LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện để
tôi có thể thực hiện bài tập lớn này. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực
hiện bài tập lớn kết thúc học phần Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong Quản trị
văn phòng.
Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Lâm Thu Hằng-Giảng viên
học phần Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong Quản trị văn phòng đã tận tình
truyền đạt lại kiến thức bộ môn, giúp đỡ tôi trong việc vận dụng kiến thức vào
đề tài bài tập lớn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tập lớn kết thúc học phần Kỹ năng tổ chức và kiểm tra
trong Quản trị văn phòng với chủ đề: “Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học
xã học Việt Nam”. Tôi xin cam đoan bài tập lớn với chủ đề như trên là quá trình
tìm hiểu, nghiên cứu của bản thân tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu trách
nhiệm nếu có sự không trung thực trong bài tập lớn này.
Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016
Người thực hiện


DANH MỤC VIẾT TẮT
QTVP: Quản trị văn phòng
VHLKHXHVN: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
TCKT: Tổ chức và kiểm tra
CBCC: Cán bộ công chức
VP: Văn phòng
BLĐ: Ban lãnh đạo

2. Lịch sử nghiên cứu.
Vấn đề được rất nhiều các tác giả, các nhà nghiên cứu quan tâm và phát
triển, trong đó điển hình:
PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật,
2005.
TS.Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động
Xã hội, 2012.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.
• Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác quản
lý tổ chức công tác văn thư lưu trữ.
• Phạm vi nghiên cứu: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
5


4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
• Mục đích: Đưa ra giải pháp tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ.
• Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá ưu nhược điểm khi thực hiện phương
pháp tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ và trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
• Phương pháp tổng hợp và phân tích thông tin.
• Phương pháp điều tra, khảo sát.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
Hoàn thành đề tài, tôi đã có thêm kinh nghiệm trong việc nghiên cứu,
đánh giá một vấn đề cũng như sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu
khoa học, tạo tiền đề cho các bài nghiên cứu về sau.
Nếu đề tài được đưa vào thực tiễn, đối với Viện Hàn lâm KHXH VN,
Viện sẽ có thêm một tài liệu tham khảo nhỏ cho việc vận dụng phương pháp tổ

chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận
cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo
định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn chính sách phát triển; đào tạo sau
đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả
nước.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có một quá trình phát
triển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử
- Địa lý - Văn học, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học
xã hội (trực thuộc Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy ban
Khoa học xã hội Việt Nam, Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc
gia, Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày
26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22
tháng 02 năm 2013, Viện chính thức mang tên là Viện Hàn lâm Khoa học xã
hội Việt Nam.
Trong quá trình xây dựng và phát triển, Viện Hàn lâm Khoa học xã
hội Việt Nam đã có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của khoa học
xã hội và nhân văn nước nhà. Hàng nghìn đầu sách đã được công bố. Hàng vạn
bài báo khoa học của các nhà nghiên cứu thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam
7


đã được đăng trên các tạp chí khoa học trong và ngoài nước. Nhiều chương trình
nghiên cứu độc lập cấp Nhà nước và cấp Bộ được thực hiện thuộc các lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc của nhân dân Việt Nam. Ngoài ra Viện còn chủ trì nhiều cuộc Hội
thảo lớn, quốc tế và quốc gia và đạt kết quả tốt nhất.
Hiện nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 35 cơ quan nghiên
cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan chức năng giúp việc


hệ thống pháp luật Việt Nam;
Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà nước

-

pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam;
Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các giá trị

-

văn hóa tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hóa, văn minh nhân loại;
Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hóa, văn học,
ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh dân tộc trong sự nghiệp xây

-

dựng và bảo vệ Tổ quốc;
Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt

-

Nam dưới tác động của toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế;
Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh toàn
cầu hóa và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình phát

-

triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát triển chủ

9


công; xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,
phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí; … và các nhiệm
vụ khác của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ giao cho.
1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Hiện tại, Ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH VN gồm có 01 Chủ tịch và
03 Phó Chủ tịch. Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN là người đứng đầu và lãnh
đạo Viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước CP, Thủ
tướng CP và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm Khoa học
xã hội Việt Nam. Các PCT được Thủ Tướng CP bổ nhiệm qua đề cử của CT
Viện.

10


Viện gồm: 32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05
đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện.
Như vậy, Viện Hàn lâm KHXH VN là cơ quan thuộc Chính phủ. Viện đã
có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của khoa học xã hội và nhân văn
nước nhà.
11


12


CHƯƠNG 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC


-

Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh
13


đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn
vị trực thuộc.
-

Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án, dự
thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch
Viện.

-

Tổ chức việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy
định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức và thủ tục đối với các văn
bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét,
ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan
nhà nước gửi đến.

-

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ
kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Viện
Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.


chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần.
2.1.3. Phòng Lưu trữ
Phòng Lưu trữ Viện Hàn lâm có nhiệm vụ: - Hướng dẫn cán bộ, công
chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao
nộp vào Lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; Phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Cơ cấu tổ chức Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH
VN gồm có 01 Trưởng Phòng, 01 Phó Trưởng phòng và 03 nhân viên.
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản
lý công tác văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH VN.
2.2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư-lưu trữ.
Bộ phận Văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ
chức của mỗi cơ quan. Bộ phận Văn thư lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo
quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể như:
15


Công tác VT bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành VB, quản lý
VB, và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Viện Hàn lâm;
lập Hố sơ và giao nộp Hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng
con dấu.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá

Trưởng phòng Lưu trữ có trách nhiệm tổ chức quản lý đảm bào nghiệp vụ công
tác lưu trữ theo quy định; đào tạo CB LT.
2.2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư-lưu trữ.
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan. Trình độ của CB VTLT cao sẽ đáp ứng được các yêu cầu của
công việc, quản lý và thực hiện công tác VTLT tốt giúp giải quyết công việc
nhanh, hiệu quả. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương
pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Và ngược
lại. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ
16


quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh
đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Tại Viện Hàn lâm KHXH VN, bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ được
tách riêng làm hai: bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức-Hành chính và bộ
phận Lưu trữ thuộc Phòng Lưu trữ.
Tuyển chọn CB VTLT cần là người mang đủ các tố chất yêu cầu như:
•

Về phẩm chất, đạo đức:
- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Lênin, tư
tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với
Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích
của Tổ quốc, của nhân dân.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật;
nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật,
giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy,
quy chế của cơ quan.
- Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi

Đối với tuyển chọn CB VT-LT, Lãnh đạo Viện Hàn lâm có trách nhiệm:
tuyển chọn CB có đầy đủ phẩm chất và năng lực chuyên môn nghiệp vụ theo
phân bổ biên chế của Nhà nước dựa vào thống kê, đánh giá số lượng CB, chuyên
môn nghiệp vụ các CB của Chánh Văn phòng gửi lên Ban lãnh đạo.
2.2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của Viện Hàn lâm
về văn thư-lưu trữ.
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những
văn bản của Nhà nước cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan
ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác văn thư
lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý
công tác văn thư lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ VT LT và trách nhiệm của
các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. Cũng có
nhiều cơ quan ban hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ trên cơ sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước.
Ngày 20/12/2014, CT Viện Hàn lâm KHXH VN ban hành Quy chế công
tác Văn thư Lưu trữ của Viện. Trong đó quy định các hoạt động về VT, LT trong
quá trính quản lý, chỉ đạo của Viện Hàn lâm để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình.
Quy chế của Viện đảm bảo đầy đủ các nội dung đã được hướng dẫn trong
Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 Hướng dẫn xây dựng
Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Để xây dựng nên VB về VTLT, Chánh VP Viện Hàn lâm có trách nhiệm
tham mưu, xây dựng dự thảo quy chế, lấy ý kiến đóng góp cho CT Viện về các
nội dung trong văn bản đảm bảo đúng yêu cầu đã quy định của Nhà nước.
Sau khi VB về VTLT được lãnh đạo ban hành, Chánh VP có trách nhiệm
triển khai, hướng dẫn các CB VTLT tổ chức thực hiện đảm bảo các chủ trương,
nghiệp vụ đã được quy định trong VB.
Ngoài ra, VP Viện Hàn lâm có trách nhiệm theo dói, đôn đốc, kiểm tra,
tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế báo cáo Lãnh đạo Viện.
18

sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực

-

tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.
Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của
từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan,
công bằng.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo
định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy
nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh
19


tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong ngành văn thư lưu trữ. Điều đó cũng
phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành.
Đối với VTLT cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các
vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn chịu sự
thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ phận làm công tác thanh tra, kiểm tra
của Viện Hàn lâm. Bộ phận thanh tra, kiểm tra của cơ quan lấy những quy định
pháp luật của nhà nước về công tác VTLT làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên
những quy định cụ thể về công tác lưu trữ của Viện.
Cụ thể quy định tại Quy chế công tác VTLT, đơn vị, cá nhân có thành tích
trong công tác VTLT được khen thưởng theo quy định của Pháp luật. Đơn vị, cá
nhân vi phạm các quy định trong Quy chế công tác VTLT Viện Hàn lâm thì tùy
theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiềm
hình sự theo quy định của Pháp luật.
Theo đó, CVP có trách nhiệm giúp CT Viện tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra đánh giá về công tác VTLT của Phòng Tổ chức Hành chính và Phòng
Lưu trữ theo định kỳ. CVP phối hợp với Phòng Thanh tra thược Ban Thi đua

hóa cho toàn Viện Hàn lâm, dễ dàng trao đổi thông tin, quản lý VB.
- Có Ban Thanh tra, Thi đua khen thưởng hoạt động riêng tạo thuận tiện
nhất trong kiểm tra, đánh giá.
3.1.2. Nhược điểm.
Ngoài những ưu điểm trong tổ chức quản lý công tác VTLT như trên thì
Viện Hàn lâm còn tồn tại một số nhược điểm như sau:
- Có xử lý sai phạm nhưng chưa triệt để, còn hiện tượng nể nang, khiển
trách nhiều lần mà không có hình thức kỷ luật nào cụ thể được quy định nếu
không phải sai phạm lớn trong VB.
- Có VB quy chế công tác VT LT cụ thể tuy nhiên không quy định hình
phạt chặt chẽ.
- Tổ chức CB VTLT còn chưa được kiện toàn. CB lớn tuổi, làm việc theo
lối mòn.
21


3.1.3. Nguyên nhân.
Thứ nhất, do hệ thông các đơn vị của Viện Hàn lâm lớn với các Ban chức
năng và các Khối nghiên cứu nên công tác VTLT của Viện bị quá tải. CB VTLT
của Viện tuy đã đủ phân bổ của Nhà nước tuy nhiên vẫn còn hiện tượng chồng
chéo do khối lượng VB phải xử lý quá nhiều.
Thứ hai, do Lãnh đạo Viện thường xuyên đi công tác, thực hiện hoạt động
nghiên cứu VHXH nhiều nên nhiều khi chưa thể giải quyết được các thắc mắc
trong nghiệp vụ cũng như nhận báo cáo công việc kịp thời.
Thứ ba do ý thức trách nhiệm của bộ phận CB làm công tác VTLT còn
hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ, đa số là các CB lớn tuổi làm việc theo
thói quen. Thực trạng này sẽ dẫn đến một hậu quả là Viện phải bỏ ra số kinh phí
khá lớn để chỉnh lý tài liệu.
3.2. Giải pháp.
3.2.1. Giải pháp đối với Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH

- Có trách nhiệm giúp đỡ, truyền đạt lại kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp
vụ cho các CB.
- Tham mưu cho CVP giúp Lãnh đạo Viện Hàn lâm dự thảo ban hành các
VB xây dựng quy chế cụ thể, chặt chẽ, tính ứng dụng cao, hệ thống hóa cho toàn
Viện Hàn lâm.
- Phối hợp tổ chức kiểm tra, đánh giá, xử lý.
- Thường xuyên thống kê, đề cử đưa CB đi bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ.
- Thường xuyên tổ chức họp đánh giá nghiệp vụ, lấy ý kiến các CB, tiếp
nhận thắc mắc chuyển lên lãnh đạo.
Trên đây là một số nhận xét, đánh giá và giải pháp đề xuất có thể áp
dụng mà bản thân tôi đưa ra đối với Viện Hàn lâm KHXH VN. Viện là cơ
quan nghiên cứu KHXH của Chính phủ, vì vậy Viện nên ngày càng kiện toàn
và hệ thống hóa quy chế VTLT để có thể phục vụ tốt nhất cho sự nghiệp của
nước nhà.

23


KẾT LUẬN
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi
các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được
hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.