LỜI CẢM ƠN
Sau khoảng thời gian khảo sát tại văn phòng UBND huyện Duy Tiên, tỉnh
Hà Nam. Được sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo, các nhân viên cơ quan và đặc
biệt hơn nữa là sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn; tôi đã học
hỏi được rất nhiều điều thực tế bổ ích. Qua đây tôi nhận thấy học hỏi ngoài môi
trường thực tế đối với sinh viên trong trường nói chung và đối với sinh viên
ngành QTVP nói riêng là rất cần thiết.
Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng tôi ra ngoài nắm bắt môi trường
làm việc thực tế để chúng tôi nhận thấy rằng việc học lý thuyết ở trường là chưa
đủ, chúng tôi cần tích cực học hỏi và trau dồi kiến thức từ môi trường bên ngoài
mới có được những kinh nghiệm bổ ích phục vụ cho công việc sau này của
mình.
Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới văn phòng UBND huyện
Duy Tiên cùng các cô, chú, anh, chị trong văn phòng đã giúp đỡ tôi rất nhiều
trong quá trình khảo sát tại cơ quan. Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
trường Đại học Nội Vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng và đặc
biệt là 02 giảng viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Hữu Danh và ThS. Nguyễn Đăng
Việt đã tạo mọi điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trường thực tế.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Duy Tiên, ngày 17 tháng 02 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi, những kết quả và các thông
tin được thực hiện tại VP UBND huyện Duy Tiên, không sao chép bất kỳ nguồn
nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này.
Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng công tác nghiệp vụ của một
nhà Quản trị văn phòng nhưng do trình độ, tầm nhìn còn hạn chế, kinh nghiệm
chưa có nên bài nghiên cứu của tôi không tránh khỏi những thiếu sót và hạn
chế.
Vì vậy tôi kính mong nhận được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các


Tài chính- Kế hoạch

- PTNT

-

Phát triển nông thôn

- TN& MT

-

Tài nguyên và môi trường

- CCN

-

Cụm công nghiệp

- GPMB

-

Giải phóng mặt bằng

- LĐTB&XH

-

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến và
hiện đại cùng với sự hội nhập của nước ta trong thời đại kinh tế mở của như hiện
nay thì vấn đề giáo dục và đào tạo tại các cơ sở giáo dục trên cả nước cần phải
đổi mới và hội nhập. Trước đây theo cách giáo dục đào tạo truyền thống thì cả
người dạy và người học thường coi trọng lý thuyết hơn là thực hành. Nhưng
trong thời gian gần cho thấy việc chỉ học lý thuyết không thôi mà không áp dụng
cho người học được học thực hành thì chất lượng đầu ra là không đảm bảo.
Trong khi hiện nay văn thư - lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong bất
kì cơ quan tổ chức nào, hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ đóng góp một
vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan tổ chức, mọi mối
liên hệ khi đến cơ quan đều tập trung ở phòng văn thư – lưu trữ. Bộ phận văn
thư – lưu trữ giúp giải quyết các công việc và ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải
quyết công việc hằng ngày cũng như chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư – lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc thực
hiện chức năng quản lí nhà nước của các cơ quan và của các doanh nghiệp tổ
chức. Công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cho công việc được giải quyết nhanh
chóng, chính xác, đạt năng xuất chất lượng, theo đúng chủ chương, đường lối,
chính sách, nguyên tắc, chế độ ,giúp cho việc giữ gìn bí mật nội bộ, giữ gìn hồ
sơ tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc
trước mắt cũng như lâu dài và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng tài liệu.
Nên trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, văn thư
– lưu trữ rất quan trọng. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan
quản lý điều hành công việc, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng
trực tiếp tới giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường
cùng với khoảng thời gian được khảo sát tại VP UBND huyện Duy Tiên, tôi đã
5


- Tạp chí Nội Vụ…
6


5. Lịch sử nghiên cứu
Tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ là đề tài được nhiều công trình nghiên
cứu khoa học đề cập, khai thác và đây là một lĩnh vực phức tạp vì nó yêu cầu về
sự am hiểu và chiều sâu chuyên môn khá cao. Vấn đề Văn thư- lưu trữ không chỉ
thu hút những nhà khoa học mà nó còn dành được nhiều sự quan tâm của các
nhà lãnh đạo, các nhà quản lý. Một số công trình khoa học và văn bản có giá trị
tiêu biểu như sau:
- Cuốn sách “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư”. Tác giả Vương
Đình Quyền.
- “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” của PGS-TS
Dương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích trực tiếp các quy trình về nghiệp vụ văn
thư lưu trữ tại Việt Nam;
- Công văn số 46/VTLTNN-NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 của
CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiện vụ công tác
văn thư,lưu trữ năm 2015 của cơ quan, tổ chức trung ương( 21/01/12015);
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa
và giúp tôi tiến hành nghiên cứu Đề tài “Khảo sát đánh giá trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
cho văn phòng UBND huyện Duy Tiên”
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài khoa học này tôi đã sử dụng một số phương pháp
như:
- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáo
thống kê về công tác văn thư – lưu trữ tại VP UBND huyện Duy Tiên, tỉnh Hà
Nam.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụng

- Phía Bắc giáp huyện Phú Xuyên, thành phố Hà Nội.
- Phía Đông giáp huyện Lí Nhân.
- Phía Nam giáp thành phố Phủ Lí, huyện Thanh Liêm và huyện
Bình Lục.
- Phía Tây giáp huyện Kim Bảng.
- Dân số của huyện khoảng 133.123 người.
=>Với vị trí địa lý cùng điều kiện địa hình tương đối bằng phẳng, đất đai
màu mỡ là điều kiện thuận lợi để huyện Duy Tiên trở thành một huyện trọng
điểm phát triển cả về công nghiệp và nông nghiệp.
VP UBND huyện Duy Tiên là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
được bầu lên bởi HĐND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND
huyện.
UBND huyện có trụ sở chính tại thị trấn Hòa mạc, là trung tâm của huyện
Duy Tiên, là nơi làm việc của hơn 100 cán bộ công chức nhà nước và là nơi tiếp
đón giải quyết các vấn đề của nhân dân đồng thời tổ chức chỉ đạo, thực hiện
chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước.
Từ khi được thành lập đến nay, VP UBND huyện đã trở thành bộ máy
hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn cho nhân dân và Nhà Nước.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của cơ quan
1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy
•

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của VP UBND huyện Duy Tiên (xem phụ lục I)
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ban hành ngày 04/02/2008 của
9


Chính Phủ tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ,quận,thị xã
,thành phố thuộc Tỉnh.


Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự (- xem phụ lục II)
- Tổng số cán bộ, công chức, nhân viên của UBND huyện Duy Tiên là

598 người với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chuyên môn nghiệp vụ khác
nhau.
- Bộ máy lãnh đạo gồm: 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch, 5 Ủy viên và phụ
10


trách lãnh đạo, điều hành các phòng ban chuyên môn là các trưởng phòng.
1.1.3. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn của cơ quan
1.1.3.1 Chức năng
- UBND huyện Duy Tiên là cơ quan Hành chính Nhà nước ở
địa phương và là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, do
HĐND huyện bầu ra, chịu sự giám sát, tín nhiệm của HĐND
huyện,

cơ

quan

nhà

nước

cấp

trên.


