LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, chú, anh, chị, nhân
viên tại Phòng Tổ chức hành chính nhân sự Công ty sản xuất thương mại Hà Nội
đã giúp đỡ em rất nhiệt tình thời gian em tìm hiểu tại phòng.
Bài nghiên cứu của em sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ
của thầy Nguyễn Hữu Danh- Giáo viên hướng dẫn đã giúp đỡ để em biết cách
làm bài nghiên cứu này.
Qua bài nghiên cứu em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy cô
giáo để giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng
kiến thức để phục vụ cho công tác sau này với hy vọng góp một phần công sức
trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước
nhà.
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong bài
nghiên cứu không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót.
Xin chân thành cảm ơn!

1


DANH MỤC VIẾT TẮT
TCHCNS

Tổ chức hành chính nhân sự

2


MỤC LỤC

3


Mục tiêu nghiên cứu
Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội họp của Công ty sản
xuất thương mại Hà Nội.

•

Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích thực trạng tổ chức cuộc họp, hội nghị công tại công ty sản xuất thương
4


mại Hà Nội; chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế cũng như nguyên nhân của
những hạn chế đó trong công tác tổ chức hội họp.
Đề xuất một số giải pháp và biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ
chức hội họp của Công ty trong thời gian tới.
3. Phương pháp nghiên cứu
•

Phương pháp phân tích - tổng hợp
Để thực hiện nghiên cứu này, em đã nghiên cứu các tài liệu ở sách, báo, tạp chí,
website có liên quan đến hoạt động tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong tổ chức; các
tài liệu của Công ty sản xuất thương mại Hà Nội trong khoảng thời gian 2013 – 2016.
Trên cơ sở đó có một cái nhìn khái quát nhất về thực tiễn công tác tổ chức hội họp tại
Công ty, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra những ưu, nhược điểm và đề ra các giải
pháp hợp lý.

•

Phương pháp quan sát thực tế
Trong quá trình tìm hiểu tại công ty Sản xuất thương mại Hà Nội, em có cơ hội

động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước
và điều lệ của công ty.
Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí phục vụ họat động
đóng tàu, công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị công
nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ô tô…
Tên công ty: CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
Tên giao dịch: Hamatra Industries Joint Stock Company (Hamatra
Industries ., JSC)
Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Do Hạ, xã Tiền Phong, huyện Mê Linh, TP Hà
Nội.
- Điện thoại: 04.22.60.68.48.
- Fax: 04.39.58.08.17.
- Email:
Vốn pháp định: 4 tỷ Vốn điều lệ: 60 tỷ đồng
Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội.
- Số tài khoản: 2100211044469
- Mã số thuế: 0200469085
- Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Trần
Quốc Anh
6


1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Sơ đồ phụ lục 1)
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất, công ty
đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực
tiếp đến từng xưởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng
ban chức năng. Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể
nắm bắt được tình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản xuất kinh doanh
của công ty.

các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế
toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy
định hiện hành.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các
khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý
tài chính hàng năm.
- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định .
- Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước.
- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện
hành của nhà nước, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty.
*Phó Giám đốc kinh doanh
- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán
tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết
toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ. Quản lý phòng
Marketing.
- Xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân
phối của công ty.
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh
thu cho công ty.
- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh
doanh của công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự án
đến với khách hàng.
8


- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.



*Phòng xuất, nhập khẩu
- Tham mưu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm
thủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu như: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân
hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ
cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập
khẩu.
*Các xưởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị
- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc
thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã
qua sử dụng chất lượng còn 80%). Các xưởng chịu sự quản lý và tổ chức của các
phòng ban (như sơ đồ đã nêu).
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán
của công ty được xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công việc kế
toán được thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty. Phòng tài
chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài
chính của công ty.
- Tại các xưởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ
thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công
ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xưởng
sản xuất.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh. Bảo
đảm và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo
đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghĩa vụ và trách
nhiệm đối với nhà nước, không vi phạm pháp luật.
- Công ty Sản xuất thương mại Hà Nội có trách nhiệm khai thác và sử dụng một
cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở
rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động. Đảm bảo cho

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Ở CÔNG TY SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
2.1. Lý luận chung về tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức cuộc họp, hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan
trọng của văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự
phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện
cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu
lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người
đang quan tâm.
Qua cuộc họp, hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ
biến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công
việc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều
thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và
ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
2.2. Các hình thức Hội họp ở công ty
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối
nội, đối ngoại của công ty. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán
bộ công nhân viên trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng
thời quyết định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng sản xuất kinh doanh
của công ty.
Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền
thông trực tiếp. Trên thực tế tại công ty Hamatra thường có các cuộc họp, hội
nghị như:
-

Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra


-

Báo cáo chính

-

Báo cáo bổ sung

-

Những vấn đề thảo luận

-

Kết luận chương trình hành động

-

Bài phát biểu của lãnh đạo

-

….

-

Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chủ trì đã nắm được danh

sách cá nhân, tổ chức nào viết báo cáo bổ sung, cá nhân hoặc tổ chức nào viết
tham luận cho hội nghị.

Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị
Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh
đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị.
Khi những vấn đề đã được ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục
để tổ chức hội nghị:
-

Biên tập lại báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm

chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị.
-

Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các

điều hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các công
việc cần thiết cho hội nghị.
•

Công tác chuẩn bị hậu cần
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích
cực chuẩn bị cho hội nghị. Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người
tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặt
như:
- Hội trường phòng thảo luận
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất hỗ trợ cho cuộc họp như quạt, máy chiếu, micro,
loa…
+ Sắp xếp bàn ghế (tùy thuộc vào loại hình và quy mô của cuộc họp mà
chuẩn bị)
-


Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những

vấn đề cần đưa ra thảo luận trong hội nghị.
-

Quyết định danh sách khách mời, thường là những người có vai trò vị trí

nào đó đối với mục đích của hội nghị.
-

Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.

-

Thư kí hội nghị

Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu,
chương trình hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị.
* Gửi thư mời, cung cấp tài liệu ( mẫu thư mời họp: Phụ lục 5)
Thư mời họp được bộ phận chủ trì soạn thảo và gửi đến các cá nhân tham
dự ( thường là trước 1 tuần khi cuộc họp, hội nghị diễn ra)
Tài liệu về cuộc họp, hội nghị được cung cấp cho mọi thành viên có liên
quan, các khách mời cần đến những tài liệu đó để họ có thời gian nghiên cứu
chúng trước khi đi vào buổi họp.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
*

Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩn bị

Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị và thư ký đã xem xét lại lần cuối

Trong nội dung chương trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với
thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của người chịu
trách nhiệm từng nội dung trong chương trình.

•

Điều hành hội nghị
Trong giai đoạn này, người chủ trì đã bám sát bản kế hoạch của hội nghị và
tiến hành gồm các bước sau:
-

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn.

-

Đọc diễn văn khai mạc hội nghị.

-

Trình bày báo cáo chính tại hội nghị.

-

Trình bày báo cáo bổ sung.

-

Những tham luận đóng góp với hội nghị.

-


-

Danh sách đại biểu tham dự hội nghị

-

Chương trình hội nghị.

-

Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.

-

Báo cáo chính tại hội nghị

-

Các báo cáo bổ sung và tham luận. Bài phát biểu của đại biểu cấp trên.

-

Biên bản hội nghị.

-

Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị.

-

tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng của công ty để từ
đó đề ra được những phương hướng kế hoạch chỉ đạo thực hiện.
Bản kế hoạch của hội nghị được lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những
thông tin cần thiết, do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo và các phòng ban làm
căn cứ thực hiện.
Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội
nghị kết thúc được triển khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phòng ban
chuyên môn và các đơn vị liên quan.
Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần
thiết và được bảo quản cẩn thận. Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận,
bài phát biểu…của lãnh đạo được chuẩn bị chu đáo.
Đồng thời thông qua các cuộc họp lãnh đạo công ty có thể nắm bắt được
tâm tư, nguyện vọng của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty, đảm
bảo được nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên từ
đó nâng cao được hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.
3.1.2. Nhược điểm
Tại một số cuộc họp, hội nghị của công ty thành phần tham dự không đầy
đủ. Trong thời gian diễn ra các cuộc họp còn có một bộ phận người tham gia
nhưng không tập trung hoặc làm việc riêng, do đó không nắm được chủ trương,
tinh thần của hội nghị. Thậm chí một số cán bộ quản lý còn thờ ơ, coi nhẹ việc
tham gia các cuộc họp của công ty.
Công tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt là khách nước ngoài đôi khi
còn chưa thật sự chu đáo.
Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn, cũ hỏng, ví
19


dụ như máy chiếu sử dụng trong hội trường đã cũ, đôi lúc bật lên rất chậm, chất
lượng không tốt. Vấn đề làm mát trong hội trường họp chưa được chuẩn bị chu
đáo, cần bổ sung thêm quạt, hoặc điều hòa mới, đảm bảo hội trường không quá

máy chiếu,màn chiếu, máy ghi âm,…đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho
mỗi hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn ra nhanh chóng và tốt đẹp. Song
song với đó cần thường xuyên tổ chức kiểm tra chất lượng, bảo dưỡng các
phương tiện điện tử phục vụ cuộc họp.
3.2.4. Các giải pháp vấn đề khác
•

Sau mỗi cuộc họp, ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, những
người có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành
công, những mặt còn hạn chế sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho
những lần tổ chức sau.

•

Ngoài ra tại công ty cũng chưa thường xuyên tuyên truyền cho cán bộ công nhân
viên về tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Do đó văn phòng cần phải
đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội
để họ nắm bắt được các kế hoạch sắp tới, những kế hoạch đã đạt được của công
ty và đó cũng là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo
công ty, giúp xóa nhòa khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên làm cho mọi
người hiểu nhau hơn.

•

Đối với người điều hành (chủ trì cuộc họp)
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả
của cuộc họp. Trước hết phải tuân thủ chính xác về thời gian. Phải giám sát quá
trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn
trong cuộc họp.
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang

22


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Nguyễn Thành Độ (2012): Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất bản
trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

2.

Bài giảng kỹ năng tổ chức một cuộc họp:
/>
3. Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả: />4. Vai trò và chức năng của hội họp: />5.

Các tài liệu có liên quan về tổ chức hội họp tại Công ty sản xuất thương mại
Hà Nội.

6.

23


PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

24


Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng TCHCNS: