Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU ....................................................................................................2
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA.................................................3
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ LAO
ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.............................................................................3
1. Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH......................................................................................3
2. Chức năng.......................................................................................................................3
3. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức ........................................................................3
3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................3
3.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................................6
3.2.1. Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.......................................6
3.2.2. Lãnh đạo Bộ:.............................................................................................................6
3.2.3. Tổ chức......................................................................................................................7
3.3. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc Bộ:.......................................7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.2. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Đại hội:.................................................................24
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ.............................................26
1.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác ...............................................................................26
1.4.2. Trong khi lãnh đạo Bộ đi công tác..........................................................................26
1.4.3. Sau chuyến đi công tác............................................................................................26
1.5. Đánh giá công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội.........................................................................27
2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư.........................................................................29
2.1. Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan...................................................29
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư
tại Bộ Lao động Thương binh và Xã hội..........................................................................31
2.2.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng........................................................................32
2.2.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội.........................................................................................32
3. Khảo sát về tình hình công tác lưu trữ..........................................................................34
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan....................................................................34
3.1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................................35
3.1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................................35
3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................35
3.1.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................................35
3.2. Trách nhiệm của Bộ trưởng và Chánh văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã
hội trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ cử cơ quan..................................................37
3.2.1. Trách nhiệm của Bộ trưởng....................................................................................37
3.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng Bộ...................................................................37
3.3. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ:...........................38

Phần II................................................................................................................41
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

Em xin gửi đến các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng và Ban
giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lòng biết ơn sâu sắc vì đã chỉ dạy và
truyền dạy cho em những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại
trường, đặc biệt là về ngành học quản trị văn phòng.
Bài báo cáo này cũng không thể thực hiện nếu không có sự giúp đỡ của
Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội, đặc biệt là Lãnh đạo và các
cán bộ, chuyên viên trong Phòng Hành chính, đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
cho em học hỏi, đi vào nghiên cứu thực tế nghiệp vụ công tác và hoàn thành tốt
những công việc được giao trong suốt quá trình thực tập, giúp em hoàn thành bài
báo cáo này.
Mặc dù đã hết sức cố gắng trong thời gian thực tập, nhưng vì thời gian có
hạn và cũng là lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế công việc của cơ quan nên
không chỉ trong bài báo cáo này mà còn trong quá trình thực tập không thể tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, em rất mong các thầy cô giáo, Ban lãnh
đạo Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội cùng toàn thể các cán bộ, chuyên viên
trong Văn phòng Bộ tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp em bổ sung những
thiếu sót để hoàn thiện, vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ sau khi ra trường./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Như Thuỷ

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

việc của cơ quan nên bài viết của em không thể tránh khỏi những hạn chế nhất
định. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo, cùng
các cô chú, anh chị tại Văn phòng Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội để bài
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA BỘ LAO ĐỘNG- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1. Khái quát lịch sử Bộ LĐTBXH
Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nước trên cơ sở
hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh xã hội.
Sự phát triển của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội là kết quả của quá
trình xây dựng và phát triển, của sự tiếp thu, kế thừa và phát huy chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của 7 Bộ và cơ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội,
Bộ Xã hội, Bộ Thương binh- Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội
và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh.
2. Chức năng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực

hành của Thủ tướng Chính phủ.
3. Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền
quyết định của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực lao động, việc làm:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
b) Thống nhất quản lý về xuất khẩu lao động và chuyên gia, cấp và thu
hồi giấy phép hoạt động xuất khẩu lao động và chuyên gia.
6. Về an toàn lao động:
a) Chủ trì phối hợp các cơ quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ và
Thủ tướng Chính phủ.
b) Ban hành danh mục công việc nặng nhọc, độc hại, đặc biệt nặng nhọc,
độc hại; danh mục máy, thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an
toàn lao động; quy định và hướng dẫn thủ tục đăng ký và kiểm định các loại
máy thiết bị vật tư, các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về lao động theo yêu cầu
của Bộ Luật Lao động;
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c) Phối hợp với Bộ Y tế ban hành các loại danh mục bệnh nghề nghiệp;

