viện Khảo cổ học sẽ được
tiến hành scan và chỉnh sửa trên phần mềm Corel. Sau đó được in ra khổ giấy
A2 chất liệu giấy can. Sắp xếp theo trình tự các lớp hiện vật hay di tích trong tập
hồ sơ chuyên dụng. Bảo quản tại bộ phận kỹ thuật và lưu trữ tư liệu bản vẽ và
giao nộp theo yêu cầu.
2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Con dấu có vai trò quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng
vào văn bản nhằm thể hiện giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính
chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản do các cơ quan, tổ chức và chức danh
nhà nước ban hành. Đề phòng giả mạo con dấu để phục vụ mục đích cá nhân thì
văn thư cơ quan rất coi trọng việc quản lý con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án được thực
hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
Bộ phận Văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án chịu trách nhiệm quản lý và
sử dụng các loại dấu như: dấu của Ban chủ nhiệm dựa án khai quật khảo cổ học,
dấu chức danh của chủ nhiệm Dự án và dấu chỉ mức độ mật, khẩn. Cán bộ văn
thư có nhiệm vụ bảo quản, giữ dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về con
dấu. Việc quản lý chặt chẽ, an toàn con dấu là yêu cầu bắt buộc của cán bộ làm
Tài liệu hành chính, tư liệu ảnh, tư liệu bản vẽ kỹ thuật, hiện vật.
Nội dung tài liệu hành chính đề cập tới cơ sở pháp lý của Dự án, các hợp
đồng đấu thầu, kết quả đấu thầu, các văn bản về tuân thủ di sản văn hóa, dự toán
chi phí, kế hoạch triển khai các hạng mục của Dự án, ….Tư liệu ảnh về các hiện
vật hiện được khai quật tại Dự án và tư liệu bản vẽ kỹ thuật về các di tích và
hiện vật được tái hiện lại bằng các hình vẽ, ký hiệu đặc biệt theo một tỷ lệ nhất
định nhằm mục đích lưu trữ để nghiên cứu khoa học và lịch sử. Với Ban Chủ
nhiệm Dự án, số lượng hiện vật đang được xử lý và lưu trữ tại cơ quan chính là
“tư liệu” quan trọng nhất. Vì hiện vật chính là cơ sở để hình thành các loại tài
liệu khác.
2.2.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông Lưu trữ cơ
quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án được
thực hiện theo định kỳ hằng năm. Tuy nhiên tại Ban Chủ nhiệm Dự án việc thu
thập căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và tiến hành bảo quản,
phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích nghiên cứu. Chính
vì thế, việc xác định nguồn thu cũng như thành phần thu tài liệu phụ thuộc vào
việc giải quyết các công việc hàng ngày tại các bộ phận.
2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa vào những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị
của chúng về mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học và các tài liệu
khác. Từ đó để lựa chọn, thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị để lưu trữ một mặt
tăng hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu, tiết kiệm chi phí bảo quản...
Để có thể tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu một cách chính xác
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
khâu lập hồ sơ cho đến khâu sắp xếp hồ sơ theo trình tự khoa học và thuận lợi.
2.2.2.5 Kho Lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu
Như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi
các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Chính vì vậy,
chúng ta phải tiến hành bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu
lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng. Để có thể bảo
quản được an toàn tài liệu việc đầu tiên các cơ quan, tổ chức cần phải bố trí kho
tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện tại, Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn chưa có kho lưu trữ bảo quản tài liệu
hành chính mà thay vào đó mà thay vào đó văn bản, tài liệu được cất giữ và bảo
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quản trong tủ kính đặt ở dưới bộ phận Hành chính. Do việc lập hồ sơ mới chỉ áp
dụng cho tư liệu ảnh và tư liệu bản vẽ kỹ thuật. Hồ sơ tư liệu ảnh sau khi được
hoàn thiện sẽ được sắp xếp vào tủ kính theo thứ tự các lớp di tích hiện vật, từ
nhỏ đến lớn theo chiều, từ trái sang phải từ trên xuống dưới.
Ngoài việc tư liệu ảnh được lưu trữ dưới hình thức hồ sơ khoa học phục vụ
nghiên cứu chuyên ngành còn được lưu trữ theo file dữ liệu trên đĩa CD và ổ cứng.
