LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới cố vấn học tập
Ths. Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt thời
gian thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này. Nhờ sự chỉ bảo của cô em có thể
vận dụng những kiến thức đã học để áp dụng vào thực tiễn hoạt động của
doanh nghiệp. Những phương pháp, kinh nghiệm mà cô truyền đạt cho em
không chỉ giúp bài bài khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn mà còn là
hành trang cho công việc thực tế của em sau này. Em cũng xin bày tỏ lòng
biết ơn chân thành tới tập thể các thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, những bài giảng bổ ích của các thầy cô đã giúp em tích lũy được
những kiến thức sâu rộng để em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này và
những kiến thức ấy còn là những nền tảng cho nghề nghiệp của em trong
tương lai.
Bên cạnh đó, không thể không nhắc tới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo
quý Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
( INTRACOM) cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn
phòng đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài khóa luận của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Thư


MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT
Chữ cái viết tắt/
ký hiệu
Công ty INTRACOM
ĐVBQ


của các doanh nghiệp số lượng văn bản được hình thành qua
từng năm của mỗi doanh nghiệp lên đến hàng trăm, hàng
nghìn văn bản. Từ hoạt động tổ chức và kinh doanh của
doanh nghiệp đã sản sinh ra hệ thống các văn bản tài liệu bao
gồm các văn bản hành chính và văn bản chuyên môn phản
ánh trực tiếp ngành, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh
nghiệp. Đó là những văn bản chứa đựng thông tin về bí mật

4


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
kinh doanh, có giá trị đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại,
phát triển của mỗi doanh nghiệp và chiếm khối lượng lớn
trong mỗi phông lưu trữ doanh nghiệp.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin phong phú, đa dạng
có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực và toàn diện mọi mặt
của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt
động của các doanh nghiệp vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý
nghĩa khoa học. Về ý nghĩa thực tiễn, tài liệu hình thành từ
hoạt động của doanh nghiệp chưa nhiều thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý, kinh doanh và hoạt động thanh tra
kiểm tra của các cơ quan chức năng nhà nước đối với doanh
nghiệp. Về ý nghĩa khoa học, qua tài liệu lưu trữ các nhà quản
trị doanh nghiệp Việt Nam học hỏi được những kinh nghiệm
trong quá trình tổ chức điều hành và tiếp cận được các kỹ
thuật, quy trình công nghệ để phục vụ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh. Như vậy ta có thể thấy tài liệu lưu trữ doanh
nghiệp nói chung có giá trị lớn với nền kinh tế quốc gia. Đặc

khoa học tài liệu công trình xây dựng của công ty.
2.

Mục tiêu nghiên cứu

Việc lựa chọn đề tài này, em hướng đến các mục tiêu cụ
thể sau đây:
-

Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về

-

chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng;
Hai là, đánh giá toàn diện giá trị tài liệu lưu trữ các công trình
xây dựng, công tác chỉnh lý loại hình tài liệu này tại Công ty

-

cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và gia thông;
Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng
cao hiệu quả công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình
xây dựng tại Công ty INTRACOM.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

6


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư

liệu và thực trạng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công

-

trình xây dựng;
Phương pháp phần tích, tổng hợp, thống kê... Những phương
pháp này được áp dụng khi phân tích tình hình thực tế công

-

tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng;
Phương pháp phỏng vấn những nhân viên tại các phòng ban
trong Công ty đang phụ trách các dự án, công trình xây dựng
và các nhân viên cùng với lãnh đạo Văn phòng của Công ty
thấy được một cách chính xác nhất tình hình thực tế công tác

7


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu các công trình xây dựng tại
-

đây.
Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó
rút ra được những ưu điểm và hạn chế trong công tác chỉnh lý
tài liệu các công trình xây dựng để đưa ra những giải pháp
phù hợp.
Ngoài các phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng

INTRACOM.
5.

Đóng góp của đề tài

Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế trong việc
chỉnh lý tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng tại Công ty
INTRACOM, đề tài đã đánh giá được hiệu quả, hạn chế cũng
như tìm ra được các nguyên nhân của hoạt động này.
Đề tài đề xuất các giải pháp cụ thể giúp Công ty
INTRACOM thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ các công
trình xây dựng phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài
liệu, đáp ứng như cầu quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu các công trình xây dựng của lãnh đạo công ty cũng
như các nhân viên trong công ty.
Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu
tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên
chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực
tế.
6.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Em đã tìm hiểu và tổng hợp được một số bài viết trên
tạp chí chuyên ngành; đề tài nghiên cứu khoa học các cấp; đề
tài khóa luận tốt nghiệp... có liên quan đến vấn đề “chỉnh lý
khoa học tài liệu các công trình xây dựng” được

bao ham


liên quan đến tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu các công
trình xây dựng...
+ “Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học Công nghệ”,

PGS.TS. Nguyễn Minh Phương chủ biên, Trường Đại học khoa
học xã hội và nhân văn, khoa lưu trữ học và quản trị văn
phòng, Hà Nội, 2005;
+ Vũ Thị Phụng (1986), “ Một số kinh nghiệm qua chỉnh
lý tài liệu tại các cơ quan đã giải thể thuộc Bộ Vật tư, số
3/1986;
+ Trịnh Thị Kim Oanh, “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
kỹ thuật các công trình thủy lợi của Bộ Nông nghiệp và Phát

10


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
triển nông thôn” Khóa luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP,
Trường ĐHKHXH&NV;
+ “Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học Công nghệ”,
PGS.TS. Nguyễn Minh Phương chủ biên, Trường Đại học khoa
học xã hội và nhân văn, khoa lưu trữ học và quản trị văn
phòng, Hà Nội, 2005;
+ Nguyễn Hải Yến (2007), “ Chỉnh lý khoa học tài liệu
ban tài chính – kế toán tổng Công ty Điện lực Việt Nam”, Khóa
luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP, Trường ĐHKHXH&NV;
+ Hoàng Thị Thanh (2009), “ Chỉnh lý khoa học khối tài
liệu thẩm định đầu tư tại tập đoàn bưu chính viên thông Việt
Nam”, Khóa luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP, Trường


Các khóa luận tốt nghiệp liên quan đến công tác chỉnh lý khoa
học tài liệu;
- Một số tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư – lưu trữ

-

nhà nước, Tạp chí dòng thời gian.
Các quy định của Công ty INTRACOM;
Website của chính phủ, các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ,
Công ty INTRACOM.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính
của đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở khoa học của việc chỉnh lý khoa
học tài liệu các công trình xây dựng
Trong chương này, tác giả nghiên cứu và đưa ra các khái
niệm, ý nghĩa, mục đích, nội dung của việc chỉnh lý khoa học
tài liệu các công trình xây dựng; các cơ sở pháp lý, phân tích
giá trị của khối tài liệu... Từ đó làm rõ được cơ sở khoa học
của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng.
Chương 2.

Thực trạng chỉnh lý khoa học tài liệu

các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM
Nội dung chương này giới thiệu khái quát về Công ty
INTRACOM. Cùng với những khảo sát thực tế, em mô tả thực
trạng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây
dựng tại Công ty INTRACOM. Qua đây, em đánh giá những ưu


tháng

năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thanh Thư

13


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư

14


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC CHỈNH LÝ KHOA HỌC
TÀI LIỆU CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG
1.1.

Cơ sở lý luận của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các
công trình xây dựng
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1.

2 PGS-TS. Dương Văn Khảm ,Công tác văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa thông tin, 2006,
Tr.115.

15


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
Theo Công văn số 283/VTLTNN – NVTW ngày 19 tháng 5
năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, khái niệm chỉnh
lý tài liệu được định nghĩa như sau: “Chỉnh lý tài liệu là tổ
chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong
đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các
công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý.”
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, chỉnh lý tài liệu được giải
thích: “là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.”
Như vậy các định nghĩa nêu trên đều đưa ra khái niệm
chỉnh lý khoa học tài liệu thống nhất ở nội hàm là “Tổ chức lại
tài liệu theo một phương án khoa học”.
1.1.1.2.

