Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các
Văn bản - Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực
quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được
học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại Học KHXH&NV Hà Nội đã tạo
điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
lãnh đạo HĐND-UBND huyện Đông Sơn, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại
Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn, kể từ ngày 15/7/2013 đến hết
ngày 06/9/2013. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực
không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng
nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sự
hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công
tác Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
Văn thư – Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất
Lương Thị Hiền
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Phần thứ nhất
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG SƠN.
1. Chức năng của UBND huyện Đông Sơn.
UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003.
UBND huyện Đông Sơn nhiệm kỳ 2011 – 2015 do Hội đồng Nhân dân
(HĐND) huyện khoá XVIII bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm và báo cáo các mặt công
tác trước HĐND huyện và UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo toàn diện của Huyện
uỷ, chỉ đạo của UBND tỉnh.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
UBND huyện Đông Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm
đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của
Pháp luật trên địa bàn huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới địa phương.
hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất và
đời sống nhân dân ở địa phương.
- Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện
nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an
huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ
đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
-Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Đông Sơn
* Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Đông Sơn bao gồm 7 thành viên: 01
Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, 04 Uỷ viên UBND huyện.
Thực hiện Quyết định số: 1122/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của Chủ tịch
UBND huyện Đông Sơn về việc phân công công tác của các thành viên
UBND huyên Đông Sơn nhiệm kỳ 2011-2016:
- Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm
túc các nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy
định. Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủ
trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã,
thị trấn. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn
đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của
UBND huyện, phụ trách các lĩnh vực sau :
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn;
công tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi
trường;
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc
phòng, quân sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
nại, tố cáo của công dân;
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
- 01 Ủy viên UBND huyện là Chánh Thanh tra Nhà nước chịu trách
nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức, chỉ đạo hoạt
động thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi thẩm
quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; phối hợp với Văn phòng và các
cơ quan liên quan xây dựng lịch tiếp dân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện; tổ chức việc tiếp nhận, phân loại và đề xuất phương án giải
quyết, trả lời đơn thư, kiến nghị của công dân gửi Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện.
*Về bộ máy: Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay, UBND huyện Đông Sơn có 14
phòng và 5 đơn vị sự nghiệp.
14 phòng chuyên môn là :
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn
2. Phòng Nội vụ huyện
3. Phòng Tài nguyên và Môi trường
4. Phòng Tài chính – Kế hoạch
5. Phòng Giáo dục và Đào tạo
6. Phòng Văn hoá-Thông tin
7. Phòng Tư pháp
8. Thanh tra huyện
9. Phòng Y tế
10. Phòng Lao động-TB và xã hội huyện
11. Phòng Công Thương
12. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
13. Chi cục Thống kê
14. Trung tâm Dân số - KHHGĐ.
5 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :
UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các cơ
quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn có tư cách pháp nhân, có
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hoá.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
*Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc kiểm tra
các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê
duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị
sự nghiệp, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định
của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được
giao theo quy định của pháp luật.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND
huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch
UBND xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức cơ quan;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và
tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện
giao.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
*Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng HĐND và
UBND huyện có nhiệm vụ sau đây :
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND huyện; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch
đã được phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND huyện điều hành công việc
chung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo
đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban
của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ
với Tổ đại biểu và Đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND huyện trong hoạt động đối ngoại;
- Giúp Thường trực HĐND huyện xây dựng chương trình, tổ chức
phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND huyện và Ban của
HĐND huyện; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ
kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND
huyện;
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND huyện xây dựng báo cáo
công tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị
- Bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND
huyện, Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và Đại biểu HĐND huyện; phục
vụ Thường trực HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với Đại biểu HĐND;
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác
hành chính, lưu trữ, bảo vệ, lễ tân của cơ quan HĐND huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Đông Sơn:
Văn phòng UBND huyện Đông Sơn là đơn vị giúp việc cho UBND
huyện, văn phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng, ban và các xã, thị
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
trấn thuộc huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn. Văn phòng UBND là nơi tổng
hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết các
công việc hành ngày của cơ quan và các đơn vị trong Huyện.
Văn phòng UBND huyện Đông có 23 cán bộ trong đó có 15 cán bộ
vào biên chế và 08 cán bộ làm hợp đồng. Các cán bộ đều có trình độ chuyên
môn cao và phẩm chất chính trị tốt.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh
Văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định
của pháp luật.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND
huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó
Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động
của cơ quan.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
các trang thiết bị cần thiết để phục vụ các nhu cầu của công việc, phòng làm
việc có máy tính, máy Fax, điện thoại, quạt, bàn ghế, giá đựng tài liệu , cách
bố trí các phòng làm việc khoa học thuận tiện cho việc trao đổi thông tin,
công dân đến liên hệ làm việc.
1.2. Tổ chức lao động khoa học Văn phòng và trang thiết bị Văn
phòng
Văn phòng UBND huyện Đông Sơn gồm có 01 Chánh Văn phòng , 02
phó Chánh Văn phòng và có 20 Nhân viên, trong đó có 12 Nhân viên đã vào
biên chế và 08 Nhân viên hợp đồng. Trong đó có 01 Cán bộ Văn thư-Lưu trữ .
2. Công tác văn thư:
2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ
đạo điều hành công việc của cơ quan. Văn phòng UBND huyện Đông Sơn tổ
chức công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan
sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư
cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công
việc. Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng
thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công
tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ
Trung cấp Văn thư – Lưu trữ đảm nhận.
Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để
đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát
hành tại Văn thư cơ quan.
Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,
được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn
ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá
tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán
3. Soạn thảo và ban hành văn bản:
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND huyện Đông Sơn cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ
được giao. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND
huyện Đông Sơn được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày Văn bản hành chính, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP. Qua đó UBND huyện Đông Sơn đã cụ thể hoá quy định vào
trong hoạt động của mình, Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính của UBND huyện Đông Sơn được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Đặt tên loại văn bản
Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo
` Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản
Bước 6: Trình ký văn bản
Bước 7: Đóng dấu
Bước 8: Phát hành và lưu văn bản
Qua khảo sát thực tế tôi thấy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
tại UBND huyện Đông Sơn đã đảm bảo đúng thể thức, đầy đủ các thành phần
của văn bản quản lý nhà nước, Kỹ thuật trình bày đẹp.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản ở các phòng,
ban trình bày sai về thể thức như phần trình bày tên loại văn bản, thể thức đề
ký, thiếu trích yếu nội dung v v
Ví dụ: Văn bản số 887/UBND-CTh ngày 22/8/2013 (Thiếu trích yếu
Chủ tịch UBND huyện xem xét, ghi ý kiến phân phối, tiếp đến Chủ tịch
UBND huyện chuyển lại cho Chánh văn phòng kiểm tra lại một lần nữa, sau
đó Chánh văn phòng mới chuyển lại cho văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao
và cuối cùng là chuyển văn bản đến lãnh đạo và bộ phận chuyên môn giải
quyết.
Đối với những văn bản cần sao gửi thì lãnh đạo ghi ý kiến vào lề trái
của văn bản đó, văn thư làm thủ tục sao gửi văn bản. Sau đó xin chữ ký của
Chánh văn phòng và chuyển cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Tiếp cận văn bản đến và kiểm tra bì
Phân loại, bóc bì văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến
Đăng ký văn bản đến vào sổ và vào
máy tính
Trình văn bản đến cho Chủ tịch
Sao văn bản
Chuyển giao văn bản đến
Giải quyết, theo dõi và đôn đôc giải
quyết văn bản đến
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
Sau đây là bảng thống kê công văn đến trong 4 năm trở lại đây:
4.2. Quản lý văn bản đi :
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện
hoạt động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác,
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra nội dung văn bản
Chỉnh sửa, kiểm tra thể thức văn bản
Duyệt và ký nháy
Trình ký văn bản
Xử lý văn bản tại Văn thư
Năm Số lượng công văn đi
2010 2898
2011 3379
2012 3859
2013 (8 tháng đầu năm) 2149
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Đối với các công văn đến thì phòng văn thư không lập hồ sơ. Các văn
bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ, vào máy thì được chuyển tới các đơn
vị hay cá nhân giải quyết văn bản đó. Các đơn vị này chịu trách nhiệm lập hồ
sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Đối công văn đi thì cán bộ văn thư sắp xếp thành từng loại văn bản
như: Quyết định, Công điện, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn rồi được đăng ký
vào sổ, vào máy. Sau khi đã được đăng ký toàn bộ công văn đi trong một năm
thì cán bộ văn thư lập thành báo cáo công và in ra thành một quyển sổ để đưa
sang phòng lưu trữ bao gồm cả công văn để đưa sang phòng lưu trữ của
UBND huyện Đông Sơn. Phòng văn thư chỉ phải lập hồ sơ cho công văn đi
bằng cách sắp xếp chúng theo thể loại, ngày tháng, số và ký hiệu rồi chuyển
sang phòng lưu trữ cùng với báo cáo trên. Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm
phân loại và lập thành từng loại hồ sơ để lưu trữ.
IV. CÔNG TÁC LƯU TRỮ:
1. Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND huyện
Đông Sơn:
UBND huyện Đông Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
UBND huyện cũng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu để các Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt được những hồ sơ tài liệu
cần được lập và đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu
được nhanh chóng, thuận lợi. Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ thể,
gây khó khăn cho tra tìm.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
5. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Đông Sơn được tổ chức theo hình thức cho
mượn, cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến phòng mượn tài liệu,
nghiên cứu tại phòng hoặc phô tô mang về nhà. Ở đây chưa xây dựng được
phòng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài liệu do đó hiệu quả
công tác này chưa cao.
Hiện nay Lưu trữ huyện đang mở, phục vụ cho nhu cầu sử dụng, sử
dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày của UBND huyện. Đối tượng nghiên
cứu tài liệu ở đây là Cán bộ chuyên môn trong UBND huyện, các cán bộ đã
nghỉ hưu và nhân dân nhưng cũng chỉ nghiên cứu được một khối lượng nhất
định.
Do Cán bộ Văn thư kiêm nhiệm Lưu trữ nên tài liệu chưa được xác
định giá trị, chưa thể đưa ra công bố giới thiệu. Do chưa có công cụ tra cứu
khoa học nên việc tra tìm tài liêu cũng gặp nhiều khó khăn.
Tuy công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND huyện chưa được quy
mô nhưng khối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và
phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của cơ quan.
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, UBND huyện đang từng
bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử
dụng nói riêng, cụ thể như xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản và sử
dụng tài liệu.
7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ:
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
xã hội, UBND huyện Đông Sơn đã luôn chú trọng, quan tâm đến việc áp dụng
Khoa học – Công nghệ nói chung và công nghệ Tin học nói riêng vào các lĩnh
vực hoạt động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh
chóng kịp thời, theo kịp thời đại.
Nguyễn Thị Lan Lưu trữ học và QTVP K53
Copyright: Tài liệu đại học ©