TÀI LIỆU TẬP HUẤN
SOẠN THẢO VÀ BIÊN TẬP VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
------------------
I. KHÁI NIỆN CHUNG VỀ VĂN BẢN:
1. Văn bản là gì.
Trong hoạt động quản lý, trong giao dịch giữa các cơ quan với nhau, cơ quan
với tổ chức, công dân và ngược lại. Văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi
dây liên lạc chính; là một trong những yếu tố quan trọng, chứa đựng thông tin.
Theo cách tiếp cận chức năng thì văn bản được hiểu như là một phần của lời
nói, có tính độc lập, được tổ chức một cách mạch lạc, tạo thành một hành động giao
tiếp hoàn chỉnh mà nội dung được tổ chức xung quanh một đề tài, hướng vào một lớp
độc giả nhất định.
2. Các loại văn bản:
Trên góc độ quản lý, hệ thống văn bản bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên môn và kỹ thuật.
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà
nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội
chủ nghĩa.
+ Về nội dung: chứa đựng quy tắc xử sự chung, đó là khuôn thước chung cho
họat động quản lý xã hội và địa phương theo thẩm quyền, được sử dụng nhiều lần, cần
cho nhiều đối tượng. Khi sử dụng hiệu lực pháp lý không mất đi; nó không chỉ ra đích
danh đối tượng thi hành; nó chỉ nêu hiệu lực bắt đầu chớ không nêu hiệu lực chấm dứt;
nó là biểu hiện quy phạm pháp luật: giả định, quy định, chế tài.
+ Về hình thức, thủ tục ban hành do luật định. Hình thức chính là tên gọi của
văn bản quy phạm pháp luật và tên gọi của một lọai văn bản là do luật định.
2.2. Văn bản hành chính:
Văn bản hành chính là văn bản dùng trong việc giao tiếp giữa các cơ quan nhà
nước, giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức kinh tế, xã hội với công dân và
ngược lại. Nói cách khác, đây là lớp văn bản thể hiện vai trò của người tham gia giao

2.3. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật:
Là văn bản thuộc các lĩnh vực chuyên môn của họat động quản lý, nó không
chứa đựng quy phạm pháp luật nhưng mang tính pháp lý và nó chỉ mang tính pháp lý
khi gắn liền với một chủ thể có thẩm quyền ban hành. Hình thức thể hiện như: văn
bằng, chứng chỉ, hóa đơn, bản vẽ, băng ghi âm…
II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH.
Văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng được sản sinh ra trong quá
trình giao tiếp. Về bản thân nó trong quá trình hoạt động luôn luôn được thực hiện bởi
các chức năng vốn có. Cụ thể gồm các chức năng như sau:
1. Chức năng thông tin: Đây là chức năng vốn có của tất cả các loại văn bản.
Bởi vì, văn bản sản sinh trước hết để phục vụ hoạt động giao tiếp. Do vậy, chức năng
thông tin là chức năng trước hết và là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản.
Văn bản có thực hiện được các chức năng khác hay không thì trước hết nó có thực
hiện được chức năng thông tin hay không. Các thông tin chứa đựng trong các văn bản
là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nước; là sản phẩm hàng hoá đặc biệt
có vai trò to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố
quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cá
2
biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ của cơ quan, cũng như những công việc
có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
2. Chức năng quản lý: Chức năng này không phải có ở các dạng văn bản
chung mà nó chỉ tập trung ở văn bản quản lý. Do đó, khi làm chức năng quản lý, các
cơ quan ban hành ra các quy tắc, các quy định. Những quy tắc, những quy định chứa
đựng trong các văn bản. Do đó, văn bản có chức năng quản lý.
Là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý, các văn bản được ban hành thường
xuyên trong các cơ quan Đảng, Nhà nước như thông tri, chỉ thị, quyết định, điều lệ,
thông báo . . ở những mức độ khác nhau đều đóng vai trò là công cụ tổ chức các hoạt
động quản lý giúp cho các cơ quan điều hành các hoạt động của bộ máy Đảng, Nhà
nước trong nhiều phạm vi không gian và thời gian. Chính với chức năng quản lý này
đã tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng của văn bản quản lý trong hoạt động của các cơ

dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến cơ sở. Thể loại,
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng được thực hiện theo qui định ban
hành kèm theo Quyết định số 31 -QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính
trị.
Các thể loại văn bản của Đảng gồm:
1- Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu,
đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định.
2- Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên
tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm,
nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng.
3- Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu
và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai
đoạn nhất định.
4- Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội
nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương,
chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
5- Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định,
quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi
quyền hạn của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng.
6- Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng cấp
dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
7- Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan
Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể.
8- Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và
lề lối làm việc của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng.
9- Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ
cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc
trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ.
10 - Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp uỷ, tổ chức, cơ
quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị ... của cấp uỷ, hoặc thực

2. Vai trò văn bản của Đảng:
2.1. Cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng:
Hoạt động lãnh đạo của Đảng phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống
văn bản lãnh đạo, quản lý. Đó là các thông tin về:
- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và
phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị.
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.
- Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.
- Tình hình đối tượng bị lãnh đạo quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị;
chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
- Các kết quả đạt được trong quá trình lãnh đạo, quản lý . . .
2.2. Phương tiện truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo:
Thông thường, các chủ trương, ý định lãnh đạo của các cơ quan Đảng được
truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản . Các chủ trương, ý định lãnh
đạo được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng thông suốt, hiểu
được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi
thực hiện. Việc truyền đạt chủ trương kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, không chính xác
sẽ làm cho ý định lãnh đạo khó có điều kiện được biến thành hiện thực hoặc được thực
hiện không hiệu quả. Việc truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo là vai trò cơ bản
của hệ thống văn bản của Đảng. Bởi lẽ khi được tổ chức, xây dựng, ban hành và chu
chuyển một cách khoa học, hệ thống đó có khả năng truyền đạt các chủ trương một
cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao.
5
2.3. Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động trong hệ thống Đảng:
Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý. Không có
kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi Nghị quyết, Chỉ thị,
Quyết định rất có thể chỉ là lý thuyết suông. Để k/tra có kết quả cũng cần chú ý đúng
mức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản:
Một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn
vị trực thuộc;

cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác và khách quan, chuẩn mực và
phổ thông. Từ ngữ sử dụng trong văn bản phải được lựa chọn khắt khe để không bị
hiểu nhầm, không tạo cơ hội cho kẻ xấu tìm cách xuyên tạc, bóp méo.
6
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo
chính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và kịp thời, không được sử dụng
sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung.Đây là đỏi chức năng thông tin
của văn bản, là chức năng cần thiết nhất của văn bản. Thông tin quản lý truyền đạt qua
văn bản được xem là đáng tin cậy nhất.
2. Những yêu cầu về hình thức văn bản của Đảng:
2.1. Văn bản của Đảng phải được xây dựng và ban hành đảm bảo yêu cầu về thể
thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố về hình thức và nội dung có tính bố cục đã
được thể chế hóa. Các yếu tố thể thức, tùy theo tính chất của mỗi lọai văn bản mà có
thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ
cấu văn bản được hiểu là bố cục các thành phần, các ý, các câu và các yếu tố hình thức
liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn
bản.
2.2. Văn bản của Đảng là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải chủ
trương, ý định lãnh đạo của Đảng vào cuộc sống, do vậy văn bản của Đảng cần phải
được thực hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể dễ dàng phân biệt với các văn
bản thông thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức văn bản của Đảng. Là
một trong yếu tố cấu thành nghi thức của Đảng, cần phải được tôn trọng và tuân thủ
nghiêm ngặt trong họat động xây dựng và ban hành văn bản.
2.3. Thể thức văn bản của Đảng là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản,
bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ
Chính trị về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướng
dẫn số: 01-HD/VPTW ngày 02/02/1998 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn
về thể thức văn bản của Đảng thống nhất trong cả nước.

ĐẠI HỘI NHIỆM KỲ 2005 - 2010
*
b) Văn bản của cấp uỷ từ Trung ương đến đảng uỷ cơ sở ghi tên cơ quan ban
hành văn bản như sau:
+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Thưòng vụ Bộ
Chính trị ghi chung là:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
*
+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, thành phố và các đảng bộ trực
thuộc Trung ương, Ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ và các đảng uỷ trực thuộc Trung
ương ghi chung là: TỈNH ỦY, THÀNH ỦY, ĐẢNG ỦY
+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận và tương đương hoặc Ban
Thường vụ huyện uỷ, quận uỷ và tương đương ghi chung là Huyện uỷ, quận uỷ, đảng
uỷ... và tên của đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ TỈNH BẾN TRE
HUYỆN ỦY BA TRI
*
+ Văn bản của Ban chấp hành đảng bộ cơ sở và Ban Thường vụ đảng uỷ cơ sở
ghi chung là Đảng uỷ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ HUYỆN BA TRI
ĐẢNG ỦY XÃ TÂN XUÂN
*
8
c) Vn bn ca cỏc t chc, c quan ng c lp theo quyt nh ca cp u
(ng on, ban cỏn s ng, ban tham mu giỳp vic cp u) m c quan ban hnh
vn bn trc thuc.
Vớ d: Vn bn ca T chc Trung ng, l ban tham mu giỳp vic Trung
ng ng.

t ngy lin k sau ngy b mc i hi ng b ln ny n ht ngy b mc i
hi ng b ln k tip. S vn bn vit bng ch s rp (1, 2, 3....).
Vn bn ca liờn c quan ban hnh thỡ s vn bn c ghi theo cựng loi vn
bn ca mt trong s c quan tham gia ban hnh vn bn ú.
b) Ký hiu vn bn gm 2 nhúm ch vit tt ca tờn th loi vn bn v tờn c
quan (hoc liờn c quan) ban hnh vn bn.
9
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu ngang
nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/).
Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
10
Ví dụ: Công văn của Văn phòng Trung ương Đảng.
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
*
SỐ: 120 -CV/VPTW
4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xã tỉnh
lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở. Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và của cấp xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban
hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó.
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Ngày
dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ từ
ngày..... tháng.... năm... không dùng dấu chấm (.), hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấu
gạch chéo (/), ... để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn
bản.
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,
phía phải, dưới tiêu đề văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.
Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phảy .

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản.
6.1. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
- Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng,
chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài
nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung
thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ
được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu
của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu
nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với Nghị quyết Đại hội Đảng các
cấp); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
6.2. Bố cục của văn bản:
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ để ban hành, phần
mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được
phân chia thành các phần, mục, từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chương trình, Kế hoạch: theo mục, khoản, điểm.
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
- Thông tri: theo mục, khoản, điểm.
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.

Điều 2. Các đồng chí có tên ...
+ Trường hợp có tiêu đề
Điều 5. Cấp ủy cấp triệu tập đại hội
-------
Điều 6. Đoàn chủ tịch đại hội
---------
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu
chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
Ví dụ:
1. Nói hoặc làm trái Cương lĩnh ...
2. Cung cấp những thông tin ...
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ
tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần
lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Hoặc có thể gắn với số thứ tự mục để đánh số thứ tự
điểm, Số thứ tự điểm cách thứ tự mục bằng dấu chấm (.);
Ví dụ:
13