Khái niệm công trình xây dựng

Từ điển Bách Khoa Việt Nam ( Tập 1) của Hội đồng quốc
gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách Khoa Việt Nam, Nhà xuất

trong 10 công trình nổi bật của đất nước ta. Ngược lại một
công trình được coi là công trình nhỏ khi công trình đó có chi
phí xây dựng thấp, kích thước nhỏ, kiến trúc đơn giản... như
tường trang trí, cổng hàng rào...
Theo Wikipedia Bách khoa toàn như mở, khái niệm Công
trình xây dựng được giải thích như sau: “Công trình xây
dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con
người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được
liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất,
phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt
nước, được xây dựng theo thiết kế. Công trình xây dựng bao
gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công
nghiệp, giao thông, thủy lợi, năng lượng và các công trình
khác”(4). Khái niệm này cho thấy sản phẩm được coi là công
trình xây dựng khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố như hình thành
4 Wikipedia Bách khoa toàn như mở, Website

< >

17


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
bởi sức lao động con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt
vào công trình được liên kết với mặt đất gồm phần dưới đất,
trên đất... Các công trình xây dựng công cộng, nhà ở, giao
thông, thủy lợi... được gọi là công trình xây dựng.
Hiện nay, tại Việt Nam có nhiều khái niệm về công trình
nhưng khái niệm phổ biến và được sử dụng chính thức là khái

nghiệm thu của công trình sẽ được tiến hành việc phân loai,
xác định giá trị tài liêu, phục hồi lập mới hồi sơ, thống kê, lập
công cụ tra cứu nhằm phục vụ như cầu khai thác, sử dụng
nghiên cứu khối tài liệu đó.
Nội dung của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình

1.1.1.4.

xây dựng
Từ ba khái niệm trên, có thể thấy chỉnh lý khoa học tài
liệu các công trình xây dựng là một phần trong chỉnh lý khoa
học tài liệu nói chung nên nội dung của việc chỉnh lý khoa học
tài liệu các công trình xây dựng chính là nội dung cụ thể của
việc chỉnh lý khoa học tài liệu:
-

Phân loại tài liệu các công trình xây dựng theo một
phương án phân loại;
Phân loại tài liệu các công trình xây dựng thường căn cứ

vào đăc trưng của tài liệu xây dựng theo phương án phân loại
đã lập trước. Có hai cách phân loại tài liệu các công trình xây
dựng là phân loại theo bộ thiết kế và phân loại theo dây
chuyền. Mỗi cách phân loại có những ưu điểm, hạn chế khác
nhau nhưng phụ thuộc vào tình hình thực tiễn tại cơ quan mà
chúng ta áp dụng các phân loại hợp lý.
- Lập hoặc phục hồi hồ sơ
Sau khi phân loại tài liệu thành từng bộ thiết kế, có bao
nhiêu bộ thiết kế thì sẽ lập thành bấy nhiêu hồ sơ. Hồ sơ tài
liệu các công trình xây dựng là toàn bộ tài liệu có nội dung

Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy
Tài liệu hết giá trị trong quá trình chỉnh lý phải được tập
hợp thành các nhóm và thống kê thành danh mục tài liệu hết
giá trị theo mẫu, việc thống kê tài liệu hết giá trị cần cận
thận, chính xác tránh trường hợp sai sót tiến hành tiêu hủy
nhầm tài liêu. Sau khi thống kê danh mục tài liệu hết giá trị
cần phải được hội đồng xác định gái trị tài liệu của cơ quan, tổ
chức, cấp có thẩm quyền kiểm tra, thẩm định thì mới tổ chức
tiến hành tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
1.2.

Cơ sở pháp lý của việc chỉnh lý khoa học tài liệu
các công trình xây dựng

20


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
Trong công tác Lưu trữ, vấn đề chỉnh lý tài liệu là một
vấn đề rất cấp thiết đối với nhiều cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp nhưng trong một khoảng thời gian dài không có văn
bản quy định của nhà nước về vấn đề này. Trong những năm
trở lại đây vấn đề này đã được quan tâm hơn song vẫn chưa
đầy đủ nên các văn bản quy định của nhà nước về việc chỉnh
lý khoa học tài liệu còn tương đối hạn chế.
1.2.1.

