ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======

NGUYỄN VĂN TÂM

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN
PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ
GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Hà Nội - 2008


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======

NGUYỄN VĂN TÂM

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN
PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ
GIẢI PHÁP

Chuyên ngành : LƢU TRỮ
Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS. VƢƠNG ĐÌNH QUYỀN


27

1.3. Vai trò, ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng
Trung ƣơng Đảng

33

CHƢƠNG 2- THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN

40

PHÒNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG

2.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định và hƣớng dẫn về
lập hồ sơ hiện hành

40

2.1.1. Cơ sở pháp lý để ban hành văn bản

40

2.1.2. Nội dung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

41

2.2. Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng
Trung ƣơng Đảng


73

3.3. Xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ƣơng

81

3.4. Tăng cƣờng hƣớng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ và kiểm
tra việc lập hồ sơ hiện hành

83

3.5. Thực hiện tốt công tác khen thƣởng - kỷ luật đối với việc
lập hồ sơ hiện hành

86

Đảng

88

KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TÀI LIỆU PHỤ LỤC

____________________


MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban

nhằm tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng và
đưa ra các giải pháp về lập hồ sơ hiện hành để công tác này được thực hiện nề
nếp hơn, giúp cho lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ,
nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng và hiệu
quả, đồng thời giúp cho công tác lưu trữ thuận lợi hơn trong việc thu thập, bổ
sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này trước mắt
nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm
vi áp dụng đến các cấp uỷ ở Trung ương và địa phương.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:
- Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những mặt còn hạn
chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện
hành ở Văn phòng Trung ương Đảng.
- Trên cơ sở đó sẽ xây dựng bản danh mục hồ sơ của một đơn vị để các
đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương tham khảo và dựa vào đó tiến hành lập
danh mục hồ sơ của đơn vị khác thuộc Văn phòng (đưa vào phụ lục).
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu :
- Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động
của Văn phòng Trung ương Đảng.


- Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Văn
phòng Trung ương Đảng.
- Các giải pháp để khắc phục tồn tại, nâng cao chất lượng hồ sơ được lập.
Ngoài đối tượng nghiên cứu chính trên, việc tìm hiểu chức năng, nhiệm
vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc
dựa trên các văn bản quy định cũng là đối tượng tiếp cận để nghiên cứu đề tài.
* Phạm vi nghiên cứu :

- Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở
Văn phòng Trung ương Đảng.
- Lập danh mục hồ sơ hiện hành đối với một đơn vị trực thuộc.
5. Lịch sử nghiên cứu
Việc lập hồ sơ nói chung đã được quy định từ năm 1963 trong bản Điều lệ
về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định
số 142/CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ, đây chính là tiền đề của
lịch sử nghiên cứu về lý luận và thực tiễn đối với công tác này.
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà
khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ và sinh viên, học viên cao học Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân
văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đề cập đến và đã có những công trình khoa học
mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng
trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học viên
cao học…
Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử dụng
làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại


học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Cao đẳng
Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương I) hay
trong các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Văn phòng Trung
ương Đảng và Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ
hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương
Đình Quyền xuất bản năm 2005. Cuốn sách đã dành toàn bộ Chương XIII để trình
bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung
học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001 và Tập bài giảng
công tác văn thư - lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban
hành tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan…

nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói
riêng như: Khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, tài liệu cũng như mục
đích, ý nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành. Các bài viết trên các
báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý nghĩa; các yêu
cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh
lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ quan... Tuy nhiên trong
thời gian gần đây, các bài viết ít được đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề
lập hồ sơ hiện hành còn chưa được quan tâm đúng mức. Các luận văn thạc sĩ
nghiên cứu về vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện
hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng Trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương
Đảng), và các cơ quan Nhà nước (các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc
phục cũng như đổi mới đối với công tác này. Song, các công trình nghiên cứu
trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về công tác văn thư hay việc lập
hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cập bộ mà chưa có công trình
nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm làm cho công tác
lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động đối với một cơ quan cụ
thể được triệt để và sâu rộng tới từng đơn vị, từng cán bộ, nhân viên trong cơ
quan.
Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập hồ
sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ vẫn còn ở tình


trạng chưa được phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống… Thực trạng này
cũng do nhiều nguyên nhân như: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu lưu trữ
còn hạn chế và ý thức trách nhiệm của cán bộ chưa được đề cao... Bên cạnh đó,
các giáo trình, bài giảng chuyên đề về văn thư - lưu trữ cũng chỉ đi sâu về lý
luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ quan…
Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành ở một cơ quan
(cụ thể là ở Văn phòng Trung ương Đảng) cần sớm được thực hiện mới đáp ứng
yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác

và nghiệp vụ văn phòng I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) xuất bản năm 2001;
Tập bài giảng công tác văn thư - lưu trữ (dùng cho các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
cho cán bộ các cơ quan Đảng) của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
năm 2008…
- Các Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học và tư liệu học như: Vấn
đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực
trạng và giải pháp của Nguyễn Xuân Trung, Lập hồ sơ hiện hành ở các ban
Đảng: Thực trạng và giải pháp của Trịnh Thị Hà.
- Các bài viết trên tạp san, tạp chí của ngành lưu trữ.
Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi còn sử dụng các báo
cáo tổng kết có liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành như: Báo cáo số
162-BC/VPTW, ngày 07-9-2007 của Văn phòng Trung ương Đảng tổng kết
công tác văn thư - lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội (2005-2007) và
các nhiệm vụ trọng tâm (2008-2009); Báo cáo số 04-BC/LTHH, ngày 01-102007 của Phòng Lưu trữ hiện hành - Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
về công tác lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu năm 2006 của các đơn vị trong Văn
phòng Trung ương Đảng…


7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác - Lênin. Sử dụng phương
pháp này để phân tích lý luận chung trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa
Mác - Lênin gắn với các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế
thừa, phát triển và đưa ra những hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế trong
công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Phân tích hệ thống và thống kê, nhằm đánh giá thành phần, nội dung tài
liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
để từ đó đưa ra phương pháp và cách thức xây dựng danh mục hồ sơ đối với tài
liệu trong giai đoạn hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng nói chung và

Trung ương Đảng
Chương 3- Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện
hành ở Văn phòng Trung ương Đảng
Làm thế nào để công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương
Đảng ngày càng có chất lượng cao hơn đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, nhất là
trong bối cảnh cơ quan vừa hợp nhất, thêm nhiều đơn vị tổ chức mới là một
nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Qua việc
khảo sát, nghiên cứu đưa ra các giải pháp này, tác giả mong muốn nhận được
những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư - lưu trữ
đang làm nhiệm vụ có liên quan và tất cả các bạn đọc.


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
_____________

1- Báo cáo số 162-BC/VPTW, ngày 07/9/2007 của Văn phòng Trung
ương tổng kết công tác văn thư, lưu trữ đảng và các tổ chức chính trị - xã
hội (2005-2007) và các nhiệm vụ trọng tâm đến năm 2009, Tư liệu Cục
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
2- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg, ngày 23-3-2006 của Thủ tướng Chính
phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ
quan hành chính Nhà nước, Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng,
3- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Tư liệu
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
4- Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10-01-2008 của Văn phòng
Trung ương Đảng về việc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ hiện hành, Tư liệu Vụ Hành chính, Văn phòng Trung ương Đảng, Tư
liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,


Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương thành Văn phòng
Trung ương Đảng, Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
16- Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21/8/2007 của Bộ Chính trị về
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng,
Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
17- Quyết định số 648-QĐ/VPTW, ngày 10/9/2007 của Văn phòng
Trung ương Đảng ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương
Đảng, Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
18- Quyết định từ số 620 đến số 641-QĐ/VPTW, ngày 04/9/2007
của Văn phòng Trung ương Đảng quyết định thành lập các đơn vị trực
thuộc Văn phòng Trung ương, Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng,
19- Quyết định từ số 1178 đến số 1196-QĐ/VPTW, ngày 21/12/2007
của Văn phòng Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
và chế độ làm việc của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng.
Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
20- Tập bài giảng công tác văn thư – lưu trữ (Dùng cho các lớp bồi
dưỡng cho cán bộ các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội), Hà Nội,
2008, Tư liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
21- Nguyễn Xuân Trung, Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp, Luận văn
thạc sĩ, năm 2005, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội,
____________________