Các bản vẽ kỹ thuật sau khi được lập hồ sơ cũng được sắp xếp lên giá kim
loại để bảo quản.
Đặc biệt như đã được đề cập ở phần Chương 1, để hoàn thành tốt Dự án
Khoa Văn thư - Lưu trữ
3.1.1.1 Công tác văn thư
Trong những năm qua công tác văn thư tại Ban Chủ nhiệm Dự án được
thực hiện thống nhất và khoa học theo những quy định chung của Nhà nước
cũng như các quy định chung của Viện Khảo cổ học. Công tác văn thư, lưu trữ
đã nhận được sự quan tâm của đội ngũ lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ tại
Ban Chủ nhiệm Dự án. Từ việc bố trí cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
cho đến việc thực hiện nghiêm túc các nội dung theo quy định như:
Việc xây dựng và ban hành văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật
khảo cổ học là tương đối tốt. Quá trình xây dựng và ban hành văn bản được thực
hiện đúng quy trình, có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản.
Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, bộ phận Hành chính của Ban Chủ
nhiệm Dự án đã trang bị 3 máy tính và 1 máy in, 1 máy in màu, 1 máy photo.
Đối với văn bản của các bộ phận trong quá trình soạn thảo văn bản các bộ phận
hầu như cũng đã thông qua bộ phận Hành chính kiểm tra về thể thức cho nên số
văn bản ban hành ra trình bày không đúng theo thể thức quy định là không
nhiều.
Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi được tổ chức
theo đúng quy định của nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở
tất cả các khâu in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu.
Tất cả văn bản đến của cơ quan đều đươc tập trung thống nhất tại bộ
phận Văn thư , tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như: Tiếp nhận, bóc bì
văn bản, theo dõi giải quyết văn bản đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng
quy định của Nhà nước.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán
bộ Văn thư bảo quản chặt chẽ cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào
ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên khoảng một phần ba chữ ký về bên trái
theo đúng quy định của Nhà nước.
người có trình độ. Cán bộ văn thư có tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề
nghiệp cao. Đối với các cán bộ ở đây, tài liệu giấy hay hiện vật luôn có giá trị vô
cùng quan trọng. Đó là công cụ giúp cho họ hoàn thành các nhiệm vụ mà cấp
trên giao phó. Bởi vậy, các cán bộ tại các bộ phận luôn cố gắng học hỏi, bồi
dưỡng cho mình những kiến thức về cách tổ chức hay bảo quản tài liệu chuyên
môn của đơn vị mình sao cho khoa học, hiệu quả, an toàn nhất. Một mặt để kéo
dài tuổi thọ cho tài liệu, mặt khác để tra tìm sử dụng thuận tiện khi cần thiết.
3.1.1.3 Trang thiết bị văn phòng
Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã
được trang bị đầy đủ để phục vụ cho quá trình hoạt động nhằm nâng cao năng
xuất lao động và hiệu quả công tác của văn phòng cơ quan. Từ hệ thống thiết bị
máy scan( máy scan A4, 02 máy scan A0), máy in thường, in màu, máy photo,
điều hòa, quạt thông gió, tủ hút ẩm và các trang thiết bị chuyên dụng khác. Nhờ
Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
có hệ thống thiết bị này mà các cán bộ đã tiết kiệm được thời gian và công sức
rất nhiều. Mặt khác đã góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng trong công
tác giúp cho việc quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, cung
cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời cho những hoạt động thường xuyên của cơ
quan.
Hàng năm, các bộ phận có những đợt thống kê định kỳ tình trạng hoạt
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
còn khá thô sơ. Nhiều bản vẽ kỹ thuật khổ A0 chưa có tủ bảo quản.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
của Ban Chủ nhiệm Dự án
Trong xu hướng hội ngập kinh tế, quốc tế với việc thực hiện công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
là một yêu cầu tất yếu.
Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và
thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư; Góp phần nâng cao
hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay, cần tập trung thực
hiện tốt một số giải pháp sau:
-
Chú trọng việc xây dựng quy chế, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện
-
công tác văn thư, lưu trữ
Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác
văn thư, lưu trữ. Trong đó, cần nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ,
viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường bổ sung,
-
kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ
Copyright: Tài liệu đại học ©