TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG CẤP SỐ TIẾP NHẬN
PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM
DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Hà Nội, 04/2015


MỤC LỤC
MỤC LỤC ............................................................................................................................. 2
1.

GIỚI THIỆU .................................................................................................................. 3

2.

TỔNG QUAN ............................................................................................................... 3

3.

GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG................................................................................ 4

4.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG .......................................................... 5
4.1


4.2.4.

Chức năng tìm kiếm hồ sơ ............................................................................. 23

4.2.1.

Chức năng xem chi tiết hồ sơ ........................................................................ 23

4.2.2.

Chức năng sao chép hố sơ ............................................................................. 25

4.2.3.

Chức năng xóa hồ sơ ..................................................................................... 26

4.2.1.

Chức năng ký CA – ký số hồ sơ .................................................................... 26

4.2.2.

Chức năng nộp hồ sơ ..................................................................................... 28

4.2.3.

Chức năng nộp tiền ........................................................................................ 29

4.3



4.6.1. Chức năng xem phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận.................................. 42
4.6.2. Chức năng xem công văn từ chối ...................................................................... 42
4.7

Quản lý Danh mục CA (Certificate Authority)..................................................... 43

PHỤ LỤC ............................................................................................................................ 47
1.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng ...................................................................................... 47

2.

Thông tin hỗ trợ, góp ý ............................................................................................. 47

2


1. GIỚI THIỆU
Mục đích, ý nghĩa tài liệu:
Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được
phần mềm hệ thống: “Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm”.
Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp.
Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm các phần:








3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG
STT
Chức năng

1

Đăng nhập, đăng
ký tài khoản

Mô tả

- Đăng ký tài khoản doanh nghiệp,
- Đăng nhập hệ thống,
- Quản lý thông tin tài khoản.

2

Thêm mới hồ sơ

- Tạo mới hồ sơ,
- Tải lên tệp đính kèm,
- Tải xuống và khai báo hồ sơ theo biểu mẫu excel.

3

Danh sách hồ sơ

- Xem danh sách hồ sơ đã tạo,

Sao chép hồ sơ

- Sao chép hồ sơ đã có từ danh sách,
- Chỉnh sửa thông tin hồ sơ sao chép.

Xóa hồ sơ
Nộp hồ sơ
Nộp tiền

- Xóa những hồ sơ đã tạo từ danh sách.
- Gửi hồ sơ đã tạo.
- Nộp lệ phí.

12

Quản lý hồ sơ
dùng chung

- Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ dùng chung.

13

Quản lý danh
mục CA

- Cho phép thêm, sửa, xóa tìm kiếm CA.

14

Nhóm chức năng

Bước 2: Tại màn hình đăng ký tài khoản, nhập các thông tin yêu cầu tài khoản
doanh nghiệp.
Lưu ý: Các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập.
Bước 3: Nhấn

để lưu thông tin đăng ký.

6


Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo
khai báo hợp lệ.
-

khi các thông tin được

Sau thời gian đăng ký nếu tài khoản doanh nghiệp được phê duyệt, doanh
nghiệp sẽ nhận được email thông báo tài khoản và mật khẩu đăng nhập.
Doanh nghiệp sử dụng thông tin này để đăng nhập hệ thống.

Lưu ý:
 Yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin đăng ký tài khoản
khớp thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh, các thông tin này là cơ sở để
Cục quản lý Dược phê duyệt các tài khoản đăng ký. Các thông tin đăng ký
không rõ ràng, không hợp lệ đều bị từ chối phê duyệt tài khoản.
 Thông tin người liên lạc, lưu ý nhập đúng địa chỉ “Email” đăng ký, tránh
trường hợp thất lạc email thông báo tài khoản khi được phê duyệt.
 Các thông tin đăng ký này, sẽ được hiển thị mặc định ở mục “Thông tin về
tổ chức cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường”, “Thông
tin về người đại diện theo pháp luật của công ty”, “Thông tin về công ty

Chức năng đổi mật khẩu và cập nhật thông tin tài khoản: chức năng cho phép
doanh nghiệp thực hiện cập nhật lại thông tin doanh nghiệp theo tình hình mới nhất
nhưng vẫn đảm bảo tính phù hợp pháp lý của tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống.
Ngoài ra, ở chức năng này cũng cho phép doanh nghiệp thực hiện đổi mật khẩu bất
cứ lúc nào mong muốn.
Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống công bố
mỹ phẩm. Click vào “Tên đăng nhập”.

Chọn chức năng “Thông tin cá nhân”. Màn hình hiển thị như sau:

-

Nếu muốn đổi mật khẩu thì nhập phần thông tin đổi mật khẩu. Sau đó click
.
10


Lưu ý: Hệ thống kiểm tra mật khẩu nhập vào của doanh nghiệp.
 Nếu mật khẩu nhập vào là mật khẩu mạnh (mật khẩu có ít nhất 8 ký tự bao gồm
ký tự chữ in hoa, ký tự chữ in thường, ký tự số, ký tự đặc biệt), hệ thống thông
báo: “Đổi mật khẩu thành công”.
 Nếu nhập mật khẩu mới không phải là mật khẩu mạnh thì hệ thống sẽ đưa ra
thông báo:

Nếu click OK. Tài khoản sẽ được đổi mật khẩu là mật khẩu mới.
 Mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu phải trùng nhau thì mới đổi mật khẩu thành
công.
 Nếu muốn cập nhật thông tin tài khoản thì nhập các thông tin muốn thay đổi, bổ
sung vào phần thông tin doanh nghiệp. Click
thông báo cập nhật thành công.

không bỏ sót các mục thông tin cần khai báo, có hỗ trợ thông báo khi doanh nghiệp
nhập thiếu các thông tin cần thiết.
Màn hình giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian
nhiều hơn trong việc khai báo hồ sơ.
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp chọn tab Công bố mỹ phẩm (1) 
Thêm mới (2) :

Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới hồ sơ như sau:

12


13


14


Nhập thông tin tab “Hồ sơ”:
Cách 1: Thêm mới hồ sơ bằng cách nhập trực tiếp thông tin trên website.
Bước 1: Nhập đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu yêu cầu.
Lưu ý: các trường có dấu (*) là các trường bắt buộc nhập.
Khai báo thông tin hồ sơ: các trường thông tin yêu cầu nhập bao gồm các thông
tin:







17


Một số lưu ý khi nhập thông tin ở tab hồ sơ bằng cách nhập trực tiếp trên web:
-

Đối với mục “Thông tin về nhà sản xuất”, “Thông tin về đơn vị đóng gói”,
“Danh sách thành phần đầy đủ” sau khi nhập thông tin ở mục chức năng này
phải nhấn nút “Thêm (Cập nhật)”, khi nhìn thấy thông tin nhập hiển thị ở danh
sách ngay phía dưới mục thông tin nhập vào lúc này màn hình chức năng mới
ghi nhận và lưu thông tin này.

Cách 2: Nhập thông tin hồ sơ từ Excel
Bước 1: Doanh nghiệp tải biểu mẫu file Excel từ hệ thống về:

18


Bước 2: Doanh nghiệp nhập và lưu lại thông tin hồ sơ theo biểu mẫu tải về.
Nhập đầy đủ thông tin vào file excel theo các tab hướng dẫn bao gồm:





(1): Thông tin về sản phẩm mỹ phẩm,
(2): Thông tin về nhà sản xuất,
(3): Thông tin về đơn vị đóng gói,
(4): Danh sách thành phần.


-

Hồ sơ sau khi lưu thành công, sẽ hiển thị trên màn hình danh sách hồ sơ của
doanh nghiệp. Trạng thái hồ sơ là Mới tạo.

20


4.2.2. Danh sách hố sơ
Màn hình chức năng “Danh sách hồ sơ” hiện thị tất cả các hồ sơ của doanh
nghiệp đã khai báo. Danh sách hồ sơ hiển thị tất cả các trạng thái, danh sách hồ sơ
mặc định được hiển thị theo thời gian hồ sơ được tác động gần nhất. Doanh nghiệp
có thể thay đổi hiển thị bằng các nhấn nút Tìm kiếm và chọn kiểu hiển thị hồ sơ, để
tùy chọn việc hiển thị hồ sơ theo mong muốn.
Danh sách hồ sơ hiển thị chi tiết thông tin hồ sơ bao gồm Mã hồ sơ, Nhãn hiệu,
Tên sản phẩm, Ngày tạo, Trạng thái hồ sơ và các thao tác hồ sơ.
Các thao tác hồ sơ như: xem chi tiết hồ sơ, sửa, xóa, ký số, sao chép, xem công
văn từ chối, công văn SĐBS, phiếu công bố, xem phiếu báo thu đều hiển thị và thực
hiện bắt đầu ở màn hình danh sách hồ sơ này.
Các bước thực hiện: Vào chức năng Công bố mỹ phẩm  Danh sách.
Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ mà doanh nghiệp đã tạo:

21


4.2.3. Chức năng sửa hồ sơ
Chức năng sửa hồ sơ cho phép doanh nghiệp cập nhật lại hồ sơ khi hồ sơ công
bố cần cập nhật thông tin như: các thông tin về sản phẩm mỹ phẩm, thông tin về tệp
đính kèm của hồ sơ mà doanh nghiệp đã khai báo khi thêm mới. Tuy nhiên, hồ sơ
của doanh nghiệp chỉ có thể sửa khi ở trạng thái “Mới tạo”, “Văn thư yêu cầu

Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm.
Kết quả: Hệ thống hiển thị danh sách kết quả theo tiêu chí tìm kiếm tương ứng:

4.2.1. Chức năng xem chi tiết hồ sơ
Chức năng cho phép doanh nghiệp có thể xem lại chi tiết thông tin hồ sơ đã tạo,
các thông tin doanh nghiệp nhập vào được định dạng in đậm, giúp cho doanh
nghiệp có thể dễ dàng quan sát, nhận biết các thông tin, và kịp thời sửa các thông tin
nếu thấy có sai sót trong hồ sơ.
Chức năng không hỗ trợ người dùng thao tác như sửa hay xóa thông tin trực
tiếp ở màn hình này.
Để thực hiện thao tác này, từ màn hình danh sách hồ sơ, doanh nghiệp chọn một
hồ sơ muốn xem thông tin chi tiết:
23


Kết quả: Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết hồ sơ.
Màn hình chi tiết hồ sơ như hình dưới:

24


4.2.2. Chức năng sao chép hố sơ
Chức năng cho phép doanh nghiệp thực hiện sao chép một hồ sơ có sẵn, đối với
những hồ sơ có nhiều mục thông tin giống nhau, khi tạo mới không cần thay đổi
nhiều, doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng sao chép hồ sơ để sao chép thông tin
hồ sơ, tệp đính kèm đã có. Chức năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng thời gian
đáng kể trong việc khai báo hồ sơ.
Để thực hiện thức năng này, từ màn hình danh sách hồ sơ, doanh nghiệp nhấn
vào nút
của hồ sơ gốc muốn sao chép để thực hiện sao chép hồ sơ này.