Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................... 1
PHẦN IV. PHỤ LỤC.................................................................................................. 2
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
PHẦN I....................................................................................................................... 3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP & PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN............................................................................................................. 3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn..................3
1. Sơ lược về lịch sử hình thành Bộ nông nghiệp & PTNT..................................................................................3
2. Vị trí và chức năng............................................................................................................................................3
3. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................................................................3
4. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT...................5
1. 1. Vị trí, chức năng...........................................................................................................................................5
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................................................................................5
1.3 Cơ cấu tổ chức ...............................................................................................................................................6
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng Bộ Nông
nghiệp và PTNT....................................................................................................................................................6
1. Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn phòng................................................................................................6
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho Bộ.......................................................................................................................................6
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp..................................................................................................................6
1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần......................................................................................................7
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Bộ Nông nghiệp và PTNT..8
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị ............................................................................................................9
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.......................................................12
1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp và PTNT......13
1.5.1. Công tác triển khai....................................................................................................................................13
1.5.2. Công tác thực hiện....................................................................................................................................14


PHẦN III................................................................................................................... 40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................................................... 40
I. Nhận xét, đánh gía chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và
PTNT...................................................................................................................................................................40
1. Công tác văn phòng........................................................................................................................................40
2. Công tác văn thư.............................................................................................................................................43
3. Công tác lưu trữ..............................................................................................................................................44
II. Đề xuất và giải pháp.......................................................................................................................................45
1. Công tác văn phòng........................................................................................................................................45
2. Công tác văn thư.............................................................................................................................................46
3. Công tác lưu trữ..............................................................................................................................................47

KẾT LUẬN............................................................................................................... 48
PHẦN IV..................................................................................................................... 1
PHỤ LỤC................................................................................................................... 1

PHẦN IV. PHỤ LỤC

SV: Lê Thị Phượng
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là trung tâm nhận thông tin và xử lý thông tin. Mọi thông tin
bằng văn bản hay từ các phương tiện khác nhau đều được văn phòng sàng lọc và
đưa ra những kết luận đúng đắn nhất, tối ưu nhất phục vụ cho quá trình hoạt
động của cơ quan. Nhận thấy được tầm quan trọng đó, Trường Đại học Nộ vụ


2
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP &
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông
nghiệp & Phát triển nông thôn.
1. Sơ lược về lịch sử hình thành Bộ nông nghiệp & PTNT.
Bộ là cơ quan trực thuộc Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước.
Trong quá trình kế thừa và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới và tổ chức
các cơ quan hành chính nhà nước, Chính phủ đã đề ra kế hoạch sắp xếp các Bộ
quản lý ngành hiện có theo hướng từ quản lý đơn ngành sang đa ngành, đa lĩnh
vực có chức năng gần giống nhau nhằm giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt của
các Bộ để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp,
Lâm nghiệp, Thủy lợi và Phát triển nông thôn.
Tại kỳ họp VIII ( từ ngày 03/10 – 18/10/1995) Quốc hội X đã thông qua
Nghị quyết về thành lập Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn ( sau đây gọi
tắt là Bộ Nông nghiệp & PTNT) trên cơ sở hợp nhất Bộ Nông Nghiệp, Bộ Lâm
nghiệp và Bộ Công nghiệp thực phẩm – Thủy lợi.
Hiện nay chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nông nghiệp &
PTNT được quy định tại Nghị định 199/2013/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành
ngày 26/11/2013.
2. Vị trí và chức năng
Bộ Nông nghiệp và PTNT là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực : Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp,

quản lý tài chính, tài sản và thực hiện ngân sách được giao…
Ngoài ra, Bộ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
4. Cơ cấu tổ chức
Bộ Nông nghiệp và PTNT là một cơ quan lớn vì vậy cơ cấu tổ chức của
Bộ tương đối phức tạp, gồm nhiều đơn vị tổ chức và được chia làm 3 khối lớn:
- Các cơ quan quản lý nhà nước: 7 Vụ, 8 Cục, 3 Tổng Cục, Văn phòng Bộ
và Thanh tra Bộ;
- Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ: Viện Chính sách và Chiến lược phát
triển nông nghiệp nông thôn, Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và PTNT I,
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và PTNT II, Trung tâm Tin học và Thống
kê, Báo Nông nghiệp Việt Nam, Tạp trí Nông nghiệp và PTNT.
Vụ Tổ chức cán bộ được tổ chức 6 phòng; Vụ Khoa học, Công nghệ và
SV: Lê Thị Phượng

4
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Môi trường được tổ chức 5 phòng; Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 4 phòng;
Vụ Pháp chế được tổ chức Phòng kiểm soát thủ tục hành chính. Cục Bảo vệ thực
vật, Cục Thú y được thành lập chi cục.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và PTNT xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Nông nghiệp và PTNT.
1. 1. Vị trí, chức năng
- Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và PTNT có chức năng
tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt

phân cấp của Bộ trưởng.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 01 tháng 4 năm 2014 quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, cơ
cấu Văn phòng Bộ gồm:
- Lãnh đạo văn phòng: Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng do
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT bổ nhiệm và miễn nhiệm theo quy định.
- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
- Đơn vị sự nghiệp công lập
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ xem phụ lục 02)
(Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên phòng lưu trữ xem
phụ lục 03)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT
1. Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn phòng
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu
được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và
tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành
công việc một cách bình thường.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện các chức
năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Bộ.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,
sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến
lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
-Văn phòng Bộ tham mưu, đề xuất trong xây dựng, điều hành công việc
của lãnh đạo Bộ, của cơ quan Bộ cũng như tham mưu, đề xuất trong xây dựng,
SV: Lê Thị Phượng

6

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và các cán bộ trông cơ
quan;
- Hướng dẫn các cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp;
- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép.
SV: Lê Thị Phượng

7
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Nó tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan;
- Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ
quan. Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị…nếu được
quản lý, sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hóa những
hoạt động của con người và tăng cường hiệu năng của thiết bị;
- Các loại công việc khác như: phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại của cán
bộ lãnh đạo; phục vụ ăn uống hàng ngày cho các phòng làm việc; phục vụ việc
tiếp khách cơ quan; phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan; phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ;
bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Ví dụ:
Khi tổ chức hội nghị phòng Tổng hợp ( Văn phòng Bộ) sẽ thu thập, chọn
lọc những thông tin liên quan đến hội nghị để lãnh đạo Bộ đưa ra thảo luận
trước hội nghị, đưa ra những ý kiến chỉ đạo hợp lý. Hàng năm phòng Quản trị y tế ( văn phòng Bộ) sẽ thống kê, kiểm tra các trang thiết bị văn phòng nếu cần
sửa chữa thì sẽ tiến hành sửa chữa, thiếu thì sẽ báo cáo lãnh đạo mua bổ sung.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Bộ Nông nghiệp và PTNT.
Chương trình công tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớn

thu thập truyền đạt thông tin khác để đảm bảo cho thông tin được lưu truyền
thông suốt.
Hàng năm Bộ NN&PTNT đã tổ chức hàng trăm các hội nghị lớn, nhỏ
nhằm mục đích trên. Trong thời gian thực tập tại phòng Lưu trữ của Bộ
NN&PTNT em đã được tham dự một số hội nghị nên đã nắm rõ phần nào về
quy trình tổ chức hội nghị.
Quy trình tổ chức hội nghị:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức:
+ Lãnh đạo Bộ quyết định chủ trương tổ chức hội nghị.
+ Phòng Tổng hợp xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức trình Lãnh đạo Bộ
phê duyệt.
+ Phòng Hành chính nhân bản và chuyển tờ trình kế hoạch tổ chức đã
được phê duyệt tới các đơn vị liên quan.
+ Chánh Văn phòng Bộ quyết định thành lập Ban tổ chức Hội nghị. Ban
tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và thành viên.
- Chuẩn bị hôi nghị:
+ Đăng ký lịch tổ chức hội nghị với Văn phòng Bộ.
SV: Lê Thị Phượng

9
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
+ Dự thảo giấy mời (theo danh sách đã được duyệt) trình lãnh đạo
Bộ/lãnh đạo Văn phòng Bộ ký, chuyển phòng Hành chính nhân bản, phát hành.
+ Phòng Hành chính: nhân bản và phát hành giấy mời theo danh sách
trong tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị; tổng hợp số lượng đại biểu mời; tiếp
nhận tài liệu, báo cáo đã được lãnh đạo Bộ phê duyệt nhân bản; tổng hợp số

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
( Quy trình tổ chức hội nghị xem phụ lục 05)
Lập hồ sơ hội nghị
- Phòng Hành chính lập hồ sơ hội nghị và bàn giao cho phòng Lưu
trữ lưu.

SV: Lê Thị Phượng

11
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng

STT
1
2
3
4
5

Loại hồ sơ
Tờ trình kế hoạch
tổ chức hội nghị
Các báo cáo
Chương trình
hội nghị
Thông báo kết luận

diễn ra hội nghị
Trong năm
diễn ra hội nghị

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Văn phòng Bộ là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, Lãnh đạo Bộ cũng thường xuyên đi công tác tại các tỉnh, trung tâm, bộ
phận thường trực Bộ. Vì thế khâu tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là
một trong những khâu khá quan trọng, mục đích của chuyến đi công tác là
thường hội họp, hội thảo, hội nghị bao giờ cũng gắn kết với giải quyết công việc
và thiết lập các mối quan hệ cho cơ quan, tùy vào tính chất,mức độ của chuyến
đi để lựa chọn các phương tiện sao cho phù hợp như: tàu,ô tô, máy bay.Tất cả
các chuyến đi công tác của Lãnh đạo đều được giao cho cán bộ Văn phòng sắp
xếp và đưa vào lịch làm việc. Đồng thời cũng giúp cho người thư ký chuẩn bị tài
liệu nhanh và tốt hơn.
(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan – Xem
phụ lục 06)
Nhận xét :
- Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của Bộ được thực
SV: Lê Thị Phượng

12
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
hiện chặt chẽ ở tất cả các khâu, phân chia trách nhiệm cho từng đơn vị một cách
rõ ràng.

Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và PTNT.
Quy chế gồm có 3 chương và 16 điều quy định các nộ dung cụ thể như:
- Nguyên tắc thực hiện văn hóa công sở;
- Các hành vi bị cấm;
- Trang phục, lễ phục, thẻ, phù hiệu;
- Giao tiếp, giao tiếp với nhân dân, giao tiếp qua điện thoại;
- Bài trí công sở.
Ngày 4 tháng 12 năm 2013 Bộ Nông nghiệp và PTNT đã ban hành quyết
định số 2853/QĐ-BNN-VP về việc thành lập Đoàn kiểm tra thực nhiện xây
dựng đời sống văn hóa công sở cơ quan Bộ năm 2013.
1.5.2. Công tác thực hiện
a) Ưu điểm
Việc thực hiện quy chế văn hóa công sở tại Bộ những năm qua đã đạt
được nhiều kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan,
đơn vị và tạo sự chuyển biến rõ rệt trong nhận thức, ý thức trách nhiệm về tu
dưỡng rèn luyện, chấp hành chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp
luật của nhà nước trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
Nguyên tắc thực hiện văn hóa công sở
- Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội.
- Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuyên
nghiệp, hiên đại; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa
nền hành chính nhà nước.
- Phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan và Quy chế công vụ
của Bộ.

những sai lầm đáng kể như:
- Thái độ thiếu nhã nhặn, ăn nói cộc lốc với dân,cấp dưới, với đồng
nghiệp thì thiếu sự hợp tác vẫn còn tồn tại ở một số cán bộ;
- Chưa thực hiện nghiêm túc việc đeo thẻ trong khi thực hiện công vụ;
- Vẫn còn tình trạng đi muộn về sớm;
- Một số cán bộ còn hút thuốc trong phòng làm việc;
- Việc nấu ăn và ăn trong phòng làm việc chưa được quán triệt;
- Tình trạng thờ cúng, thắp hương trong phòng làm việc vẫn còn;
- Sử dụng điện thoại ở cơ quan vào việc cá nhân;
- Một số công chức, viên chức mang con nhỏ tới cơ quan làm ảnh hưởng
tới chất lượng công việc;
SV: Lê Thị Phượng

15
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Kéo bè phái, gây mâu thuẫn giữa các đồng nghiệp với nhau.
c) Giải pháp
- Có các biện pháp cưỡng chế nghiêm khắc đối với các trường hợp vi
phạm quy chế văn hóa công sở.
- Các cán bộ, nhân viên phải biết xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hòa đồng
với mọi người trong và ngoài cơ quan. Phải biết lắng nghe những chia sẻ, giúp
đỡ đồng nghiệp lúc gặp khó khăn.
- Chú ý đến lời ăn, tiếng nói trong giao tiếp hàng ngày với mọi người.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu, nhận xét và đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan.

- Các văn bản do lãnh đạo Bộ ký:
+ Văn bản quy phạm pháp luật
+ Quyết định cá biệt
+ Công văn hành chính
+ Chỉ thị, thông tư
+ Văn kiện hợp tác quốc tế.
- Các văn bản do lãnh đạo Cục, Vụ ký
+ Công văn hành chính
+ Quyết định cá biệt
+ Các văn bản, giấy tờ khác.
Lưu đồ quá trình soạn thảo và ban hành văn bản ( Xem phụ lục 06)
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:
Bộ đã ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản (ban hành
kèm quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ Nông nghiệp và PTNT).
Hàng năm Bộ phát hành trung bình khoảng trên 20000 văn bản các loại,
các đơn vị phát hành từ 300 – 1200 văn bản các loại; các khâu nghiệp vụ thực
hiện đúng quy định. Việc lưu văn bản được thực hiện theo quy định ngay tại
Văn thư, văn thư lập hồ sơ nộp vào lưu trữ đơn vị.
Tuy nhiên hiện nay công tác tiếp nhận và xử lý văn bản còn nhiều tồn
đọng như những văn bản do điều kiện thời gian hoặc do lãnh đạo đi vắng nên
việc trình ký chậm chạp hoặc không đúng quy định.
Quy trình tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi được tiến hành như sau:
Bước 1. Văn bản sau khi soạn xong sẽ chuyển lên xin ý kiến lãnh đạo văn
phòng; Lãnh đạo văn phòng xem xét nếu không có vấn đề gì thì chuyển lên cho
SV: Lê Thị Phượng

17
Lớp QTVP K7A



Đơn vị

Người

Nơi

thảo

ký

nhận

5

6

7

c) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
- Văn bản đến được văn thư Bộ xem xét và phân loại mỗi ngày 4 lần.Công
tác quản lý văn bản đến tuy còn thiếu xót và hạn chế nhưng về cơ bản cán bộ,
công chức trong tổ văn thư đều thực hiện một cách nghiêm túc. Các văn bản đến
hàng ngày đều được văn thư phụ trách văn bản đến nhập vào máy tính cẩn thận,
chuyển giao đúng thủ tục. Mỗi loại văn bản đến đều được nhập vào một loại sổ
riêng biệt để dễ dàng quản lý và theo dõi.
- Hàng ngày văn thư tiếp nhận và xử lý 70 – 120 văn bản, giấy tờ đến; văn
thư các đơn vị cũng tiếp nhận trung bình 15 – 20 văn bản, các loại giấy tờ đến.
Mồi năm bình quân đăng ký và tiếp nhận từ 24000 – 25000 văn bản.
*Quy trình giải quyết và xử lý văn bản đến được tiến hành như sau:


hiệu VB

tháng VB

nội dung

người ký

1

2

3

4

Người
nhận bản

Ghi chú

lưu
5

6

d) Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Đây là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là nguồn bổ sung
chủ yếu không bao giờ cạn cho công tác lưu trữ. Năm 2008, Văn phòng Bộ là cơ

con dấu đóng.
+ Chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm
quyền, tuyệt đối không đóng vào giấy trắng.
+ Dấu đóng vào văn bản luôn rõ ràng, đúng mầu mực dấu theo quy định
chung của nhà nước.
f) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Phần mềm quản lý văn bản đang được tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp, với
yêu cầu tiện ích và phục vụ tốt hơn việc quản lý, tra cứu thông tin, theo dõi và
đôn đốc qua trình xử lý văn bản, khép kín từ thông tin văn bản đến, quá trình xử
lý và kết quả xử lý, quản lý văn bản phát hành từ chuyên viên soạn thảo đến các
cấp ký trình, các cấp văn thư đến kính chuyển phát hành, lưu và chuyển lưu trữ.
Phần mềm sẽ được chuyển giao đến các đơn vị trong cơ quan Bộ để thống nhất
việc quản lý và phát hành văn bản.
Ưu điểm:
- Công tác Văn phòng thực hiện tốt, cử cán bộ làm công tác quản lý văn
bản của Bộ đảm nhiệm, thực hiện tốt quy định của Nhà nước, có sổ theo dõi
công văn đi, đến, có cán bộ quản lý con dấu của Văn phòng.
SV: Lê Thị Phượng

20
Lớp QTVP K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
- Công tác văn thư được tiến hành nhanh gọn, hiệu quả, cung cấp thông
tin kịp thời
+ Việc tiếp nhận và xử lý văn bản thuận tiện, dễ dàng
+ Tra tìm văn bản nhanh, chính xác
+ Cách làm việc khoa học, tiết kiệm sức lao động, giảm stress trong công việc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị Văn phòng
Do đặc thù là một Bộ lớn cơ quan Bộ có nhiều đơn vị được sáp nhập từ 04
Bộ: Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm, Bộ Lâm nghiệp, Bộ Thủy lợi
và Bộ Thủy sản nên khối lượng và trách nhiệm công việc tương đối nặng nề nên
lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo Văn phòng rất quan tâm và chú trọng đến công
tác hành chính, văn thư.
Trách nhiệm của chánh Văn phòng Bộ:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo cho lãnh đạo Bộ về những việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được Bộ trưởng giao và ký
những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi đi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Chỉ đạo Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trác công tác hành chính, văn
thư, lưu trữ thực hiện các công việc về văn thư như:
+ Xử lý các văn bản đến hàng ngày của Văn phòng Bộ như: tiếp nhận
công văn, văn bản đến từ văn thư nội bộ; đọc, phân loại công văn, văn bản đến;
dự thảo phân công, xử lý công văn, văn bản đến; trình Chánh Văn phòng Bộ xử
lý những công văn, văn bản vượt phạm vi quyền hạn; chuyển cho văn thư nội bộ
chuyển công văn, văn bản đến các cá nhân và đơn vị thực hiện theo phân công.
+ Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ về các nội dung liên quan đến
công tác văn thư như: kiểm duyệt công văn, giấy tờ do Phòng Hành chính gửi
Chánh Văn phòng Bộ duyệt; góp ý dự thảo văn bản liên quan đến công tác văn
thư;…
- Chỉ đạo Trưởng phòng Hành chính và Phó Trưởng phòng Hành chính
phụ trách công tác văn thư điều hành trực tiếp công tác văn thư: đôn đốc, hướng
dần và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư đối với
các đơn vị thuộc Bộ;đôn đốc việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ,

quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 03 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ
Nông nghiệp và PTNT);
- Công văn số 4326/BNN-VP ngày 5/9/2012 về việc kiểm tra công tác xây
dựng, ban hành và quản lý văn bản tại đơn vị trực thuộc Bộ.
2.3. Khảo sát về tình hình các nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn
Công tác lưu trữ là việc thu thập, lựa chọn, và lưu giữ lại các văn bản, hồ
sơ, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá
SV: Lê Thị Phượng

23
Lớp QTVP K7A