LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện để phục
vụ cho quá trình học tập của mình. Những kết quả và số liệu trong bài được thực
hiện tại UBND phường Tân Quang, không sao chép công trình nghiên cứu của
người khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước cô giáo và nhà trường về sự
cam đoan này.
Hà Nội, ngày 03 tháng 12 năm 2016


DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT

STT

Tên viết tắt

Tên cụm từ viết
tắt

01

HĐND

Hội đồng nhân dân

02

UBND

Uỷ ban nhân dân



quản trị văn phòng”.
2. Lịch sử nghiên cứu.
Tại UBND phường Tân Quang, việc khảo sát về vấn đề trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đã được một
số cá nhân là sinh viên chuyên nghành văn thư, lưu trữ của một số trường Đại
4


học, Cao đẳng thực hiện, nhưng chỉ khái quát và sơ qua, chưa đi sâu vào vấn đề
để xem xét và giải quyết. Qua quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu vấn đề
này, cho đến nay chưa có bài viết nào khảo sát khách quan và chi tiết cũng như
đưa ra các ý kiến, đề xuất cho cơ quan về trách nhiện của lãnh đạo văn phòng
trong công tqacs tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Tân Quang,
Tp.Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang.
- Phạm vi nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng các văn bản, giấy tờ, căn
cứ tình hình thực tế trong phạm vi UBND phường Tân Quang từ năm 2015 đến
nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ. Từ thực tế
đó viết bài tiểu luận phục vụ học tập bộ môn chuyên ngành.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản
lý về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang.
+ Đánh giá thực tiễn trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong công tác
trên.
+ Đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnh

UBND phường Tân Quang;
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp
nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
phường Tân Quang.

6


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND PHƯỜNG TÂN QUANG

1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND phường Tân Quang
1

Lịch sử hình thành

UBND Phường Tân Quang là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, của
thành phố, phường được hình thành trên cơ sở các khu phố Quang Trung, Tam
Cờ. Xã Tắc, Lê Lợi, ra đời từ những năm 40 của thế kỷ XX. Trong suốt chặng
đường 75 năm (1940 – 2015) hình thành và phát triển Tân Quang luôn gắn liền
với lịch sử phát triển của Thành phố nói riêng và tỉnh nói chung.
Phường Nghĩa có vị trí địa lý như sau: phía Bắc giáp Phường Minh Xuân;
phía Nam giáp Phường Hưng Thành; Phía Tây giáp Phường Nông Tiến,; Phía
Đông giáp Phường Phan Thiết. Tổng diện tích phường là 234,26ha trong đó đất
nông nghiệp còn là: 8,07ha. Trên địa bàn có một số tuyến đường giao thông
quan trọng: Đường Âu Cơ, đường Trường Trinh… Trước đây kinh tế phường
chủ yếu là buôn bán nhỏ lẻ, những năm gần đây kinh tế dịch vụ phát triển mạnh
theo hướng dịch vụ hoá, tiêu dùng, đã xuất hiện một số tổ chức kinh tế tập thể và

trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên sự lãnh
đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp phường phối hợp chặt chẽ giữa
UBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình
triển khai thực hiện các nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và
có hiệu quả, theo trình tự luật định.
Cán bộ công chức phường phải sâu sát cơ sở lắng nghe mọi ý kiến đóng
góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ từng bước đưa hoạt
động của UBND phường ngày càng chính quy hiện đại vì mục tiêu xây dựng
chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống của nhân dân.
Xây dựng trình HĐND phường quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ,
quyền hạn của HĐND phường; các biện pháp bảo đảm trật tự an toàn xã hội,
đấu tranh phòng chóng tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng
8


chống quan lieu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ
tài sản của cơ quan tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản, các quyền và lợi ích khác của công dân trên địa bàn xã; dự toán thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn xã, dự toán thu chi ngân sách của xã, điều chỉnh dự
toán ngân sách trong trường hợp cần thiết, các chủ trương dầu tư chương trình,
dự án của xã trong phạm vi được phân quyền.
Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, và các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;Tổ chức thực hiện các nghị quyết của
HĐND xã; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực
hiện chế độ, nghĩa vụ quân sự. Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lý

“Một cửa”.
+ Cán bộ Quản lí trật tự xây dựng
+ Cán bộ Quản lí Đô thị
Sơ đồ bộ máy hoạt động của UB Phường Tân Quang. (Xem phần phụ lục
số 01)
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường
Tân Quang
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
thuộc UBND phường Tân Quang
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang thuộc Văn
phòng – Thống kê phường phụ trách. Bộ phận này thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Giúp UBND phường xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và
theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; Tổng hợp báo cáo tình hình
kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện;
- Giúp UBND phường dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; Chịu
trách nhiệm tổng hợp và trực tiếp dự thảo báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6
tháng, 9 tháng và cả năm của UBND phường. Đôn đốc các ngành thuộc UBND
phường việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo;
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ. - Có
nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ, chuyển đi, đến và lưu trữ các loại văn bản của
10


UBND phường. Theo dõi văn bản đến và đi để báo cáo các đồng chí lãnh đạo;
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,


Tiểu kết:
Trên đây là phần giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang và bộ phận văn thư
– lưu trữ tại đây. Chương 1 là cơ sở để có thể hiểu rõ hơn về bộ phận văn thư –
lưu trữ tại đây, cũng như trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác
này.

12


CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG
2.1. Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư –
lưu trữ
Bộ phận văn thư – lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ
chức của một cơ quan. Mỗi cơ quan, đơn vị có một cách thức tổ chức bộ máy
nhất định, trong đó bộ phận văn thư – lưu trữ cũng tùy thuộc vào từng cơ quan
mà được tổ chức một cách khác nhau.
Văn phòng – thống kê UBND Phường Tân Quang là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Uỷ ban về các dự án đang hoạt động,
tạo điều kiện tốt nhất cho việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo về các thông tin
được xử lý nhanh nhất, có hiệu quả trong công việc chăm lo cho mọi lĩnh vực
dịch vụ, hậu cần, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của
Ủy ban.
Tại UBND phường Tân Quang, bộ phận văn thư - lưu trữ
thuộc Văn phòng – thống kê phường phụ trách. Quản lý công
tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang thuộc chức
năng quản lý của Văn phòng – thống kê, trong đó Chánh văn

như quét dọn, hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ
và hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
Văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang được phân công nhiệm
vụ rõ ràng và đúng với chuyên môn nghiệp vụ. Điều đó cũng cho thấy người
lãnh đạo văn phòng có sự quan tâm đúng mực tới bộ phận này của cơ quan.
2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ
2.1.1. Căn cứ tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân
Quang là quá trình đánh giá những người dự tuyển theo những khía cạnh khác
nhau để tìm ra người phù hợp với công việc. Trong tuyển chọn cán bộ, Phó
Chánh văn phòng là người xây dựng bản tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về
việc tuyển dụng, xác định những vị trí còn thiếu, những công việc yêu cầu ở
người ứng tuyển trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ như thế nào.
14


Căn cứ vào khối lượng cũng như yêu cầu về công việc để lãnh đạo văn
phòng đề xuất lãnh đạo cơ quan tuyển dụng thêm cán bộ về văn thư – lưu trữ.
Hình thức tuyển dụng chủ yếu là qua đơn xin việc, trắc nhiệm trình độ chuyên
môn để tiến hành tuyển chọn.
Tuy nhiên, điều đầu tiên là lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan về một số yêu cầu đòi hỏi các ứng viên phải đáp ứng theo pháp luật quy
định như:
- Độ

tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;

- Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên

Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo cho cán bộ chuyên môn trong
văn phòng – thống kê trực tiếp xem xét và loại bỏ những hồ sơ
không hợp lệ, không đủ các yêu cầu đặt ra
Bước 4: Thông báo cho ứng viên và tổ chức thi tuyển
Chánh văn phòng chỉ đạo cán bộ chuyên môn xây dựng
đề thi sát hạch kiểm tra trình độ chuyên môn của người ứng
tuyển trình Chánh văn phòng xem xét rồi trình lên lãnh đạo cơ
quan để xin ý kiến kiểm duyệt.
Tổ chức thi tuyển theo hình thức làm bài kiểm tra trình độ
chuyên môn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; kỹ năng sử dụng
thành thạo tin học; sử dụng các thiết bị văn phòng.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thực hiện các bước trên, Chánh văn phòng lựa
chọn người phù hợp nhất với với vị trí, yêu cầu công việc và đè
xuất lãnh đạo cơ quan để ra quyết định tuyển dụng.
Khi tuyển chọn được người phù hợp, lãnh đạo văn phòng
bố trí công việc cho họ, đảm bảo được một cơ cấu cân đối, phù
hợp.
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của
16


cơ quan về văn thư – lưu trữ
2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Sự thiếu thống nhất và kém hiệu quả trong quá trình thực hiện nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ của UBND phường tân Quang đặt ra một yêu cầu cấp thiết là
cần phải xây dựng một quy chế chung cụ thể hóa các quy định của nhà nước vào
trong hoạt động của cơ quan.
Nhận thức rõ điều đó, tại UBND phường Tân Quang, Chánh văn phòng
đã tham mưu đề xuất cho lãnh đạo cơ quan ban hành Quy chế công tác văn thư –

Việc ban hành hướng dẫn và tổ chức tập huấn đã giúp cho công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Tân Quang đi vào nền nếp, đúng
pháp luật và đạt hiệu quả cao.
Lãnh đạo văn phòng luôn có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong việc
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên
chức thực hiện nghiệp vụ có liên quan.
2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, đánh giá về văn thư - lưu trữ
2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư
đối với hoạt động quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ
quan nói chung, lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang
đã có sự quan tâm và có các biện pháp đề xuất cho lãnh đạo chỉ
đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư. Sự
chỉ đạo đó được thể hiện qua các hình thức như:
+ Phổ biến,chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác
văn thư – lưu trữ
Thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật của nhà
nước về công tác văn thư – lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về
nghiệp vụ lưu trữ tại UBND phường Tân Quang, lãnh đạo văn
phòng luôn có ý thức chỉ đạo, cập nhật và bổ biến các văn bản
hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở cơ quan.
Bên cạnh đó, Chánh văn phòng cũng đã quan tâm đến việc
đề xuất ban hành các văn bản hướng dẫn về tổ chức thực hiện
các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, chỉ đạo tổ chức soạn thảo và đề
18


xuất ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư – lưu

đã làm được, đánh giá chất lượng công việc, đánh giá cán bộ
công chức có hoàn thành nhiệm vụ hay không, hoàn thành ở
19


mức độ nào, tổng kết và nêu ra những ưu điểm để phát huy và
những hạn chế còn tồn tại để khắc phục.
Công tác kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND phường Tân Quang thường được lãnh đạo văn phòng
tổ chức chỉ đạo thực hiện vào cuối năm để tổng kết những
thành quả, kiểm tra những sai phạm để khắc phục.
Trên thực tế, tuy lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn
đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cơ
quan, nhưng do nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm về thực hiện
công tác văn thư vẫn thường diễn ra nhưng không được cán bộ
văn thư thực hiện đúng chức trách của mình, ví dụ như soạn
thảo văn bản chưa chính xác về thể thức nhưng văn thư cơ
quan vẫn đóng dấu và bỏ qua một số sai phạm, chưa thật sự
chú trọng đến các quy chế, quy định. Điều này cho thấy quy
chế vẫn còn lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, hoặc ý thức chủ quan của
cán bộ văn thư coi nhẹ những lỗi sai, từ đó dẫn đến một yêu cầu
đặt ra là lãnh đạo văn phòng cần chỉ ra sai phạm để văn thư cơ
quan rút kinh nghiệm, khắc phục, cũng như đưa ra hình thức xử
phạt hợp lý.
Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát của lãnh đạo văn
phòng mà hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND
phường đã ngày càng đi vào nền nếp
+ Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng:
Trên cơ sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo văn
phòng UBND phường Tân Quang luôn có cái nhìn khách quan,

