LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học
công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, được sự đồng ý của cô giáo
hướng dẫn Ths. Trần Thu Phương tôi đã thực hiện đề tài “Nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác
công trình thủy lợi Lục Nam”.
Để hoàn thành khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo
đã tận tình hướng dẫn giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn
luyện tại trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Đặc
biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô giáo hướng dẫn Ths. Trần Thu Phương
đã tận tình chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện khóa luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo các phòng ban và tập thể cán bộ công
nhân viên chức Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam đã tạo điều kiện
tốt nhất cho tôi trong suốt thời gian học tập và làm khóa luận tốt nghiệp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.
Song do kiến thức cũng như kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên không tránh
khỏi những thiếu sót .Tôi rất mong nhận được góp ý của quý Thầy, Cô giáo để
khóa luận được hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Thái nguyên, ngày 14 tháng 6 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Bùi Thị Thơm


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan, đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả quản lý
văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình
thủy lợi Lục Nam” chuyên ngành quản trị văn phòng là đề tài nghiên cứu của
tôi trong thời gian qua. Những kết quả và các tài liệu trong khóa luận được thực
hiện tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam, không sao chép bất kỳ

1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi...................................................................... 16
1.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản...................................................................................................16
1.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật .......................................17
1.4.3. Đăng ký văn bản đi..............................................................................17
1.4.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi ......20
1.4.5. Lưu văn bản đi.....................................................................................24


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI XÍ
NGHIỆP KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI LỤC NAM – BẮC GIANG
…………………………………………………………………………………..26
2.1. Giới thiệu về Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam.................. 26
2.1.1. Vị trí, chức năng..................................................................................26
2.1.2. Nhiệm vụ .............................................................................................26
2.1.3. Tổ chức bộ máy ...................................................................................27
2.1.4. Cơ chế hoạt động.................................................................................31
2.2. Công tác quản lý văn bản tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục
Nam ............................................................................................................................. 31
2.2.1. Quản lý văn bản đến tại xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam ..31
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi ...............................................................34
2.2.3. Vấn đề tồn tại ......................................................................................36
2.2.4. Hướng giải quyết .................................................................................36
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL 2007 VÀO
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ................................................................38
3.1. Vai trò của CNTT trong công tác quản lý văn bản ....................................... 38
3.2. Khái quát về phần mềm Microsoft Excel........................................................ 40
3.3. Chương trình quản lý văn bản tại đơn vị........................................................ 42
3.3.1. Quy trình thiết kế chương trình quản lý văn bản. .................................42
3.3.2. Giao diện chương trình quản lý văn bản đi..........................................44

Hình 3.9. Giao diện chính của chương trình quản lý văn bản. ............................59
Hình 3.10. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến ....................................60
Hình 3.11. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến (liên kết tới bản word).61
Hình 3.12. Giao diện Bản scan từ liên kết văn bản đến ......................................62


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1.
2.
3.
4.
5.

BHYT – BHTN: Bảo hiểm y tế - Bảo hiểm tự nguyện.
CNTT & TT: Công nghệ thông tin và truyền thông
CNV: Công nhân viên
ĐH: Đại học
TNHH MTV KTCTTL : Trách nhiệm hữu hạn một thành viên khai
thác công tình thủy lợi Cầu Sơn
6. UBND: Ủy ban nhân dân
7. PCLB: Phòng chống lụt bão.


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới Đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo
đội ngũ tri thức trẻ là một trong những vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan tâm
hàng đầu. Vì vậy, thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để
xây dựng và phát triển đất nước, sánh vai với các cường quốc trên thế giới. Đặc

Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsof Excel 2007 tại cơ
quan trong thời gian từ ngày 10/4/2016 đến ngày 14/6/2016. Tôi nhận thấy Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản mang lại nhiều lợi ích
góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công cuộc cải cách hành chính. Đồng thời
giúp người làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ cho đơn vị tìm kiếm và cập
nhật văn bản nhanh và chính xác; đổi mới quy trình cách thức làm việc với phong
cách hiện đại; giảm chi phí văn phòng phẩm (giấy, bút...).
Mục đích:
Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại Xí nghiệp KTCTTL
Lục Nam với các mục tiêu cụ thể:
- Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản tại
tại Xí nghiệp KTCTTL Lục Nam.
- Nghiên cứu ứng dụng của phần mềm Microexcel 2007 để quản lý văn bản.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin,
tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử;
Theo tôi “Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft
Excel 2007 tại Xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi Lục Nam” là một đề tài sát
với thực tế và công việc tôi đang làm. Thông qua ứng dụng phần mềm Microsoft
Excel nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại cơ quan. Nâng cao tri thức và
nhận thức cho xã hội và các cán bộ quản lý về vai trò, vị trí của Công nghệ thông
tin đưa công nghệ thông tin phục vụ phát triển kinh tế xã hội.


CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát chung về văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này
đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng
lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau.

- Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức
năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan
trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính
chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động
do Nhà nước đặt ra.
- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá
khứ, hiện tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước. Nó làm căn cứ cho
các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ
quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ
thể quản lý lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là
hình thức pháp luật của quản lý (Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
- Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường
quản lý. Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào
tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ
chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên
khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội

2


hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy



1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ
quan, tổ chức gọi tắt là văn thư.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc, thượng khẩn, và khẩn phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Văn bản, tài liệu mang tính bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.3. Quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.
1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư
của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong
trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ,
phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu hiệu niêm phong, đối
với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho
người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công
tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc

xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
1.3.3. Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến.
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán.

5


Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
đến, ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết. Đối
với văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối với văn bản đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu đến.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không
phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo
dõi, giải quyết.
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký
hiệu đối với những văn bản có ghi tên loại, dưới trích yếu nội dung đối với công
văn hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu đến được quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng
7 năm 2015 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:

ĐẾN

............................
Ngày:

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm
thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật).
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một
năm, nên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành, cơ quan trung ương.
- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất
định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận đơn, thư khiếu nại, tố cáo có
thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì
sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức
hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công
hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm
các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

7


* Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày
theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.
……….…... (1) ……………
………...... (2) …………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN


Ngày

đến

đến

giả

ký
hiệu

(1)

(2)

(3)

(4)

tháng

(5)

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Đơn vị hoặc


9


Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,
tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không
phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích
yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không
có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến
(loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau
cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn
bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7
“Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn
bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu
nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
*Sổ đăng ký đơn thư.
Mẫu sổ đăng ký đơn thư được thực hiện theo mẫu sau:
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.


Trích yếu nội

Đơn vị hoặc Ký

Ghi

người nhận

chú

(6)

nhận

(7)

(8)

Hình 1.4. Phần đăng ký đơn thư.
* Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ:
05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự
đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số
đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu
đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,
số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối

việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị
hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục chuyển trong dấu đến. Ý kiến
chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến cần đựơc ghi vào phiếu
riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký
văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu
văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn
cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm
bảo những yêu cầu sau:

12


- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao đúng người nhận.
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “ Thượng
khẩn” và “ Hoả tốc” thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết. Căn cứ
vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển giao cho cá nhân trực

luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức điều hành phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm
vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số công văn đến, văn bản đến
đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo
cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần
lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
+ Mẫu sổ như sau:
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng:

14


SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.
Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:

Số đến

(1)

Tên loại;

Đơn vị

Số, ký hiệu;


trả lời

(4)

(5)

(6)

(7)

Hình 1.5. Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến
Hướng dẫn đăng ký.
Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”.
Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản.
Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối của
người có thẩm quyền.
Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ
quan, của người có thẩm quyền.
Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định.
Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời.
Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác.
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu tài liệu thu hồi cán bộ văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

15


1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đi
1.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng

16


1.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại điểm a),
b) khoản 1 điều 15 Chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV
Việc đóng dấu các độ mật tuyệt mật, tối mật và mật, dấu tài liện thu hồi
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA ( A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại điểm a),b) khoản 2 điều 15 chương II của Thông tư số: 01/2011/TTBNV
1.4.3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi.
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chi ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tùy theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi.
* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường).
* Sổ đăng ký văn bản mật đi.