ĐẠI HỌC HUẾ
KHOA DU LỊCH


ĐỀ TÀI:
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“HỘI NGHỊ GIỚI THIỆU TOUR MỚI CỦA CÔNG TY
LỮ HÀNH SAIGON TOURIST”

HỌC PHẦN
: DU LỊCH MICE
GIÁO VIÊN PHỤ TRÁCH : HOÀNG THỊ HUẾ
LỚP
: K47-TC&QLSK
NHÓM
: NHÓM NINE

Huế, 11.2016


A. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Tên đề tài:

“Tổ chức hội nghị giới thiệu tour mới của công ty lữ hành SaiGon Tourist và
tri ân những khách hàng thân thiết”.
2. Đối tượng tham gia:

- Khách hàng thân thiết, nhân viên công ty (ê kíp làm sự kiện), các phóng viên,
báo đài.
- Số lượng: 80 người


với các dịch vụ tiện nghi, cao cấp đạt chuẩn 4 sao, Pandanus Resort đã trở thành
điểm đến du lịch và nghỉ dưỡng của hàng triệu lượt khách trong suốt 7 năm qua.


Padanus Resort nằm trên bãi biển Mũi Né, Phan Thiết và sở hữu một bãi biển
riêng cùng một khu vườn nhiệt đới rộng 10ha.

Không gian thanh bình của bãi biển cát trắng, hàng dừa xanh và những ngọn đồi
khiến khu nghỉ mát thành một điểm đến hấp dẫn.


Hồ sen được thiết kế tuyệt đẹp, độc đáo nằm ngay trung tâm resort.

Tiền sảnh được thiết kế mang đậm phong cách cổ điển phương Tây kết hợp với
nét đẹp truyền thống Việt Nam.


Khu nghỉ mát này có một hồ bơi rộng và một bể Jacuzzi (hồ thủy lực) phục vụ
được nhiều khách. Khách có thể chơi thể thao tại sân quần vợt của khách sạn hay
tham gia các lớp học lướt ván buồm hoặc thả diều được dạy trên bãi biển.

Lối đi quanh resort luôn mát mẻ và rợp bóng mát cây xanh, hoa lá.

Pandanus Resort có 134 phòng, phòng căn hộ và bungalow. Tất cả được thiết kế
với không gian thoáng mát, có tầm nhìn ra vườn, bể bơi hoặc ra biển. Trong đó, các
bungalow có tầm nhìn ra biển Đông hoặc khu vườn nhiệt đới sẽ giúp bạn có thể
ngắm ánh bình minh trên biển. Còn các phòng Family suite sẽ mang lại không gian
gia đình ấm cúng và rộng rãi với một phòng khách và 2 phòng ngủ.



Ban tổ chức

2

Nội dung

3

Thiết kế

02
Nguyễn Phương Thảo
Phạm Nhật Tuấn
01
Phạm Nguyên Vũ

4

Kĩ thuật

01
Phan Văn Tịnh

5

Hậu cần

01
Ngô Thị Hồng Nhung


kiện diễn ra, viết thư mời, chuẩn bị thư cám ơ
tổ chức, …

Phụ trách vấn đề ghi chép quá trình thu chi hợ
rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm trong kế ho


STT

Công việc

Phụ trách

Thời gian thực
hiện

1

Họp nhân viên lần 1

Tất cả các bộ phận

01/12/2016

2

Lựa chọn và khảo sát
địa điểm

Bộ phận tổ chức

Lên nội dung cho sự
kiện

Bộ phận nội dung

19/12 - 30/12/2016

7

Liên hệ ca sĩ, diễn
viên ở Phan Thiết

Bộ phận nội dung

23/12 - 27/12/2016

8

Tìm kiếm nhà tài trợ

Bộ phận tổ chức,
bộ phận nội dung

02/01 - 10/01/2017

9

Chuẩn bị cho triễn
lãm



13

Chuẩn bị về hậu cần

Bộ phận hậu cần

22/02 - 25/02/2017

14

Họp nhân viên lần 3

Tất cả các bộ phận

25/02/2017

15

Họp nhân viên lần 4

Tất cả các bộ phận

01/03/2017

Chi tiết công việc

Thành lập các bộ phận thực hiện, các trưởn
bộ phận và phân công công việc
Chọn khách sạn và trung tâm hội nghị tại M