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạy nghề, tạo
việ làm tái hòa nhập cộng đồng cho các đối tượng mại dâm và nghiện ma túy.
a) Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động.
b) Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
thuật vào lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội.
c) Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ
chế hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động
– Thương binh và Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý và chỉ đạo đối với các
đơn vị trực thuộc Bộ.
d) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở
hữu phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ
quản lý theo quy định pháp luật.
e) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng
tiêu cực và xử lý vi phạm theo thẩm quyền về Lao động – Thương binh vã Xã
hội.
f) Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính
của Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính Nhà nước
đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
g) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế,chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi
dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước về Lao động – Thương
binh và Xã hội ở địa phương.
h) Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách

2. Vụ Bảo hiểm xã hội

11. Cục an toàn lao động

3. Vụ Hợp tác Quốc tế

12. Cục người có công

4. Vụ Bình đẳng giới

13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội

5. Vụ kế hoạch tài chính

14. Cục Việc làm

6. Vụ Pháp chế

15. Cục Bảo trợ xã hội

7. Vụ Tổ chức cán bộ

16. Cục bảo vệ, chăm sóc trẻ em

8. Thanh tra

17. Tổng Cục dạy nghề

9. Văn phòng


có công và xã hội;
- Vụ Bình đẳng giới: Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về bình đẳng giới trong phạm vi cả nước;
- Vụ Kế hoạch – Tài chính: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý công
tác quy hoạch, kế hoạch thống kê, tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản,
chỉnh hình phục hồi chức năng và nghiên cứu khoa học của Bộ theo quy định
của pháp luật;
- Vụ Pháp chế: Có chức năng giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước bằng pháp luật về lao động, người có công và xã hội, tổ chức thực hiện
công tác xây dựng pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật kiểm tra việc thực
hiện pháp luật;
- Vụ Tổ chức Cán bộ: Giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý và tổ chức thực
hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp luật;
- Thanh tra: Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về công tác thanh tra và
thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lao động người có công và xã
hội trên phạm vi cả nước, thanh tra hành chính đối với cơ quan, tổ chức và cá
nhân thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ việc thực hiện chính sách pháp luật
nhiệm vụ của đơn vị phòng chống tham nhũng tiêu cực, tiếp công dân giải quyết
khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật;
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn phòng: Có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hình, phục hồi chức năng, trang bị dụng cụ chỉnh hình và phương tiện, điều trị,
trợ giúp cho người có công và người tàn tật;
- Trung tâm thông tin: Có chức năng tổ chức các hoạt động thông tin, ứng
dụng công nghệ thông tin và truyền thông phục vụ công tác quản lý nhà nước về
lĩnh vực lao động, người có công và xã hội của Bộ, ngành, cung cấp các dịch vụ
liên quan đến thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định của pháp
luật;
- Tạp chí Lao động và Xã hội: Có chức năng thông tin lý luận, nghiệp vụ,
tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao
động, người có công và Xã hội;
- Quỹ bảo trợ trẻ em Việt Nam: Có chức năng vận dụng các nguồn tài trợ
trong nước và quốc tế để góp phần thực hiện mục tiêu bảo vệ, chăm sóc và giáo
dục trẻ em;
- Báo Lao động Xã hội: Cơ quan ngôn luận thuộc Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội có chức năng tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của
Đảng, pháp luật của Nhà nước về lao động, người có công và xã hội;
- Trường Đào tạo - Bồi dưỡng cán bộ công chức Lao động Xã hội: Có
chức năng đào tạo và bồi dưỡng các cán bộ công chức cho Bộ.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội
Căn cứ Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01/7/2013 của Bộ trưởng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, Văn phòng Bộ có những chức năng,

thuộc Bộ, kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của
Nhà nước; quản lý và tổ chức hoạt động của thư viện Bộ;
- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan:
quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
- Tổ chức thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt;
phòng chống dịch bệnh và công tác y tế đối với cơ quan Bộ, tổ chức công tác
dân quân, tự vệ cơ quan Bộ. Thực hiện nhiệm vụ Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy
quân sự cơ quan Bộ;
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt
động; bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định;
- Về Thi đua – Khen thưởng:
+ Trình Bộ và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
niệm chương vì sự nghiệp Lao động, Thương binh và xã hội; xét tặng các danh
hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ;
+ Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, ngành và các cấp có thẩm quyền tặng các
danh hiệu thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ (kể cả khen
thưởng thành tích kháng chiến);
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng của
Bộ và cơ quan ngang Bộ;

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về những nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan
đến công việc của Chánh Văn phòng Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội. Cụ
thể:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG

I. Thông tin chức vụ
1. Chức vụ: Chánh Văn phòng
2. Mã số công việc: CVP
3. Hệ số lương: …
4. Mức lương: ….
5. Cấp trên trực tiếp: Lãnh đạo Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội (Bộ
trưởng, Thứ trưởng)
6. Ban ngành trực thuộc: Phòng Hành chính, Phòng Thư ký-Tổng hợp,
Phòng Tuyên truyền-Thi đua, Phòng Quản trị, Phòng Kế toán – tài chính,
Phòng Quốc phòng-An ninh, Phòng Quản lý xe, Nhà Khách, Nhà khách người
có công, Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh.
7. Tính chất công việc: Quản lý cấp cao
II. Khái quát công việc
1. Tóm tắt về công việc của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Bộ Lao động-Thương
binh và Xã hội.
Chánh Văn phòng điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng,
giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; chỉ đạo, kiểm tra công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động; đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
1. Tư cách chức vụ
- Trình độ tối thiểu: + Thạc sĩ

Chánh Văn Phòng

tham gia điều phối công việc toàn cơ
quan theo thẩm quyền được giao;
- Soát xét, điều chỉnh các văn bản do
Văn phòng soạn thảo và các văn bản do
phòng, ban khác tham mưu thuộc thẩm
quyền soát xét của Văn phòng trước khi
trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành;
- Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo các
văn bản tham mưu về quy hoạch, tuyển

Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại, nghỉ việc, kỷ luật đối với cán bộ
công chức và lãnh đạo các đơn vị trực
thuộc.
- Tham mưu đánh giá cán bộ công
chức; lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán
bộ công chức hàng năm( có sự hỗ trợ
thêm của chuyên viên)
- Chủ trì tham mưu xây dựng các đề án


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Làm nghiệp vụ và tham mưu các văn bản về
tuyển dụng, nâng lương, chuyển ngạch, xác
nhận quỹ tiền lương cho cho cán bộ công

Phòng Quản Trị

chức, viên chức;
- Tham gia công tác quản trị hành chính văn
phòng theo nhiệm vụ chung của Văn phòng.

- Quản lý, sử dụng con dấu; tiếp nhận
công văn đi, đến, sao (quét) văn bản,
đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi,
phát hành và lưu văn bản;
- Đóng dấu văn bản đi, hồ sơ, đóng dấu
Phòng Hành Chính

….
- Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp
nhận và phát hành điện thoại, fax, bưu
phẩm,bưu kiện;
- Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng
phẩm,các loại giấy phép;
- Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu
trữ : Phân loại, hỉnh lý tài liệu; tổ chức
lưu trữ theo phong; hướng dẫn lập hồ sơ
công việc và hồ sơ lưu trữ cho các

- Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
quản lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo
quy định của nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra
cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có
yêu cầu;
- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
- Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính gồm bốn bộ phận: Bộ phận Văn
thư, bộ phận lưu trữ, bộ phận photo- đánh máy, bộ phân Thư viện.
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính được cụ thể hóa qua sơ đồ:
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính xem phụ lục số 3)
Nhân sự:
Phòng Hành chính có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một số công
chức, nhân viên.Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn
phòng, Trưởng phòng Hành chính phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng,
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tốt nhiệm vụ được giao, làm tốt chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần phục vụ cho lãnh đạo Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội.
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Văn phòng Bộ đã và đang thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho
cơ quan một cách hiệu quả:
Tham mưu có nghĩa là văn phòng đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo,
giúp cho lãnh đạo Bộ trong việc đưa ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản
lý. Đó cũng là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần đưa ra những quyết định tối ưu
cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao trong công việc. Còn tổng hợp thông
tin là văn phòng tổng hợp các ý kiến, thông tin, tình hình từ các mặt hoạt động.
Các thông tin ấy được cập nhật liên tục, đảm bảo được tính thời sự, khách quan
và chất lượng. Bởi quá trình tổng hợp thông tin của văn phòng rất quan trọng, đó
là điều kiện để tham mưu hiệu quả. Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn
phòng được thể hiện qua việc:
Thứ nhất , Văn phòng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của Bộ.
Điều này được cụ thể hóa trong chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành
chính - đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng
thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước. Cụ
thể là Văn phòng thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản, Văn phòng đã thực
hiện chức năng tổng hợp tham mưu soạn thảo trình ký ban hành khoảng trên
6.000 văn bản các loại, quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu. Đó

của trang thông tin điện tử của Bộ (molisa.gov.vn).
Thứ ba, Văn phòng tổ chức việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp
thông tin cho lãnh đạo.
Cụ thể Văn phòng cung cấp thông tin cho lãnh đạo về các mặt như: Xây
dựng và phản ánh kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ;
tổng hợp, báo cáo với lãnh đạo Bộ về hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc
theo quy định. Việc tổng hợp, xử lý thông tin được văn phòng thực hiện chủ yếu
bằng văn bản, liên quan chặt chẽ với công tác văn thư, lưu trữ và tuân thủ
nguyên tắc bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ.
Thứ tư, Văn phòng (phòng Hành chính) soạn thảo các văn bản theo
dõi, kiểm tra về quy trình, thủ tục ban hành văn bản của Bộ.
Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thường xuyên cập nhật văn bản quy
định, trực tiếp soạn thảo văn bản đúng theo nội dung được giao, và tuân theo
quy định hiện hành của Nhà nước (hiện nay các văn bản của Bộ soạn thảo thực
hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng
Sinh viên: Nguyễn Thị Như Thủy

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư số
25//2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật
liên tịch). Sau khi soạn thảo xong, bản thảo sẽ được trình lên trưởng đơn vị sẽ
kiểm tra về nội dung và ký nháy, tiếp đó Trưởng phòng Hành chính và Chánh

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức các Hội nghị, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Bộ; tổ chức thành công
nhiều lễ mít tinh kỷ niệm các sự kiện trọng đại, ngày lễ lớn, tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến đối ngoại, sắp xếp chương trình
làm việc giữa Lãnh đạo Bộ với các đoàn khách nước ngoài, đón tiếp các đoàn
Đại sứ nước ngoài theo đúng nghi thức ngoại giao.
b. Chức năng đảm bảo hậu cần
Văn phòng đảm bảo cung cấp đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cơ
quan như việc mua sắm, bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc
(điều hòa, máy tính, bàn ghế, máy photocopy…).
Bên cạnh đó văn phòng còn đảm bảo các điều kiện làm việc tốt cho các
cán bộ nhân viên như về ánh sáng, nhiệt độ, vệ sinh sạch sẽ, cung cấp các thiết
bị y tế, chống ô nhiễm tiếng ồn và có chế độ chăm sóc sức khỏe các cán bộ,
nhân viên định kỳ. Đồng thời văn phòng cũng đảm bảo cơ sở vật chất, trang
thiết bị, phương tiện kỹ thuật, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn
phòng( đảm bảo cả về số lượng và chất lượng)
Đấy là vấn đề trong tổ chức, còn với việc tiếp xúc, trao đổi công việc với
bên ngoài thì sao? Văn phòng Bộ là bộ phận lo công tác hậu cần cho hoạt động
đón tiếp khách, đảm bảo tính chu đáo, trọng thị theo nghi thức nhà nước. Như
vậy chức năng hậu cần của văn phòng Bộ rất quan trọng, đảm bảo cho các hoạt
động của cơ quan được diễn ra ổn định, đem lại hiệu quả cao.
Tóm lại, Văn phòng Bộ là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường
xuyên, liên tục, có vai trò quan trọng trong hoạt động của Bộ. Nó vừa thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, vừa giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan, hai
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Có thể thấy rằng văn
phòng vừa là bộ máy làm việc, vừa là trung tâm thực hiện việc quản lý, điều
hành của lãnh đạo bộ. Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các
đơn vị nói chung và của lãnh đạo Bộ nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối hoạt
động quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan Bộ.