Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG I..........................................................................................................3
KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP...............................3
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa
Học Xã Hội Việt Nam.........................................................................................................3
1.1.Lịch sử ra đời................................................................................................................3
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. (Sơ đồ cơ cấu
tổ chức Viện. Phụ lục số 1).................................................................................................4
1.2.1.Vị trí và chức năng.....................................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam..............................8
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn Lâm
KHXH Việt Nam................................................................................................................9
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Phụ lục số 2)...................................................9
2.1. Vị trí chức năng............................................................................................................9
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................10
2.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................................13
2.4. Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm...........................................................................14
2.5. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng..........................................................14
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam........................................................................15
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................15
3.1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan...............................................................15
3.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện
4.1. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị.........................................................................42
4.2. Mẫu hóa chương trình nghị sự...................................................................................42
5.Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô
hình Văn phòng.................................................................................................................43
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của
cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng...................................................................................44
Chương III.........................................................................................................46
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................46
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.......................................................46
1.Ưu điểm..........................................................................................................................46
2.Nhược điểm....................................................................................................................47
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.
...........................................................................................................................................48
KẾT LUẬN........................................................................................................50
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................50
Sinh viên: Lê Việt Dũng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác
văn phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong trường và các
cán bộ, công chức trong cơ quan. Em đã hoàn thành công việc thực tập của mình
một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy cô giáo của Khoa
Quản trị Văn phòng, các cán bộ, công chức văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học
Xã hội Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. Mặc dù bản thân
em có nhiều cố gắng, xong do thời gian có hạn, vốn kiến thức còn hạn chế nên
bản báo các thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các cán bộ, công chức văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam để bản báo cáo của em được
hoàn chỉnh tốt hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày30 tháng4 năm 2015
Sinh viên
Lê Việt Dũng
Sinh viên: Lê Việt Dũng
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Quốc hội ).
Ngày 19/6/1967, Ủy ban thường vụ Quốc hội đã ra Quyết định số
47/TVQH về việc chuyển Viện Khoa học xã hội thành Ủy ban Khoa học xã hội
Sinh viên: Lê Việt Dũng
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việt Nam (Ủy ban KHXH Việt Nam)
Thực hiện Nghị quyết Đại hội VI, Nghị quyết 26 của Bộ Chính trị về khoa
học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới, Ủy ban KHXH Việt Nam (từ năm
1993 là Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia) đã có một bước
chuyển dịch quan trọng, đánh dấu việc đổi mới tư duy, khắc phục sự chậm trễ
của khoa học xã hội do Đại hội VI đề ra.
Ngày 31 tháng 3 năm 1990 Hội đồng nhà nước ra Nghị quyết số 244
NQ/HĐNN8, đổi tên Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam thành Viện Khoa học
Xã hội Việt Nam.
Ngày 22 tháng 5 năm 1993 Chính phủ ra Nghị định số 23/CP về việc
thành lập Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia trên cơ sở tổ chức
lại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
Ngày 1 tháng 4 năm 2003, Chính phủ Việt Nam ra Nghị định số
30/2003/NĐ-CP đổi tên Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia
thành tên Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
Ngày 22 tháng 4 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số
53/2008/NĐ-CP, theo đó tên Viện được đổi thành Viện Khoa học xã hội Việt
- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng
tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn
lâm) thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ
quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm
thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển
khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
+ Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo
của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước
hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
+ Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,
Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt
Nam;
+ Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các
giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân
loại;
+ Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá,
văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
+ Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của
Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;
Sinh viên: Lê Việt Dũng
5
- Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,
chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,
phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
Sinh viên: Lê Việt Dũng
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền.
- Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
Lãnh đạo Viện
- Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Chủ tịch và không quá 03
Phó Chủ tịch. Chủ tịch Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam là người đứng
đầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam do Thủ tướng Chính
7. Viện Nhà nước và Pháp luật.
8. Viện Kinh tế Việt Nam.
9. Viện Xã hội học.
10. Viện Nghiên cứu Văn hóa.
11. Viện Nghiên cứu Con người.
12. Viện Tâm lý học.
13. Viện Sử học.
14. Viện Văn học.
15. Viện Ngôn ngữ học.
16. Viện Nghiên cứu Hán - Nôm.
17. Viện Dân tộc học.
18. Viện Khảo cổ học.
19. Viện Nghiên cứu Tôn giáo.
20. Viện Địa lý nhân văn.
21. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới.
22. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ.
Sinh viên: Lê Việt Dũng
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ.
24. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên.
25. Viện Nghiên cứu Phát triển bền vững Vùng.
26. Viện Kinh tế và Chính trị thế giới.
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt động
chung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm
về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật
chất ( nhà đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn
cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh
đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng
Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan
hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan
khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch Viện
Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo
quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và
dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ
đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định.
- Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để
giao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hang theo quy định của
pháp luật.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xây
dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hang năm
trình Chủ tịch Viện Hàn lâm.
- Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn lâm
và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này.
thong tin lien lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quy
định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị
trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng
công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Phối hợp với
Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện
Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dưng Chính phủ điên tử.
- Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hôi nghị, hội thảo cấp Viện Hàn
lâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thong báo
kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện.
- Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn
phòng Viện Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của
cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ !ản theo phân
công của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn
lâm.
- Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử
Sinh viên: Lê Việt Dũng
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được
giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước
và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng
Viện Hàn lâm quản lý.
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâm quản
lý.
- Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quy
chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý
của Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả.
Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực
thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện
nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng Viện Hàn lâm có cơ cấu tổ chức gồm :
- 1. Phòng Tổ chức – Hành chính;
- 2. Phòng Tổng hợp – Thông tin – Biên tập;
- 3.Phòng Pháp chế;
- 4. Phòng Lưu trữ;
- 5. Phòng Tài chính - Kế toán;
- 6. Phòng Lễ tân;
- 7. Phòng Y tế;
- 8. Phòng Kỹ thuật;
- 9. Phòng Quản lý xe;
- 10. Phòng Bảo vệ;
- 11. Phòng Cơ sở vật chất;
- 12.Trung tâm Tư vẫn và Dịch vụ khoa học.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những
nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa
học trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành.
2.5. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng.
+ Chánh Văn phòng: Nguyễn Bùi Nam.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung về mọi công việc của Văn
phòng.
- Chỉ đạo, quản lý và điều hành mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
- Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Giúp Chủ tịch Viện chỉ đạo xây dựng, thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Viện.
- Xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
- Phụ trách công tác kế hoạch, tài chính.
- Phụ trách công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ
Sinh viên: Lê Việt Dũng
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông tin, cải cách hành chính.
Sinh viên: Lê Việt Dũng
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu trong việc tổ chức quản lý, quy trình thủ tục xây dụng và ban
hành văn bản.
- Tham mưu cho lãnh đạo Viện ban hành quyết định số: 517/QĐ-KHXH
ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy chế mới cần thiết cho cơ
quan, Văn phòng.VD như tham mưu cho lãnh đạo ban hành quyết định số:
2303/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa
học xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
- Văn phòng tổng hợp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời từ nhiều
nguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính khách
quan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị tiến
hành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện nắm bắt được tình hình hoạt động
của cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lý
đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tiễn
- Tham mưu cho Lãnh đạo về việc nhận xét, đánh giá thi đua khen thưởng
của các phòng, ban.
- Tham mưu (Xây dựng kế hoạch) trong việc tổ chức các chuyến đi công
Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Chương trình công tác thường kì là một loại chương trình được xây dựng
theo định kì, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một
măm, một quý, một tháng…
+ Chương trình công tác năm.
Nhằm thống kê, giải quyết công việc trong một năm. Phòng hành chính –
Tổ chức tổng hợp các bản đăng kí khối lượng công việc của các phòng, ban gửi
về sau đó xây dựng bản thảo; xin ý kiến đóng góp; hoàn chỉnh bản kế hoạch;
trình Chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt; phổ biến cho các phòng ban trong
Viện và tổ chức thực hiện.
+ Chương trình công tác quý.
Tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực hiện
kế hoạch công tác tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị điều
chỉnh kế hoạch công tác quý sau, gửi về cho phòng Hành chính - Tổchức để xây
dựng.
+ Chương trình công tác tháng
Các phòng, ban dựa vào chương trình công tác quý và những việc cần bổ
sung, điều chỉnh giải quyết trong tháng sau gửi phòng Hành chính - Tổng hợp.
Phòng Hành chính – Tổng hợp tổng hợp và xây dựng chương trình công tác
tháng cho Viện, sau đó trình Chánh Văn phòng kí ban hành.
* Căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo và tình hình chung của cơ quan Văn
phòng xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các phòng, ban trong Viện
đăng kí công tác cho Văn phòng; Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình
công tác chung cho toàn Viện; Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh, trình
Sinh viên: Lê Việt Dũng
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
hoạch tổ chức hội thảo, trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch,
Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo Việntheo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ, đúng thời gian.
- Chuẩn bị các công cụ cấn thiết phục vụ hội thảo như: Giấy mời, tài liệu
có liên quan, kinh phí cơ sở vật chất...
b. Trong quá trình diễn ra hội thảo:
Sinh viên: Lê Việt Dũng
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tiếp đón đại biểu
- Lãnh đạo văn phòng chủ trì bắt đầu cuộc hội thảo, cung cấp kịp thời tình
hình đại biểu dự hội thảo để phục vụ việc điều hành;
- Văn phòng theo dõi diễn biến cuộc hội thảo, cử người làm công tác
thường trực để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình trao đổi, cử cán bộ
ghi biên bản, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết, làm công tác hậu cần.
c. Sau khi hội thảo kết thúc.
- Phục vu sau hội thảo.
- Văn phòng hoàn thành hồ sơ theo quy định, thanh quyết toán kinh phí
buổi hội thảo
Lập hồ sơ hội thảo:
Stt
Số, ký hiệu
cho các phòng ban
Giấy đăng kí hội trường
01
4
chính – Tổ chức
Phòng Hành
Giấy Mời
08
5
hợp
Phòng hành
Chương trình nghị sự
05
6
chính – Tổ chức
Phòng Hành
Các văn bản, tài liệu,
05
08
chính – Tổ chức
Mục lục văn bản hồ sơ hội nghị: Trên thực tế, kết thúc một cuộc hội thảo,
hội nghị, Văn phòng không tiến hành lập danh mục hồ sơ hội nghị, mà các văn
Sinh viên: Lê Việt Dũng
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản do đơn vị nào chuẩn bị thì kết thúc hội nghị đơn vị đó giữ, điều này gây khó
khăn rất lớn cho việc tra tìm văn bản cũng như rất dễ gây thất lạc văn bản.
Nhận thấy vấn đề bất cập này, tôi đã đề xuất với Chánh Văn phòng tiến
hành tập hợp văn bản và lập thành hồ sơ công việc của mỗi cuộc hội nghị, hội
thảo, đồng thời phân công người có trách nhiệm lập và bảo quản hồ sơ.
3.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (phụ
lục 5)
Mô tả sơ đồ:
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan gồm 3
bước chính.
Bước 1: Trước khi lãnh đạo đi công tác.
-Văn phòng phải xác định mục đích, nội dung, yêu cầu của chuyến đi
vào hoạt động trật tự, hiệu quả.
Là một cơ quan nghiên cứu hàng đầu về khoa học xã hội. Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam luôn chú trọng việc thực hiện các nghi thức nhà
nước, văn hóa công sở, đảm bảo thực hiện theo Quyết định: 129/2007/QĐ-TTg
ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế
văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Điều này được thể hiện
như sau:
* Trang phục cuả cán bộ, công chức:
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cán bộ, công chức luôn ăn mặc
gọn gàng, lịch sự.
- Trong các buổi lễ, buổi họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài
nam cán bộ, công chức luôn mặc comple, áo sơ mi và cravat chỉnh tề, đối với nữ
thường là áo dài truyền thống.
- Cán bộ, công chức luôn đeo thẻ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
* Trong giao tiếp, ứng xử.
- Thái độ của lãnh đạo đối với nhân viên luôn nhã nhặn, lắng nghe ý kiến
của nhân viên, không hách dịnh, tạo áp lực đối với nhân viên.
- Giữa nhân viên với nhau luôn luôn hòa đồng, thân thiện, hợp tác giúp đỡ
cùng giải quyết công việc.
- Trong quá trình giao tiếp, ứng xử với khách luôn giữ thái độ tôn trọng
lịch sự, nói năng nhẹ nhàng, rõ ràng mạch lạc.
- Trong quá trình nghe và trả lời điện thoại luôn tôn trọng người nghe,
trao đổi ngắn gọn tập chung vào nội dung công việc.
* Trong việc treo Quốc kỳ:
- Quốc kỳ được treo đáp ứng đứng tiêu chuẩn của Hiến pháp.
- Trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài Quốc kỳ luôn được treo và
Sinh viên: Lê Việt Dũng
21
hành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan, quản lí và sử dụng con dấu.
Sinh viên: Lê Việt Dũng
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm).
Trong quá trình thực tập, em nhận thấy Viện Hàn lâm khoa học xã hội
Việt Nam đã áp dụng mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp, trong Viện vừa có bộ
phận Văn thư – Hành chính thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính trực thuộc Văn
phòng, bộ phận này phụ trách chung công tác Văn thư của toàn Viện, vừa có bộ
phận Văn thư trong các đơn vị trong Viện.
Tổ chức công tác văn thư theo hình thức hỗn hợp có rất nhiều điểm ưu
việt song cũng có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục.
+ Ưu điểm:
- Tạo ra tính chuyên môn hóa trong quá trình tổ chức, giải quyết công
việc.
- Tạo sự thống nhất trong công tác quản lí, xây dựng và ban hành văn bản,
quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lí
và sử dụng con dấu.
- Giảm bớt khối lượng và áp lực công việc cho văn thư cơ quan.
- Hiệu quả công việc được nâng lên do công việc được giải quyết kịp thời.
Copyright: Tài liệu đại học ©