Văn bản Luật


Chuẩn bị xây dựng công trình; Mục 2 – Thi công xây dựng
công trính; Mục 3 – Giám sát thi công xây dựng, nghiệm thu,

-

bàn giao công trình”
1.2.2. Văn bản dưới Luật
Thông tư số 02/2006/ TT – BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006
của Bộ xây dựng về hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ
hoàn công công trình xây dựng. Thông tư này hướng dẫn chi
tiết thời hạn bảo quản, thành phần hồ sơ lưu trữ, nơi lưu trữ,
hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm trong việc

-

lưu hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công công trình xây dựng.
Thông tư số 01/2014/TTLT – BNV – BXD ngày 21 tháng 8 năm
2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về hướng dẫn thành phần
tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Tại thông tư liên tích này đã hướng dẫn rất rõ thành phần tài

-

liệu các công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm 2009
của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy
trình “ chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000. Quyết
định này đã quy định rõ từng bước khi tiến hành chỉnh lý tài
liệu giấy và các mẫu văn bản được hình thành trong khi chỉnh


cả nước. Chính vì tầm quan trọng của ngành xây dựng đối với
đất nước nên tài liệu các công trình xây dựng có giá trị vô
cùng to lớn đối với quốc gia nói chung và đối với cơ quan tổ
chức nói riêng.
1.3.1. Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối
với quốc gia
Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới, mô hình kinh
tế xã hội cũng có nhiều thay đổi. Ngành xây dựng được coi là
ngành kinh tế chủ chốt trong việc phát triển đất nước, là yếu
tố căn bản phản ánh trình độ khoa học và kinh tế của một
quốc gia. Một đất nước muốn phát triển thì không thể có cơ sở
hạ tầng, công trình công cộng... lạc hậu. Chính vì vậy, ngành
xây dựng nói chung hay các công trình xây dựng nói riêng
luôn được đề cao và có giá trị vô cùng to lớn đối với một quốc
gia.
Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng là sản phẩm tinh
thần có giá trị về nhiều mặt, thể hiện trình độ văn hóa văn

23


Khóa luận tốt nghiệp
Nguyễn Thanh Thư
minh của một dân tộc, một quốc gia. Tài liệu lưu trữ các công
trình xây dựng được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và các nhân làm công tác xây dựng cơ
bản dùng để ghi chép và phản ánh các thành tựu, tiến bộ và
sáng tạo trong ngành xây dựng của mỗi quốc gia . Chính vì
vậy để ngành xây dựng ngày một phát triển mạnh mẽ hơn thì
việc lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng là một trong

1.3.2.

những thành tựu của Việt Nam trong những năm qua .
Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với cơ
quan, tổ chức
Trước hết, tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng được
sử dụng để làm căn cứ chính xác để các cơ quan, tổ chức, cá
nhân tiến hành tư vấn thiết kế, thi công công trình. Để thiết
kế công trình mới người tư vấn thiết kế phải tham khảo học
hỏi kinh nghiệm những công trình đã có. Họ có thể tham khảo
sự tư vấn của những người đi trước có nhiều kinh nghiệm
trong việc thiết kế công trình, nhưng để đưa ra những điều
phù hợp nhất đối với công trình của mình họ sẽ tự tham khảo,
nghiên cứu những thiết kế của các công trình trước đó. Tài liệu
lưu trữ các công trình xây dựng sẽ là nguồn tư liệu chính xác
và phản ánh đúng nhất về quá trình xây dựng của công trình.
Thứ hai: Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng là nguồn
tư liệu quan trọng để các cơ quan, tổ chức sử dụng tổng kết
đúc rút kinh nghiệm, phát huy sáng kiến, cái tiến kỹ thuật,
không ngững nâng cao năng suất lao động. Mỗi một công
trình được xây dựng lên đều có những ưu điểm và nhược điểm
trong quá trình xây dựng. Khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ các
công trình xây dựng sẽ tìm ra những ưu điểm của nó để kế
thừa, phát huy những cái hay, cái tốt đẹp. Mặt khác, qua
nghiên cứu cũng sẽ nhìn ra những nhược điểm của các công
trình đó có những điều chưa tốt để loại bỏ. Từ đó các cơ quan,

25