MỞ ĐẦU
Trong thời gian vừa qua, một trong những vấn đề thu hút sự quan
tâm của xã hội chính là việc Công ty TNHH Gang thép Hưng Nghiệp
Formosa Hà Tĩnh ở Khu kinh tế Vũng Áng (thị xã Kỳ Anh, Hà Tĩnh) xả
nước thải chưa qua xử lý thẳng ra biển, gây thảm họa cá chết ở Miền
Trung. Có thể thấy rằng, đây không chỉ là một vấn đề thời sự nóng bỏng
mà nó còn có liên quan đến cuộc sống của nhiều ngư dân vốn sống cuộc
đời gắn liền với biển và nghề đánh bắt cá. Trong giới hạn nội dung đề
tài: “Soạn thảo văn bản để ghi lại diễn biến cuộc họp của Ủy ban nhân
dân tỉnh Hà Tĩnh về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư
dân của tỉnh do chịu ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa”,
nhóm chúng em xin soạn thảo một biên bản cuộc họp về vấn đề này.
NỘI DUNG
I. Khái quát về biên bản.
1. Khái niệm.
Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được ban hành để ghi
nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để các chủ thể quản lý giải quyết
các công việc đảm bảo tính chặt chẽ. Biên bản có thể là biên bản ghi lại
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 1


một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị,… hoặc biên bản
ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật,
biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc
không đồng ý về một nội dung nào đó.
2. Mục đích, vai trò của việc sử dụng biên bản.
a. Mục đích:
- Biên bản dùng để ghi chép lại diễn biến và kết quả của 1 cuộc họp ( hội
nghị). Đây được gọi là biên bản hội nghị.

kết luận.
Về hình thức, ngôn ngữ: phải đúng theo mẫu đã được quy định, văn
phong nghị luận, ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, rõ ràng.
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 3


Về thủ tục lập biên bản:
- Biên bản chỉ có giá trị khi có ít nhất hai người ký xác nhận. Trường
hợp người có trách nhiệm từ chối ký hoặc có nhược điểm về thể chất
không thể ký được thì phải nêu rõ lí do vào biên bản.
- Trước khi ký, người có trách nhiệm kí đọc rõ nội dung, nếu không
đồng ý với nội dung thì có quyền ghi ý kiến đó vào biên bản trước khi kí.
Sau khi biên bản đã được những người liên quan kí, những người này có
thể sửa đổi, bổ sung vào biên bản và phải ký xác nhận có sửa chữa hoặc
ghi chú và ký xác nhận cuối trang.
- Trong trường hợp cần thiết, biên bản được kí từng trang.
- Biên bản là loại văn bản được lập tại chỗ, không được viết lại, nếu
có tẩy xóa, thêm bớt, sửa chữa thì phải có xác nhận, đến cuối thì thống
kê, ghi chú.
- Biên bản được lập thành nhiều bản có giá trị pháp lí như nhau.
Về cách ghi biên bản: Với các biên bản vụ việc thì phải ghi chi tiết,
cụ thể người viết phải mô tả, tường thuật lại một cách cụ thể vụ việc. Đối
với biên bản hội nghị, cuộc họp, do thời gian dài nên người viết chỉ cần

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 4



Chủ tọa: Đặng Quốc Khánh – Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh Hà Tĩnh.
Thư kí: Nguyễn Thị Anh.
Đại biểu tham dự: Ông Trần Nguyên Thành –Chủ tịch HĐQT Công ty

4.

Formosa.
Số lượng: có mặt: 12 ; vắng mặt: 0.

1.
2.

Diễn biến cuộc họp như sau:
1.

Tuyên bố lí do, giới thiệu thành phần và nội dung cuộc họp.
Trong tháng 4/2016, tại ven biển 4 tỉnh miền Trung Việt Nam (Hà
Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên- Huế) xảy ra sự cố môi
trường nghiêm trọng, làm hải sản chết bất thường, gây thiệt hại lớn về
kinh tế-xã hội, môi trường biển; ảnh hưởng xấu đến đời sống người dân,
an ninh, trật tự an toàn xã hội. Bởi vậy ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tính tiến
hành cuộc họp với nội dung triển khai phương án đền bù thiệt hại cho
ngư dân của tình do chịu ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa.
Thành phần cuộc họp:

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 6


Hỗ trợ đóng mới tàu cá theo các mức: 600 triệu đồng/tàu công suất từ
400CV trở lên; 400 triệu đồng/tàu 250CV đến dưới 400CV; 200 triệu
đồng/tàu từ 90CV đến dưới 250CV. Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cải
hoán tàu khai thác hải sản có công suất nhỏ hơn 90CV sang tàu có công
suất từ 90CV trở lên, được hỗ trợ 0,5 triệu đồng cho 1CV tăng thêm.
Thuyền trưởng, máy trưởng và thuyền viên tàu cá được hỗ trợ 100%
kinh phí đào tạo cấp chứng chỉ.
Ngoài ra, còn hỗ trợ xây dựng hầm bảo quản sản phẩm khi đóng mới
tàu dịch vụ hậu cần phục vụ hoạt động khai thác hải sản có công suất từ
90CV trở lên, xây dựng mới cơ sở sản xuất nước đá (tại khu vực cảng cá
và cửa biển đã được quy hoạch cảng cá) phục vụ khai thác thủy sản.
Nguồn kinh phí tạm thời trích trước từ nguồn dự phòng ngân sách tỉnh
năm 2016 để thực hiện và được hoàn trả nguồn dự phòng từ các nguồn
đền bù của Công ty TNHH Gang thép Hưng Nghiệp Formosa Hà Tĩnh,
nguồn hỗ trợ của ngân sách T.Ư, ngân sách tỉnh và các nguồn hợp pháp
khác.
Một số ý kiến khác cho rằng:
- Ý kiến của Ông Nguyễn Văn A: Cần phải hỗ trợ 100% kinh phí
mua thẻ bảo hiểm y tế cho các thành viên thuộc hộ gia đình bị ảnh hưởng
sự cố môi trường. Bên cạnh đó, là việc hỗ trợ 100% kinh phí mua máy

Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng

Page 8


thông tin liên lạc tầm xa có tích hợp định vị vệ tinh kết nối với trạm bờ
cho các tàu cá có công suất từ 90CV trở lên 1 máy/1 tàu.
Phối hợp với Sở Lao động - thương binh và xã hội tỉnh ưu tiên con
em người bị ảnh hưởng bởi vụ cá chết đi xuất khẩu lao động, trong đó hỗ

Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh chỉ đạo các cơ quan chức năng và đơn
vị thực hiện phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân Tỉnh Hà Tĩnh.
Biên bản này được đọc công khai cho các thành viên nghe.
Cuộc họp kết thúc vào hồi 11 giờ 30 phút ngày 03 tháng 07 năm
2016.

THƯ KÝ
Nguyễn Thị Anh

CHỦ TỌA
Đặng Quốc Khánh

Nơi nhận:
Kỹ năng soạn thảo Văn bản hành chính thông dụng
10

Page


- …………;
- Lưu: VT, hồ sơ.

KẾT LUẬN
Có thể thấy rằng văn bản hành chính nói chung và biên bản nói riêng
là những văn bản thường hay được sử dụng trong các hoạt động thường
ngày nên chúng hay được gọi dưới tên là văn bản hành chính thông
dụng. Biên bản được ban hành bởi nhiều chủ thể và để nhằm thực hiện
các mục đích khác nhau. Trên đây là biên bản ghi lại diễn biến cuộc họp
về triển khai phương án đền bù thiệt hại cho ngư dân của tỉnh do chịu
ảnh hưởng từ chất thải của công ty Formosa. Bài làm của chúng em còn