LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài khảo sát đánh gái của tôi trong thời gian qua.
Nếu gặp phải bất cứ vấn về nào tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để có được bài khảo sát đánh giá này tôi xin được cảm ơn sự giúp đỡ đặc
biệt của Th.S Lâm Thu Hằng. Trong qáu trình thực hiện gặp phải một số khó
khăn. Tuy nhiên giảng viên rất nhiệt tình giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐÂU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư- lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong bất kì cơ
quan hành chính nhà nước nào hay trong doanh nghiệp tư nhân lớn, nhỏ. Tuy
nhiên, với mỗi loại cơ quan thì quy mô cũng khác nhau. Văn thư- lưu trữ là bộ
phận rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư- lưu trữ được thực
hiện tốt là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các
hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Bởi vậy mà để quản lý tốt công tác này thì không thể thiếu được sự quản
lý của lãnh đạo văn phòng.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-Đối tượng: lãnh đạo văn phòng của Bộ Nông nghiệp và phát triên nông
thôn.
-Mục đích: Làm rõ trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Bộ Nông nghiệp được hình thành và phát triển bắt đầu từ Bộ Canh nông
(thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuối năm
1960 tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường;
Tổng cục thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp. Ngày 1/4/1971, thành lập Uỷ ban
Nông nghiệp Trung ương trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông trường
và Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp. Năm 1976, Uỷ ban đổi tên
thành Bộ Nông Nghiệp.
Bộ Công nghiệp thực phẩm được thành lập theo Nghị quyết 22/1/1981
của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Sau khi thành lập và sắp xếp, tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và
Công nghiệp thực phẩm gồm có:
- 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước.
- 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ.
- 13 trường quản lý, kỹ thuật và công nhân.
- 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng công ty,
Liên hiệp các xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý trên 400 đơn vị kinh tế cơ sở)
- 9 nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ.
Năm 1987, thực hiện chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với
chế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hội
đồng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 về việc
thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:
Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm.
Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quy
định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Công
nghiệp thực phẩm. “Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực phẩm là Cơ quan
của Hội đồng bộ trưởng, có trách nhiệm thống nhất quản lý Nhà Nước về nông
nghiệp, lương thực và công nghiệp thực phẩm trong phạm vi cả nước, theo

Hà Công Tuấn kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp.
Lê Quốc Doanh.
Trần Thanh Nam.
Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn có cơ cấu tổ chức gồm có 26 đơn vị:
Cục Chế biến nông lâm thủy sản và
1
Vụ Kế hoạch
14
nghề muối
2
Vụ Tài chính
15
Cục Quản lý xây dựng công trình
Vụ Khoa học, Công nghệ
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông
3
16
và Môi trường
thôn
Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản
4
Vụ Hợp tác quốc tế
17
và thủy sản
5
Vụ Pháp chế
18
Tổng cục Lâm nghiệp
6


11

Cục Bảo vệ thực vật

24

Tổng cục Thủy lợi
Viện Chính sách và Chiến lược phát
triển nông nghiệp nông thôn
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp
và PTNT I
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp
và PTNT II
Trung tâm Tin học và Thống kê

12

Cục Chăn nuôi

25

13

Cục Thú y

26

Báo Nông nghiệp Việt Nam
Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
5. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,
8


quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn
quốc gia về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
6. Công bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp
báo cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ.
7. Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên
quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu phát hiện
những quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các văn bản
quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theo quy định
của pháp luật.
8. Về quản lý đầu tư, xây dựng:
Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra,
giám sát, đánh giá; tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá tổng thể.
9. Về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi):
Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực hiện quy hoạch phát triển; thực hiện sử
dụng ngân sách; chỉ đạo thực hiện về cơ cấu cây trồng, vật nuôi; kỹ thuật gieo
trồng, chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản và tổng kết, nhiệm vụ quản lý nhà nước về
đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất trồng trọt, chăn nuôi hàng năm.
Tiểu kết
Là cơ quan Bộ, có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý nhà nước

Tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, bộ phận Văn thư-lưu trữ là
một phòng riêng biệt nằm trong cơ cấu thuộc Văn phòng Bộ.
Dưới đây là vị trí của Phòng Văn thư-lưu trữ trong Văn phòng Bộ:

11


Chánh Văn phòng

Các Phó Chánh văn phòng

Đơn vị sự nghiệp công lập

Các phòng chuyên môn
nghiệp vụ

Phòng Hành chính

Phòng Tin học

Trung tâm Dịch vụ
nông nghiệp

Phòng Tổng hợp

Phòng Bảo vệ

Phòng Truyền thông

Phòng Văn thư-lưu

-Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh
mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ
13


quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức
danh).
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.

hoạt động của Bộ là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện
hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công
tác văn thư, mọi công việc của Bộ đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công
việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định
sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai
thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư-lưu trữ
2.2.1 Các yêu cầu công việc đối với lãnh đạo văn phòng
2.2.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ
Là người đứng đầu Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn chịu trách
nhiệm về công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng
phải từng trải qua, từng làm và hiểu rất rõ về khâu chuyên môn nghiệp vụ trong
công tác mà mình chịu trách nhiệm quản lý:
-Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:nNhận văn bản đến,phân
loại, bóc bì, đóng dấu đến,trình văn bản đếnăng ký văn bản đến, chuyển giao
văn bản đến, giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc quản lý văn bản: xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày
tháng, đóng dấu văn bản đi, viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản điắp xếp,
bảo quản và ph, phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu, quản lý và cấp giấy
giới thiệu, giấy đi đường, lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn
bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: giúp
chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và
hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục,văn phòng (hoặc trưởng phòng hành
15


chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện



đa.
2.2.2 Tuyển chọn
* Xác định nguồn nhân lực
Để chính xác cho công tác tuyển chọn, sắp xếp nguồn nhân lực một cách
phù hợp và có hiệu quả, người lãnh đạo văn phòng phải xem xét lại tình thình
thực hiện công việc, tiến độ, chất lượng ra sao, đã hiệu quả hay chưa.
Trong trường hợp công việc quá nhiều nhưng do một số vấn đề như về
sức khỏe, về vấn đề sinh nở thì Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn có thể
tiến hành tuyển chọn người làm hợp đồng trong thời gian hợp lý để cho công
việc được suôn se, trôi chảy.
Trong Phòng Văn thư- lưu trữ được chia ra thành hai phòng nhỏ do vị trí
sắp xếp của cơ quan. Tuy nhiên hai phòng được bố trí gần nhau nên khi một
trong hai phòng gặp phải vấn đề về công việc thì có thể chủ động giúp đỡ nhau
cho công việc hoàn thành nhanh chóng.
*Báo cáo lãnh đạo
Từ việc lấy ý kiến đề xuất từ Trưởng phòng Văn thư-lưu trữ, sau đó đề
xuất lên lãnh đạo Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn để lãnh đạo xem xét
và giải quyết. Nếu xét thấy yêu cầu đó hợp lý với công việc và phù hợp với thực
tế của cơ quan đơn vị thì lãnh đạo ra thông báo tuyển dụng để ai có nhu cầu sẽ
ứng tuyển.
*Tiến hành tuyển chọn
Lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển chọn cán bộ văn thư- lưu trữ tại
Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là rất quan trọng. là người chịu trách
nhiệm cao trong lĩnh vực công tác quản lý nên khi tuyển dụng lãnh đạo văn
phòng là giám sát việc tuyển chọn, nhận báo cáo từ Trưởng phòng Công tác văn
thư- lưu trữ.Lãnh đạo văn phòng sẽ là người chịu trách nhiệm về việc phân bổ
nhân lực mới tuyển dụng. Tuy nhiên sẽ giao trách nhiệm này cho bộ phận đang
cần nhân sự.

VT-LT
2.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
Lãnh đạo văn phòng trong Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn có
trách nhiệm chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư18


lưu trữ. Các nghiệp vụ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn thực hiện
theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư .
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các
công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao
và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành
- Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ quan.
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gởi
đi.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một số
việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
- Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp
phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi
quyền hạnh của mình.
2.4.2 Kiểm tra, đánh gía
* Mục đích
-Thông qua kiểm tra để tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ; nắm bắt thực trạng việc tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
-Kịp thời phát hiện, tháo gỡ những tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư,



một cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức nào trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ.
Từ việc tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, tuyển chọn cán bộ văn thư, tổ chức
xây dựng cac văn bản của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn về văn thưlưu trữ cho đến tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh về văn thư-lưu trữ.
Chính vì vậy, việc nâng cao tinh thần làm việc, nâng cao trách nhiệm cũng như
trau dồi các kỹ năng cần thiết để quản lý tốt công tác văn thư-lưu trữ.

21


CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH
ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC VT-LT
3.1 Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là một Bộ lớn,đa
ngành nghề, quản lý nhiều lĩnh vực thuộc ngành nông, lâm, ngư nghiệp. Vì vậy,
với khối lượng lớn công việc, hàng ngàn văn bản đến đi trong một năm, hàng
trăm cuộc họp lớn nhỏ, công tác văn thư lưu trữ cần phải được tổ chức khoa học,
hiệu quả.
Sau khi khảo sát về công tác quản lý công tác văn thư-lưu trữ của lãnh
đạo văn phòng, có thể nhận thấy có những ưu điểm như sau:
Thứ nhất, Công tác tổ chức, quản lý chặt chẽ ở các khâu trong quá trình
quản lý văn bản đến đi của Bộ. Các đơn vị đều phân công lãnh đạo phụ trách,
đảm bảo tính trách nhiệm cao. Vì vậy, trong công tác văn thư,lãnh đạo văn
phòng vừa bảo đảm tính tập trung, mà vẫn có sự phân cấp hợp lý về quản lý
nhân lực cũng như các văn bản, giấy tờ. các văn bản đến, đi đều được quản lý
đầy đủ tại Văn phòng Bộ, nhưng vẫn bảo đảm hợp lý đến được các đơn vị liên
quan, sau khi giải quyết xong vẫn được tập trung một mối tại Văn thư -Lưu trữ.
Thứ hai, công tác công văn,giấy tờ rất được lãnh đạo quan tâm. Lãnh đạo

Những ưu điểm mà lãnh đạo văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông
thôn đã đạt được cần được giữ và phát huy hơn nữa, cập nhật liên tục những sự
tiến bộ của khoa học, tin học nhằm phục vụ tốt công tác văn thư.
3.1.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, lãnh đạo văn phòng Bộ Nông
nghiệp và phát triển nông thôn vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục:
Thứ nhất, công tác tổ chức nhân sự tuy được sự quan tâm của lãnh đạo
nhưng thực tế cho thấy cán bộ chuyên trách từng chuyên môn vẫn chưa đáp ứng
được nhu cầu ngày càng cao của công việc
Thứ hai, mặc dù lãnh đạo văn phòng khá nghiêm túc trong vấn đề kiểm
tra các văn bản trước khi phát hành, tuy nhiên vẫn có một số văn bản chưa thống
nhất về số ký hiệu.
Thứ ba, giai đoạn nộp, lưu hồ sơ tuy được thực hiện đúng quy trình nhưng
chỉ mang tính đối phó, chất lượng chưa cao. Các hồ sơ được lập sơ bộ, một số
23


đơn vị chưa đầy đủ, gây khó khăn trong công tác lưu trữ.
Thứ tư, công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa nhanh
chóng và hiệu quả chưa cao.
3.1.3 Nguyên nhân
Có được những ưu điểm đồng thời tồn tại một số nhược điểm của lãnh
đạo văn phòng trong công tác văn thư-lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn. Có một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên đó là:
Thứ nhất, công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức có những lúc làm
việc chưa thật chuyên tâm, sơ sót, thiếu chú ý dẫn đến những sai sót khi làm văn
thư, lưu trữ tài liệu.
Thứ hai,văn bản quy định về nộp lưu hồ sơ tuy đã được lãnh đạo văn
phòng tổ chức phổ biến cho các cán bộ trong Phòng Văn thư-lưu trữ nhưng được
cán bộ văn thư,lưu trữ thực hiện chưa thật nghiêm túc một số vấn đề về bảo

chức thực hiện tốt công tác về nghiệp vụ, chuyên môn:
- Lãnh đạo văn phòng cần tiếp tục thực hiện Công văn số 2864/UBNDNC về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư,
lưu trữ (2011 – 2013). Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông
báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở
các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận,
đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu
sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo,
ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các
cấp.
- Lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng
cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào
tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn
thư – Lưu trữ tổ chức.
3.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ,
máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, kho
lưu trữ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ như
25