yêu cầu công việc.
Bồi dưỡng cán bộ, công chức học hỏi, nâng cao kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ bằng cách tham quan, phối hợp, học hỏi
từ những mô hình công tác văn thư – lưu trữ hiện đại để áp
dụng vào cơ quan, xây dựng bộ phận văn thư tiến bộ, hiện đại.
Tiểu kết:
Lãnh đạo văn phòng luôn là người có vai trò, trách nhiệm
tổ chức và quản lý trong công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ
21


quan, tổ chức nói chung và UBND phường Tân Quang nói
riêng.Dưới góc độ là một nhà quản trị văn phòng, lãnh đạo bộ
phận Văn phòng – thống kê tại UBND phường Tân Quang đã thể
hiện trách nhiệm của mình trong công tác tổ chức, thiết lập bộ
phận văn thư – lưu trữ trong cơ quan, trách nhiệm trong việc
tuyển chọn cán bộ, tổ chức xây dựng các văn bản của UBND
phường về công tác văn thư – lưu trữ và trách nhiệm trong việc
tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thi đua khen
thưởng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư - lưu trữ trong cơ
quan, góp phần xây dựng bộ phận văn thư – lưu trữ cơ quan
ngày một đi vào nền nếp, hoạt động có hiệu quả.

22


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG

kiện toàn. Đến nay cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ đã được cử đi học một
số lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư.
Thứ năm, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc chỉ đạo, tập huấn nghiệp
vụ của công tác văn thư, nên công tác này được thực hiện tương đối tốt. Công
tác soạn thảo và ban hành văn bản bước đầu đã đi vào nề nếp.
Thứ sáu, nhờ sự quan tâm, đánh giá khách quan của lãnh đạo văn phòng,
công chức làm công tác văn thư – lưu trữ có tinh thần cầu tiến, chủ động, sáng
tạo và nhiệt huyết với công việc.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang vẫn còn tồn tại những
hạn chế nhất đinh như sau:
Thứ nhất, tuy lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo bước đầu đã
ban hành được một số văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
nhưng việc triển khai thực hiện vẫn vấp phải nhiều khó khăn, không đạt được
hiệu quả như mong đợi. Bởi Chánh văn phòng là người trực tiếp tập huấn,
hướng dẫn; Tuy là người nắm vững các chuyên môn nghiệp vụ về văn thư – lưu
trữ, nhưng nghiệp vụ sư phạm của Chánh văn phòng còn hạn chế. Cho nên, việc
truyền đạt đến đối tượng được hướng dẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi.
Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ
chưa được lãnh đạo thực hiện nghiêm túc, một phần do chế tài chưa đủ mạnh và
ý thức chấp hành của cán bộ chuyên môn chưa thật sự cao, một số đơn vị làm sai
văn bản nhưng văn thư chỉ trả về và làm lại chứ không có biện pháp xử lý, hoặc
nhân viên văn thư phát hiện lỗi sai về thể thức, về phông chữ nhưng vẫn đóng
dấu vào văn bản mà không có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng.
Điều này cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao và chưa đưa ra các chế
tài đủ mạnh để nâng cao hiệu quả công tác này.
Thứ ba, vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển chọn cán bộ
chưa được cụ thể, trong quy trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ cho cơ
quan, việc thông báo cần được rộng rãi hơn để tuyển được người có năng lực,

cao. Hơn nữa, quy trình tuyển chọn cán bộ chưa đúng với quy định.
Thứ tư, việc đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm về công tác văn
thư – lưu trữ được thực hiện 06 tháng một lần, một năm chỉ thực hiện hai lần
cho thấy công tác này chưa được lãnh đạo văn phòng quan tâm đúng mực, có lẽ
đó cũng chính là lý do dẫn đến tình trạng lơ là, coi nhẹ công tác văn thư – lưu
25

Trích đoạn Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Tân Quang

---