Sáng kiến kinh nghiệm môn tin học lớp đại học – thông tin quản trị

ÔN TẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
CHƯƠNG I
1. Định nghĩa về dữ liệu:
- Chuỗi không ngẫu nhiên các ký tự, số, giá trị hoặc từ.
- Tập hợp các dữ liệu không ngẫu nhiên được ghi lại do quan sát hay nghiên cứu.
Các dữ liệu được biểu diễn bằng số, đo đếm hay xác định số lượng cụ thể gọi là dữ
liệu. Ví dụ: giá cổ phiếu AGF ngày 15/3/2010 là 45; phiếu thu, phiếu chi tiền mặt;
số liệu dự báo thời tiết; chiều cao của 1 người.
2. Các loại dữ liệu
- Dữ liệu cứng / dữ liệu định lượng : thường xác định số lượng, chứa đựng các yếu
tố thống kê phụ thuộc vào kỹ năng phân tích của nhà quản trị.
- Dữ liệu mềm / dữ liệu định tính : xác định tính chất của sự việc hay tình huống
phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán của nhà quản trị.
3. Định nghĩa về thông tin:
 Dữ liệu được xử lý và có ý nghĩa.
 Dữ liệu được xử lý có mục tiêu.


 Dữ liệu có thể được diễn dịch và hiểu bởi người nhận.
Ví dụ về thông tin: Báo cáo tài chính năm 2010, Thời khóa biểu học kì 2 ( 20092010 ) .
Định nghĩa sai về thông tin : “ Thông tin là dữ liệu được tạo ra theo mục đích của
người nhận ” “ Thông tin là dữ liệu được ghi nhận lại theo mục đích của người
nhận ”
4. Dữ liệu phải thông qua quá trình biến đổi ( xử lý ) để trở thành thông tin. Quá
trình xử lý bao gồm : Lựa chọn – Tổng hợp – Sắp xếp – Tính toán – Phân loại.
5. Ý nghĩa của thông tin:
- Thông tin có chứa giá trị vô hình và giá trị hữu hình. Lợi ích mà thông tin đem
lại đo đếm được bằng giá trị tài chính gọi là giá trị hữu hình
- Thông tin làm giảm tính bất định ( tính mơ hồ, khó hiểu ) của sự việc hay tình

của nhân viên ). Tri thức tường minh có cấu trúc rõ ràng nên dễ dàng chuyển giao
tri thức đến người khác.
o Tri thức không tường minh : là tri thức vô hình có tính kinh nghiệm và trực giác,
không được phát biểu, không thể tài liệu hóa, chỉ tồn tại và phụ thuộc vào trực
giác, tư duy của con người ( Kinh nghiệm , kĩ năng, cách phản ứng lại các tình
huống xã hội, cách hiểu một báo cáo quản trị )
Tri thức cá nhân + Nguồn lực thông tin mà doanh nghiệp có = Tri thức của doanh
nghiệp
Ví dụ: Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng ACB tăng 10%
mỗi năm. Năm nay, ban điều hành ngân hàng dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp
tục tăng thêm 10%, do đó cần tìm nguồn cung tiền cho khoản Thông tin trong các
năm qua được sử dụng để đề ra quyếttăng 10% đó định về việc dự báo mức tăng
trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn. Quyết định và dự báo đó chính là
tri thức ( knowledge ) hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin ( use of
information ).
 Doanh nghiệp cần phải sử dụng một cách tốt nhất nguồn lực thông tin của mình,


đặc biệt sự toàn cầu hóa và thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh thì
việc quản trị nguồn tri thức là 1 nhân tố cạnh tranh chiến lược. Quản trị tri thức là
thuật ngữ được sử dụng để mô tả cách mà tổ chức sử dụng tốt nhất thông tin của
họ.
8. Tại sao doanh nghiệp phải quản lý tri thức ?
o Tăng cường lợi nhuận, doanh thu
o Giữ lại kinh nghiệm của chuyên gia
o Tăng sự thỏa mãn của khách hàng
o Bảo vệ thị trường khi có đối thủ cạnh tranh mới
o Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường
o Mở rộng thị trường
o Giảm thiểu chi phí

 Quyết định của cấp quản trị này có ảnh hưởng rộng lên tổ chức và khó thay đổi .
 T : cấp chiến thuật
 Quản lý những kế hoạch trung hạn của tổ chức.
 Các quyết định thường hướng tới mục tiêu trung hạn góp phần hoàn thành mục
tiêu dài hạn của tổ chức.
 Cấp chiến thuật thường theo dõi hiệu suất làm việc của tổ chức, kiểm soát ngân
quỹ, sắp đặt các nguồn lực và thiết lập chính sách.
 Quyết định của cấp quản trị này có ảnh hưởng vừa lên tổ chức.
 O : cấp tác nghiệp
 Quản lý những kế hoạch ngắn hạn dạng theo từng ngày hay tuần và kiểm soát
hoạt động của tổ chức.
 Các quyết định ở cấp tác nghiệp có tính cấu trúc cao ( quyết định thiết lập sản
lượng cho từng ngày hoặc từng tuần, lập kế hoạch tác nghiệp : xử lý đơn đặt hàng,
chiết khấu cho khách hàng, làm gì với máy móc bị hỏng….. )
 Quyết định của cấp quản trị này ít ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.


Quyết định Loại quyết định Cấp độ ra quyết định
Ngân sách cho năm tới Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đoán, kinh
nghiệm ) Cấp chiến lược ( S )
Làm thế nào để nhắm tới khách hàng có khả năng mang lại lợi nhuận cao nhất, các
đặc điểm của họ Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán đoán, kinh nghiệm )
Cấp chiến thuật ( T )
Có nên thuê thêm nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp Không cấu trúc ( tình
huống phức tạp, không biết trước các quy tắc và ứng dụng ) Cấp chiến thuật ( T )
Giá nào là giá tốt nhất cho sản phẩm Bán cấu trúc ( dựa vào việc phân tích, phán
đoán, kinh nghiệm ) Cấp chiến thuật ( T )
Doanh nghiệp có cần một chiến dịch quảng cáo Bán cấu trúc Cấp chiến thuật ( T )
Cần khoản vay ngắn hạn để giải quyết vấn đề tiền mặt Bán cấu trúc Cấp chiến
thuật ( T ) & chiến lược ( O )

 Quá trình điều khiển điều chỉnh hiệu suất của hệ thống.
 Đường ranh giới  xác định phạm vi của hệ thống
 Môi trường chứa những gì bên ngoài của hệ thống.
 Giao diện ( Interface ) : cách thức trao đổi giữa hệ thống với môi trường hoặc
với các hệ thống khác thông qua đường ranh giới. Nói cách khác, giao diện là thứ
dùng để trao đổi thông tin giữa 2 bên.
Ví dụ: đối với hệ thống của 1 doanh nghuệp
 Các hệ thống con như tài chính, nhân sự, tiếp thị…. nằm trong đường ranh giới
của hệ thống
 Các yếu tố nằm bên ngoài đường ranh giới, như môi trường kinh doanh, khách
hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, chính phủ, luật pháp, nền
kinh tế….
 Ranh giới của các hệ thống con là phạm vi, chức năng, quyền hạn của từng
phòng
2. Các hệ thống không hoạt động hoàn toàn độc lập mà nó có sự tương tác với môi


trường.
 Hệ thống có thể tương tác với môi trường bên ngoài là hệ thống mở.
 Hệ thống không có tương tác với môi trường bên ngoài là hệ thống khép kín.
 Hệ thống mà kết quả đầu ra của nó trở thành dữ liệu đầu vào của hệ thống khác
hệ thống gắn kết.
 Hệ thống con ít phụ thuộc, ít có liên quan đến hoạt động của hệ thống con khác
là hệ thống tách biệt. Hệ thống tách biệt có mức độ tự chủ cao, có khả năng đối
phó với các tình huống, sự kiện bất ngờ tính linh hoạt cao hơn, tính thích nghi cao
hơn so với hệ thống liện kết.
3. Các nguồn lực ( tài nguyên ) của hệ thống thông tin kinh doanh ( BIS )
 Con người ( bao gồm người sử dụng, người xây dựng, người bảo trì )
 Phần cứng : phương tiện, công cụ, máy móc, thiết bị
 Phần mềm : những chương trình máy tính, các công cụ lưu trữ thông tin, các tài

 Trí tuệ nhân tạo ( AI )
 Hệ chuyên gia ( Expert system )
 Mạng Neural : nghiên cứu các kỹ năng giải quyết vấn để bằng cách trải nghiệm
qua 1 phạm vi rộng lớn của các vấn đề
Hệ thống thông tin báo cáo ( IRS )
Hệ thống thông tin điều hành ( EIS ): cung cấp cho nhà quản trị cao cấp các thông
số về các nhân tố thành công then chốt ( CSFs ) hoặc chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt
động chủ chốt ( KPIs )
Hệ thống thông tin kinh doanh xây dựng trên máy tính
Thuận lợi Hạn chế
Tốc độ Phán xét / kinh nghiệm
Chính xác Tính ứng hoạt / ứng biến
Tin cậy Tính sáng tạo


Có thể lập trình được Trực giác
Có ích cho các công việc được lặp lại Không định tính được thông tin
HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH
HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ( ENTERPRISE SYSTEM ) – 1 hệ thống hỗ trợ
cho các quy trình nghiệp vụ của 1 tổ chức chức năng như sản xuất, phân phối, bán
hàng, kế toán, tài chính, nhân sự. HỆ THỐNG KINH DOANH ĐIỆN TỬ
ERP – Enterprise Resource Planning ( Hệ thống hoạch định nguồn ngân lực )
CRM/ SRM ( Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, nhà cung cấp ) SCM (
Supply Chain Management) – Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng EC ( E –
commerce ) Thương mại điện tử: các hoạt động tương tác của doanh nghiệp với
bên ngoài thông qua hệ thống thông tin. EB (E – business) Kinh doanh điện tử là
tất cả mọi trao đổi thông tin ( bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ) được thực
hiện thông qua phương tiện truyền thông/điện tử
ERP là 1 hệ thống duy nhất từ nhà cung cấp, giải quyết tất cả các hoạt động bên
trong DN. CRM / SRM và SCM hỗ trợ các hoạt động bên ngoài doanh nghiệp