BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---

BỘ NỘI VỤ
---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH HÀ

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60.34.82

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, NĂM 2016


Công trình được hoàn thành tại: Học viện Hành chính Quốc gia

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Bùi Nam

Phản biện 1:………………………………………………………….

Phản biện 2:………………………………………………………….

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia

cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị
với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết
công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin
càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông
tin từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện
hành. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ,
1


nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị,
thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát
triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công
nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của
công nghệ thông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn
cầu, cáp quang xuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,…
đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về
mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn
minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc gia, tất cả các dân tộc không
những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và thành quả đó, mà còn
có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá trình ấy, để góp
phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.

cũng đã được xuất bản như cuốn:
- Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu
trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb
Giáo dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà
nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm
Thanh (Nxb Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham
khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các
văn bản lập quy;
- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của
Tạ Hữu Ánh (Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng
quan về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ
chức nói chung;
- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa
thông tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong
công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho
những người làm công tác văn thư lưu trữ;
- Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS. Nguyễn Văn
Hậu (Nxb Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ
thể về nghiệp vụ hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần
những kỹ năng gì để thực hiện nghiệp vụ hành chính;

3


- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các
cơ quan, tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng
chủ biên (Nxb Chính trị Quốc gia)…
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý
hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận

Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ
đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại
hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt
Nam trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác
văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư.
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm
2013 đến nay.
- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong
công tác văn thư của Viện, nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công
tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong
thời gian tới.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định
hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các
tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn
thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát,

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Những vấn đề chung về công tác văn thư
Khái niệm công tác văn thư
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư
và quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang
nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao
gồm “các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (Điều 2).
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể
thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội
dung hoạt động của văn phòng.
1.1.2.2. Vai trò
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
các cơ quan;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan
liêu, giấy tờ;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí
mật cơ quan;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn

văn thư là việc áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương
tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư.
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư
Thứ nhất, công tác văn thư là hoạt động có chức năng đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng thành tựu công nghệ
thông tin vào hiện đại hóa công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu.
Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan,
thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể
hóa các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất
định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy
chế của từng cơ quan.
8


Thứ ba, hiện đại hóa công tác văn thư cũng cần quan tâm đến
việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” hiệu quả. Muốn thực hiện tốt
được nội dung này, cần làm tốt việc liên kết với cổng thông tin Chính
phủ điện tử, có sự kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với
Chính phủ điện tử.
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.3.1. Môi trường làm việc
- Thông thoáng
- Tiếng ồn
- Màu sắc
- Ánh sáng
1.2.3.2. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật
1.2.3.3. Trình độ của cán bộ văn thư
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành

Vị trí, chức năng
Nghị định số 108/2012/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày
25/12/2012 quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Theo đó, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
(Viện HLKH&CN Việt Nam) là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện
chức năng nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công
nghệ; cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công
nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh
tế, xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo
quy định của pháp luật.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam
- Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập mới, đổi tên, tổ
chức lại, giải thể các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học
và Công nghệ Việt Nam thuộc thẩm quyền của Thủ tướng.
- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ
- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức
đào tạo sau đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của
pháp luật.
- Báo cáo và cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với
cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết quả nghiên cứu khoa học
và phát triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học,
công nghệ.
10

 Về các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện
Văn phòng: 93 cán bộ, công, nhân viên
Ban Tổ chức cán bộ: 13 cán bộ
Ban Kế hoạch - Tài chính: 17 cán bộ
Ban Hợp tác quốc tế: 11 cán bộ
Ban Kiểm tra: 06 cán bộ
Ban Ứng dụng và triển khai công nghệ: 09 người
Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: 15 cán bộ
Các tổ chức đoàn thể
11


 Về các đơn vị trực thuộc
- Các Viện nghiên cứu:
- Các đơn vị sự nghiệp do Chính phủ thành lập
- Các đơn vị sự nghiệp do Chủ tịch Viện thành lập
- Các đơn vị tự trang trải kinh phí
- Các doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên ứng dụng
công nghệ mới và du lịch
- Các Ban quản lý, chương trình.
2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có tổng số trên
4000 cán bộ, viên chức, trong đó có 2649 cán bộ trong chỉ tiêu biên chế
được giao; 44 GS, 161 PGS, 35 TSKH, 706 TS, 781 ThS và 794 cán bộ,
viên chức có trình độ đại học.
2.1.5. Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam
 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Theo Quyết định số 1396/QĐ-KHCNVN do Viện Khoa học và công

Trưởng phòng, Phó phòng, còn có 01 nhân viên phụ trách công văn đến,
01 nhân viên phụ trách công văn đi, 01 nhân viên phụ trách việc tiếp
nhận văn bản, 01 nhân viên phụ trách quản lý con dấu, 01 nhân viên phụ
trách lưu trữ. Tất cả được chuyên môn hóa công việc cho từng cá nhân
phụ trách, đảm bảo xử lý công việc hiệu quả, không phải kiêm nhiệm.
2.2.2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư
Hiện nay, tất cả văn bản đi, văn bản đến của Viện HLKH&CN hay
các đơn vị đều được quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất tại phòng
Văn thư của Viện hay văn thư của các đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2.2.3. Về quản lý công tác văn thư
- Viện HLKH&CN Việt Nam đã ban hành được Quy chế công tác văn
thư riêng của Viện, quy định cụ thể các nội dung trong công tác văn thư.
- Về kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác
văn thư: Công tác này ở Viện HLKH&CN Việt Nam thường được thực
hiện thông qua việc theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở trong quá trình giải
quyết công việc của các cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong Viện hoặc
thông qua chế độ thông tin báo cáo và hội họp.
2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư
Nhìn một cách tổng quát, việc ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam những năm gần
đây đã bước đầu được quan tâm, nhưng chưa được ứng dụng mạnh mẽ,
rộng rãi và thỏa đáng
13


2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm
khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay
2.3.1. Những thành quả đạt được
Việc giải quyết công văn giấy tờ tại Viện Hàn lâm cũng diễn ra

14


Hàn lâm vẫn là một trong 9 cơ quan chưa hoàn thành kết nối liên thông
phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử.
- Việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch của Viện Hàn
lâm còn khó khăn, vướng mắc.
- Những năm gần đây, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phòng
Hành chính - Lưu trữ đã được chú trọng. Tuy nhiên, việc đào tạo, bồi
dưỡng vẫn chưa đạt được tầm vóc mong muốn.
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân của những điểm đạt được
- Được sự quan tâm của cấp lãnh đạo, nên công tác văn thư của
Viện HLKH&CN Việt Nam đã đi vào nề nếp..
- Nhìn chung công tác văn thư ở Viện HLKH&CNVN được tạo
mọi điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu
nghiệp vụ.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy
vai trò, trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người đi trước
để hoàn thành nhiệm vụ.
- Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo Viện
Hàn lâm tích cực quan tâm đầu tư.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng
cán bộ thể hiện tốt tinh thần trách nhiệm.
2.3.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế
- Do nhiều công việc nên cán bộ văn thư chưa lập được hồ sơ
nguyên tắc, lập dự kiến danh mục hồ sơ cho cơ quan.
- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các bộ phận
chưa được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Phần lớn tài liệu, công văn đi - đến đã được đưa về bảo quản tại

văn thư - lưu trữ.
- Cần phải có quy hoạch cán bộ để kế thừa công tác văn thư khi
cần thiết, giúp cho việc quản lý được thống nhất..
- Cần phải tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư thường
xuyên đối với cán bộ văn thư có nghiệp vụ văn thư.
- Cần phải có chế độ chính sách phù hợp đối với người làm công
tác văn thư - lưu trữ.
- Cần trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư.
- Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt
tình của cán bộ văn thư làm tốt công tác mình đồng thời phải có chế độ kỷ
luật đối với những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây những ảnh
hưởng không nhỏ đối với cơ quan, tổ chức về công tác văn thư.

16


Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI
HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY
3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
3.1.1. Phương hướng
Kể từ năm 1986, nước ta bắt đầu thực hiện đường lối đổi mới do
Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI đề
ra. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương khóa VIII tại Đại
hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng cũng đề ra nhiệm vụ “ xây
dựng một nền hành chính Nhà nước dân chủ, trong sạch, vững mạnh,
từng bước hiện đại hóa”. Những văn kiện trên là kim chỉ nam cho việc

công tác văn thư.
Thứ hai, rà soát các văn bản quy định về công tác văn thư, bãi
bỏ các quy định trái với Luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác
văn thư.
Thứ ba, quy định trách nhiệm: từ thủ trưởng cơ quan đến nhân
viên văn thư công tác tại Viện HLKH&CN đều phải thực hiện đầy đủ và
đúng các quy định về công tác văn thư. Có chế tài cụ thể xử lý các hành
vi vi phạm các quy định về hoạt động văn thư.
Thứ tư, bố trí nhân viên làm công tác văn thư ở Viện phải có đủ
tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất.
Thứ năm, Viện HLKH&CN cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu
khoa học về công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, thẩm định và
áp dụng các công trình khoa học đã nghiên cứu.
Thứ sáu, Viện cần áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật
hiện đại theo hướng hiện đại hóa công tác văn thư.
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
3.1.3. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác
văn thư
Hiện nay, Viện HLKH&CNVN đã ban hành Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ. Tuy nhiên, ở Viện Hàn lâm nói riêng và các cơ quan, tổ
chức nói chung chưa có một văn bản nào quy định cụ thể về Hiện đại
hóa công tác văn thư.
Cũng lẽ đó, trong thời gian tới, cần sớm có một văn bản quy phạm
pháp luật quy định rõ ràng về hiện đại hóa công tác văn thư, hoàn thiện
18


được khái niệm, mục đích, nội dung và các phương pháp hiện đại hóa
văn thư.

19


 Các biện pháp nâng cao tính ứng dụng của bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2015 vào công tác văn thư tại Viện HLKH&CN Việt Nam
Một là, tăng cường vai trò chỉ đạo, điều hành và trách nhiệm của
người lãnh đạo
Hai là, tuyên truyền nâng cao nhận thức về nội dung, vị trí, tầm
quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2015
Ba là, tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công
nghệ thông tin để vận hành tốt hệ thống.
3.2.4. Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối
liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử
Theo định nghĩa của ngân hàng thế giới (World Bank) thì "CPĐT
là việc các cơ quan Chính phủ sử dụng một cách có hệ thống CNTTTT để thực hiện quan hệ với công dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã
hội. Nhờ đó giao dịch của các cơ quan Chính phủ với công dân và các tổ
chức sẽ được cải thiện, nâng cao chất lượng. Lợi ích thu được sẽ là giảm
thiểu tham nhũng, tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần vào
sự tăng trưởng và giảm chi phí".
 Các biện pháp ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Một là, chú trọng đầu tư hạ tầng công nghệ
Hai là, chú trọng phát triển nguồn nhân lực
Ba là, hoàn thiện hệ thống chính sách, pháp luật về liên kết với
Chính phủ điện tử trong các cơ quan, tổ chức
Bốn là, tăng cường tính bảo mật thông tin khi liên kết với Chính
phủ điện tử
3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác
văn thư

3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại
hóa công tác văn thư
Trong công tác văn thư có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí
để thực hiện, rất cần sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đặc biệt là trong
việc tạo nguồn kinh phí để duy trì hoạt động, tiến tới đầu tư và hiện đại
hóa công tác văn thư, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nói chung của
toàn Viện.

21


TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, việc hiện đại hóa
công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam là một nhiệm vụ cần
thiết và hợp lý.
Công tác văn thư nề nếp, được chuẩn hóa và ứng dụng CNTT sẽ
lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất
cho công tác lưu trữ của cơ quan. Hiện đại hóa công tác văn thư góp
phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền
của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài
liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc
trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Những biện pháp được đề xuất như: hoàn thiện các quy định
pháp luật về hiện đại hóa văn thư; tổ chức các lớp đào tạo, nâng cao, bồi
dưỡng kiến thức về nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, viên chức; ứng dụng
ISO, chính phủ điện tử vào hiện đại hóa văn thư, tạo nguồn kinh phí đầu
tư cho việc hiện đại hóa công tác văn thư; là những biện pháp có tính
ứng dụng cao có thể giúp Viện Hàn lâm nói riêng và các cơ quan, tổ
chức khác nói chung thực hiện được mục tiêu hiện đại hóa công tác văn
thư trong lâu dài.

KẾT LUẬN
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu
trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ
quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực
tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc thực hiện công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Do
đó, hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp
bách của mỗi các cơ quan, tổ chức. Đối với Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam - trung tâm nghiên cứu phục vụ công tác quản lý
khoa học, công nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát
triển kinh tế - xã hội, hiện đại hóa công tác văn thư lại càng trở nên có ý
nghĩa quan trọng. Công tác văn thư của Viện được hiện đại hóa sẽ đảm
23