MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của bất
kỳ cơ quan, tổ chức nào. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp lãnh đạo có
căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan đúng đắn. Muốn
làm được điều đó công tác văn thư lưu trữ của cơ quan phải được tổ chức,
quản lý điều hành khoa học và hiệu quả. Mà trách nhiệm này thuộc về lãnh
đạo văn phòng bởi các văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan có đạt chất
lượng hiệu quả hay không cũng là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việc
của lãnh đạo văn phòng. Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan được văn phòng
tổ chức khoa học, có trật tự sẽ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm căn cứ
phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành đạt hiệu quả, chất lượng cao và
ngược lại.
Hơn thế nữa, trong thời đại đổi mới đất nước hiện nay, cải cách hành
chính lại là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm đáp ứng yêu
cầu phát triển của đất nước, thì hoạt động của văn phòng, hoạt động tham
mưu giúp việc cho lãnh đạo trong lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động
chung của cơ quan và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trở nên thiết yếu.
Tuy nhiên, hiện tại, công tác tham mưu của văn phòng và trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu
trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được đề cao, cùng với những hạn chế về
nhận thức, năng lực, trình dộ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thư
lưu trữ của các lãnh đạo văn phòng nên chưa phát huy được đầy đủ chức
năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo dẫn đến giảm hiệu quả, ảnh hưởng
đến hoạt động chung của cơ quan.
Chính vì thế, em xin mạnh dạn “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam trong công tác tổ


chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu cho học

cán bộ, công chức tại UBND huyện.
7. Cấu trúc của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và phụ lục, bài tiểu luận được chia làm
03 chương:
Chương 1. Vài nét sơ lược về UBND huyện Lục Nam
Chương 2. Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Lục Nam.


Chương 1
VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN LỤC NAM
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Lục Nam là một huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, được thành lập
theo Nghị định số 24/NĐ-TTg ngày 21/01/1957 của Thủ tướng Chính phủ,
phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây giáp tỉnh Lạng Sơn và huyện Lạng
Giang, huyện Yên Dũng, phía Nam giáp tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh. Có
diện tích gần 600km2 trong đó diện tích đất nông nghiệp khoảng 18.720 ha,
đất lâm nghiệp 27 nghìn ha, còn lại là một số diện tích đất khác; dân số trên
21 vạn người, gồm 13 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó người dân
tộc thiểu số chiếm gần 13%. Toàn huyện có 25 xã và 2 thị trấn, với 334 thôn
bản; hệ thống giao thông khá thuận lợi có Quốc lộ 31, QL 37 và tỉnh lộ 293,
tỉnh lộ 295 chạy qua, kết hợp với tuyến đường sắt Hà Nội – Quảng Ninh và
tuyến đường sông Lục Nam, đây là điều kiện rất thuận lợi cho việc giao lưu
buôn bán. Lục nam có vị trí chiến lược trọng yếu, có đường giao thông lớn
nối liền với các tỉnh trong vùng. Huyện có thuận lợi trong giao lưu văn hoá,
kinh tế giữa các vùng miền núi và đồng bằng, là thời cơ để Lục Nam có
những bước chuyển mình, bứt phá, tạo nên diện mạo mới của một huyện

cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Thực hiện chức năng quản
lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất
trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Nam được thực hiện
theo đúng Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 29/6/2015:
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ,


du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi,
xây dựng đểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông
hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài
nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy
định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,
đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao
động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an
toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn
khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên
phân cấp, ủy quyền.
- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Lục Nam có cơ cấu tổ chức [Phụ lục 1] gồm:
- Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu cơ quan khối UBND, có

+ Đài TT-TH huyện.

+ Phòng giáo dục và đào tạo.

+ Trung tâm văn hóa

+ Phòng y tế.
Mỡ.

+ BQL khu DL sinh thái Suối

+ Phòng dân tộc.

+ Trung tâm dân số KHHGĐ.

+ Phòng Thanh tra

+ Trạm khuyến nông

+ Phòng tài chính kế hoạch.

+ Ban quản lý dự án xây dựng

+ Phòng tư pháp

1.4. Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam
1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện được
thực hiện theo Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 của
UBND huyện Lục Nam:

tịch UBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Phụ trách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một
hoặc một số công tác như: công tác tổ chức cán bộ, cải cách hành chính….
- Phó Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng.
+ Bà Vũ Thị Hoài Nam – Phó văn phòng, Trưởng ban tiếp dân: phụ
trách tham mưu lĩnh vực nội chính
+ Ông Phùng Văn Vĩnh – Phó Văn phòng: phụ trách công tác hành
chính, quản trị; bộ phận một cửa


+ Ông Nguyễn Trường Sinh – Phó văn phòng: phụ trách lĩnh vực Văn
hóa – xã hội và theo dõi, giúp việc hoạt động HĐND.

Tiểu kết
Như vậy ở chương 1, em đã giới thiệu vài nét về UBND huyện Lục
Nam cũng như Văn phòng HĐND – UBND huyện. Từ chức năng, nhiệm vụ
và cơ cấu tổ chức đó làm cơ sở để khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại
UBND huyện Lục Nam tại chương 2.

Chương 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LỤC NAM
2.1. Lý luận chung về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư
lưu trữ
2.1.1. Một số khái niệm

quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ,
tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội
dung bao gồm: các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ: là việc tuyển chọn, lưu
giữ, sắp xếp, bố trí sử dụng nhân sự, văn bản, máy móc, thiết bị, phương
pháp công nghệ để quản lý một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, tổ chức
2.1.2. Vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác
văn thư, lưu trữ
Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó,
vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ là rất quan
trọng. Bởi có tổ chức, quản lý tốt thì công tác văn thư, lưu trữ mới phát huy
được hết vai trò quan trọng của chính nó:


- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ hoạt động quản lý.
- Giúp cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu quả công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có
hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý; năng suất, chất lượng, hiệu quả.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký
gửi đi
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi
- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư lưu trữ
- Bố trí sắp xếp, điều động nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức, chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ
Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình
thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình
2.1.4. Yêu cầu về trách nhiệm tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn
phòng đối với công tác văn thư, lưu trữ
2.1.4.1. Trách nhiệm trong việc nhận thức đúng đắn về
tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động
quản lý của cơ quan
Lãnh đạo văn phòng cần phải nhận thức được rằng công tác văn thư,
lưu trữ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, làm tốt công
tác này giúp cho cơ quan có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công
việc, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan cũng
như của Nhà nước. Bằng nhận thức của mình lãnh đạo văn phòng dựa trên
các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành
để:
- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành các văn bản
chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
quy trình giải quyết văn bản đi, đến…
- Hướng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện
các quy chế, quy định về công tác này
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữ
phù hợp với tính chất công việc của cơ quan
- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn
phòng phân công, tổ chức công việc cho phù hợp

quan.
Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng căn cứ vào các văn bản quy định nhà
nước về tuyển dụng, sử dụng, quản lý cán bộ, công chức và các tiêu chuẩn
nghiệp vụ ngạch công chức, trong vai trò và trách nhiệm của mình xây dựng
và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về số lượng nhân sự, tieu chuẩn tuyển
dụng cán bộ văn thư, lưu trữ; bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với tính chất
chuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm cụ thể như:
- Đánh giá nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tại thời điểm
hiện tại và trong tương lai để từ đó hoạch định chính xác số lượng nhân sự;
- Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình phải xây dựng các
tiêu chuẩn cụ thể để chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc
biệt là công tác văn thư lưu trữ. Ví dụ, tuyển dụng cán bộ văn thư chuyên


trách thì tiêu chuẩn đặt ra là phải tốt nghiệp về chuyên ngành văn thư, lưu
trữ hoặc lưu trữ và quản trị văn phòng trình độ từ trung cấp trở lên tuyệt đối
không tuyển dụng ứng viên không đúng chuyên ngành.
Trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, sắp xếp nhân sự, ngoài các tiêu
chuẩn của Nhà nước đã ban hành, thì văn phòng tham mưu cho thủ trưởng
cơ quan về tiêu chí tuyển dụng, phân công sắp xếp, bố trí, phân công công
việc cụ thể rõ ràng cho cán bộ nhằm đảm bảo về số lượng, chất lượng đồng
thời theo dõi, giúp đỡ nhân sự thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình.
2.1.4.3. Trách nhiệm trong tổ chức soạn thảo, ban hành
các văn bản hướng dẫn, quy định về văn thư lưu trữ và hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a. Trong tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
của cơ quan
Hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào cũng không thể
thiếu được công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để các văn bản của cơ
quan khi ban hành có giá trị về mặt pháp lý thì khi soạn thảo phải đảm bảo

quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ, lãnh đạo văn phòng
giúp lãnh đạo cơ quan soạn thảo, ban hành các quy chế, quy định về công tác
lưu trữ; hướng dân việc tổ chức, thực hiện trong toàn cơ quan. Ngoài ra có
thể ban hành các văn bản quy định nghiệp vụ như về giao nộp và thủ tục
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; về chỉnh lý tài liệu của cơ quan...
2.1.4.3. Trách nhiệm trong tổ chức kiểm tra, đánh giá và
thi đua khen thưởng
Song song với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu và giúp
thủ trưởng cơ quan kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong phạm vi cơ
quan và các đơn vị trực thuộc. Theo định kỳ 6 tháng, hàng năm văn phòng
phải có báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, lãnh
đạo văn phòng có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ nhằm
hướng dẫn và chấn chỉnh công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi
đến; công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu, khai thác tài liệu lưu trữ.
Qua các kết quả kiểm tra cuối năm, văn phòng tổng hợp đánh giá tình
hình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ để bình xét khen thưởng
đối với các cá nhân và đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời văn
phòng phải rà soát, kiểm điểm những khuyết điểm và hạn chế trong quá trình
thực hiện; xem xét những khó khăn, vướng mắc giữa các quy chế, quy định
của nhà nước so với tình hình thực tế áp dụng tại cơ quan mình để kịp thời
đưa ra những giải pháp khắc phục phù hợp.
2.2. Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam
2.2.1. Khảo sát về đội ngũ lãnh đạo văn phòng huyện
Theo quy định chung của nhà nước và quy định ban hành kèm theo
Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 của UBND huyện Lục
Nam, lãnh đạo văn phòng huyện bao gồm: 01 Chánh văn phòng và 03 Phó
chánh văn phòng. Nguồn nhân lực quản lý đã đáp ứng được nhu cầu tham
mưu, giúp việc cho cơ quan và chủ tịch UBND huyện.

phòng chuyên môn thuộc huyện cũng đều có cán bộ kiêm nhiệm thực hiện
công tác văn thư lưu trữ riêng.
2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác
tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ
Tuyển dụng và bố trí nhân sự cũng là một trong những yếu tố góp
phần làm nên thành công trong công tác quản lý của lãnh đạo huyện nói
chung và lãnh đạo văn phòng nói riêng. Bố trí, sắp xếp nhân sự có trình độ,
bằng cấp làm đúng chuyên môn nghiệp vụ là một yêu cầu đặt ra cho các nhà
lãnh đạo, vì rằng văn phòng là đầu mối của thông tin và là bộ phận tham
mưu giúp việc cho lãnh đạo, là bộ mặt của cơ quan, nếu công tác tổ chức và
bố trí nhân sự không phù hợp sẽ làm giảm hiệu quả công việc thuộc chức
năng nhiệm vụ mà văn phòng đảm nhiệm. Ví dụ, văn phòng là nơi giúp thủ


trưởng cơ quan kiểm tra, hướng dẫn và kiểm soát tất cả các văn bản trước
khi ban hành, nếu cán bộ văn thư lưu trữ làm công tác này không nắm vững
kiến thức về soạn thảo văn bản, công tác văn thư nói chung thì sẽ gặp nhiều
khó khăn trong khâu kiểm tra, rà soát và đưa ra những nhận xét chính xác
Nhận thức được điều ấy, Chánh văn phòng UBND huyện đã tham
mưu tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng huyện
phải đúng chuyên ngành với trình độ từ trung cấp trở lên. Sau khi tuyển
dụng sẽ bố trí, sắp xếp cán bộ làm đúng vị trí nhiệm vụ của mình. Chính vì
vậy, hiện tại, tại Văn phòng HĐND – UBND huyện có cán bộ làm công tác
văn thư lưu trữ chuyên trách với trình độ cao đẳng, chuyên ngành Hành
chính văn thư, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
Còn tại các cơ quan chuyên môn thuộc huyện thì việc bố trí, sắp xếp
cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm và không có
trình độ chuyên môn về văn thư lưu trữ mà chỉ được đào tạo bồi dưỡng
nghiệp vụ ngắn hạn nhằm thực hiện được nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại đơn
vị mình.

thuộc huyện và các đơn vị có khác có liên quan đến soạn thảo văn bản, giải
quyết văn bản đến, lập và giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ… Qua đây, có
thể đánh giá rằng, lãnh đạo văn phòng chưa thực sự quan tâm, đầu tư nhiều
vào việc nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu
trữ.
2.2.5. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư, lưu trữ
Bên cạnh công tác tổ chức và sắp xếp, bố trí nhân sự thì việc tổ chức
soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư,
lưu trữ là một trong những công việc quan trọng quyết định đến hiệu quả và
chất lượng công tác của văn phòng HĐND-UBND huyện. Trên cơ sở các
văn bản quy định, chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, UBND huyện đã ban
hành các văn bản hướng dẫn cụ thể, nhằm đảm bảo cho việc thực hiện tại
các cơ quan thuộc huyện được thống nhất. Một số văn bản được ban hành
bởi văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình đã
được luật pháp quy định.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam căn cứ các văn bản như:
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ; Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ và
Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/9/2013 của UBND tỉnh Bắc
Giang hướng dẫn việc quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ công việc, giao nộp
hồ sơ… đã ban hành và tham mưu giúp lãnh đạo huyện soạn thảo và ban
hành các loại văn bản về công tác văn thư lưu trữ sau:
- Chương trình, kế hoạch công tác
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của cấp trên
- Quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư lưu trữ


chưa thực sự chú trọng tới việc lập hồ sơ. Phần lớn cán bộ chuyên môn chưa
chú ý đúng mức đến khâu này mà sau khi giải quyết xong công việc, các văn
bản, tài liệu được cất trong các cặp hộp hoặc sắp xếp theo số ký hiệu dưới
dạng tập lưu của văn bản chưa có sự sắp xếp khoa học, hợp lý theo đúng yêu
cầu của một hồ sơ công việc. Mặc dù lãnh đạo văn phòng huyện cũng đã tổ
chức lớp tập huấn nhưng hiệu quả mang lại chưa cao, do lãnh đạo văn phòng
chưa tham mưu lãnh đạo huyện hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác này
một cách thường xuyên, chặt chẽ đối với các đơn vị thuộc huyện. Hơn nữa,
do lãnh đạo văn phòng huyện đều chưa hiểu sâu về nghiệp vụ bởi vậy không


thể đánh giá, kiểm tra nội dung của các hồ sơ được lập một cách chính xác,
để từ đó có căn cứ chỉ đạo điều hành. Mặt khác, chưa có chế tài để xử lý
những trường hợp vi phạm.
Những tồn tại nêu trên ở một mức độ nhất định thể hiện trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá công
tác này.
2.2.6.2. Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
- Tại UBND huyện Lục Nam, trong công tác này các văn bản hướng
dẫn chỉ đạo ít được ban hành, chủ yếu thực hiện theo quy định của Nhà nước
và cấp trên. Vì thế, tình trạng tài liệu được thu thập, bảo quản tại kho lưu trữ
hầu hết chưa được phân loại, chỉnh lý, công cụ tra cứu chưa được lập, tình
trạng tài liệu tồn đọng vẫn xảy ra. Hơn nữa, do không bố trí cán bộ chuyên
trách làm công tác lưu trữ mà chỉ phân công cán bộ làm công tác văn thư
quản lý công tác lưu trữ, nguyên nhân này dẫn đến tình trạng cán bộ hạn chế
về chuyên môn nghiệp vụ nên việc khai thác, sử dụng tài liệu khi cần thiết
chưa được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chưa phát huy hết tác dụng
của tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, công tác thu thập tài liệu về lưu trữ hiện hành đa số tài liệu
chưa được tập trung đồng bộ trong kho; các phòng chuyên môn thuộc huyện

lưu trữ của các đơn vị huyện đã được chú ý, đặt biệt là trong việc soạn thảo,
trình duyệt, ban hành văn bản, quản lý văn bản và lập hồ sơ.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
lưu trữ vẫn chưa được triệt để, mới chỉ ứng dụng trong việc đăng nhập tên
của tài liệu vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tra tìm, chứ chưa khai thác
được thông tin bên trong của hồ sơ lưu trữ trên hệ thống mạng, hoặc máy
tính. Muốn đọc hoặc nghiên cứu hồ sơ tài liệu thì phải vào kho lưu trữ để
khai thác thông tin trên hồ sơ giấy. Điều này gây mất thời gian và khó khăn
trong việc nghiên cứu sử dụng thông tin. Đây cũng là một hạn chế của lãnh
đạo văn phòng trong việc tham mưu cho lãnh dạo huyện xây dựng các quy
trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
2.2.8. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức kiểm
tra, đánh giá và thi đua khen thưởng
Về mặt nhận thức, lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục
Nam đã xác dịnh được đây là một trong những nội dung trong công tác thi
đua khen thưởng. Do vậy, đã tích cực, chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra
từng mặt công tác về công tác văn thư lưu trữ. Cuối năm, văn phòng huyện


thành lập nhóm công tác kiểm tra chéo lẫn nhau tại các đơn vị. Nội dung
kiểm tra tập trung vào các vấn đề như:
- Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh, công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ
- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ.
Đây là điểm mới mà tại huyện áp dụng để quản lý tốt hơn về nghiệp
vụ, khách quan, đồng thời ràng buộc trách nhiệm với cán bộ, công chức
trong toàn huyện.

thể thấy được trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng cũng như công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại đây được thể hiện như thế nào. Từ
đó, đưa ra những nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng trong công tác này tại chương 3.


Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM
TRONG VIỆC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
3.1. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác
văn thư, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng HĐND- UBND huyện Lục
Nam
3.1.1. Ưu điểm
Qua khảo sát về các nội dung đã đề cập, em xin đưa ra một số nhận
xét, đánh giá những ưu điểm như sau:
- Một là, lãnh đạo văn phòng đã xác định được vai trò, trách nhiệm
của mình trong việc tham mưu, giúp lãnh đạo huyện xây dựng và ban hành
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh
giá, thi đua khen thưởng…
- Hai là, lãnh đạo văn phòng đã tham mưu và giúp lãnh đạo huyện xây
dựng và ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ, trong đó quy định và
hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản,
quy trình trình ký và ban hành văn bản, về quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ
hiện hành; thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị; thống kê, bảo quản và
phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ…. Nhìn chung, công tác này đã
phần nào đi vào nề nếp, hạn chế việc văn bản ban hành sai thể thức, không
đúng thẩm quyền.
- Ba là, về bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ: lãnh

Bên cạnh những ưu điểm đã nêu ở trên thì trách nhiệm tổ chức, quản
lý công tác văn thư, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng còn có nhiều hạn chế,
thể hiện trong công tác tham mưu, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc sau
đây:
- Một, việc ban hành các văn bản chỉ đạo chưa kịp thời đầy đủ và
đồng bộ, còn xem nhẹ. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, lãnh đạo văn
phòng không cụ thể hóa mà chỉ tổ chức thực hiện theo các văn bản hướng