Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
B.TRANG THÔNG TIN.....................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN
THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI..........................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ
Thành Phố Hà Nội:........................................................................................4
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu
trữ thành phố Hà Nội.....................................................................................4
1.1. Vị trí, Chức năng:...................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:.............................................................................4
2.Tổ chức, bộ máy và biên chế:.....................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội).................................................6
1.Chức năng, nhiệm vụ..................................................................................6
1.1. Chức năng...............................................................................................6
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................6
1.3. cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp .................................8
2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp:..............8
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội..............................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chính- Tổng
hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội.......................................11
1.1. đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.........................11
1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường

1.2.Lịch công tác tháng...............................................................................20
1.3. Kế hoạch công tác năm.........................................................................21
2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn thư –
Lưu trữ.........................................................................................................21
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. .42
4. Xây dựng trình tổ chức hội nghị của Chi cục Văn thư – Lưu trữ...........48
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.............................48
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục văn thư – lưu trữ....49

Nguyễn Thị Mai Phương

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN III............................................................................................................51
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................51
I.Nhận xét..................................................................................................51
1.1.Ưu điểm...............................................................................................51
1.2.Nhược điểm...........................................................................................52
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................53
KẾT LUẬN........................................................................................................55
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Mai Phương

nghiệm thực tế quý giá để bổ xung vào phần chuyên môn nghiệp vụ của mình,
qua đó đã giúp bản thân em học hỏi được nhiều kiến thức thực tế, kỹ năng
nghiệp vụ phát sinh trong quá trình làm việc, cách giải quyết những tình huống
trong công việc, bản thân cũng đã phần nào tham gia vào công việc chung, cơ
bản của văn phòng, và qua đó cũng rút ra cho bản thân mình những kinh nghiệm
đáng có mà không tác giả nào, thầy cô nào có thể truyền đạt hết.
Được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô và các cán bộ trong cơ quan
em đã hoàn thành bài báo của mình với những phần như sau:
Nguyễn Thị Mai Phương

1

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN
THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦACHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Trong thời gian làm báo cáo, khó tránh khỏi những thiếu sót, một làn nữa
kính mong trưởng phòng hành chính – tổng hợp, các cán bộ trong cơ quan và
thầy, cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đóng góp ý kiến để bài báo cáo
thực tập của em được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày …. tháng … năm 2013

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP
1. Họ và tên: Đặng Văn Đinh
2. Chức vụ: Cán bộ Văn thư
3. Nơi công tác: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội
4. Số điện thoại: 0985983388

Nguyễn Thị Mai Phương

3

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC
VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu
trữ Thành Phố Hà Nội:
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư
Lưu trữ thành phố Hà Nội.
Ngày 9/9, Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Thế Thảo vừa ký Quyết
định số 4415/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội
vụ thành phố Hà Nội.
Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập trên cơ sở hợp nhất
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thành phố trực thuộc Sở
Nội vụ thành phố Hà Nội. Chi cục là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có
tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước cấp theo

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Xây dựng công
cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư lưu trữ; Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn
thư, lưu trữ;Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện công tác thi
đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
- Hướng dẫn các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ,
tài liệu;
- Bảo quản, bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế và bảo hiểm
tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
2.Tổ chức, bộ máy và biên chế:
Chi cục Văn thư Lưu trữ có 01 Chi cục trưởng và 02 phó chi cục
trưởng.và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cơ
cấu tổ chức và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc
Chi cục theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Các phòng chức năng:
-

Phòng Hành chính – Tổng hợp;
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
Phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu;
Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
Phòng Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

quy định của Pháp luật.
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu về công tác tổ chức và cán bộ, thực hiện chế độ tiền lương,
chính sách và chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, viên chức; tham mưu về công tác tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ thuộc phạm vi
quản lý của Chi Cục theo quy định của pháp luật. Tham mưu thực hiện công tác
thi đua khen thưởng, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản của Chi Cục
theo quy định của Nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đúng chế độ;
Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Lãnh
đạo Chi Cục và đôn đốc thực hiện sau khi được phê duyệt; tổ chức thực hiện các
công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của Chi Cục; xây dựng
các quy chế của Chi Cục và theo dõi thực hiện sau khi được ban hành;
Nguyễn Thị Mai Phương

6

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,
phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho các hội nghị, cuộc họp của
Chi Cục;
Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh, phòng gian bảo mật,
phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường trong Chi Cục;
*Các nhiệm vụ cụ thể

Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

- Tổ chức thực hiện, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụng
con dấu và chế độ bảo mật theo quy định của Pháp luật;
- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…;
- Công tác bảo vệ, an ninh cơ quan, trật tự an toàn, hướng dẫn khách đến
làm việc…;
- Duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo
cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, sử dụng ô tô, cấp phát xăng,
dầu…phục vụ cho hoạt động của cơ quan;
- Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, công
tác vệ sinh môi trường…;
d) Công tác hành chính.
- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản và các trang thiết bị của Chi
cục theo đúng luật ngân sách và các quy định của Nhà nước ( lập kế hoạch, tổng
hợp báo cáo thu, chi ngân sách, mua sắm tài sản, kiểm kê tài sản…);
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án
khoán biên chế và chi phí hành chính của Chi cục.
* Phòng Hành chính – Tổng hợp được tổ chức và làm việc theo chế độ
Thủ trưởng, trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng về toàn bộ
công việc của Phòng. Phối hợp với các phòng trong Chi cục và các cơ quan khác
để giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của Phòng; đôn đốc
các phòng thực hiện nhiệm vụ theo sự điều hành của Chi cục Trưởng.
1.3. cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hà Nội
gồm có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng , 04 chuyên viên, 01 cán bộ văn
thư – lưu trữ, bộ phận quản trị 03 người, 01 nhân viên tạp vụ, đội xe 05 người.
( phụ lục số 02 : sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – tổng hợp )

định tất cả các công tác của phòng mình.
Phẩm chất
Có tinh thần yêu nức, tận tụy phục vụ nhân dân, kiên định mục tiêu độc
lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội, phấn đấu thực hiện có kết quả, đường lối cảu
đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, thể hiện bằng hiệu quả và chất lượng
công việc được giao.
Có bản lĩnh vững vàng, dám nghe dám làm và dám chịu trách nhiệm.
cần, kiệm, liêm, chính, trí công vô tư. Không tham nhũng và kiên quyết đấu
tranh chống tham nhũng . Làm việc có hiệu quả, phong cách làm việc trung
thực, dân chủ. Có ý thức tổ chức, kỷ luật, không vi phạm pháp luật và các quy
định của nhf nước, nội quy, quy chế của cơ quan. Có tinh thần đoàn kết, xây
dựng tập thể vững vàng, quan hệ chân tình và bình đẳng với đồng nghiệp, đồng
sự, gắn bó mật thiết với nhân dân.

Nguyễn Thị Mai Phương

9

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

Năng lực
Có năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách của
Đảng và nhà nước về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao.
Có khả năng nghiên cứu xây dựng các văn bản, đề xuất các giải pháp
kinh tế - kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ cho hoạt động quản lý của Chi cục



Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chínhTổng hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội
1.1. đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Phòng Hành chính-Tổng hợp có vai trò quan trọng đối với mọi hoạt đông
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, là cầu nối giải quyết mọi vấn đề, tham mưu cho
lãnh đạo các công việc trong Chi cục, hỗ trợ lãnh đạo giải quyết công việc hàng
ngày, tổ chức, sắp xếp và giải quyết các công việc hàng ngày của Chi cục, có thể
nói Phòng Hành chính- Tổng hợp là một phần không thể thiếu của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ.
a. Vai trò của phòng Hành chính – Tổ chức trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Chi cục
Tham mưu- Tổng hợp là một trong những chức năng cơ bản của phòng
Hành chính trong việc trợ giúp Lãnh đạo trong hoạt động hàng ngày. Phòng
Hành chính –tổng hợp là cơ quan tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo, chỉ đạo
công tác của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Phòng có vai trò quan trọng trong hoạt
động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Phòng Hành chính-tổng hợp là đơn đầu
tiên trong trình tổng hợp thông tin, xử lý thông tin cho Lãnh đạo Chi cục để
quản lý, điều hành hoạt động củaChi cục . Trường phòng và các phó Phó Phòng
giúp lãnh đạo Chi cục tổng hợp tình hình hoạt động của Chi cục, các phòng, ban
trực thuộc.Dựa vào những nguồn thông tin được chọn lọc, phòng tham mưu cho
lãnh đạo giải quyết một số công việc trong Chi cục , giúp lãnh đạo xây dựng các
nội quy, quy định, phân công công việc cụ thể trong quá trình làm việc, giúp Chi

Phòng Hành chính – tổng hợp lên kế hoạch, trình Lãnh đạo mua sắm cũng
như sửa chữa một số trang thiết bị trong Chi cục, tiến hành kiểm tra tình trạng sử
dụng trang thiết bị để có phương hướng giải quyết và thực hiện.
- Đảm bảo công tác vệ sinh, y tế, vệ sinh, môi trường,…
Phòng Hành chính- Tổng hợp đã thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng hậu
cần cho Chi cục trong các hoạt đông, lĩnh vực liên quan.
c.Ví dụ tình huống cụ thể:
Phòng Hành Chính – Tổng hợp đã tham mưu cho lãnh đạo chi cục ban
hành
Ví dụ 1.Quyết định số 81/QĐ-CCVTLT ngày 26/4/2014 của Chi cục
trưởng về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ củaChi cục Văn thư –
Lư trữ
1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
1.2.1. khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
Nguyễn Thị Mai Phương

12

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…
Mỗi một cơ quan đều phải xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

chưa chủ động đưa ra ý kiến vì vậy công tác tổng hợp lấy ý kiến dự thảo chưa
đầy đủ , kịp thời so với yêu cầu đề ra.
- Khả năng tổng hợp vấn đề của một số cán bộphòngHành chính- Tổng
hợp còn hạn chế, nên số ít công việc bị tách nhỏ; một số nội dung chương trình
công tác chưa được cụ thể.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
(Xem phụ lục số 04 – Sơ đồ hóa quy trình tổ chức cuộc họp tại Chi cục
Văn thư – Lưu trữ)
+ Công tác tổ chức hội nghị của chi cục
Hội nghị cán bộ công chức, viên chức
-mục lục văn bản hồ sơ hội nghị
stt

01

Số,ký hiệu Ngày, tháng

Trích yếu nội dung

văn bản

năm văn

Tổng hợp

chức, viên chức

CCVTLT

02

Tác giả văn

437/HCTH

15/4/2015

Số tờ

chú
04

08

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục
( Xem phụ lục số 05: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo
Chi cục)
1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa
công sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ
Văn hóa công sở là một trong những yếu tố quan trọng làm nên nét đẹp
Nguyễn Thị Mai Phương

14

bài trí theo đúng qui định trong các buổi họp, hội thảo, buổi lễ, tiếp khách tại cơ
quan.
Phòng làm việc của cán bộ, nhân viên trong Chi cục được bố trí sắp xếp
gọn gàng, có sự phân định rõ ràng, khoa học giống mô hình văn phòng hiện đại
và trong thời gian tới thì cơ quan sẽ thực hiện kiểu mô hình văn phòng một cửa.
Về việc tổ chức cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo…được phòng Hành chínhTổng hợp tổ chức theo đúng qui chế làm việc của Chi cục.
Việc đi làm đúng giờ được cán bộ, nhân viên thực hiện nghiêm túc, có ý
thức, không có trường hợp thường xuyên đi làm muộn về sớm. Việc đeo thẻ
nhân viên chưa được triển khai cụ thể, rõ ràng nên tình trạng không đeo thẻ vào
Nguyễn Thị Mai Phương

15

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

cơ quan vẫn tồn tại.
Khu vực bảo vệ phương tiên giao thông của cán bộ, nhân viên trong cơ
quan được phân định rõ ràng, bố trí dưới tầng G, đảm bảo an toàn, tránh mưa,
tránh nắng và khu vực của khách.
Tuy nhiên nhìn từ một khía cạnh khác, việc thực hiện vẫn tồn tại ở một số
cá nhân, phòng ban như:
Tồn tại một số cán bộ chưa thực hiện đúng trang phục khi đến cơ quan và
trong các ngày Lễ đặc biệt, các buôi Hội thảo, Hôi nghị. Trong giờ làm một số
cán bộ còn tình trạng đi dép lê trong văn phòng và cơ quan.
Việc đi làm đúng giờ còn hạn chế ở một số cá nhân.


tạo điều kiện giải quyết công việc hiệu quả hơn.
*Ưu điểm
Vì là mô hình tập trung nên việc quản lý và làm thủ tục ban hành các văn
bản của cơ quan được cụ thể, rõ ràng, hợp logic;
Giúp văn thư của cơ quan theo dõi, kiểm tra, thống kê và quản lí văn bản
đi, văn bản đến được thuận lợi;
Thực hiện, giải quyết các nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước;
Giúp cơ quan tiết kiệm được cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự làm
công tác văn thư;
Việc áp dụng các trang thiết bị hiện đại đã làm tăng năng suất công việc.
*Nhược điểm
Phần lớn cán bộ văn thư còn phải kiêm nhiệm lưu trữ nên đôi khi công
việc còn quá tải dẫn đến chất lượng công việc còn chưa cao.Việc sắp xếp tài liệu
còn cồng kềnh, các tài liệu còn phân bổ, chưa được chỉnh lỷ hiệu quả
Sắp xếp các trang thiết bị, nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa khoa học;
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giao
công văn đi, đến thực hiện chưa đồng bộ;
Một số phòng ban chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư
vì vậy chỉ đạo điều hành chưa chặt chẽ.
2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung sự chỉ đạo của lãnh đạo Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cục Văn thư
– Lưu trữ nói riêng đã có sự quan tâm sâu sắc đến công tác văn thư. Cụ thể là
qua nhiều văn bản liên hệ công tác về công tác Văn thư – Lưu trữ.
Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: cán bộ Văn thư – Lưu trữ được
đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ, ý thức và tinh thần trách nhiệm cao cùng với
kinh nghiệm lâu năm đã đáp ứng được những yêu cầu của công việc.
Về thể thức : các văn bản do Chi cục Văn thư – Lưu trữ ban hành đều
được đảm bảo về mặt thể thức và nội dung. Sau khi soạn thảo văn bản sẽ được

Trong quá trình thực tập em nhận thấy tài liệu lưu trữ của Chi cục Văn
thư – Lưu trữ từ năm 2000 đến 2014 , em thấy chất lượng tài liệu trong kho
tương đối tốt, các tài liệu được bảo quản trong kho chủ yêu là các tài liệu có giá
trị vĩnh viễn, 20 năm hay một số tài liệu bản quản có tính thời hạn bằng số lượng
năm.
-bảo quản tài liệu lưu trữ :
Cán bộ làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu trữ nhất thiết phải lập biên
bản vào sổ nhập tài liệu, có ký nhận của bên giao tài liệu.
Kho lưu trữ cần có đầy đủ các trang thiết bị như máy điều hào nhiệt độ,
máy hút bụi, giái sắt, cặp hộp đựng tài liệu…
Đối với việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo đúng quy
định của pháp luật.
Nguyễn Thị Mai Phương

18

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

-những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác lưu trữ:
+Công văn số: 228/CCVTLT-TTCL ngày 29/8/2012 Về việc thẩm tra tài
liệu hết giá trị của văn phòng Đoàn đại biểu QH và HĐND thành phố Hà Nội.
+Công văn số:109/CCVTLT-QLVTLT ngày 07/06/2013 Về việc kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ.
+ Kế hoạch số: 307/ KH- CCVTLT ngày 15/5/2014 về việc Kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ năm 2012.

nào cán bộ phòng Hành chính- Tổ chức cũng xây dựng theo đúng thời gian quy
định, vẫn tồn tại một số tuần bị chậm tiến độ, dẫn đến ảnh hưởng hoạt động của
toàn bộ cơ quan trong tuần làm việc đó. Hơn nữa thông tin được thông báo
chậm, việc xử lý công việc cũng bị ảnh hưởng.
(xem phụ lục số 06: mẫu kế hoạch công tác tuần )
1.2.Lịch công tác tháng
-Kế hoạch công tác tháng Kế hoạch công tác tháng là văn bản cụ thể hóa
chương trình kế hoạch công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý,
bao gồm những công việc mà cơ quan cần phải bổ sung, điều chỉnh và thực hiện
trong tháng. Những công việc cần thực hiện trong một tháng phải được ưu tiên
sắp xếp theo mức độ quan trọng.
( xem phụ lục số 07 mẫu kế hoạch công tác tháng)
Nguyễn Thị Mai Phương

20

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

1.3. Kế hoạch công tác năm
Kế hoạch công tác năm là văn bản thể hiện những nhiệm vụ, phương
pháp của Trung tâm trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, đề án về cơ chế
chính sách, quy hoạch,…. Bản kế hoạch công tác năm phải đảm bảo thành phần
thể thức cũng như nội dung quy định, đưa ra được phương hướng, nhiệm vụ cụ
thể để tiến hành thực hiện trong những năm tiếp theo, và dựa vào đó các phòng
có thể hình dung ra được nhiệm vụ cơ bản và đưa ra phương pháp thực hiện sao

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
Nguyễn Thị Mai Phương

21

Lớp Quản trị Văn Phòng k7B


Báo cáo thực tập tôt nghiệp

Khoa Quản trị Văn phòng

trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của Chi cục
2.Đối tượng áp dụng
Cán bộ, công chức, viên chức và những người được giao thực hiện nhiệm
vụ (gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức) tại Chi cục.
Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1.Trách nhiệm của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu tr
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền;
2.Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp
a, giúp Chi cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
công tác văn thư – lưu trữ tại Chi cục; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng thuộc Chi cục;
b, xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
3.Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức