Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
PHẦN I...............................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA.................................................................2
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................................2
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO
ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................................................2
1. Khái quát về Bộ...............................................................................................................2
2. Chức năng.......................................................................................................................2
3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.........................................................................2
3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................2
3.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................................5
3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.......................................5
3.2.2. Lãnh đạo Bộ:.............................................................................................................5
3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ:.......................................6
3.3.1. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước...................................................6
3.3.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ:................................................................................8
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao độngThương binh và Xã hội.......................................................................................................9
1. Chức năng.......................................................................................................................9
2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................................9
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH..............................................................11
4. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng.................................................................11
III. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính................................13
1. Chức năng.....................................................................................................................13
2. Nhiệm vụ.......................................................................................................................13
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự............................................................................................13

2.1 Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan....................................................23
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội..........................................................................25
2.2.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng........................................................................25
2.2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ...........26
3. Khảo sát về tình hình công tác lưu trữ..........................................................................28
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan....................................................................28
3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................................28
3.1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................................28
3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................28
3.1.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................................28
3.2. Trách nhiệm của Bộ trưởng và Chánh văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã
hội trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ cử cơ quan..................................................29
3.2.1. Trách nhiệm của Bộ trưởng....................................................................................29
3.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ...................................................................30

Phần II................................................................................................................31
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................31
1.Xây dựng bộ mãu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm........................31
1.1Xây dựng lịch công tác tuần của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội......................31
1.2. Kế hoạch công tác năm của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội...........................33
2.Quy chế “ Văn thư – Lưu trữ” của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội.....................33
3.Quy chế “ Văn hoá công sở “ của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội......................33
4.Quy trình tổ chức hội nghị cho cơ quan.........................................................................33
5.Mô hình văn phòng hiện đại của Bô..............................................................................36
PHẦN III...........................................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT..............................................................................................38
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ TRONG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.......................................38

những buổi đi thực tế đầy thú vị trong quá trình học giúp em có được những kiến thức
cơ bản để hoàn thành tốt đợt thực tập này. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo
Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đặc biệt là các cô, chú, anh, chị
làm việc tại phòng Hành Chính Văn phòng Bộ đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong
quá trình thực tập tại cơ quan, giúp tôi có niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũng
như nhận biết được trách nhiệm trong công việc của một nhân viên văn phòng sau này.
Do hạn chế về thời gian nghiên cứu lên báo cáo này còn có những hạn chế và thiếu
xót, Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn....!
Hà nội, ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đỗ Văn Khảm

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 1Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1. Khái quát về Bộ
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nýớc trên cơ sở
hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh xã hội.
Sự phát triển của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội là kết quả của quá

2. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm, hàng năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, các công
trình, dự án quan trọng về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; các
dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều
hành của Thủ tướng Chính phủ.
3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền
quyết định của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực lao động, việc làm:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
b) Thống nhất quản lý về xuất khẩu lao động và chuyên gia, cấp và thu
hồi giấy phép hoạt động xuất khẩu lao động và chuyên gia.
6. Về an toàn lao động:
a) Chủ trì phối hợp các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ và
Thủ tướng Chính phủ.
b) Ban hành danh mục công việc nặng nhọc, độc hại, đặc biệt nặng nhọc,
độc hại; danh mục máy, thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an
toàn lao động; quy định và hướng dẫn thủ tục đăng ký và kiểm định các loại
máy thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về lao động theo yêu cầu
của Bộ Luật Lao động;
c) Phối hợp với Bộ Y tế ban hành các loại danh mục bệnh nghề nghiệp;
d) Thống nhất quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê báo cáo về tai nạn
xã hội;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 3Quản trị Văn phòng K7C

Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạy nghề, tạo
việ làm tái hòa nhập cộng đồng cho các đối tượng mại dâm và nghiện ma túy.
a) Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động.
b) Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 4Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
thuật vào lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội.
c) Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ
chế hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động
– Thương binh và Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý và chỉ đạo đối với các
đơn vị trực thuộc Bộ.
d) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở
hữu phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ
quản lý theo quy định pháp luật.
e) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu
cực và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về Lao động – Thương binh vã Xã hội.
f) Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính
của Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính Nhà nước
đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
g) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế,chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi
dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước về Lao động – Thương
binh và Xã hội ở địa phương.
h) Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
được phân bố theo quy định của pháp luật.


3. Vụ Hợp tác Quốc tế

12. Cục người có công

4. Vụ Bình đẳng giới

13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội

5. Vụ kế hoạch tài chính

14. Cục Việc làm

6. Vụ Pháp chế

15. Cục Bảo trợ xã hội

7. Vụ Tổ chức cán bộ

16. Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em

8. Thanh tra

17. Tổng Cục dạy nghề

9. Văn phòng

18. Các Ban Quản lý lao động ngoài

nước

chỉnh hình phục hồi chức năng và nghiên cứu khoa học của Bộ theo quy định
của pháp luật;
- Vụ Pháp chế: Có chức năng giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước bằng pháp luật về lao động, người có công và xã hội, tổ chức thực hiện
công tác xây dựng pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật kiểm tra việc thực
hiện pháp luật;
- Vụ Tổ chức Cán bộ: Giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý và tổ chức thực
hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp luật;
- Thanh tra: Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và
thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lao động người có công và xã
hội trên phạm vi cả nước, thanh tra hành chính đối với cơ quan, tổ chức và cá
nhân thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ việc thực hiện chính sách pháp luật
nhiệm vụ của đơn vị phòng chống tham nhũng tiêu cực, tiếp công dân giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;
- Văn phòng: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, thực
hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho
hoạt động của Bộ;
- Cục Quản lý Lao động ngoài nước: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về người lao động đi làm việc ở nước ngoài
theo quy định của pháp luật;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 7Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP

Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ 8Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
động, người có công và Xã hội;
- Quỹ bảo trợ trẻ em Việt Nam: Có chức năng vận dụng các nguồn tài trợ
trong nước và quốc tế để góp phần thực hiện mục tiêu bảo vệ, chăm sóc và giáo
dục trẻ em;
- Báo Lao động Xã hội: Cơ quan ngôn luận thuộc Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội có chức năng tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của
Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao động, người có công và xã hội;
- Trường Đào tạo - Bồi dưỡng cán bộ công chức Lao động Xã hội: Có
chức năng đào tạo và bồi dưỡng các cán bộ công chức cho Bộ.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
Căn cứ Quyết định số 199/QĐ-LĐTBXH ngày 30/01/2008 của Bộ trưởng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, Văn phòng Bộ có những chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
1. Chức năng
Văn phòng Bộ LĐTBXH là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ
trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý
cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều
kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Bộ LĐTBXH có các nhiệm vụ quyền hạn sau:

động; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định;
- Về Thi đua – Khen thưởng:
+ Trình Bộ và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ
niệm chương vì sự nghiệp Lao động, Thương binh và xã hội; xét tặng các danh
hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ;
+ Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, ngành và các cấp có thẩm quyền tặng các
danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ (kể cả khen
thưởng thành tích kháng chiến);
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng của
Bộ và cơ quan ngang Bộ;
- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền của Bộ, ngành; giúp Bộ theo
dõi và tổ chức cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng, các
tổ chức và cá nhân theo quy định của Nhà nước và của Bộ. Chủ trì, phối hợp với
các đơn vị liên quan duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử của Bộ;
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ10
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán
bộ, công chức trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính sách của Nhà nước và của
Bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Bộ phân công.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ LĐTBXH
- Văn phòng Bộ LĐTBXH có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn
phòng;
- Văn phòng Bộ LĐTBXH gồm các đơn vị: Văn phòng đại diện tại

Chuyên ngành QTVP
Phòng Tuyên truyền-Thi đua, Phòng Quản trị, Phòng Tài vụ, Phòng Quốc
phòng-An ninh, Đội xe, Nhà Khách, Nhà khách người có công, Đại diện
Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
7. Tính chất công việc: Quản lý cấp cao
II. Khái quát công việc
1. Tóm tắt về công việc của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Bộ Lao động-Thương
binh và Xã hội.
Chánh Văn phòng điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Văn
phòng, giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; chỉ đạo, kiểm tra công tác hành
chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động;
đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
2. Tư cách chức vụ
- Trình độ tối thiểu: + Thạc sĩ
+ Trình độ Tin học và Ngoại ngữ đạt trình B trở lên
- Yêu cầu kinh nghiệm: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm về công tác Văn
phòng và 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Nhu cầu năng lực chung:
+ Có phẩm chất chính trị, am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước;
+ Có năng lực lãnh đạo, khả năng tổ chức và sử dụng người tài;
+ Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định;
+ Có năng lực chuyên môn và tầm hiểu biết rộng;
+ Luôn chủ động, sáng tạo trong công việc.
3. Nhu cầu thể lực: Có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh về tim mạch…
4. Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính, từ tứ hai đến thứ sáu hàng
tuần ( trừ một số trường hợp đặc biệt như phải đi công tác hoặc hội nghị... )
5. Nơi làm việc: Tại Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.

trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ theo quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị
thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ
và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
- Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Cơ cấu tổ chức
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ13
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính gồm bốn bộ phận: Bộ phận Văn thư,
bộ phận lưu trữ, bộ phận photo- đánh máy, bộ phân Thư viện.
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính được cụ thể hóa qua sơ đồ:
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính xem phụ lục số 3)
Nhân sự:
Phòng Hành chính có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một số công
chức, nhân viên.Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn
phòng, Trưởng phòng Hành chính phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng,
công chức, nhân viên trong phòng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng.
Hiện nay, Phòng Hành chính có tổng số 12 cán bộ, công chức, bao gồm:
có 9 biên chế và 3 hợp đồng theo.
Cụ thể gồm:
Cán bộ quản lý gồm 01Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng.

trực thuộc cùng đội ngũ cán bộ, công chức đông đảo. Trong những năm qua, đội
ngũ cán bộ, công chức trong Văn phòng đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao, làm tốt chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần phục vụ cho lãnh đạo Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Văn phòng Bộ đã và đang thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho
cơ quan một cách hiệu quả:
Tham mưu có nghĩa là văn phòng đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo,
giúp cho lãnh đạo Bộ trong việc đưa ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản
lý. Đó cũng là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần đưa ra những quyết định tối ưu
cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao trong công việc. Còn tổng hợp thông
tin là văn phòng tổng hợp các ý kiến, thông tin, tình hình từ các mặt hoạt động.
Các thông tin ấy được cập nhật liên tục, đảm bảo được tính thời sự, khách quan
và chất lượng. Bởi quá trình tổng hợp thông tin của văn phòng rất quan trọng, đó
là điều kiện để tham mưu hiệu quả. Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn
phòng được thể hiện qua việc:
Thứ nhất, văn phòng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác Văn thư,
lưu trữ của Bộ. Điều này được cụ thể hóa trong chức năng, nhiệm vụ của Phòng
Hành chính - đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực
hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước. Cụ thể là
Văn phòng thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản (Văn phòng đã thực hiện
chức năng tổng hợp tham mưu soạn thảo trình ký ban hành khoảng trên 7.200
văn bản các loại, từ năm 2011 đến thời điểm hiện nay là trên 3.000 văn bản),
quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu. Đó là về công tác văn thư,
còn đối với công tác lưu trữ, Văn phòng Bộ không chỉ ban hành mà còn tổ chức,
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ15
Quản trị Văn phòng K7C


kiểm tra về quy trình, thủ tục ban hành văn bản của Bộ. Cán bộ chuyên môn có
trách nhiệm thường xuyên cập nhật văn bản quy định, trực tiếp soạn thảo văn
bản đúng theo nội dung được giao, và tuân theo quy định hiện hành của Nhà
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ16
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
nước (hiện nay các văn bản của Bộ soạn thảo thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số 25//2011/TT-BTP ngày
27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch). Sau khi
soạn thảo xong, bản thảo sẽ được trình lên trưởng đơn vị sẽ kiểm tra về nội dung
và ký nháy, tiếp đó Trưởng phòng Hành chính và Chánh Văn phòng sẽ kiểm tra
về thể thức và kỹ thuật trình bày, ký nháy duyệt thể thức trước khi trình lên lãnh
đạo Bộ. Cán bộ văn phòng mà cụ thể là cán bộ văn thư sẽ trực tiếp theo dõi việc
giải quyết văn bản của các đơn vị và báo cáo kết quả lên lãnh đạo.
Thứ năm, văn phòng theo dõi, đánh giá kết quả thi đua, khen thưởng của
Bộ. Cụ thể là văn phòng tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, xét
tặng kỷ niệm chương và danh hiệu thi đua khen thưởng đối với các đơn vị cá
nhân làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua-Khen thưởng của cơ quan Bộ.
Cuối cùng, văn phòng làm nhiệm vụ phân tích, đề xuất với lãnh đạo Bộ
các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của
Văn phòng như đề xuất việc tổ chức cán bộ, hay tổ chức các phòng chức năng
của Văn phòng….

thiết bị, phương tiện kỹ thuật, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn
phòng( đảm bảo cả về số lượng và chất lượng)
Đấy là vấn đề trong tổ chức, còn với việc tiếp xúc, trao đổi công việc với
bên ngoài thì sao? Văn phòng Bộ là bộ phận lo công tác hậu cần cho hoạt động
đón tiếp khách, đảm bảo tính chu đáo, trọng thị theo nghi thức nhà nước. Như
vậy chức năng hậu cần của văn phòng Bộ rất quan trọng, đảm bảo cho các hoạt
động của cơ quan được diễn ra ổn định, đem lại hiệu quả cao.
Tóm lại, Văn phòng Bộ là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường
xuyên, liên tục, có vai trò quan trọng trong hoạt động của Bộ. Nó vừa thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, vừa giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan, hai
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Có thể thấy rằng văn
phòng vừa là bộ máy làm việc, vừa là trung tâm thực hiện việc quản lý, điều
hành của lãnh đạo bộ. Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các
đơn vị nói chung và của lãnh đạo Bộ nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối hoạt
động quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan Bộ.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan
1.2.1. Khái quát về chương trình công tác thường kỳ của Bộ
Chương trình công tác thường kỳ của Bộ là các định hướng, biện pháp lớn
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ18
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
nhằm thực hiện mục tiêu đề ra, hay nói cách khác đó là một lịch trình làm việc
để thể hiện nội dung công việc đặt ra của Bộ trong một thời gian nhất định.
Cũng giống như nhiều cơ quan, đơn vị khác Bộ Lao động – Thương binh

Lớp: CĐ19
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
đó là một nghịch lý cần phải khắc phục trong việc xây dựng và thực hiện
chương trình công tác của Bộ;
- Vẫn còn hiện tượng “tham việc” khi xây dựng chương trình kế hoạch.
Đó là chương trình đề ra quá nhiều việc, trong khi đó lại không tính đến yếu tố
cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực, kinh phí thực hiện … nên có nhiều
việc chưa thể thực hiện được theo chương trình đề ra;
- Cơ quan đôi khi còn bị động bởi chương trình công tác (ví dụ: đôi khi cơ
quan phải hoãn cuộc họp do lãnh đạo Bộ đi công tác đột xuất)
1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội
( Sơ đồ công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Bộ
Lao động- Thương binh và Xã hội xem Phụ lục 06)
Trong thời gian thực tập tại Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, em đã
được tham dự Đại hội Công đoàn Văn phòng Bộ.
1.3.1. Quy trình tổ chức 01 Đại hội gồm các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị hội nghị gồm các công việc sau:
- Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị: Đại hội Công đoàn Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
- Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức đại hội
Chuẩn bị: in ấn tài liệu, phát hành thư mời; chuẩn bị hội trường, khẩu
hiệu, âm thanh, máy móc;
Bước 2. Tổ chức đại hội: - Đón tiếp đại biểu; Phát tài liệu; Điều khiển,
dẫn chương trình đại hội; Bỏ phiếu bầu Ban chấp hành Công đoàn nhiệm kỳ mới
Bước 3. Kết thúc đại hội: Đọc biên bản đại hội; Ra mắt Ban chấp hành
mới nhiệm kỳ 2015- 2020

(Xem quy trình tổ chức chuyến đi công tác tại Phụ lục số 7)
1.4.1 Trước khi lãnh đạo đi công tác
a. Chuẩn bị về nội dung:
- Các đơn vị lập kế hoạch chuyến đi, xác định mục đích, nội dung, địa
điểm và thành phần tham gia chuyến đi công tác;
- Văn phòng liên hệ, thông báo trước cho nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
mục đích, nội dung chuyến đi, thành phần, thời gian chuyến đi, và những đề
nghị để cơ quan, đơn vị tiếp nhận chuyến đi giúp đỡ đoàn;
- Văn phòng chuẩn bị nội dung chuyến đi;
- Chuẩn bị tài liệu, tư liệu: Văn phòng đánh máy, sao in văn bản phục vụ
chuyến đi (Ví dụ: Bản dự thảo, bản hợp đồng, hồ sơ dự án, hợp đồng…tùy theo
mục đích, nội dung và tính chất phức tạp của công việc) và các giấy tờ khác
phục vụ chuyến đi (như các giấy tờ tùy thân, vé máy bay, visa…);
- Chánh Văn phòng thông báo thời gian lãnh đạo đi công tác tới các đơn
vị để tiến hành việc trình ký văn bản trước khi lãnh đạo Bộ đi công tác.
b. Chuẩn bị về cơ sở vật chất
- Về kinh phí: Văn phòng dự trù kinh phí phục vụ cho chuyến đi công tác,
bao gồm cả kinh phí thực tế và kinh phí dự phòng;
- Về các điều kiện khác: Văn phòng chuẩn bị phương tiện đi lại, bố trí nơi
ăn nghỉ cho lãnh đạo.
1.4.2. Trong khi lãnh đạo Bộ đi công tác
Văn phòng cần phải:
- Thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo, để đảm bảo quá trình quản lý
vẫn diễn ra bình thường, thông suốt;
- Giám sát các hoạt động của cơ quan và ký thừa ủy quyền (TUQ) một số
văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
1.4.3. Sau chuyến đi công tác
- Văn phòng báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan khi lãnh đạo đi vắng;
- Bổ sung nội dung công tác vào chương trình công tác của cơ quan;
- Thu thập tài liệu chuyến đi công tác lập thành hồ sơ công việc.

có ý thức phòng, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu.
Cùng với cuộc vận động xây dựng cơ quan văn minh, xây dựng "Môi
trường không thuốc lá", các cơ quan, đơn vị đã quan tâm hơn trong việc bài trí
công sở. Quốc huy, Quốc kỳ được treo ở vị trí trang trọng, đúng tiêu chuẩn và
quy định. Trụ sở làm việc đảm bảo thoáng mát, sạch đẹp; được đầu tư khá đầy
đủ trang thiết bị , thực hiện tốt "5S" theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000. Trụ
sở làm việc của Bộ có phòng tiếp dân, tiếp khách; niêm yết công khai, minh
bạch các thủ tục hành chính liên quan và các quy định về văn hóa công sở như:
Sinh viên: Đỗ Văn Khảm

Lớp: CĐ22
Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chuyên ngành QTVP
Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức theo Quyết định số
03/2007/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ; mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001: 2000; nội quy cơ quan, lịch tiếp công dân; lịch công tác, Quy ước xây
dựng nếp sống văn hóa của cơ quan...
Qua đây có thể khẳng định rằng tại Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội,
văn hóa công sở đã được thực hiện tương đối tốt đúng theo nghi thức nhà nước,
ngày càng đạt được những kết quả đáng ghi nhận, tạo được mối quan hệ tốt đẹp
với nhân dân và nhận được khen thưởng, biểu dương của các đồng chí lãnh đạo
Bộ.
2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư
2.1 Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan
Hoạt động công tác Văn thư của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội
được tổ chức theo mô hình mở theo hình thức tập trung. Việc áp dụng mô hình
văn thư tập trung ở Bộ đều dựa vào những điều kiện hiện có của cơ quan như: