TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI II
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
---o0o---

ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÍ HỒ SƠ SINH VIÊN
KHOA CNTT TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HN2
Sv thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Hạnh
Gv hướng dẫn: TS. Lưu Bích Hương


LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài NCKH này, em đã nhận được
sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các bạn, các thầy
cô giáo, đặc biệt là: TS.Lưu Bích Hương- Giảng viên khoa CNTT,
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đã trực tiếp giảng dạy và
hướng dẫn em thực hiện đề tài NCKH này.
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Công Nghệ Thông TinTrường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đã truyền đạt những kiến
thức, kinh nghiệm quý báu cho chúng em trong quá trình học tập
tại trường, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành đề tài NCKH này.
Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới gia đình đã động viên, tạo
mọi điều kiện về vật chất và tinh thần cho em thực hiện tốt đề tài
NCKH này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2016
Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Hạnh
Lớp: K39 sư phạm Tin học


tờ. Do vậy, việc ứng dụng tin học vào việc quản lí hồ sơ sinh viên trong các
trường Đại học là rất cần thiết. Vì vậy tôi thực hiện đề tài quản lí hồ sơ sinh
viên khoa CNTT- Trường Đại học Sư phạm HN2 nhằm phục vụ cho việc lưu
trữ, quản lí thông tin của các sinh viên từ khi nhập học tới khi tốt nghiệp.
II. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ QUẢN LÍ HỒ SƠ
 Quy trình tiếp nhận hồ sơ sinh viên
Quy trình tiếp nhận và quản lí hồ sơ sinh viên là những phương pháp tổ
chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu trữ, sao cho việc tìm kiếm và
xác nhận một sinh viên được dễ dàng, nhanh chóng.

1


Đầu năm học cán bộ phòng công tác chính trị học sinh sinh viên được phân
công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kì thi tuyển sinh hằng năm
vào trường đại học.
Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên hoàn chỉnh các
giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm tra tình trạng
hồ sơ bao gồm các giấy tờ được liệt kê trên bao bì hồ sơ theo đúng mẫu hồ sơ
quy định.
Trường hợp sinh viên vì lí do đặc biệt chưa kịp hoàn tất hồ sơ theo thời
gian quy định thì yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan cam kết bổ xung hồ sơ
theo thời gian được chấp nhận.
Thường xuyên bổ xung vào hồ sơ sinh viên, cập nhập kịp thời vào phần
mềm quản lí hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân
của sinh viên.
Các quyết định khen thưởng kỉ luật, kiểm điểm, nhận xét, đánh giá hàng
năm của sinh viên, các thành tích khen thưởng, biên bản kỉ luật, chế độ ưu
đãi… được lưu kịp thời vào hổ sơ sinh viên, vào phần mềm quản lí hồ sơ sinh
viên tại văn phòng khoa CNTT.


Giấy khai sinh công chứng
Các giấy tờ ưu tiên khác ( nếu có)

Sau khi nhập hồ sơ vào hệ thống, hệ thống quản lí hồ sơ sinh viên sẽ
quản lí những tài liệu tổng hợp như hồ sơ khi nhập trường gồm các giấy tờ
nêu trên, hồ sơ theo dõi quá trình học tập, hồ sơ tốt nghiêp… Đó là những
thông tin thiết yếu để quản lí cho quá trình học tập, rèn luyện của sinh viên
trong xuốt thời gian học tại trường.
Sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường, kết thúc mỗi học kì, mỗi năm
học nhà trường sẽ tiếp tục bổ xung thông tin như điểm học tập, rèn luyện của
sinh viên, khen thưởng, kỉ luật định kì vào hồ sơ.
 Xử lí, lưu trữ và truy xuất hồ sơ
3


- Xử lí hồ sơ:
Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên.
Phân giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã sinh viên để tiện lợi cho công
tác xét ưu tiên sau này.
- Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện với hai hình thức:

 Lưu trữ túi đựng hồ sơ trong tủ hồ sơ được sắp xếp theo khóa,
đơn vị lớp, mã số sinh viên.
 Nhập thông tin có trong hồ sơ sinh viên vào phần mềm quản lí
hồ sơ sinh viên
- Việc truy xuất hồ sơ:
 Việc tìm kiếm và xác nhận một sinh viên được thực hiện dễ
dàng nhờ tiện ích tìm kiếm trong chương trình quản lí hồ sơ sinh viên.
 Nếu biết tên sinh viên, hoặc mã sinh viên, nhờ việc tìm kiếm của

Địa chỉ báo tin (ĐCBT)
Nơi ở hiện nay (ĐCHN)
Họ tên bố (HTBO)
Quốc tịch bố (QTBO)
Dân tộc bố (DTBO)
Tôn giáo bố (TGBO)
Hộ khẩu TT (HKBO)
Hoạt động XH, CT bố (NNBO)
Họ tên mẹ (HTME)
Quốc tịch mẹ (QTME)
Dân tộc mẹ (DTME)
Tôn giáo mẹ (TGME)
Hộ khẩu TT mẹ (HKME)
Hoạt động XH, CT mẹ (NNME)
Họ tên vợ/chồng (HTVC)
Hoạt động XH, CT Vợ chồng (NNVC)
Họ tên anh/ chị/ em ruột (HTACE)
Thông tin tuyển sinh bao gồm:
6


SBD (SBDTS)
Khối thi (KHOI)
Ngành TS (NGANH)
Đối tượng dự thi (ĐTDT)
Khu vực (KV)
Điểm môn 1 (ĐM1)
Điểm môn 2 (ĐM2)
Điểm môn 3 (ĐM3)
Điểm cộng (ĐC)

Xếp loại rèn luyện cả khóa học (RL).
Tổng điểm trung bình cả khóa (HT).

8


Mặt khác hệ thống còn lưu trữ các sinh viên theo từng đơn vị lớp, cố vấn
học tập của lớp, hình thức đào tạo là sư phạm hay cử nhân CNTT.
Hệ thống cho phép người quản lý chỉnh sửa và lưu lại những thông tin của
sinh viên khi những thông tin của sinh viên có sự sai sót hay những sinh viên
được khen thưởng hay bị kỷ luật.
Hệ thống còn cho phép người quản lý tìm kiếm sinh viên theo tên lớp, tên
sinh viên và theo mã sinh viên.
Ngoài ra, hệ thống còn cho phép người quản lý xóa những sinh viên
không cần thiết như: Những sinh viên chuyển trường, sinh viên bị đuổi
học…
Người quản lý muốn vào hệ thống để sửa đổi thông tin của sinh viên thì
người quản lý phải là công chức của trường, làm việc trong phòng Giáo vụ Công tác sinh viên và làm bên quản lý hồ sơ sinh viên.
Cuối năm học, hệ thống phải thống kê được số sinh viên trong mỗi lớp,
QUẢN
LÍ HỒ
SƠ học
SINHkhác
VIÊNnhau, thống kê được số sinh
số sinh viên nhập học trong
những
năm

viên có điểm trung bình mỗi năm và cuối khóa theo điểm trung bình.
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG


2. Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)
2.1. Mức 0: biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Chức năngSINH
tổngVIÊN
quát của hệ thống là “QUẢN LÍ HỒ SƠ SINH VIÊN
KHOA CNTT”. Tác nhân ngoài gồm có “SINH VIÊN” và “NGƯỜI QUẢN
LÍ” theo đó là các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài tới hệ thống.
hồ
sơ

HỆ THỐNG
QUẢN LÍ HỒ
SƠ SINH VIÊN
KHOA CNTT

Thông tin phản hồi

10

NGƯỜI QUẢN LÍ
Thông tin yêu cầu


Thông tin cần cập nhập
Thông tin yêu cầu

CẬP
Hình II.2:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Báo cáo thống kê

BÁO CÁO

11

Thông tin yêu cầu


Hình II.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

2.3. Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Các chức năng ở mức 1 lại được phân ra các chức năng con, mỗi chức
năng tương ứng ở mức 1 sẽ được phân rã và biểu diễn thành các biểu đồ riêng
biệt.
12


+ Cập nhập

NHẬP
HỒ SƠ
Hồ sơ

SINH VIÊN

CHỈNH
SỬA

Thông

ôn ã
Th đ
tin

NGƯỜI QUẢN LÍ

Yêu
cầu
chỉnh
sửa

tìm ấy
th

+ Tìm Kiếm

TK HỒ SƠ
THEO MSV

Th
g ôn
đã tin
đư
tìm ợc
thấ
y

KHO HỒ SƠ

Thông


KHO HỒ SƠ

NGƯỜI QUẢN LÍ

+ Thống kê – Báo cáo

Yêu
cầu
thống
kê

Thống kê
danh sách
điểm TB
theo năm

14

Thông
tin phản
hồi


LOP

SINHVIEN

MALOP



KHUVUC

TG

ĐM1

NVDOAN

NGANH
MADT
TENDT

ĐM2

NVDANG

ĐM3

DTCS

THUONGPHAT

NAMTS

ĐC

GT

TĐ

HT4
RL4

NAMTN

HTBO

CSDL

DTBO

hình thực thể/ liên kết E/A
TGBO
HKBO
NNBO
HTME
QTME
DTME
TGME

HTC

HKME

RLC

NNME
HTVC
NNVC
HTACE

THUONGPHAT (MATP, LOẠI, HINHTHUC, TG, LYDO).
DANHSACH (MASV, MATP, GHICHU).
LOP (MALOP, TENLOP, MADT).
NGANH (MADT, TENDT).
KETQUAHT (MASV, HT1, RL1, HT2, RL2, HT3, RL3, HT4, RL4, HTC,
RLC).

Cùng với 6 quan hệ là các khóa chính (in đậm, gạch chân nét liền) , khóa phụ
(in đậm nghiêng, gạch chân nét đứt), khoa kép (in đậm, gạch chân kép).
CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I. THIẾT KẾ VẬT LÍ CSDL
17


1. Bảng khen thưởng, kỉ luật (THUONGPHAT)
STT

1

TÊN

KIỂU

TRƯỜNG

DỮ LIỆU

MATP


Hình thức KT,
KL

4

TG

datetime

Thời gian được
KT, KL

5

LYDO

ntext

Lý do KT, KL

Hình II.8: Mẫu thiết kế bảng THUONGPHAT trong SQL Server 2008

2. Bảng ngành đào tạo (NGANH)
KIỂU
STT

ĐỘ

TÊN TRƯỜNG


2

RÀNG

NULL


Hình II.9: Mẫu thiết kế bảng NGANH trong SQL Server 2008

3. Bảng lớp học (LOP)
STT

TÊN

KIỂU DỮ

ĐỘ

TRƯỜNG

LIỆU

RỘNG

1 MALOP

Varchar(10)

10



Hình II.10: Mẫu thiết kế bảng LOP trong SQL Server 2008

4. Bảng sinh viên (SINHVIEN)
STT

1

TÊN
TRƯỜNG

MSV

KIỂU DỮ LIỆU

Varchar(50)

ĐỘ
RỘNG

50

Ý NGHĨA

Mã sinh viên

RÀNG
BUỘC

Khác


5

QUE

Nvarchar(50)

50

Quê quán (tỉnh)

6

QT

Nvarchar(50)

50

Quốc tịch

7

DT

Nvarchar(50)

50

Dân tộc


Nvarchar(100) 100

Đối tượng chính
sách

12

SDTCN

int

13

Số điện thoại cá
nhân

13

CMT

int

15

Số chứng minh
thư

14


50

Quốc tịch của bố

18

DTBO

Nvarchar(50)

50

Dân tộc của bố

19

TGBO

Nvarchar(50)

50

Tôn giáo của bố

20

HKBO

Nvarchar(max) 50



20


24

DTME

Nvarchar(50)

50

Dân tộc của mẹ

25

TGME

Nvarchar(50)

50

Tôn giáo của mẹ

26

HKME

Nvarchar(max)


vợ/chồng
30

HTACE

Nvarchar(50)

50

Họ tên anh chị em

31

SBDTS

Varchar(max)

Sbd tuyển sinh

32

NAMTS

Int

Năm tuyển sinh

33

KHOITS

37

ĐM1

float

Điểm môn 1

38

ĐM2

float

Điểm môn 2

39

ĐM3

float

Điểm môn 3

40

ĐC

float


loại

hạnh

kiểm năm cuối
THPT
44

XLTN

Nvarchar(50)

50

Xếp

loại

tốt

nghiệp
45

NAMTN

Int

6

Năm tốt nghiệp

KIỂU DỮ LIỆU

Varchar(50)

ĐỘ
RỘNG

50

Ý NGHĨA

Mã
viên

RÀNG BUỘC

sinh Tồn

tại

trong

bảng
SINHVIEN

2

MATP

Varchar(50)