Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đều biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới
việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và
các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ
ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc
gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm.
Là một sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà nội với chuyên ngành Lưu
trữ học, em đã được các thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của công tác lưu trữ. Nhằm trang bị cho
sinh viên thêm những kiến thức và kĩ năng ngành nghề, Trường đại học Nội Vụ
Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập cho sinh viên tại các cơ quan, đơn vị nhằm
nâng cao trình độ hiểu biết cũng như đi gần hơn với thực tế và rèn luyện thêm ý
thức làm việc. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em được
Văn thư-Lưu trữ để bài cáo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm:
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia được thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Ban
Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các cá nhân, gia đình,
dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các
cơ quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Hiện tại, Trung tâm có các phòng chức năng và nghiệp vụ:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám
đốc. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III
2.1. Hoạt động quản lý:
Trung tâm đang quản lý trên 15 km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản:
Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có
nguồn gốc cá nhân. Cụ thể như sau:
2.1.1. Tài liệu hành chính:
Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hành
chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay
có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ
quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây bao gồm những hồ sơ,
tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về
các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về
kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương
Chính trị thống nhất tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh năm 1975. Nói chung, tài liệu
phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của
Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp
đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành
các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.
động; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
- Trong nhóm tài liệu về quân sự: Có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh,
kế hoạch, báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược
quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự;
về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ
đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh
chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù
binh, hàng binh và dân vận..
- Tài liệu về ngoại giao: có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt
(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)
và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ
Việt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước
Hiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ
chức quốc tế khác...
- Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính: Thể hiện chủ trương, chính sách, biện
pháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam.
Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,
Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:
Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây
dựng cơ bản khác.
2.1.3. Tài liệu nghe nhìn:
- Tài liệu phim điện ảnh:
Bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời sự phản ánh cuộc
sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ
phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt
Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở
Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt
Nam.
- Tài liệu ảnh:
Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258 cuộn
phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và
nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh
và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),
Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc
các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước
Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt
kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng
12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người...
Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn
quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...
2.1.4. Tài liệu xuất xứ cá nhân:
Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo
quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số
nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài
liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân
như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản
thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học... Đây là những
nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá
nhân sau này.
Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7
vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến
tranh chống Mỹ. Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,
không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ
chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quan tổ chức.
- Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 Quy định
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử.
- Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu lưu trữ hành chính
2.2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ:
2.2.2.1. Soạn thảo văn bản:
Các bước soạn thảo văn bản: dựa theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư và theo Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 10 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để ban hành ra các văn bản đúng
thẩm quyền
- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;
- Lựa chọn thông tin, tài liệu;
- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
- Xây dựng đề cương bản thảo;
- Viết dự thảo;
- Biên tập dự thảo;
- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;
- Hoàn thiện văn bản.
Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để trình bày
mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn
có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt. Khi soạn thảo phần này cần căn
cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ vào đối tượng nhận
văn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày:
- Nếu là công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý có tính khả
thi, xác đáng, lập luận chắt chẽ và logic. Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn và cầu
thị, không được mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện.
- Công văn trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng các luận
cứ để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhã
nhặn.
- Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp
dưới, các biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm của các cá nhân,
tổ chức.
- Công văn mời họp, nội dung phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếu
cần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị về tài liệu,
phương tiện, kinh phí… (nếu có).
- Công văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc để
đối tượng dễ thực hiện. Khi trình bày nội dung công văn, nếu nội dung có nhiều
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”
2.2.2.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Quản lý văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng năm văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn mật (nếu có)
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
- Lưu văn bản đi
* Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
- Lập danh mục hồ sơ
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ
chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan
thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu
trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ
quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu
dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu
cũ.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có
thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con
dấu.
- Các loại con dấu của cơ quan
+Dấu Quốc huy
+Dấu chức danh
+Dấu tên
+Dấu đến
+Dấu chỉ mức độ mật, khẩn
2.2.2.4. Thu thập tài liệu vào lưu trữ:
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu
+ Tiêu chuẩn về ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bề ngoài của tài
liệu
+ Tiêu chuẩn về mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông:
+ Tiêu chuẩn về tác giả tài liệu
+ Tiêu chuẩn về thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông tài liệu
- Phương pháp:
+ Phương pháp phân tích hệ thống
+ Phương pháp phân tích chức năng
+ Phương pháp phân tích thông tin
+ Phương pháp phân tích sử liệu học
- Thời hạn bảo quản tài liệu
+ Căn cứ vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của cơ quan tổ chức
2.2.2.6. Chỉnh lý tài liệu:
Bước 1. Giao, nhận tài liệu:
+ Hướng dẫn phân loại: Hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một
phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ. Khiến việc phân loại
tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ toàn phông được thống nhất.
+ Hướng dẫn lập hồ sơ: Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các
văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ đối với những phông hoặc
khối tài liệu còn lộn xộn, chưa được lập hồ sơ và hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn
thiên hồ sơ với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa
chính xác, đầy đủ.
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác địn
h giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ
- Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
+ Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
+ Biên soạn tiêu đề hồ sơ
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
+ Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng
chưa đạt yêu cầu
Bước 7. Biên mục phiếu tin
Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin: (nội dung chi tiết có trong
phụ lục)
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu
- Lập các bản tra cứu bổ trợ
- Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
- Đóng quyển mục lục (03 bộ).
Bước 22. Xử lý tài liệu loại
- Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại
- Viết thuyết minh tài liệu loại
- Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
- Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu
loại (nếu có).
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý
hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
- Tại phòng đọc, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu.
* Kiểm tra tài liệu trong kho
- Hàng năm kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết
quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có
theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư
hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu.
- Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế
hoặc làm bản sao bảo hiểm.
* Các biện pháp kỹ thuật bảo quản
- Chống ẩm
Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:
+ Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho
tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ
ngoài kho là 5ºC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh
sáng... lọt thêm vào kho.
+ Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp
đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc
vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại.
+ Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ
trong một ngày đêm.
- Chống nấm mốc
+ Để phòng nấm mốc phát sinh, thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ
sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Luôn luôn duy trì chế độ
thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
23
+ Hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý
các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi...)
+ Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu.
+ Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải
thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân
24
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 3
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét, đánh giá:
- Luôn thực hiện đầy đủ và cẩn thận từng bước trong quy trình chỉnh lý tài
liệu.
- Thực hiện nghiêm túc về bảo hộ trong khi làm việc (găng tay, khẩu
trang, áo blu…)
- Việc sắp xếp công việc khoa học, thuận tiện cho việc trao đổi, giải quyết
công việc
- Luôn tạo môi trường làm việc thoải mái, hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình,
có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
- Cấp trên và cấp dưới có mối quan hệ mật thiết với nhau, khi lãnh đạo
điều hành công việc thì cấp dưới chấp hành nghiêm chỉnh và khi cấp dưới có ý
Copyright: Tài liệu đại học ©