I. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TÀI SẢN TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Bộ, công tác
quản lý tài sản được thực hiện bởi Phòng Quản trị - Y tế, với nhiệm vụ chính là
quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện
làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.
Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài sản tại Phòng Quản trị
trước đây được triển khai trên phần mềm quản lý tài sản riêng nhưng do một
số hạn chế nên phần mềm này đã bị gỡ bỏ. Hiện tại việc ứng dụng quản lý tài
sản được khai thác một phần tính năng của phần mềm MISA Mimosa. NET
2012 cho nghiệp vụ kế toán của Phòng, quản lý 2 loại tài sản chính là tài sản
cố định (TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, khi tham gia
vào quá trình sản xuất, nó sẽ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch
từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật
chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng.Theo quy định hiện hành TSCĐ có giá trị từ
10 triệu trở lên, thời gian từ 1 năm trở lên, và phải trích khấu hao phải theo quy
định của bộ tài chính (203/2009/TT-BTC) như: Máy tính, máy in, Ôtô… ) và tài
sản công cụ dụng cụ (Công cụ, dụng cụ là những tư liệu tham gia vào quá trình
hoạt động của một cơ quan nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận thành tài
sản cố định.Trước ngày 10/6/2013 công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có
nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu đồng như: văn phòng phẩm; ấm, chén; bàn, ghế…).
Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn
vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác
hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá
nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên
một tệp dữ liệu kế toán.


Phần mềm quản lý tài sản MISA Mimosa.NET 2012 R89
Với tính năng:
-


Các phân hệ chính của MISA Mimosa.NET 2012 gồm: Phân hệ kho bạc;
Phân hệ tiền mặt; Phân hệ tiền gửi; Phân hệ tiền lương; Phân hệ mua hàng; Phân hệ
bán hàng; Phân hệ thuế; Phân hệ sổ cái; Phân hệ vật tư, hàng hóa; Phân hệ tài sản
cố định; công cụ, dụng cụ (CCDC);
- Đối với việc quản lý TSCĐ phần mềm đã giải quyết việc:
 Theo dõi chi tiết từng TSCĐ theo từng phòng ban.
 Tự động lưu nhật ký về sự điều chuyển TSCĐ từ phòng ban này sang phòng
ban khác.
 Tự động tính hao mòn chi tiết đến từng TSCĐ.
Nhân tố cơ bản làm thay đổi hiện trạng TSCĐ là sự hao mòn, quá trình hao
mòn TSCĐ diễn ra đồng thời với quá trính khai thác sử dụng, nếu sử dụng
càng nhiều thì mức độ hao mòn càng tăng bấy nhiêu. Hao mòn làm thay đổi
hiện trạng tài sản cố định, trong quá trình sử dụng tài sản bị hao mòn dẫn và
đến một lúc nào đó không sử dụng được nữa hoặc ảnh hưởng lớn đến hiệu
quả công việc. Vì vậy, cần tính toán, đánh giá đúng mức TSCĐ của cơ quan,
đang sử dụng mới hay cũ, hoạt động tốt hay kém và ở mức độ nào để có biện
pháp đầu tư, sửa chữa hợp lý.
 Mỗi tài sản ở các phòng, ban, bộ phận trong Bộ Khoa học và Công nghệ đều
được đánh một mã riêng để quản lý. Sau đó được nhập thông tin vào phần
mềm MISA Mimosa.NET 2012, với các thông tin cần nhập như: Mã tài sản;
tên tài sản; loại tài sản; số lượng; Phòng ban quản lý; ngày mua; năm sản
xuất; nguyên giá; giá trị hao mòn…
 Cho phép truy xuất báo cáo nhanh về tài sản bất kỳ lúc nào và báo cáo kiểm
kê tài sản cố định về tình hình tài sản hàng tháng, hàng năm.


Cho phép người sử dụng lọc và kết xuất các báo cáo tổng hợp, chi tiết, công
khai TSCĐ của đơn vị như:
- Biểu công khai tài sản nhà nước

trong CSDL chương trình như tra cứu tìm kiếm, tra cứu toàn văn, tra cứu nâng cao.
 Quản lý nghiệp vụ
Phục vụ cán bộ nghiệp vụ tại đơn vị thêm mới, sửa, xóa thông tin đăng ký
TSCĐ; theo dõi khấu hao theo TT203 đối với tài sản sử dụng cho mục đích kinh
doanh theo phương pháp đường thẳng và khấu hao nhanh, hao mòn tài sản theo
QĐ32 đối với tài sản sử dụng cho mục đích Hành chính sự nghiệp; quản lý toàn bộ
các biến động tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, thanh lý, tiêu hủy tài sản.


 Quản trị hệ thống
Phục vụ cán bộ quản trị của đơn vị thêm mới, sửa, xóa tài khoản người
dùng, gán quyền cho người dùng, ghi lại các thao tác của người dùng trên chương
trình, thiết lập các thông số đảm bảo cho chương trình vận hành ổn định.
- Đối với việc quản lý tài sản là CCDC: do loại tài sản này thường có giá
trị thấp và được mua sắm và trang bị ở các phòng ban là khác nhau, CCDC không


có giá trị lớn như tài sản cố định nên cách quản lý cũng đơn giản hơn. Thông
thường các CCDC có giá trị nhỏ sẽ được tính hết một lần chi phí cho lần xuất dùng
đầu tiên, với các CCDC giá trị lớn, thời gian sử dụng dài được phân bổ trong 1 kỳ
kế toán hoặc nhiều kỳ nhưng tối đa không quá 2 năm (Ngoại trừ với các công cụ
dụng cụ được chuyển từ tài sản cố định thì sẽ có thời gian phân bổ không quá 3
năm). Chính vì vậy việc quản lý chủ yếu thông qua các báo cáo hàng năm ở các
phòng ban gửi về sau đó mới được nhập thông tin vào phần mềm.
1. Đánh giá tổng quan về công tác quản lý tài sản tại Bộ Khoa học và Công
nghệ:
+ Ưu điểm:
- Trong quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cho cơ quan, Văn phòng Bộ Khoa
học và Công nghệ luôn quan tâm đến nguồn tài chính, ngân sách hàng năm được
phân bổ, để đầu tư đúng đắn, tìm hiểu kỹ các loại tài sản cần đầu tư, mua sắm phù

+ Nhược điểm:
Bên cạnh nhựng hiệu quả đạt được trong công tác quản lý tài sản. Ở Bộ
Khoa học và Công nghệ còn chưa chú ý đến việc nhượng bán, thanh lý các TSCĐ
đã quá cũ nát và lạc hậu để thu hồi phần giá trị tài sản còn ứ đọng.
2. Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài sản tại Bộ Khoa
học và Công nghệ
Việc quản lý tài sản cố định đang sử dụng trong các cơ quan hành chính nói
chung và đối với Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng là một hoạt
động quan trọng hàng đầu ở mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy hàng năm các cơ
quan, đều tiến hành công việc kiểm kê các tài sản này, để nắm được số lượng, chất
lượng, hiện trạng sử dụng. Từ đó đưa ra các số liệu thống kê nhằm sử dụng tài sản
cố định một cách hiệu quả, giảm thiểu các chi phí, thất thoát đồng thời có phương
án đầu tư sửa chữa, đổi mới khi cần thiết.
Nếu như thực hiện công việc này theo cách cổ điển trên giấy tờ, sổ sách thì
sẽ cần đến rất nhiều nhân lực, vật lực cho việc nhập số liệu, tính toán, lưu giữ


chứng từ. Và cho dù có đầy đủ nhân lực, vật lực, thì công việc trên sẽ tiêu tốn một
thời gian rất lớn. Khi có nhu cầu tìm kiếm, thống kê, ta không thể tìm kiếm một
cách nhanh chóng trong một đống giấy tờ. Trong khi đấy, ta vẫn không đảm bảo là
sẽ tránh được các sai sót.
Vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý tài sản là
điều tất yếu. Đặc biệt, khi Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn đồng
nghĩa với việc số lượng tài sản phục vụ cho hoạt động của cơ quan cũng rất lớn.
Phần mềm “Quản lý tài sản” ra đời sẽ khắc phục được các nhược điểm của cách
làm việc truyền thống trên sổ sách, giấy tờ. Đó là:
- Giảm thiểu nhân lực, vật lực, thời giancho việc thống kê, quản lý tài sản.
- Tránh được các do con người gây ra.
- Đưa ra các số liệu tìm kiếm, thống kê thời gian nhanh nhất.
3. Những giải pháp đề xuất nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài

TSCĐ bị mất mát, và sử dụng sai mục đích…
 Chính sách nhân sự
- Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt quy chế và trách nhiệm của các bộ phận
và cá nhân có liên quan trong quản lý sử dụng, bảo quản và bảo dưỡng TSCĐ. Cần
có chế độ thưởng phạt nghiêm minh đối với những sai sót trong quá trình sử dụng
TSCĐ hay những ý kiến đề đạt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ.
- Cần có lớp bồi dưỡng, đào tạo, hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị thuộc
TSCĐ, và phần mềm quản lý cho các cán bộ CNV để họ có thể vận hành sử dụng
hoặc có thể tự thay thể, sửa chữa khi cần thiết.
- Đối với cán bộ quản lý cần phải phân cấp quản lý rõ ràng để mỗi người tự
chịu trách nhiệm đối với phần việc được giao và đối với các tài sản thuộc Phòng,
đơi vị mình quản lý.
 Ban hành quy chế về quản lý và sử dụng tài sản
Việc ban hành quy chế cần thực hiện theo Quyết đinh số 202/2006/QĐ-TTg
về việc ban hành quy chế quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập
 Thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Cơ quan cần có kế hoạch nhượng bán, thanh lý nhanh chóng những TSCĐ
không cần dùng và đã hư hỏng hoặc những tài sản không có khả năng sửa chữa hay


phục hồi thu hồi phần giá trị bị ứ đọng, tài sản được cho là lạc hậu cần thay thế các
loại tài sản mới hiện đại đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc.
 Đầu tư mua sắm phần mềm quản lý tài sản mới
Hiện tại đã có một số công ty đã phát triển thành công phần mềm quản lý tài
sản và đã mang lại hiệu quản tốt ở một số cơ quan, mà phổ biến hiện nay là Phần
mềm Quản lý tài sản FA-BigTime - Phần mềm quản lý tài sản là công cụ giúp các
đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quản lý được đầy đủ, chi tiết các tài sản đã
được đầu tư mua sắm theo quy định của nhà nước. Phần mềm này có ưu điểm là
được chạy hoàn toàn trên nền tảng WEB, dữ liệu được quản lý tập trung và người
dùng có thể truy cập ở bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời gian nào. Cụ thể:

lý: Báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình tăng, giảm, hiện trạng sử dụng
TSCĐ; Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản,công khai quản lý, sử
dụng TSCĐ; công khai cho thuê TSCĐ; Công khai điều chuyển, thanh lý,
bán, chuyển nhượng, thu hồi, tiêu hủy tài sản nhà nước... Chính vì vậy sẽ
giúp khắc phục những hạn chế ở phần mềm quản lý cũ MISA Mimosa.NET
2012.

II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT ĐỐI VỚI CÔNG TÁC BẢO VỆ AN
NINH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN
Tại Bộ Khoa học và Công nghệ công tác bảo vệ an ninh ngày càng được
quan tâm và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này, với việc đầu tư hàng
loạt các thiết bị như: Camera an ninh (Camera quan sát, camera văn phòng), thiết


bị báo cháy, báo khói, cổng barie tự động…Vì vậy, đã góp phần tích cực vào công
tác bảo vệ an ninh cơ quan, giảm bớt chi phi và nhân sự vào nhiệm vụ này.
1. Vai trò của công tác đảm bảo an ninh
Công tác bảo vệ an ninh có vai trò quan trọng trong hoạt động của một cơ
quan, tổ chức. Đảm bảo cho mọi công việc, hoạt động của cơ quan được diễn ra 1
cách an toàn – thông suốt, giúp cho cơ sở vật chất hoạt động được ổn định, tránh
được những rủi ro có thể gặp phải như cháy nổ, trộm cắp, tình trạng mất an ninh
trật tự ở môi trường công sở, kiểm soát việc ra vào ở mỗi cơ quan. Làm tốt công
tác bảo vệ an ninh còn góp phần vào việc xây dựng văn hóa công sở ở mỗi cơ
quan, tổ chức giúp cho mọi hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
Cụ thể:
 Đối với Camera an ninh:
Camera an ninh ngày nay được sử dụng rộng rãi trong các cửa hàng, xí
nghiệp, cơ quan, gia đình... Giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn trong việc quan sát,
giám sát, chống trộm... Cho phép người sử dụng quan sát hệ thống camera an ninh,
camera quan sát 24/24h ngay cả ban đêm, tại bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào có

nhất.