dân địa phương, tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phục
hậu quả do thiên tai, bão lụt.
- Trên lĩnh vực Quốc phòng: Tổ chức phong trào toàn dân tham gia xây
dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân , tổ chức thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, thực hiện chính sách hậu phương và quân đội .
-Trên lĩnh vực An ninh- trật tự , an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ giữ gì
an ninh, trật tự an toàn xã hội, thực hiện các biện pháp phòng ngừa và phòng
chống tệ nạn xã hội ở địa phương, tuyên truyền và giáo dục, vận động nhân dân
tham gia bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.
- Trên lĩnh vực thực hiện các chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo: Tổ
chức, tuyên truyền giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo ở địa phương; kiểm tra, ngăn chặn mọi hành vi xâm phạm tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái với những quy định của pháp
luật, chính sách Nhà nước.
- Trên lĩnh vực thi hành Pháp luật: Chỉ đạo công tác tuyên truyền giáo
dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của HDND huyện, quy định xử phạt vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật .
- Xây dựng chính quyền, quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế và
quản lý địa giới hành chính, tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại
biểu HDND theo quy định của pháp luật, quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ
quyền hạn cụ thể của từng cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo hướng
dẫn của UBND tỉnh, quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của huyện
1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
HĐND & UBND huyện Duy Tiên.
12


Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lí, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đảm



- Duy trì hoạt động thông suốt trang thông tin điện tử tổng hợp của Huyện
và mạng nội bộ phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND huyện .
- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân ,tổ chức trên tất cả các lĩnh vực
thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện chuyển hồ sơ đến
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhận
kết quả để trả cho cá nhân tổ chức .
- Tổ chức việc tiếp nhận công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản
ánh tại trụ sở tiếp công dân của huyện.
1.2.1.3. Hệ thống tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND & UBND huyện Duy Tiên,
lề lối làm việc.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được đề ra Văn phòng HĐND và UBND
huyện Duy Tiên đã sắp xếp hệ thống tổ chức bộ máy hoạt động như sau:
- Tính đến năm 2015 văn phòng có 19 cán bộ trong đó có 17
cán bộ công chức nhà nước và 2 cán bộ hợp đồng.
- Ban lãnh đạo gồm 4 người, trong đó có 1 Chánh văn phòng,
3 phó Chánh, còn lại là nhân viên.
- Trình độ:
- Về trình độ chuyên môn: Đại học:7 người , Cao đẳng: 5
người, Trung cấp: 7 người
- Về lí luận chính trị: Cao cấp: 3 người, Trung cấp: 8 người,
Sơ cấp:8 người.
1.2.1.4. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và phân công nhiệm vụ các nhân sự
thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên.
Quy trình tuyển dụng nhân sự thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện
Duy Tiên là một việc làm rất quan trọng và được đảm bảo tuân thủ theo một quy
trình nhất định.
•

trong công tác văn thư – lưu trữ nên bộ máy văn phòng được hoạt động một
cách suôn sẻ và nhanh chóng điều đó càng làm thúc đẩy sự phát triển của cơ
quan hơn thể hiện qua các bao cáo sự phát triển cuả huyện qua các năm gần đây.

15


CHƯƠNG II : TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ
2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ
2.1.1. Khái niệm công tác văn thư – lưu trữ
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thong tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đao, chỉ đạo quan lý, điều hành các công việc của cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân.
Lưu trữ là giữ lại những văn bản, hồ sơ của cơ quan của cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Tài liệu lưu trữ gồm: tài liệu về quản lý
hành chính, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu vềphim ảnh, ghi âm, tài liệu về văn học
nghệ thuật, về chuyên môn, tài liệu về cá nhân, gia đình, dòng họ ...
2.1.2. Vai trò công tác văn thư lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
- Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu
giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban
hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do
đó, khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập,

cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp
lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội
ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một
sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà
nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì
những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ
nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu
trữ - những con người hy sinh thầm lặng.
2.1.3. Ý nghĩa công tác văn thư – lưu trữ
- Công tác văn thư – lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời đầy
17


đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công
tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác
nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có
thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông
tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin
mang tính pháp lý.
- Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ góp phần giải quyết
công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được
bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản
của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư - lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ

•
•

Thảo văn bản
Duyệt văn bản
Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản
Ký văn bản
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thanh trog quá trình
họat động cuả các cơ quan, tổ chức

• Quản lý văn bản đi
• Quản lý và giải quyết văn bản đến
• Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu
• Các loại con dấu
• Bảo quản con dấu
• Sử dụng con dấu

2.2. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ máy văn thư – lưu trữ
2.2.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
 Trách nhiệm chung

- Thủ trưởng cơ quan chịu trachs nhiệm quản lý công tác văn
thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công
tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
- Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt trước
hêts thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan.
- Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao
19

•

Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị ,cá nhân và báo cáo

thủ trưởng cơ quan về những công việc quna trọng.
• Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và kí
những văn bản do văn phòng ban hành.
• Tham gia vào việc thảo , duyệt văn bản theo yêu cầu thue truưởng cơ quan.
• Xem xét về mặt thủ tục , thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi kí gửi.
20


•

Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
2.3. Trách nhiệm tuyển chọn các bộ phận văn thư – lưu trữ
Để chuẩn hoá đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, Ban Tổ chức - Cán
bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 414/TCCP-VC
ngày 29 tháng 5 năm 1993 về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch
công chức ngành hành chính và Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8
năm 1993 về tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu
trữ. Sau 21 năm ban hành văn bản, cùng với những thay đổi của xã hội, trình độ
đào tạo của công chức, viên chức cũng được tăng lên. Hơn thế nữa, khái niệm
công chức, viên chức đã được phân biệt rõ ràng; do vậy, việc ban hành văn bản
quy định về tiêu chuẩn ngạch, chức danh công chức, viên chức ngành văn thư,
lưu trữ để phù hợp với giai đoạn hiện nay là cần thiết.
Trên cơ sở khảo sát sự tác động của các văn bản quản lý nhà nước lên đời
sống, kinh tế, xã hội nói chung và ngành văn thư, lưu trữ nói riêng, nhằm nâng
cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, ngày 09 tháng 10 năm
2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 11/2014/TT-BNV Quy định chức

- Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng
công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số
03/2014/TT-BTTTT.
Ngạch văn thư – lưu trữ:
- Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu
trữ, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có
chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư –
lưu trữ;
- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ
ngạch văn thư – lưu trữ.
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương)
khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông
tư số 01/2014/TT-BGDĐT. (Chứng chỉ ngoại ngữ tương
đương ở đây là A2).
- Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng
công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số
03/2014/TT-BTTTT.
Ngạch văn thư – lưu trữ trung cấp:
22


- Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư
lưu trữ, nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng
chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư – lưu trữ;
- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ
ngạch văn thư – lưu trữ trung cấp;
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương)
khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông
tư số 01/2014/TT-BGDĐT. (Chứng chỉ ngoại ngữ tương
đương ở đây là A1)

- Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị
chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng.
- Đề xuất và xây dựng những phương án quản lý nghiệp vụ
thuộc lĩnh vực được phân công trên cơ sở các qui định và cơ
chế đã có của Nhà nước, nhằm thể hiện cho sát với cơ sở, với
ngành, bảo đảm công tác quản lý lưu trữ chặt chẽ, thống
nhất.
- Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc tổ
chức thực hiện công tác lưu trữ thuộc thẩm quuyền
được giao và đề xuất các biện pháp uốn nắn điều chỉnh
để các quyết định quản lý lưu trữ được thực hiện
nghiêm túc, đạt hiệu quả cao.
- Tổ chức thu thập thông tin, lập hồ sơ quản lý để ph ục v ụ
quy trình quản lý công tác lưu trữ.
- Tổ chức việc tập hợp tình hình quản lý lưu trữ, tiến hành
phân tích, tổng kết, đánh giá hiệu quả và báo cáo nghiệp
vụ lên cấp trên.

24


2.4.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về công tác văn
thuư – lưu trữ
• Các văn bản quy đinh về công tác văn thư – lưu trữ hiện hành
• Thông tư 01 – BNV ban hành về các thể thức văn bản
• Thông tư 04- 2013 Hướng dẫn xây dựng công tác vưn thư – lưu trữ
• Thông tư 16 Hướng dẫ giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử
• Nghị định 31- CP sửa đổi , bổ sung một số điều của NĐ về quản lý và sử dụng
con dấu
• Thông tư 07 về hưỡng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ vào cơ