của những du khách đã từng tham gia tour
công ty...
Báo cáo tiến độ của kế hoạch tổ chức sự k
07 ngày trước sự kiện diễn ra, gửi thư mời
quảng cáo sự kiện bằng banner, áp phích,
trang web của công ty và mạng xã hội
Chuẩn bị sân khấu, máy chiếu, micro, hoa
tri ân cho khách hàng, phần thưởng cho cá
chơi..
Trước ngày diễn ra sự kiện, khảo sát, kiểm
phòng hội nghị, bày trí bàn ghế, lắp đặt...
Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ, thuốc sa
xe...
Tổng kết tất cả các khâu của kế hoạch để
chuẩn bị cho sự kiện
Đánh giá sự kiện, tổng kết thu chi và rút k
nghiệm cho các sự kiện sau


4. Bảng nội dung hoạt động chính:
 Ngày 26/02/2017:

Buổi
Sáng

Trưa
Chiều

Giờ


Sau 21h00

Lầu Ông Hoàng, bãi đá
Ông Địa, tháp chàm Phố
Hài
Trung tâm du lịch Mũi Né
Pandanus Resort
Nhà hàng và bar Sun
Terrace – Pandanus Resort
Pandanus Resort

Ăn trưa

Check in khách sạn, nghỉ ngơi, thư giã
Xe đưa khách đi tham quan một vòng
(lúc này dòng xe buýt mang thương h
chuyển nối tiếp quanh thành phố với b
kiện ra mắt tour mới với mục đích quả
sự kiện.
Đưa khách đi tham quan
Tắm biển
Nghỉ tự do
Ăn Buffet tối
Nghỉ tự do

 Ngày 27/02/2016:

Buổi
Sáng


Nội dung
Ăn sáng
Tham gia hội nghị
Ăn trưa
Nghỉ ngơi
Đi tham quan
Nghỉ tự do
Ăn tối


19h00 - 22h00
Sau 22h00

Hội trường của Pandanus
Resort

Gala Dinner (Kết hợp triễn làm và tri

Pandanus Resort

Nghỉ tự do

 Ngày 28/02/2016:

Buổi

Thời gian

Địa điểm



Ăn sáng tại khách sạn
Đại diện công ty nói lời bế mạc chươn
khách hàng
Mua sắm (mua đặc sản Phan Thiết về
và bạn bè)

Nội dung hội nghị:

Thời gian

Nội dung

08h30 - 08h40

Đón khách, mời khách vào vị trí, gửi kèm tặng phẩm

08h40 - 08h55

Trình chiếu clip giới thiệu về công ty

08h55 - 09h00
09h00 - 09h10
09h10 - 09h40

Kết thúc việc đón khách và trình chiếu clip.
Đại diện công ty lên phát biểu khai mạc hội nghị
Văn nghệ giữa giờ
Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc về sản phẩm mới cho
khách hàng

20h15

21h30
22h00

•
•
•
•

Văn nghệ chào mừng để tạo không khí và khấy động chương trìnhh trước kh
chính thức.
Người đại diện của công ty lên phát biểu và tuyên bố lí do của buổi tiệc.
Chính thức khai mạc Gala Dinner
Bắt đầu các mục ca nhạc game show thu hút người tham dự:
Chương trình quay số trúng thưởng (MC sẽ là người bóc số)
Mục hát cho nhau nghe: Khách mời sẽ đăng kí và lên hát có thưởng.
Cuộc thi uống bia cho các quý ông
Trong quá trình tham gia 2 ngày ở Phan Thiết, BTC sẽ chụp lại những khoản
cả mọi người sẽ bình chọn ra bức ảnh đẹp nhất (giữ bí mật với khách cho đế
Kết thúc các trò chơi và phát thưởng cho người thắng cuộc trong các trò chơi
Tặng quà và tri ân khách hàng cũng như các đối tác thân thiết của công ty (C
chứng nhận khách hàng VIP, Voucher giảm giá % )
Kết thúc trương trình, mở nhạc khiêu vũ.

 Phân công nhiệm vụ trong buổi Hội nghị và Gala Dinner:

STT

Công việc


Hướng dẫn đường đi và vị trí ngồi cho khách

02

Ngô Thị Hồn

5

Quay phim, chụp ảnh

02

Nguyễn Định

6

An ninh (kết hợp thêm người của khách sạn)

01

Phan Văn Tịn

7

Âm thanh, ánh sáng

02

Phạm Nguyên


Phòng đơn (3 ngày 2 đêm)

30

4.900.000

Phòng đôi (3 ngày 2 đêm)

05

6.500.000

Tổng: 179.500.000
Chiết khấu 15%: 152.575.000

Đặt phòng hội nghị

Tiền ăn

Hội trường, trang trí,
thiết kế

Họp có ăn nhẹ giữa giờ gồm bánh
cookie hoặc sandwich; trái cây
hoặc yogurt, café và trà

01

1.200.000


Ăn tối ngày 27

80

170.000

Thức ăn nhẹ cho buổi Gala
Dinner

60

105.000

Ăn sáng ngày 28

80

145.000

Ăn trưa ngày 28

####

####

Thẻ đeo, banner, phông, các sản
phẩm triển lãm,…

####


Chi phí quà tặng cho
trò chơi

Phần thưởng các game show

####

Ca sĩ, diễn viên

Cát xê cho ca sĩ, diễn viên

Chi phí khác

Chi phí phát sinh

05

####
2.000.000
20.000.000

318.995.000
(Ba trăm mười tám triệu chín trăm chín mươi lăm ng

Tổng

C. CÁC BIỆN PHÁP HỖ TRỢ CHO CÁC RỦI RO:

STT

tuổi tác, tôn giáo, tín ngưỡng,…) để xây dựng khẩu phần
thể gây dị ứng cho khách hàng.
ăn phù hợp nhất.
Khách hàng bị ngộ độc khi ăn thức ăn ở nhà hàng. Liên hệ trước với nhà hàng để đảm bảo vấn đề vệ sinh a
toàn thực phẩm. Nếu có tình huống xấu xảy ra thì nhà hà
phải chịu trách nhiệm và cần đảm bảo vấn đề y tế kịp th
cho khách hàng (thuốc, y bác sĩ, số điện thoại bệnh viện


5

6

7

8
9
10
11
12
13

địa phương,…)
Thuyết phục khách hàng thông cảm và bồi thường cho
khách hàng những dịch vụ bổ sung khác (trả lại tiền thừa
Chất lượng phòng khách sạn không đảm bảo đúng
của dịch vụ, spa, mua sắm,…) thỏa thuận với khách sạn
như trong hợp đồng đã kí (lỗi do khách sạn).
đề nghị bên phía khách sạn phải chịu 100% các khoản b
thường đó)

Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì,…
An toàn tính mạng, tài sản cho khách hàng trong
Bộ phận an ninh – bảo vệ phải thường trực trong suốt th
thời gian diễn ra sự kiện (cháy nổ, ẩu đã, trộm
gian diễn ra sự kiện. Chuẩn bị và kiểm tra kĩ các bình ch
cắp,…)
cháy. Liên hệ trước với công an và bệnh viện địa phươn
 Kết thúc sự kiện:

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các
nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự
kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị,
quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho
những sự kiện sau.


- Gửi thư cảm ơn đến tất cả khách hàng tham dự.
- Thanh toán chi phí.