PHẦN

III
CHƯƠNG

TRÌNH

SOẠN

THẢO

VĂN

BẢN
(16 tiết)
BÀI

1:

LÀM

QUEN

VỚI

WORD
Microsoft Word là một chương
trình

xử



trong

tài

liệu
Word. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính tả

và chỉnh sửa lại
tài liệu trước khi in.
Bài

học này giúp bạn làm

quen với

Microsoft Word

thông qua các thao
tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài

liệu Word, lưu văn bản
vào đĩa cứng.
Nội dung bài học bao gồm

:
o Khởi động Word.
o Các thành phần cửa sổ Word.
o Nhập văn bản vào tài liệu.
o Lưu tài liệu.

thể

sử

dụng

về

sau.
76
1.1

KHỞI

ĐỘNG

WORD
Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word:
1)

Nhấp chuột vào biểu tượng

Start
để hiện thị thực đơn

Start
.
2)

Chọn

Bạn

cũng

có

thể

khởi

động

Word

bằng

cách

nhấp

đúp

chuột

vào

biểu
tượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền.
1.2


sau:
 Thanh

tiêu

đề:

Hiển

thị

biểu

tượng,

tên

ứng

dụng

và

tên

tài

liệu

hiện

nào, cột nào… của tài liệu.
 Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn
dễ dàng di chuyển lên xuống hoặc sang ngang

trong quá trình soạn thảo.
1.3

NHẬP

VĂN

BẢN
Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất
là nhập văn bản từ bàn phím. Trong vùng văn bản,

điểm chèn (insert point)

là
78
một thanh đứng mầu đen, nhấp nháy.

Điểm ch
èn
đóng vai trò xác
đị

nh vị trí ký
tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo. Vị trí

điểm chèn

di

chuyển

được
trong phạm vị vùng soạn thảo.
Điểm chèn
văn

bản
Ln 1: Dòng 1;
Col 2: Cột 2
Khi bạn gõ văn bản
và

điểm ch
èn
đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống
dòng.

Khi

muốn

bắt

đầu

một


và

lề

đỉnh

và

đáy
cỡ 1 inch theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang.
Khi bạn gõ văn bản,

điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp.

Nếu
bạn nhầm, nhấn
Backspace
để xoá các kí tự ở bên trái của

điểm chèn, hay nhấn
Delete
để xoá kí tự ở bên phải điểm chèn.
1.4

LƯU

TÀI

LIỆU
Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong

cứng

dưới

một
tệp tin có phần mở rộng là

.doc
.
Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu:
1) Chọn

lệnh

Save

trong

thực

đơn

File

hoặc

nhấp

nút


tài

liệu
Nhập tên tệp tin
Chú

ý:
Sau khi đã lưu tài liệu, n ếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối
với một tài liệu và nhấp nút

Save
,
word
sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của
tài liệu mà không hiển thị hộp thoại
Save

As
nữa.
1.5

ĐÓNG

TÀI

LIỆU

VÀ

RA

màn

hình

và

nằm
dưới thanh tiêu đề.
Nút đóng chương
trình Word
Nút đóng cửa sổ tài
liệu hiện thời
TỔNG

KẾT

B
ÀI

HỌC
Trong bài học này, bạn đ
ã

học:
 Cách khởi động Word.
 Các thành phần chính của cửa sổ Word.
 Cách nhập văn bản vào tài liệu Word.
 Cách lưu tài liệu.
 Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word.
CÂU

Quan

sát

tên

mặc

định

mà

Wo
rd tự đặt.
81
BÀI

2:

BIÊN

TẬP

TÀI

LIỆU
Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạn
thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại
trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản.
Nội dung bài học bao gồm

và

khôi

phục

văn

bản.
o

Lưu tệp tin bằng t
ên

khác.
Kết thúc b
ài

học

bạn

có

thể:
o

Mở một tệp văn bản đ
ã



Biết

cách

xóa

văn

bản

sử

dụng

hai

phím:

Delete

và

Backspace

trên
bàn phím.
o

Biết

Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản cũ
của văn bản.
82
2.1

MỞ

TỆP

TIN
Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau:
1)

Nhấp chuột

vào biểu tượng

Open
trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh
Open
trong thực đơn
File
.
Hộp thoại Open xuất hiện.
2)

Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống

Look



DI

CHUYỂN

QUA

LẠI

TRONG

TÀI

LI
ỆU
Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm ch
èn

về

vị
trí bạn muốn thay đổi. Con trỏ chuột,

các phím mũi t
ên

trên bàn phím

và các
thanh cuộn l


chuột

(con

trỏ

chuột

trông
như chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụng
bàn phím để di chuyển điểm chèn. Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím
có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng

điểm chèn.
83
Phím/tổ

hợp

phím Tác

dụng
Phím mũi tên trái Sang trái một kí tự.
Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự.
Phím mũi tên xuống Xuống một dòng.
Phím mũi tên lên Lên một dòng.
Ctrl + Mũi tên
trái
Sang trái một từ.


CUỘN

VĂN

BẢN
Cửa

sổ

tài

liệu

thông

thường

chỉ

hiển

thị

được

một

phần



BẢN
Có hai chế độ nhập văn bản vào tài liệu, đó là chế độ chèn (
Insert
) và chế
độ ghi đ
è

(
Overwrite
). Trong đó, chế độ ch
èn

là

chế

độ

mặc

định

của

Word.

Chế

độ

chèn,

tại

vị

trí

điểm

chèn

đã

có

ký

tự
thì ký tự đó c
ùng

với

các

ký

tự


Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị t rí điểm chèn và điểm
chèn dịch sang phải

một

cột. Nếu trước khi

ghi

đè, tại

vị

trí

điểm

chèn đã có
một ký tự thì ký tự đó biến mất, các ký tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên
vị trí.
Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x
85
Khối

văn
bản
Thao

tác
Một từ Nhấp đúp từ này.

Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựa
chọn, hay

nhấp ba lần vào bất kì đâu trong miền
chọn.
Chú

ý:
Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert.
2.5

CHỌN

VĂN

BẢN
Để

thực

hiện thao

tác

sao chép,

cắt

hoặc xóa dữ



phím

bấm

trên

bàn

phím

có

tác

dụng

xóa

văn

bản

là:

Delete

và
Backspace
.


Ctrl
+
Delete
, hay
vào bên phải của từ và nhấn
Ctrl
+
Backspace
.
sử dụng để chọn các khối văn bản.
Để tiết

kiệm

thời

gian,

bạn có thể

sử dụng các

thao tác

chọn văn

bản ở
phần trên để chọn khối văn bản cần xóa. Sau đó bấm


) và làm lại (
Redo
).
Nếu bạn thực hiện sai một thao tác, chẳng hạn xóa nhầm một từ, bạn sử
dụng lệnh
Undo
để hủy bỏ thao tác đó. Khi đã sử dụng

Undo
mà bạn lại muốn
xóa từ đó, bạn sử dụng lệnh
Redo
.
Nút Undo Nút Redo
Để ho
àn

tác

hay

làm

lại

nhiều

hành

động,

2.7

LƯU

TÀI

LIỆU

BẰNG

TÊN

KHÁC
Trong trường hợp bạn thay đổi t
ài

liệu

nhưng

vẫn

muốn

giữ

lại

phiên


thay

đổi

thư

mục

lưu

tài

liệu

thông

qua

thực

đơn

thả
xuống
Save

in
.
3)


o

Cách lưu tài liệu bằng tệp tin khác.
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI

TẬP
1.

Bạn dùng phím nào để chuyển giữa chế độ chèn và chế độ ghi đè.
2.

Trong một tài liệu dài, cách nhanh nhất để di chuyển về đầu và về cuối
tài liệu là gì?
3.

Việc cuộn văn bản bằng các thanh cuộn có làm

di chuyển điểm chèn
không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy thực hành với các thanh cuộn.
4.

Mở

một


một

tên

khác.

Thực

hành

nhập
văn bản v
ào

tài

liệu

ở

cả

chế

độ

chèn

và


Redo.
88
BÀI

3:

SỬ

DỤNG

KHUÔN

MẪU

VÀ

TRÌNH

CÀI

ĐẶT
Bài học này hướng dẫn bạn sử dụng khuôn mẫu ( Template) và trình cài
đặt để nhanh chóng tạo lập các tài liệu Word theo khuôn đạng sẵn có.
Nội dung bài học bao gồm:
o

Sử dụng khuôn mẫu Word
o



sử

dụng

nó

cho

các

công

việc
hàng ngày, chẳng hạn tạo tiêu
đề

chung

cho

các

tài

liệu

của

công

văn

bản

đều

được

tạo

trên

nền

khuôn

mẫu

thông

thường
(normal template). Đây là khuôn mẫu mặc định của word. Khi bạn nhấp vào nút
New

Blank

Document
trên thanh công cụ, một văn bản trắng mới được tạo ra
với khuôn mẫu thông thường.
Word

Bạn thực hiện các bước sau để tạo tài liệu mới theo khuôn mẫu:
1)

Chọn mục
New
trong thực đơn
File
.
Ô tác vụ NEW DOCUMENT sẽ xuất hiện b
ên

phải

tron

g cửa sổ Word.
Chọn
On

my
computer
2)

Chọn mục ON MY COMPUTER trong phần TEMPLATES.
Hộp thoại
Templates
xuất hiện cung cấp nhiều mẫu t
ài

liệu

Tạo

khuôn

mẫu

riêng
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu của riêng mình, chẳng hạn tạo mẫu tiêu đề
chung cho các tài liệu của công ty rồi lưu tài liệu này dưới dạng khuôn mẫu để
khi mở tệp tài liệu mới, chúng có ngay tiê u đề mà không cần phải tạo lại.
Bạn thực hiện các bước sau để tạo khuôn mẫu của riêng bạn:
1) Tạo tài liệu mẫu
Bạn soạn

thảo một tài liệu mẫu, chẳng hạn soạn thảo tiêu đề dùng chung
cho các tài liệu của công ty.
2) Chọn mục
Save
trong thực đơn

File
: Hộp thoại Save as xuất hiện.
Tên khuôn mẫu
Kiểu t
ài

liệu

là
Document

trong

thẻ

General

của

hộp

thoại
Templates.

Tạo

khuôn

mẫu

từ

khuôn

mẫu
Bạn cũng có thể tạo khuôn mẫu mới từ một khuôn mẫu sẵn có. Bạn

thực
hiện các bước sau:
1)



computer

trong
phần
Templates
.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
3)

Chọn khuôn mẫu sẵn có.
Chọn khuôn
mẫu sẵn có
Chọn Template
4)

Trong ô
Create

New
, chọn
Template
.
5)

Nhấp nút
OK
.
6)


văn

bản

bằng

cách

sử

dụng

một

trong

các
trình cài đặt của Word. Điểm khác biệt giữa trình cài đặt và khuôn mẫu là trình
cài

đặt

hoạt

động thông qua quá trình hỏi

và nhận thông tin từ phía người

sử
dụng trên từng phần của văn bản trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay

ô

tác

vụ

New
document
.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
3)

Chọn thẻ
Memos
4)

Nhấp đúp v
ào

biểu

tượng

Memo

wizard
.
Một văn bản trắng được
mở


tiếp

theo

xuất

hiện

yêu

cầu

chọn

kiểu

bản

ghi

nhớ
mong muốn.
6)

Chọn
Elegant
sau đó nhấp
Next
.
Hộp thoại cài đặt tiêu đề xuất hiện. Mục lựa chọn Yes. Use this text đã

Writer’s

Initials
và gõ “NVA” trong ô tương ứng.
13) Nhấp
Next
.
Hộp thoại Header/Footer xuất hiện.
14) Bỏ đánh dấu chọn
Confidentility
rồi nhấp
Next
.
Hộp thoại trình cài đặt Finish xuất hiện.
94
15) Nhấp
Finish
.
Trình Memo Wizard kết thúc. Bạn đã có một bản ghi nhớ theo ý mình
trong cửa sổ soạn thảo mới.
TỔNG

KẾT

B
ÀI

HỌC
Trong bài học này, bạn đã học:
o

một

khuôn

mẫu

mới

từ
khuôn mẫu sẵn có.
o

Cách tạo văn bản từ tr
ình

cài

đặt

sẵn

có.
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI


dạng khuôn mẫu với tên Fax Template 01.
96
BÀI

4:

ĐỊNH

DẠNG

VĂN

BẢN
Trong bài

học

này,

bạn

sẽ

học

cách

áp

dụng


một

tài

liệu,

bạn

thường

cần

di
chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ. Trong
bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và
đối

tượng.

Bạn

sẽ

thực

hành

sao



Căn lề văn bản
o

Cắt, sao chép và
dán

văn

bản
o

Tìm và thay thế văn bản
o

Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản
o

Áp dụng kiểu dáng cho văn bản
o

Xem trước tài liệu
o

In ấn tài liệu
Kết thúc bài học này bạn có thể:
o

Định dạng phông chữ, căn lề văn bản, thêm ký tự đặc biệt



là

một

đặc

trưng

như

định

dạng

đậm,

nghiêng,

chữ

thường,

gạch

dưới,
phông chữ (kiểu dáng của kí tự), cỡ phông chữ, và thậm chí cả mầu văn bản.
4.2

ĐỊNH


dạng
Bạn thực hiện các bước
dưới

đây

để

thay

đổi

font

chữ

hoặc

cỡ

chữ:
1)

Chọn khối văn bản bạn muốn áp dụng các thay đổi về font, thao tác
này có thể chọn một kí tự đơn, một câu, một đoạn, hoặc to
àn

bộ


đơn

thả

xuống

Font

Size

rồi

chọn

kích

thước
font chữ mong muốn.
Lưu

ý:
Bạn có thể dùng bàn phím để tăng hoặc giảm cỡ chữ
- Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi cỡ chữ
98
- Nhấn tổ hợp phím
Ctrl
+
]
(dấu ngoặc vuông đóng) để tăng cỡ chữ l
ên


chữ
xuống 1 điểm.

Định

dạng

font

chữ

sử

dụng

hộp

thoại

FONT
Bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác định dạng font chữ thông qua hộp
thoại

Font
.

Bạn

nhấp


style
: Cho phép bạn chọn kiểu chữ (đậm, nghiêng…).
- Ô
Size
: Cho phép bạn chọn kích thước
chữ.

Bạn

có

thể

chọn

những

giá
trị có sẵn trong danh sách hoặc nhập trực tiếp giá trị cỡ chữ v
ào

ô

này.
- Ô
Font

color
: Cho phép bạn đổi mầu font chữ.


căn

lề,

sau

đó

nhấp

chuột

các

biểu

tượng

căn

lề

trên
thanh công cụ
Formatting
.
Canh trái Canh hai bên
Canh


Sao

chép

văn

bản
: Bạn thực hiện các bước sau:
1)

Chọn khối văn bản muốn sao chép.
2)

Nhấp chuột

vào

biểu tượng

Copy
trên thanh công cụ

Standard
hoặc chọn lệnh
Copy
trong thực đơn

Edit
.
3)

.

Di

chuyển

văn

bản
: Bạn thực hiện các bước sau:
1)

Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
2)

Nhấp

chuột

v
ào

biểu

tượng

Cut
trên

thanh


công

cụ

Standard
hoặc hoặc chọn lệnh
Paste
trong thực đơn

Edit
.
4.5

TÌM

KIẾM

V
À

THAY

THẾ

VĂN

BẢN

Tìm


để

tìm

kiếm

văn

bản:
1)

Mở thực đơn

Edit
, chọn
Find
(hoặc sử dụng tổ hợp phím
Ctrl

+

F
)
Hộp thoại
Find

and

Replace

ược sẽ tự động được bôi đen.
Để kết thúc tìm kích nút
Cancel
.

Thay

thế

văn

bản
Ngoài

chức năng tìm

kiếm, Word còn cung cấp

chức năng thay thế văn
bản. Chức năng này thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ
viết

sai

trong

một

tài


+

H
)
Hộp thoại
Find

and

Replace
xuất hiện.
2)

Nhập nội dung cần t
ìm

vào

hộp

Find

what
.
3)

Nhập nội dung cần thay thế trong hộp
Replace

with

xử

lý:
5)

Nhấp
Replace
nếu muốn thay thế cụm từ tìm được.
6)

Nhấp

Find

next
nếu

không muốn

thay thế

cụm

từ tìm được mà tìm
cụm từ tiếp theo.
101
7)

Nhấp


Trên bàn phím đã có sẵn một vài kí tự đặc biệt như: @, $, %

Các kí tự
này nằm trên cùng phím v

ới các ký tự số, nhưng ở dòng bên trên. Để nhập kí tự
này vào tài liệu, bạn giữ phím
Shift
rồi nhấn phím tương ứng.
Ngoài

những

kí

tự

đặc

biệt

đã

có

trên

bàn

phím,

cần

chèn

kí

tự

đặc

biệt.
2)

Mở thực đơn

Insert
, chọn
Symbol
.
H
ộp thoại
Symbol
xuất hiện.
3)

Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống

Font
và phông chữ có ký tự đặc
biệt cần sử dụng (thường dùng Symbol).

vừa tạo vào tài liệu để tiết kiệm thời gian định dạng nhiều lần các đoạn văn bản
có cùng kiểu dáng.
Để áp dụng một kiểu dáng, bạn thực hiện các bước sau:
1)

Chọn khối văn bản cần áp dụng kiểu dáng.
2)

Nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống nằm bên phải hộp

Style
trên thanh
công cụ định dạng.
Danh sách các kiểu dáng hiện có được hiển thị.
3)

Chọn kiểu dáng sẽ áp dụng cho khối văn bản được
chọn.
4.8

XEM

TRƯỚC

T
ÀI

LIỆU
Chức năng xem trước t
ài

Để xem trước tài liệu, bạn thực hiện các bước sau:
1)

Mở

thực

đơn

File
,

chọn

Print

Preview

(hoặc

kích

vào

biểu

tượng
Print

Preview

vào vào nút trên thanh công cụ.
Ý nghĩa của các nút lệnh tr
ên

thanh

công

cụ

print

preview:
Print: Gửi lệnh in đến máy in.
Magnifier:

Phóng

to

một

mức

(có

thể

kích


sẽ

là

6
trang ).
Zoom control: phóng to, thu nhỏ theo tỷ lệ phần trăm.
View ruler: Bật tắt chế độ hiển thị thước đo.
Shirk to fit: Điều chỉnh t

ài liệu in trong một trang.
Full screen: Chuyển sang chế độ xem toàn màn hình.
Close: Đóng chế độ
Preview
.
Help: Trợ giúp chế độ
Print

Preview
.
4.9

IN

ẤN

T
ÀI

LIỆU

:

Chọn

loại

máy in

dùng để

in

tài

liệu

(trong trường
hợp có nhiều máy in được cài đặt trên máy tính của bạn).
- Để

lựa

chọn

trang

in

ra,


èn).
+
Pages
: Chỉ in mốt số trang xác định. Các trang đượ c phân tách nhau
bởi dấu phẩy (
,
), ví dụ: 1,3, 5-10