+ Nâng cao hiệu quả công việc: Giúp cho những nhà quản lí vừa kiểm soát
công việc một cách chặt chẽ hơn, vừa tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên bảo vệ.
Khi xảy ra bất cứ một vấn đề hay sự cố gì đều được hệ thống an ninh ghi lại, từ đó
làm tư liệu bằng chứng để tìm ra được nguyên nhân xẩy ra vấn đề đó.
+ Quản lý an ninh từ xa : Với hệ thống camera an ninh chúng ta sẽ có được
một hệ thống giám sát cho phép truy cập từ xa ở bất kỳ mọi nơi chỉ từ một địa
điểm duy nhất. Hệ thống hoàn chỉnh có thể dễ dàng kết nối với cơ sở hạ tầng, do
đó cài đặt và chi phí bảo trì thấp. Các loại camera internet, đầu ghi hình, cho phép
người quản lý các cán bộ, công chức có thể quan sát trực tiếp, ghi hình, phát lại,
thông báo bằng âm thanh, kích hoạt báo động, tự động nhận tín hiệu cảnh báo an
ninh bị xâm phạm,..v.v...
+ Mang tới sự yên tâm: Hệ thống camera an ninh mang lại cho người sử
dụng hình ảnh tinh tế rõ ràng, trong từng thời gian, giúp cho mọi hoạt động trong
cơ quan được kiểm soát, giúp cho các cán bộ, công chức an tâm khi làm việc.
+ Tính năng lưu trữ lại dữ liệu từ 1 tuần đến 3 tháng, bạn có thể xem lại bất
cứ khi nào cần thiết.
+ Giúp phát hiện xâm nhập
Đây là một chức năng cần thiết giúp phát hiện những truy nhập trái phép,
những vấn đề cảnh báo sai, phát hiện chủ yếu bằng Email, thường dựa vào việc so
sách một loạt các hình ảnh chụp bởi camera
2. Đánh giá tổng quan về việc ứng dụng CNTT vào công tác bảo vệ an ninh tại
bộ Khoa học và Công nghệ:
+ Ưu điểm:
Nhìn chung công tác bảo vệ an ninh tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong
những năm qua đã được quan tâm đúng mức. Chính vì vậy mà thành tích đạt được
ở công tác này là đã đảm bảo an toàn cho mọi hoạt đông của cơ quan được diễn ra
an toàn, chưa để say ra các sự cố nghiệp trọng như mất trật tự an ninh, tình trạng

1. Đầu đọc kiểm soát vào ra : Là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay
không cho phép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát (phòng thiết bị,
phòng làm việc….)
2. Hệ thống chốt cửa : Ngăn chặn ra vào cửa tự do.
3. Thẻ cảm ứng ( nếu sử dụng vân tay thì không cần thẻ)
4. Hệ thống quản lý trên máy tính : Quản lý vào ra, chấm công, thao tác từ
xa vào các đầu đọc kiểm soát vào ra.
Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chặn việc có người tự do
đi qua cửa kiểm soát. Mỗi người làm việc tại khu vực kiểm soát cần đăng kí vào hệ
thống kiểm soát vào ra qua đó được người quản lý cấp một quyền truy cập duy
nhất (thẻ vào ra, mã số, vân tay….). Khi muốn vào hoặc ra khu vực kiểm soát họ
bắt buộc phải sử dụng quyền này. Đầu đọc kiểm soát vào ra được kết nối với máy
tính (PC) qua đó thông tin vào ra của người truy nhập vào khu vực được quản lý
chặt chẽ. Các thông tin này giúp người quản lý có thể biết được quá trình làm việc
của một người bất kỳ và qua đó kết hợp đánh giá - chấm công.
- Giới thiệu về nguyên lý hoạt động:
- Mỗi cửa ra/vào của phòng thiết bị, phòng làm việc sẽ được gắn một hệ
thống khoá điện từ (electromagnetic) và hai đầu đọc thẻ thẻ cảm ứng (một đầu đọc
vào, một đầu đọc ra) dùng để điều khiển khoá điện từ.
- Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu
đọc được truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của người quản lý.
- Mỗi nhân viên sẽ sở hữu một chiếc thẻ ID cảm ứng (proximity) có in tên
tuổi, hình ảnh, lô-gô, và có mã số tương ứng với nhân viên đó. Chiếc thẻ sẽ đóng
vai trò như chiếc thẻ nhân viên thông thường và dùng để mở, đóng cửa phòng làm
việc, thiết bị.
- Để có thể ra vào phòng thiết bị/phòng làm việc nhân viên sẽ phải quét thẻ
trước đầu đọc thẻ (khoảng cách từ 5-15cm). Đầu đọc sẽ nhận dạng mã số hợp lệ
trên thẻ và ra lệnh cho cửa mở tự động. Cửa sẽ tự động đóng lại sau khi nhân viên
vào/ra.
- Dữ liệu gồm số thẻ, thời gian ra/vào sẽ được lưu lại trong đầu đọc thẻ hoặc