MỤC LỤC
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU
1.
2.
3.
4.
5.

Lý do chọn đề tài
Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu
Bố cục

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ
PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

Lịch sử hình thành và phát triển
Chức năng, nhiệm vụ
Cơ cấu tổ chức
Vốn tài liệu
Đối tượng phục vụ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA
THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CSDL

Cơ sở dữ liệu

KHPL

Ký hiệu phên loại

NDT

Người dùng tin

ĐKCB

Đăng ký cá biệt

3


MỞ BÀI
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xã hội ngày càng phát triển, con người không ngừng hoạt động để
hoàn thiện bản thân và làm cho xã hội tiến bộ, mọi nhu cầu được đáp
ứng.
Bất cứ những việc làm của con người dù là nhỏ nhất cũng cần đến thông

đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp thư viện
hoạt động ngày một tốt hơn của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới
Nhiệm vụ: tìm hiểu và đánh giá được thực trạng công tác xử lý tài
liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới hiện nay, bao gồm:
+ Xử lý kỹ thuật: đóng dấu; dán nhãn.
+ Xử lý hình thức: Biên mục mô tả tài liệu.
+ Xử lý nội dung: Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài
liệu; Tóm tắt tài liệu.
Phạm vi: Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng những kiến thức đã được học
tại trường, đồng thời sử dụng các phương pháp nghiên cứu, cụ thể là:
- Tổng quan tài liệu
- Quan sát, khảo sát thực tế
- Trao đổi trực tiếp với cán bộ thư viện
- Xử lý, phân tích tổng tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài.

5


5. Bố cục
Thông qua quá trình khảo sát thực tế, nghiên cứu, thu thập tài liệu;
những kiến thức em đã được học tại trường cùng sự hướng dẫn của cô Lê
Thị Thúy Hiền và sự giúp đỡ của các cô, chú trong Thư viện tại Viện Gia
đình và Giới em đã hoàn thành đề tài với 36 trang, chia làm 3 phần:
Chương 1: Khái quát về quá trình trình hình thành và phát triển của
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới.

vào phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện. Vào năm 2004 các CSDL
được cải tiến để phục vụ bạn đọc ngày càng hiệu quả ( phần mềm
CDS/ISIS – Tiếng anh là: Computer Documentation System – Intergrate
Set of Information System ).

7


1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng: Thư viện của Viện Gia đình và Giới là thư viện chuyên
ngành khoa học xã hội, cơ quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt
Nam với các chức năng: lưu trữ và khai thác tài liệu; thu thập và sư u tầm
tài liệu; tiến hành các hoạt động tư vấn và phổ biến tài liệu thông tin; đảm
bảo thông tin cho các hoạt động của hệ thống cơ quan trực thuộc Viện
Khoa học xã hội.
Do chức năng của thư viện Viện Gia đình và Giới là thư viện chuyên
ngành phục vụ nghiên cứu khoa học. Vì vậy, khi xem xét vốn tài liệu của
thư viện chỉ xem xét trên các lĩnh vực chính: gia đình, trẻ em, phụ nữ,
giới.
Nhiệm vụ:
- Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và xử lý thông tin theo các nhiệm
vụ nghiên cứu khoa học của Viện Gia đình và Giới.
- Tổ chức các hoạt động của Thư viện, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin,
với ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu về
thu thập và tham khảo thông tin phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học
của Viện Gia đình và Giới.
- Quản lý và tổ chức phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin về các kết quả
nghiên cứu khoa học của Viện nhằm công bố và quảng bá các kết quả
nghiên cứu của Viện Gia đình và Giới đến các cơ quan, tổ chức nghiên
cứu khoa học và các độc giả ở trong và ngoài nước.

phát triển. Với 2 kho: kho tài liệu tiếng việt và kho tài liệu nước ngoài.
Vốn tài liệu của thư viện ngày càng gia tăng nhanh chóng.
Do có nhiều cố gắng trong công tác sưu tầm, lựa chọn, bổ sung vốn
tài liệu, trải qua 24 năm xây dựng và trưởng thành đến nay thư viện đã có
vốn tài liệu với cơ cấu như sau:
+ sách: sách tiếng Anh 1570 cuốn
Sách tiếng Việt ( Vv- Việt vừa: 2080 cuốn; Vb – Việt
bé: 1550 cuốn ).
Cao đẳng ( CĐ ): 153 cuốn
9


+ Báo: 21 đầu báo
+ tạp chí : 42 loại ( trong nước và quốc tế ) như: Women;
Logistics; Poverty, Gender, and Youth;….
+ Tư liệu: 2361 cuốn
+ Từ điển: 234 cuốn ( Anh – Việt; Hán – Việt; Việt – Pháp;
Việt – Nhật ).
Thư viện của Viện Gia đình và Giới là một thư viện chuyên ngành,
ngày càng thu hút bạn đọc tới, đòi hỏi thư viện phải ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động của mình nhằm tạo ra các điểm tiếp cận thông tin
mới đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc. Với nhiều vật mang tin
phi giấy: CSDL ( 7593 biểu ghi sách và 12318 biểu ghi bài trích ); đĩa
CD – ROM ( 83 đĩa nhưng chưa đem ra phụ vụ bạn đọc ).
1.5 Đối tượng phục vụ
Thư viện của Viện Gia đình và Giới có chức năng góp phần nâng cao
kiến thức mọi mặt, hiểu biết xã hội. Với chức năng như vậy, đối tượng
bạn đọc ngày càng được mở rộng, mang tính xã hội hóa cao: từ chỗ đơn
thuần phụ vụ cho cán bộ trong viện nghiên cứu Viện Gia đình và Giới ,
còn phục vụ bạn đọc làm công tác nghiên cứu về lý luận, thực tiễn về gia


11


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ
VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI
2.1 Mục đích, vai trò của xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình
và Gới
♣
Quan điểm xử lý tài liệu
Theo giáo trình thông tin học “ Xử lý tài liệu là hoạt động biến đổi
và trình bày thông tin dưới các hình thức nhằm đáp ứng tối đa hoạt động
thông tin”.
Xử lý tài liệu nhằm mục đích:
+ Khắc phục sự bùng nổ thông tin bằng cách quản lý các nguồn tin.
+ Gia tăng giá trị nội dung của các thông tin giúp người dùng tin
định hướng thông tin cho mục đích hoạt động của mình hoặc ở mức độ
cao hơn nó thể hiện chức năng tư vấn, hỗ trợ ra quyết định lãnh đạo.
♣

Ý nghĩa, tầm quan trọng của xử lý tài liệu
Chúng ta thấy rằng việc tổ chức tài liệu theo bất kỳ một hình thức nào

thì tất cả tài liệu trong kho vẫn được sắp xếp theo một thứ tự nhất định để
vừa có thể tạo điều kiện sử dụng tối đa vốn tài liệu, lại vừa đảm bảo cho
việc quản lý tốt những tài liệu này. Hơn nữa, việc làm này tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ tài liệu lấy sách phục vụ bạn đọc.
Hoạt động thư viện gồm 2 khâu chính đó là: công tác kỹ thuật nghiệp
vụ ( xử lý tài liệu ) và công tác quản trị nghiệp vụ. Trong đó, kỹ thuật

Catalogong Rule Edition two ) và được trình bày trên khổ mẫu nhất định.
Thư viện của Viện Gia đình và Giới sử dụng Quy tắc mô tả thư mục
theo tiêu chuẩn Quốc tế ISBD trong quá trình xử lý tài liệu và được thể
hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21.
2.2 Thực trạng công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình
và Gới
2.2.1 Xử lý kỹ thuật tài liệu
2.2.1.1 Đóng dấu
13


Tài liệu sau khi được đăng ký xong phải đóng dấu xác nhận quyền sở
hữu của thư viện đối với tài liệu đó.
Dấu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới được đóng dấu ở trang
tến sách và trang thứ 17 như quy định chung. Vì trang thứ 17 thường bắt
đầu một tay sách mới, phòng khi mất hoặc mất tay sách đầu có thể nhận
định được tài liệu và vị trí của nó. Đối với tài liệu quý hiếm đóng dấu ở
trang tên sách và trang đầu của mỗi tay sách. Với những tài liệu không
đủ 17 trang thì sẽ đóng dấu ở trang tên sách và trang cuối cùng. Một
cuốn sách có ít nhất 2 dấu.
Dấu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới với chiều dài là 3 cm và
chiều rộng 2 cm. Dấu được chia làm 3 phần và được đóng dấu đỏ. Phần
đầu mang dòng chữ đặc trưng của thư viện, phần 2 ghi ngôn ngữ kết hợp
với khổ của tài liệu, phần 3 được viết số đăng kí cá biệt ( ĐKCB ).
→

Ví dụ: Gia đình và phụ nữ trong biến đổi văn hóa – xã hội nông

thôn/ Nguyễn Linh Khiếu.- H.: Khoa học xã hội, 2001.- 255tr.; 20cm
Tài liệu có số ĐKCB là Vv 620 dấu được trình bày như sau:


Th viÖn

Vv

TLv

2001

2002

Phụ nữ

Phụ nữ

:

Th viÖn

Phụ nữ

CĐ

2000

Th viÖn

Phụ nữ

TĐ

phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện. Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới tiến hành biên mục mô tả tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS
17


(Computer Documentation System – Intergrate Set of Information System
). Từ năm 2004 đến nay, phần mềm CDS/ISIS được nâng cấp sao cho quá
trình biên mục cũng như phụ vụ bạn đọc đạt hiện quả cao.
Các dữ liệu biên mục được thể hiện theo quy tắc mô tả ISBD và được
thể hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21.
 Khổ mẫu biên mục đọc máy ( MARC21 – Machine Readble
Cataloging 21 )
Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu
được đưa vào máy tính điện tử. Nó là khổ mẫu cho phép máy tính điện tử
lưu giữ và truy xuất thông tin.
Cấu trúc khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu
thư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa
và trình bày theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC sử dụng các
chữ số, chữ cái, các ký hiệu ngắn gọn, đặt ngay trong biểu ghi thư mục để
đánh dấu và nhận biết các loại hình thông tin khác nhau trong mỗi biểu
ghi.
Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường ( Fields ).
Ngoài các trường dành cho các yếu tố mô tả theo MARC21: nhan đề,
thông tin trách nhiệm, thông tin về xuất bản,… còn các trường dành cho
kí hiệu phân loại ( KHPL ), đề mục chủ đề, từ khóa, tóm tắt… Các trường
trong biểu ghi MARC thường được biểu diễn bằng nhãn trường gồm 3
chữ số. Người ta thường tập hợp nhãn trường thành từng nhóm.
→

Ví dụ: + Các nhãn trường thường được bắt đầu bằng số “ 0”


300

149tr.

2.2.3 Xử lý nội dung
Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và
phản ánh những thông tin đặc trưng của nội dung tài liệu dưới các hình
thức: Kí hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, tóm tắt,... Tùy theo yêu
cầu của người dùng tin và điều kiện cụ thể của từng thư viện mà thư viện
sẽ tiến hành mô tả nội dung tài liệu theo các hình thức khác nhau.
2.2.3.1 Phân loại tài liệu
Phân loại nội dung tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu, kết quả
được thực hiện bằng ký hiệu phân loại dựa trên một bảng phân loại mà
thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng.
Ký hiệu phân loại là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng trong
các thư viện và cơ quan thông tin nhằm mô tả nội dung tài liệu theo các
môn ngành tri thức. Ký hiệu phân loại được rút ra từ bảng phân loại.
Nhờ phân loại tài liệu đã giúp cho cán bộ thư viện sắp xếp tài liệu
trên giá một cách thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm và quản lý kho
sách; xử lý tài liệu theo phân loại giúp chúng ta có thể tổ chức các
phương tiện tra cứu theo phân loại: mục lục phân loại, cơ sở dữ liệu.
Để phân loại tài liệu thì tùy từng thư viện sẽ sử dụng các bảng phân
loại khác nhau. Từ khi thành lập đến nay, Thư viện tại Viện Gia đình và
Giới sử dụng bảng phân loại UDC.


Bảng phân loại thập phân bách khoa quốc tế ( UDC )
19


Giới được cán bộ thư viện tiến hành theo quy trình chung, cụ thể như
sau:
- Phân tích nội dung tài liệu
Khi nghiên cứu nội dung tài liệu, cán bộ phân loại xem xét tài liệu trên
mọi bình diện cả nội dung và hình thức. Nghiên cứu nội dung tài liệu là
một quá trình phân tích tài liệu đòi hỏi người cán bộ phân loại phải đánh
20


giá đúng, chính xác chủ đề của tài liệu. Để nắm bắt được nội dung tài
liệu, người cán bộ phân loại đã xem xét tổng quan một số yếu tố để thu
được những thông tin cần thiết: nhan đề tài liệu, thông tin bổ sung cho
nhan đề, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục.
→

Ví dụ: Gia đình Việt Nam: Những giá trị truyền thống và các

vấn đề Tâm – Bệnh lý xã hội/ Đặng Phương Kiệt.- H: Lao động, 2006.636tr.; 21cm.
Qua nhan đề cho ta biết được nội dung chính của tài liệu là : Gia đình
Việt Nam
- Xác định vị trí môn loại
Sau khi đã xác định được nội dung tài liệu thuộc lĩnh vực nào trong
các lớp của bảng phân loại thì người cán bộ phân loại dựa vào cấu tạo của
bảng phân loại để xác định tài liệu thuộc vào môn loại nào.
→

Ví dụ: Giáo dục giới tính vì sự phát triển của vị thành niên/ Đào

Xuân Dũng.- H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2002.- 234tr.; 19cm.
Nội dung: Cuốn sách đề cập tới việc giáo dục giới tính của vị thành

Mặc dù, định từ khóa tài liệu không phục vụ cho việc tổ chức các mục
lục truyền thống, song nó lại đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng
CSDL và tìm tin tự động hóa.
Cùng với ứng dụng công nghệ thông tin ( CNTT ) vào hoạt động thư
viện để xây dựng CSDL giúp cho người truy cập tìm kiếm thông tin dễ
dàng và tiện ích.
Từ khóa tài liệu
Là một từ hay cụm từ có ý nghĩa được rút ra từ nội dung tài liệu,
phản ánh cô đọng, chính xác những nội dung chủ yếu mà tài liệu đề cập
đến. Đó là những từ hoặc cụm từ chỉ những khái niệm về sự vật, hiện
tượng, vấn đề, nhân vật, vùng địa lý.
Đinh từ khóa tài liệu
Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thực hiện nội dung chính
của tài liệu đó bằng một hay một tập hợp các từ khóa nhằm lưu trữ và tìm
tin tự động hóa hay tạo ngôn ngữ tìm tin trong các bảng tra ấn phẩm
thông tin. Mỗi từ khóa là một điểm tiếp cận tìm tin độc lập.
♣

Những thuận lợi của ngôn ngữ từ khóa

22


- Trong CSDL mỗi từ khóa là một điểm tiếp cận thông tin của
nội dung tài liệu gốc.
- Ngôn ngữ tìm tin bằng từ khóa mềm dẻo, linh hoạt, không bị
hạn chế bởi số lượng từ khóa.
- Tập hợp các từ khóa của một tài liệu nó có thể thể hiện đầy
đủ nội dung thông tin cho người dùng tin ( NDT ) trong trường hợp nhan
đề không rõ ràng.

cứu của tài liệu như là: phương diên nội dung, địa điểm.
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới xem xét các yếu tố sau:
- Nhan đề tài liệu: Thường cung cấp thông tin về đối tượng chính của tài
liệu, cung cấp chủ đề của tài liệu.
23


→

Ví dụ:Nữ lưu đất Viết/ Lê Duy Anh, Lê Hoàng Vinh.- H.: Nxb

Đà Nẵng, 2006.- 555tr.; 21cm.
Thông qua nhan đề, từ khóa đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu là:
Phụ nữ Việt Nam.
- Mục lục: chính là các chương, mục phản ánh cụ thể các vấn đề mà nội
dung tài liệu đề cập tới.
→

Ví dụ: Mười năm bước tiến bộ của phụ nữ Việt Nam ( 1885 –

1995 ).
Chương II: Bước tiến bộ của nữ công nhân, nông dân trí thức.
Chương III: Vấn đề việc làm, giáo dục và sức khỏe của phụ nữ.
Chương IV: Vấn đề hôn nhân, gia đình, pháp luật và tệ nạn xã hội.
Thông qua các chương của tài liệu, ta có từ khóa như sau: Đổi mới,
Phụ nữ Việt Nam, Giáo dục, Sức khỏe.
- Các kết luận cuối chương, cuối tài liệu.
- Các từ in nghiêng, in đậm, gạch dưới trong chính văn.
Qua những căn cứ trên của tài liệu ta có thể xác định được nội dung của
tài liệu. Nếu không thể hiện được nội dung tài liệu, cán bộ thư viện phải

20cm.
Cuốn sách có từ khóa về nhân vật là Hồ Chí Minh và cho vào mục 600
( từ khóa nhân vật ) mà Thư viện tại Viện Gia đình và Giới tiến hành
trong quá trình xử lý tài liệu.
Thư viện tại Viện Gia đình và Giới không sử dụng các từ khóa chỉ
về thời gian, cũng như hình thức của tài liệu như các thư viện khác.
Bước 3: Mô tả các khái niệm đặc trưng bằng ngôn ngữ từ khóa
Những khái niệm được chọn ra từ nội dung tài liệu là những thuật ngữ
thuộc ngôn ngữ tự nhiên. Vì vậy, nó phải được mô tả bằng ngôn ngữ từ
khóa. Những từ khóa này phải đảm bảo tính chính xác, tính thông dụng,
ngắn gọn, súc tích,…
- Xử lý tài các từ đồng nghĩa: Đối với từ đồng nghĩa, chọn từ thông
dụng, những từ có tần suất sử dụng nhiều trong các tài liệu và yêu cầu tin.
→

Ví dụ: Bác Hồ và cuộc chiến đấu diệt “ giặc dốt”/ Đỗ Quang

Chung, Nguyễn Quang La.- KNxb,1990.- 11tr.;21cm
Từ khóa: Diệt dốt, xóa mù chứ, Hồ Chí Minh.
Trong quá trình định từ khóa tự do, người đinh từ khóa có thể bổ
sung thêm một số từ khóa như là từ rộng hơn, từ gần nghĩa và từ đồng
nghĩa được dùng với tần suất như từ khóa ưu tiên để mở rộng khả năng
tìm tin. Và ở Thư viện tại Viện Gia đình và Giới việc định từ khóa không
25