ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======

NGUYỄN VĂN TÂM

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG
TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI
PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ


Hà Nội - 2008
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======

NGUYỄN VĂN TÂM

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG
TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI
PHÁP

Chuyên ngành : LƯU TRỮ
Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ


NGI HNG DN KHOA HC : PGS. VNG èNH QUYN


1.3. Vai trò, ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng
Trung -ơng Đảng

33

Ch-ơng 2- thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở văn

40

phòng trung -ơng đảng


2.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định và h-ớng dẫn về
lập hồ sơ hiện hành

40

2.1.1. Cơ sở pháp lý để ban hành văn bản

40

2.1.2. Nội dung các văn bản chỉ đạo, h-ớng dẫn

41

2.2. Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng
Trung -ơng Đảng
2.2.1. Lập danh mục hồ sơ ca Văn phòng Trung -ơng Đảng
2.2.2. Tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Văn

81

3.4. Tăng c-ờng h-ớng dẫn, bồi d-ỡng nghiệp vụ và kiểm tra
việc lập hồ sơ hiện hành

83

3.5. Thực hiện tốt công tác khen th-ởng - kỷ luật đối với việc
lập hồ sơ hiện hành

86

Đảng

Kết luận
Danh mục tài liệu tham khảo

88


Tµi liÖu phô lôc


Mở đầu
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Văn phòng Trung -ơng Đảng là cơ quan tham m-u, giúp việc của Ban Chấp
hành Trung -ơng, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí th- trong tổ chức, điều hành
công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham
m-u của Trung -ơng Đảng; tham m-u về chủ tr-ơng và các chính sách lớn thuộc
lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham m-u về nguyên tắc và chế độ quản lý tài

liệu l-u trữ. Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này tr-ớc mắt nhằm áp dụng tại Văn
phòng Trung -ơng Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cấp uỷ
ở Trung -ơng và địa ph-ơng.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài đ-ợc thực hiện với các mục tiêu chính sau:
- Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá về -u điểm và những mặt còn hạn chế
về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung -ơng Đảng.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất l-ợng công tác lập hồ sơ hiện
hành ở Văn phòng Trung -ơng Đảng.
- Trên cơ sở đó sẽ xây dựng bản danh mục hồ sơ của một đơn vị để các đơn
vị trực thuộc Văn phòng Trung -ơng tham khảo và dựa vào đó tiến hành lập danh
mục hồ sơ của đơn vị khác thuộc Văn phòng (đ-a vào phụ lục).
3. Đối t-ợng và phạm vi nghiên cứu


* Đối t-ợng nghiên cứu :
- Thành phần, nội dung tài liệu đ-ợc sản sinh ra trong quá trình hoạt động
của Văn phòng Trung -ơng Đảng.
- Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất l-ợng hồ sơ đ-ợc lập ở Văn phòng
Trung -ơng Đảng.
- Các giải pháp để khắc phục tồn tại, nâng cao chất l-ợng hồ sơ đ-ợc lập.
Ngoài đối t-ợng nghiên cứu chính trên, việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và
tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung -ơng Đảng và các đơn vị trực thuộc dựa trên
các văn bản quy định cũng là đối t-ợng tiếp cận để nghiên cứu đề tài.
* Phạm vi nghiên cứu :
Phạm vi nghiên cứu của đề tài đ-ợc xác định nh- sau:
- Nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung -ơng Đảng
và đ-a ra các giải pháp về lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu hành chính hình
thành trong hoạt động quản lý phục vụ công tác tham m-u, giúp việc Ban Chấp
hành Trung -ơng, Bộ Chính trị, Ban Bí th- và Văn phòng Trung -ơng Đảng.

khoa học về hành chính, văn th- - l-u trữ và sinh viên, học viên cao học Khoa L-u
trữ học và Quản trị văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại
học Quốc gia Hà Nội đề cập đến và đã có những công trình khoa học mang tính lý


luận và thực tiễn nh-: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng trên các báo, tạp
chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học viên cao học
Các giáo trình, bài giảng về công tác văn th- - l-u trữ đang đ-ợc sử dụng làm
tài liệu học tập tại Khoa L-u trữ học và Quản trị Văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Tr-ờng Cao đẳng Nội vụ (tr-ớc
đây là Tr-ờng Trung cấp Văn th- - L-u trữ Trung -ơng I) hay trong các lớp bồi
d-ỡng về nghiệp vụ văn th- - l-u trữ của Văn phòng Trung -ơng Đảng và Cục Văn
th- - L-u trữ Nhà n-ớc có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành nh-: Lý luận và
ph-ơng pháp công tác văn th- của tác giả V-ơng Đình Quyền xuất bản năm 2005.
Cuốn sách đã dành toàn bộ Ch-ơng XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp l-u hồ sơ;
Nghiệp vụ công tác văn th-, Tr-ờng Trung học L-u trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I,
xuất bản năm 2001 và Tập bài giảng công tác văn th- - l-u trữ của Cục L-u trữ
Văn phòng Trung -ơng Đảng ban hành tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên
đề trình bày nội dung về lập hồ sơ và nộp l-u hồ sơ vào l-u trữ hiện hành của cơ
quan
Trên Tập san L-u trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san văn th- L-u trữ
giai đoạn 1973-1990, Tạp chí L-u trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp
chí Văn th- l-u trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả
nh-: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san L-u trữ hồ sơ, số 1/1970) của
tác giả Nguyễn Xuân Nung, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ
sơ (Tập san L-u trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Võ Chiến Thắng, Mấy ý kiến trao
đổi về việc giải quyết tình trạng để công văn tài liệu linh tinh, lộn xộn trong từng
cặp, từng bó (Tập san L-u trữ hồ sơ, số 3/1972) của tác giả Đỗ Ngọc Phác, Bản
h-ớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan (Tập san L-u trữ hồ sơ số
4/1977), Những yêu cầu cơ bản của việc lập hồ sơ (Tập san L-u trữ hồ sơ số

công tác này. Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên


cứu chung về công tác văn th- hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp
ban Đảng, cập bộ mà ch-a có công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đ-a ra
các giải pháp nhằm làm cho công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình
hoạt động đối với một cơ quan cụ thể đ-ợc triệt để và sâu rộng tới từng đơn vị, từng
cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập hồ sơ
hiện hành ch-a đ-ợc thực hiện tốt, tài liệu nộp vào l-u trữ vẫn còn ở tình trạng ch-a
đ-ợc phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống Thực trạng này cũng do nhiều
nguyên nhân nh-: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu l-u trữ còn hạn chế và ý
thức trách nhiệm của cán bộ ch-a đ-ợc đề cao... Bên cạnh đó, các giáo trình, bài
giảng chuyên đề về văn th- - l-u trữ cũng chỉ đi sâu về lý luận mà ch-a có sự vận
dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ quan
Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành ở một cơ quan (cụ
thể là ở Văn phòng Trung -ơng Đảng) cần sớm đ-ợc thực hiện mới đáp ứng yêu
cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn th- - l-u trữ nói chung và công tác lập hồ
sơ hiện hành nói riêng.
6. Nguồn t- liệu tham khảo
Nguồn t- liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm :


Danh mục tài liệu tham khảo
_____________

1- Báo cáo số 162-BC/VPTW, ngày 07/9/2007 của Văn phòng Trung
-ơng tổng kết công tác văn th-, l-u trữ đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
(2005-2007) và các nhiệm vụ trọng tâm đến năm 2009, T- liệu Cục L-u trữ
Văn phòng Trung -ơng Đảng,

Trung -ơng về việc lập hồ sơ, nộp l-u, quản lý và khai thác tài liệu l-u trữ
hiện hành, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
13- Quy định số 1479-QĐ/VPTW, ngày 28-4-2005 của Văn phòng
Trung -ơng Đảng quy định về công tác văn th- ở Văn phòng Trung -ơng, Tliệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
14- V-ơng Đình Quyền: Lý luận và ph-ơng pháp công tác văn th-,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2006,
15- Quyết định số 45-QĐ/VPTW, ngày 11-4-2007 của Bộ Chính trị về
việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung -ơng, Ban Nội chính Trung -ơng, Ban Tài


chính - Quản trị Trung -ơng, Văn phòng Trung -ơng thành Văn phòng Trung
-ơng Đảng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
16- Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21/8/2007 của Bộ Chính trị về
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung -ơng Đảng, Tliệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
17- Quyết định số 648-QĐ/VPTW, ngày 10/9/2007 của Văn phòng
Trung -ơng Đảng ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Trung -ơng
Đảng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
18- Quyết định từ số 620 đến số 641-QĐ/VPTW, ngày 04/9/2007 của
Văn phòng Trung -ơng Đảng quyết định thành lập các đơn vị trực thuộc Văn
phòng Trung -ơng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
19- Quyết định từ số 1178 đến số 1196-QĐ/VPTW, ngày 21/12/2007
của Văn phòng Trung -ơng Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và
chế độ làm việc của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung -ơng Đảng. Tliệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
20- Tập bài giảng công tác văn th- l-u trữ (Dùng cho các lớp bồi
d-ỡng cho cán bộ các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội), Hà Nội,
2008, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng,
21- Nguyễn Xuân Trung, Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp l-u hồ sơ
tài liệu vào l-u trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ,
năm 2005, T- liệu Khoa L-u trữ học và Quản trị Văn phòng, Tr-ờng Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội,