Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................1
B NỘI DUNG...........................................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP....3
I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp...................3
1.Vị trí và chức năng...............................................................................................................3
2.Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................................................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư pháp..............6
1. Vị trí, chức năng:.................................................................................................................6
2. Chức năng của Văn phòng Bộ Tư pháp...............................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................................10
II . Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính văn phòng của cơ
quan........................................................................................................................................12
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...............................................................................12
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mư, tổng hợp,giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho cơ quan................................................................................................12
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
...............................................................................................................................................14
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Tư pháp.
........................................16
1.4. Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..............17
1.5. Công tác hình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở cơ
quan........................................................................................................................................18
2.Khảo sát về công tác Văn thư............................................................................................19
2.1. Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.......................................................19
Đoàn Thị Chung
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình thay đổi của xu thế toàn cầu hoá, đất nước ta đã và đang
từng bước trưởng thành và chuyển mình, đi lên tư nước có nên nông nghiệp lạc
hậu trở thành một nước có nền kinh tế phát triển khá ổn định. Với chính sách, chủ
trương của Đảng và Nhà nước cùng với một nền hành chình hợp lý đang đưa nước
ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới.
Công tác Hành chính văn phòng được ví như “một cây cầu”. Cầu càng vững
chắc, gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả các phương tiện và mọi người qua lại.
Cũng như vậy nền hành chính của chúng ta càng gọn nhẹ, chặt chẽ, chính xác thì
càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận và tin tưởng hơn. Điều quan trọng cây cầu
đó có vươn xa ra ngoài để hoà nhập với sự thay đổi của thế giới.
Trong công tác hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành,
phối hợp mọi hoạt động của cơ quan.Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác hành chính càng nắm vai
trò quan trọng. Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quan quyết
định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan. Văn phòng hoạt động hiệu quả
giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủ động trong
quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan.
Văn phòng không còn là đơn vị quản lý giấy tờ, hồ sơ, sổ sách mà trở thành
một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong quá trình điều hành,
Người ta thường nói “ Trăm hay không bằng tay quen”. Với quá trình thực
tập tại cơ quan đã cho tôi rất nhiều bài học kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau
này và rèn luyện cho tôi một tác phong làm việc của cán bộ văn phòng tương lai.
Việc thực tập tại cơ quan là điều cần thiết để tôi có thể khẳng định khả năng
và hoàn thiện mình hơn. Qua đợt thực tập này tôi đã đúc kết mọi kiến thức để trang
bị cho bản thân, qua đó tiến hành viết “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp” với chuyên
ngành Quản trị Văn phòng và bố cục gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Hành chính Văn phòng của Bộ Tư pháp
I . Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập.
II . Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý và hoạt động công tác Hành chính
Văn phòng của cơ quan.
1. Tổ chức công tác Văn phòng.
2. Khảo sát về công tác Văn Thư.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.
Phần II: Chuyên đề thực tập “Nghiệp vụ hành chính của Bộ Tư pháp.
Phần III: Kết luận và Đề Xuất:
Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và viết báo cáo tốt
nghiệp. Trong suy nghĩ và hành động tôi luôn cố gắng, nỗ lực, phấn đấu hết mình
trong mọi việc, nhưng chắc rằng còn nhiều thiếu sót và chưa đáp ứng được hết
những yêu cầu mà Khoa và Nhà trường đã đặt ra.
Kính mong các thầy cô xem xét, đánh giá và góp ý một cách chân thành nhất
để bài báo cáo của Tôi được hoàn thiện hơn.
Qua đây tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô và quý cơ quan đã tạo điều kiện
cho tôi co cơ hội được tiếp xúc với công việc thực tế, qua đó tôi cũng học hỏi
được nhiều công tác nghiệp vụ cho mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng,
Đoàn Thị Chung
3
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và các nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
định, nghị quyết của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm đã được phê duyệt và các dự án, đề án khác theo sự phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; việc ký kết, phê chuẩn, phê duyệt hoặc gia
nhập và biện pháp bảo đảm thực hiện điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước
hoặc nhân danh Chính phủ về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ.
2. Trình Chính phủ về chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch phát
triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ
tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý nhà nước của Bộ.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án đã
nghiên cứu khoa học pháp lý; xây dựng và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch
nghiên cứu khoa học; phát triển và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học pháp lý
trong việc cải cách pháp luật, cải cách hành chính, cải cách tư pháp và trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
20. Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; xây dựng và phát triển các cơ sở
dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật, thi hành án, giao dịch bảo đảm,
công chứng, hộ tịch, giám định, lý lịch tư pháp và các cơ sở dữ liệu khác phục vụ
yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ.
21. Quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công trong các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
22. Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi chính phủ tham gia các
hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy
định của pháp luật; xử lý hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý
các hành vi vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi chính phủ theo quy định của
pháp luật; phê duyệt Điều lệ của Tổ chức luật sư toàn quốc.
23. Kiểm tra, thanh tra.
24. Cải cách hành chính.
25. Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức chuyên môn ngành
Tư pháp để Bộ Nội vụ ban hành; ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch viên
chức chuyên môn ngành Tư pháp sau khi có ý kiến thẩm định của Bộ Nội vụ; ban
Đoàn Thị Chung
5
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
động của cơ quan Bộ.
Đoàn Thị Chung
6
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quy
định của pháp luật.
2. Chức năng của Văn phòng Bộ Tư pháp
1. Xây dựng, trình Bộ trưởng chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và
hàng năm của Văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát
triển dài hạn và hàng năm của ngành Tư pháp.
2. Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm định, góp
ý các dự thảo văn bản, đề án do Bộ trưởng giao.
3. Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, văn
bản, đề án thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
4. Về xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình tình hình thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Ngành:
a) Xây dựng, trình Bộ trưởng quyết định chương trình, kế hoạch công tác
năm, quý và tháng của Bộ, Ngành; chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạo
Bộ; hướng dẫn các Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tư pháp hàng năm;
b) Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và việc
cấp trên, các Bộ, Ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác;
đ) Tổ chức các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo Bộ với các đơn vị; chủ trì
hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu để lãnh đạo
Bộ đi công tác hoặc tham dự các hội nghị, hội thảo.
6. Về quản lý công tác báo chí, xuất bản của Bộ:
a) Hướng dẫn việc thực hiện quy hoạch mạng lưới báo chí của Bộ sau khi
được Bộ trưởng phê duyệt;
b) Theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ, phương hướng và kế hoạch hoạt động
của cơ quan báo chí, xuất bản theo đúng tôn chỉ, mục đích, đối tượng phục vụ và
các nội dung khác được quy định trong giấy phép, quy định pháp luật và phân cấp
của Bộ;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ, các cơ quan, tổ chức có liên
quan thực hiện công tác thông tin, báo chí, tổ chức họp báo định kỳ và đột xuất về
các hoạt động của Bộ, ngành Tư pháp;
d) Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Bộ Tư pháp theo quy định
củapháp luật và của Bộ; điểm tin báo chí hàng ngày phục vụ công tác quản lý, điều
hành của Lãnh đạo Bộ.
7. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ, các cơ quan, tổ chức có liên
quan thực hiện hoạt động tuyên truyền về ngành Tư pháp.
8. Về cải cách hành chính:
a) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ cải cách thể chế;
Đoàn Thị Chung
8
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong cơ quan Bộ và việc thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở và
Đoàn Thị Chung
9
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
các Quy chế khác của Bộ theo quy định.
15. Sơ kết, tổng kết; thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh vực công
tác của Văn phòng theo quy định của pháp luật.
16. Kiểm tra, tham gia thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định
của pháp luật và phân cấp của Bộ.
17. Tham gia nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, phổ biến giáo
dục pháp luật theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
18. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, người lao
động theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
19. Phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Bộ chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ.
20. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật hoặc
do Bộ trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức
a) Lãnh đạo Văn phòng:
Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng và không quá 03 (ba) Phó
Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về
+ Phòng/ban: Văn phòng Bộ KH&CN
+ Mã số công việc: Cvp001
+ Hệ số trách nhiệm lãnh đạo: 1.0
+ Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
- Giúp Bộ trưởng điều phối các hoạt động của Bộ;
- Quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động của Văn phòng;
- Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ trương,
chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng;
- Phối hợp đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ trong việc giải quyết, thực các
công việc có liên quan;
- Chủ trì và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện công tác hành chính văn phòng;
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ mọi mặt hoạt động của Văn phòng cho
lãnh đạo Bộ;
- Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
+ Quan hệ công tác:
Chánh Văn phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quy
chế làm việc của Bộ, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định
pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chức hoạt động của
các đơn vị trực thuộc Văn phòng.
+ Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
- Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc
Đoàn Thị Chung
11
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Đoàn Thị Chung
12
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Tham mưu là văn phòng tham mưu cho thủ trưởng về tổ chức, quản lý, điều
hành, giám sát và kiểm tra các hoạt động của cơ quan. Hoạt động của cơ quan phụ
thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý). Bởi
vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào
các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những
người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra
những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những
phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ
ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp
trợ giúp lãnh đạo.
Tổng hợp là văn phòng phải phân tích, xử lỳ thông tin về nhiều vấn đề liên
quan đến hoạt động quản lý của cơ quan. Ngày nay, đối với các hoạt động y tế
cũng như đối với mọi hoạt động khác trong xã hội, thông tin có ý nghĩa rất to lớn
và được xem như nguồn tài nguyên quan trọng nhất cho sự phát triển. Nguồn thông
tin thường rất phong phú và đa dạng, nó hiện diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin được
thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị. Thông tin thường được tiếp
nhận từ hai loại: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống.
Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, luôn luôn đi liền
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, lịch
làm việc và các quyết định quản lý;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ
về hoạt động của cơ quan;
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn
phòng được giao soạn thảo. Nếu là văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo
thì văn phòng chỉ cần thẩm định về hình thức và pháp chế văn bản. Còn nếu văn
bản do văn phòng soạn thảo, thì ngoài trách nhiệm thẩm định hình thức và pháp
chế văn bản, văn phòng còn phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình lên
lãnh đạo phê duyệt.
* Ví dụ trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Bộ trưởng Hà Hùng Cường muốn tìm hiểu về tình hình hoạt động và làm
việc của Văn phòng Bộ.
Nhiệm vụ sẽ được giao cho 1 chuyên viên phụ trách tiến hành thu thập thông
tin này từ nhiều nguồn khác nhau.
Khi có được thông tin tiến hành kiểm tra, rà soát độ chính xác của thông tin.
→ Sau đó sẽ trình Bộ trưởng để lãnh đạo cơ quan quyết định.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan.
*Chương trình công tác năm:
Chậm nhất vào 31/10 hàng năm đơn vị trực thuộc Bộ gửi văn phòng danh
Đoàn Thị Chung
14
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bằng việc xây dựng và thực hiện các chương trình kế hoạch theo phương
thức trên, nhìn chung hoạt động của Văn phòng đạt được hiệu quả khá cao. Tuy
nhiện việc thực hiện kế hoạch trên thực tế vẫn chưa đạt được như mong muốn. Tức
là mức độ hoàn thành kế hoạch theo mục tiêu không đạt được 100%. Ở Bộ, việc
Đoàn Thị Chung
15
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
thực hiện kế hoạch cũng đạt được 75% so với kế hoạch đã đặt ra. Điều này có thể
giải thích do có nhiều công việc đột xuất và văn phòng chịu bị động từ nhiều phía
(có thể từ trên đưa xuống, cũng có thể từ dưới đưa lên). Từ đó ta có thể thấy rằng,
có 2 nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch của văn phòng là
những yếu tố xảy đến bất ngờ và những biến động của ngoại cảnh. Như vậy, các
văn phòng hiện nay tuy rất chú trọng trong việc lập kế hoạch theo mục tiêu và
khoa học nhưng vẫn còn thiếu sót chưa tính hết những tác động ảnh hưởng tới việc
thực hiện kế hoạch bằng những kế hoạch dự phòng.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Phụ lục 3)
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Tư pháp.
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự
phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các hội nghị thường
có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục đích nhằm tổ
chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá những kết quả của
việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ và
Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở
vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
* Trong quá trình hội nghị làm việc
Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị đăng cai hội nghị tổ chức
đón tiếp đại biểu. Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội nghị để
phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác thường
trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị làm việc.
Cùng với đơn vị chủ trì, văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
* Sau khi hội nghị bế mạc
Văn phòng đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông báo kết quả
hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn thành
hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo văn phòng tổ chức bổ sung những
việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của Bộ Tư pháp (Phụ lục 4)
1.4. Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo
Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:
Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác
Đoàn Thị Chung
17
Lớp CĐ QTVPK7C
nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
Sơ đồ Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 5)
1.5. Công tác hình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
Văn hóa công sở cơ quan.
Đoàn Thị Chung
18
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Nhìn chung các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều ăn mặc
gọn gàng, lịch sự;
- Khi thực hiện nhiệm vụ thì cán bộ, công chức viên chức không được đi dép
lê, guốc, giày thể thao; Nam giới không được bỏ áo ngoài quần; Nữ giới không
được mặc áo không có tay, minizýp;
- Lễ phục của nam cán bộ, nhân viên là bộ comple, áo sơ mi, cravat, đi giày
da;
- Lễ phục của nữ giới là áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
- Các cán bộ đeo thẻ khi đến cơ quan. Thẻ có ảnh, họ và tên, chức danh, số
hiệu.
- Trong giao tiếp và ứng xử, các cán bộ, nhân viên có thái độ lịch sự, tôn
trọng. Ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc không nói tục, nói tiếng nóng.
- Trong giao tiếp với nhân dân có thái độ nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải
thích rõ ràng, cụ thể về quy định liên quan đến giải quyết công việc.
phòng.
-Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều đượ quy định rõ ở
những văn bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu tiên đến khâu cuối. Chủ
yếu thực hiện theo Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sử dụng con dẫu lẫn
việc bảo quản công tác Văn thư và phục vụ khai thác từ các đơn vị, công tác lập
Hồ sơ được thực hiện tốt.
* Ưu điểm:
Về thể thức, kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản của Bộ Y tế cơ bản được
áp dụng theo đúng văn bản hướng dẫn của Nhà nước.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản được Bộ quy định rất rõ ràng theo đúng
quy định của Pháp Luật;
- Các chuyên viên văn phòng làm công tác soạn thảo văn bản của Bộ đều nắm
chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản từ thể thức đến nội dung văn bản;
- Các bước cơ bản của quá trình soạn thảo văn bản được thực hiện rất nghiêm
chỉnh, thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở;
- Văn bản khi đã được thảo ra đều được trình lên Lãnh đạo ký nháy để kiểm
tra tính chính xác về nội dung và thể thức của văn bản;
- Đảm bảo được đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước mang tinh
khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định;
- Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền và
hiệu lực pháp lý;
- Ngôn ngữ là ngôn ngữ hành chính, khách quan, mạch lạc dễ hiểu, thể hiện
quyền lực của pháp luật, ý chí nhà nước.
* Nhược điểm:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mặc dù đã có sự hỗ trợ của Thông tư
Đoàn Thị Chung
20
Lớp CĐ QTVPK7C
cử cán bộ soạn thảo văn bản đi học tập, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ, cũng
như về đạo đức nghề nghiệp.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu thập những tài liệu theo quy định tại
Đoàn Thị Chung
21
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 về bảo vệ tài
liệu quốc gia.
- Thông báo cho các đơn vị trong Bộ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp.
- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp và
thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo BM-QLH3-LT-02.
- Xác định nguồn của tài liệu, thành phần tài liệu, phân chia các nguồn tài
liệu vào mạng lưới kho lưu trữ…
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ sau khi thu thập về kho được tổ chức phân loại, sắp xếp
tài liệu một cách khoa học đúng theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ giúp cho việc sử
dụng khai thác và bảo quản đựơc thuận lợi có hiệu quả.
- Công tác chỉnh lý được quy định tại công văn 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19/5/2005 về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu và sổ tay chất lượng…
- Hàng năm phải tổ chức chỉnh lý tài liệu, để bổ sung những tài liệu còn
lại yêu cầu.
Đoàn Thị Chung
23
Lớp CĐ QTVPK7C
Copyright: Tài liệu đại học ©