Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC

SV: Đỗ Minh Hiền

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Nghiên cứu lý luận, vận dụng lý luận vào thực tế là một vấn đề rất quan
trọng trong, thực tập cuối khóa của sinh viên năm cuối Khoa Văn thư-Lưu trữ
thuộc trường Đai học Nội vụ nhằm mục đích lý luận phục vụ tốt cho thực tiễn
và thực tiễn có thể bổ sung thêm cho phần lý luận.
Công tác văn thư lưu trữ được coi là không thể thiếu trong bất cứ một cơ
quan doanh nghiệp nào, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động sản xuất kinh
doanh và bảo vệ sự bền vững của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt công tác văn
thư lưu trữ góp phần tạo nên sự thống nhất trong quản lý, giảm bớt tệ quan liêu
giấy tờ, công tác văn thư lưu trữ luôn phải kết hợp hài hòa với nhau vì công tác
văn thư làm tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường em đã trang bị những kiến
thức cơ bản của chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Thực hiện phương châm “học đi
đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”, nhà trường và Khoa Văn thư - Lưu
trữ đã tổ chức đợt thực tập trong thời gian một tháng để giúp sinh viên nắm chắc
hơn về kiến thức lý luận, thực tiễn và tình hình thực tế về công tác văn thư lưu
trữ tại các cơ quan, tổ chức, nâng cao hơn trình độ chuyên môn để rút ngắn
khoảng cách giữa thực tế và sách vở.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty Thuốc lá
Thăng Long đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. Với thời
gian thực tập không dài nhưng cũng đã giúp em được tiếp xúc và biết được công
việc thực tế mà cán bộ văn thư lưu trữ cần thực hiện, được vận dụng lý thuyết


Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN THỨ NHẤT
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHÒNG
CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
Trước năm 1954, Miền Bắc nước ta không có ngành công nghiệp sản xuất
thuốc lá. Việc trồng và sản xuất thuốc lá trước đó chủ yếu được hình thành một
cách tự phát, quy mô nhỏ bé, các cơ sở sản xuất và kinh doanh thuốc lá tư nhân
đã thao túng thị trường và gây nhiều khó khăn cho đời sống. Trước thực tế này
nhà nước thấy cần phải nhanh chóng quản lý việc sản xuất và kinh doanh thuốc
lá.
Công ty Thuốc lá Thăng Long được thành lập theo Quyết định số 2990
tháng 6 năm 1955của Phủ Thủ tướng.
Ngày 6/1/1957 bao thuốc lá đầu tiên ra đời mang thương hiệu Thăng
Long, ngày này được lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
Ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc lá thăng Long thành Công ty TNHH
một thành viên Thuốc lá Thăng Long (tên viết tắt Công ty Thuốc lá Thăng Long)
Căn cứ Luật của Nhà nước, Nghị định, Quyết định của Chính phủ, ngày
22/01/2016 Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam ban hành Quyết định số 43/QĐTLVN về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH một
thành viên Thuốc lá Thăng Long.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Tên Công ty : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ
THĂNG LONG
Tên giao dịch bằng tiếng Việt : CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai và bảo vệ
môi trường, ngăn ngừa những hiện tượng và hành động tiêu cực, giữ vững an
ninh, kinh tế chính trị, trật tự trị an trong Công ty.
2. Cơ cấu tổ chức
Qua sự thay đổi của từng giai đoạn và để phù hợp với công tác sản xuất
kinh doanh, ngày 10 tháng 5 năm 2016 Công ty đã ban hành Quyết định số
196/QĐ-TLTL về chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trong Công ty.
+ Hội đồng thành viên
+ Ban Giám đốc
+ Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ
- Văn phòng Hội Đồng Thành Viên
SV: Đỗ Minh Hiền

5

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc xây dựng kế hoạch và triển khai
thực hiện chương trình làm việc, soạn thảo các Biên bản, Nghị quyết, Quyết
định, Tờ trình, Thông báo và các văn bản khác của Hội đồng thành viên
+ Tiếp nhận, chuyển văn bản đến, cập nhật ý kiến chỉ đạo, thư ký các
cuộc họp, lưu trữ các văn bản, thông báo, theo dõi, đôn đốc các đơn vị triển khai
thực hiện nghị quyết và lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Hội đồng
thành viên.
- Ban kiểm soát nội bộ
+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc kiểm soát ban quản lý điều hành
thực hiện Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên;
+ Giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh

+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng, cung
cấp các dịch vụ hành chính và hậu cần.
+ Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh môi
trường và cảnh quan trên toàn Công ty
+ Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống lụt
bão.
- Phòng An ninh Bảo vệ
+ Chủ trì và thực hiện công tác an ninh bảo vệ và quốc phòng quân sự địa
phương.
+ Chủ trì và thực hiện công tác phòng chống cháy nổ và phòng chống
thiên tai, cứu nạn, cứu hộ.
- Phòng Kĩ thuật cơ điện
+ Chủ trì và công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng kỹ
thuật thiết bị cơ điện, chuyển đổi, lắp đặt các công trình cơ điện và thiết bị đo
lường thử nghiệm, thực hiện công tác mua hàng vật tư cơ khí điện, phụ tùng máy
móc thiết bị chuyên dụng trong nước.
- Phòng Kĩ thuật công nghệ
+ Chủ trì thực hiện xây dựng công thức phối chế và xác định nhu cầu
nguyên liệu, hương liệu, xây dựng, quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn vật tư
phụ liệu và sản phẩm.
- Phòng Quản lý chất lượng
+ Chủ trì công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm, xây dựng kế hoạch
chất lượng và giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực hiện mục tiêu chất
lượng
+ Chủ trì công tác xây dựng và cải tiến quy trình.
- Phòng Xuất nhập khẩu
+ Chủ trì và triển khai công tác nhập khẩu, xuất khẩu.
SV: Đỗ Minh Hiền

7

+ Quản lý máy móc thiết bị của phân xưởng;
+ Tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch.
* Tổng số CBCNV của Công ty gồm : 1.361 người
Trong đó : - Nam : 1.024 người
- Nữ : 335 người
SV: Đỗ Minh Hiền

8

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trình độ thạc sĩ : 16 người
- Trình độ đại học : 303 người
- Trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật : 844 người
- Lao động phổ thông : 198 người
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thuốc lá Thăng Long (xem
phụ lục)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng thực hiện chức năng về tất cả các công việc liên quan đến
công tác văn phòng trong Công ty.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng, cung
cấp các dịch vụ hành chính và hậu cần.
Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh môi
trường và cảnh quan trên toàn Công ty
Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống lụt bão.
2. Cơ cấu tổ chức

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

bao đến các Nhà phân phối.
Trạm Y tế : 07 người có nhiệm
Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV, khám chữa bệnh
Tổ Nhà xe : 05 người có nhiệm vụ
Trông giữ xe máy, xe đạp của CBCNV Công ty trong thời gian làm việc.
Tình hình đội ngũ CBCNV Văn phòng về độ tuổi và trình độ chuyên môn
không đồng đều, nhưng hầu hết đã qua đào tạo cơ bản về công việc để có thể
đảm nhận tốt nhiệm vụ được giao.
3. Mô hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của
Văn phòng
Văn phòng Công ty Thuốc lá Thăng Long được bố trí không tập trung,
việc bố trí này phù hợp với tính chất công việc từng tổ như Trạm Y tế ở gần khu
vực sản xuất, văn thư ở vị trí thuận tiện cho việc chỉ đạo của lãnh đạo và các
phòng, ban nghiệp vụ …
Vê tổ chức lao động và cách bó trí sắp xếp chỗ ngồi làm việc đối với
CBCNV Văn phòng rất hợp lý. Chính vì vậy hiệu quả công việc đạt được cao,
đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo giao.
Để đạt hiệu quả cao trong công việc, trong các năm qua Văn phòng đã
được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phục vụ như : Điện thoại, bàn, ghế
làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, photocopy, Fax, máy scan tài liệu, điều hòa
nhiệt độ, máy hút ẩm, hủy tài liệu và các phương tiện phục vụ đầy đủ cho các tổ
thực hiện nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên việc trang bị các phương tiện hiện đại
hơn sẽ được thực hiện từng bước phù hợp với việc sản xuất kinh doanh của
Công ty.

- Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ VTLT.
- Đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác
VTLT.
- Xây dựng, tổ chức và chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công
nghệ và thực hiện kế hoạch phát triển VTLT.
- Ban hành các chế độ, quy định về công tác VTLT, hướng dẫn và kiểm tra
việc thực hiện các chế độ, quy định về VTLT Công ty và các đơn vị.
- Thực hiện báo cáo thống kê về VTLT theo quy định và các báo cáo đột
xuất khác.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác VTLT.
4.2.2 Cán bộ nhân viên VTLT
a. Nhân viên Văn thư
- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến nghiệp
vụ văn thư.
- Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; Giúp Lãnh đạo Văn phòng theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản; Đóng dấu Công ty và các dấu
SV: Đỗ Minh Hiền

11

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; Sắp xếp, bảo quản và


Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhàng, không ùn tắc

SV: Đỗ Minh Hiền

13

Lớp: CĐ VTLT K14A


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
PHN TH HAI
KHO ST THC TRNG CễNG TC VN TH, LU TR
CA CễNG TY THUC L THNG LONG
Trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan, t chc ngoi hot ng nghip
v thỡ hot ng qun lý úng vai trũ quan trng, c vớ nh kim ch nam ca
Cụng tỏc Vn th - Lu tr trong c quan. Vỡ vy, cỏc c quan, t chc núi
chung v Vn phũng núi riờng luụn quan tõm v chỳ trng hot ng qun lý
song song vi hot ng nghip v.
I. THC TRNG HOT NG QUN Lí
1. Xõy dng, ban hnh vn bn quy nh v cụng tỏc vn th, lu tr
cụng tỏc vn th lu tr hot ng tt, Lónh o Cụng ty luụn ch o
thc hin theo cỏc quy nh ca cp trờn nh :
Lut Lu tr
Ngh nh 110/2004/N-CP ca Chớnh ph v cụng tỏc vn th
Ngh nh 01/2013/N-CP v cụng tỏc lu tr

Kho lưu trữ Công ty hiện đang bảo quản 02 phông lưu trữ :
- Phông lưu trữ Nhà máy Cơ khí Thuốc lá (phông đóng): Năm 2001, Nhà
máy Cơ khí Thuốc lá sáp nhập vào Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, toàn bộ tài
liệu do Nhà máy Thuốc lá Thăng Long chỉnh lý và bảo quản.
- Phông lưu trữ Công ty Thuốc lá Thăng Long (phông mở)
3. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
công tác văn thư, lưu trữ
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ
thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và
nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ
Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong hoạt động văn thư lưu trữ là một việc cần thiết. Văn phòng
Công ty đã tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo triển khai và ứng dụng tin
học vào công tác văn thư, lưu trữ trong việc xử lý công văn đến, phát hành công
văn đi, gửi nhận văn bản trên mạng nội bộ, sau khi triển khai cơ bản đáp ứng
yêu cầu, phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương
pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn
bản đến, sổ đăng ký văn bản đi …Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại
hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết
nối, tiết kiệm được lao động, giấy tờ.
Nhận xét:
SV: Đỗ Minh Hiền

15

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

SV: Đỗ Minh Hiền

16

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của Lãnh đạo Công ty. Ngoài việc
luôn bám sát công việc của nhân viên, lãnh đạo còn rất quan tâm đến nhân viên
của mình, luôn động viên, tạo điều kiện điều đó tạo cảm giác phấn khởi khi thực
hiện nhiệm vụ.
II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
1. Quản lí văn bản
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Công ty được quản lý tập trung tại
Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại
văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (đối với các
trường hợp bất khả kháng).
-Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ Khẩn, Hỏa tốc được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục xử lý văn bản.
-Văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
-Tất cả các văn bản, tài liệu liên quan đến khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo
được tiếp nhận, xử lý và bảo quản theo chế độ Mật.
- Văn bản, tài liệu mật được đăng ký sổ riêng, theo đúng quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật nội bộ. Không được: fax;
đăng nhập, chuyển xử lý văn bản mật trên phần mềm quản lý văn bản.

không được bóc bì, chỉ đăng ký số tài liệu/số ký hiệu bên ngoài bì vào sổ tiếp
nhận thư, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng hoặc người có tên trên bì có trách nhiệm
giải quyết. Lãnh đạo Văn phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
Công ty.
Trường hợp ngoài phong bì có dấu “Mật”: Văn thư được ủy quyền bóc bì
và đăng ký vào sổ “Công văn Mật đến”. Văn thư trình công văn mật cho Lãnh
đạo Công ty phê duyệt.
- Trường hợp trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: văn thư
vào sổ tiếp nhận thư số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay phong bì đến người
có tên trên bì.
Trong trường hợp, nếu người có tên trên phong bì đi công tác dài ngày,
không thể liên hệ được và trên phong bì có thêm dấu hỏa tốc thì chuyển đến
Lãnh đạo Công ty giải quyết. Văn thư không được mở phong bì;
- Tất cả các bì khác: văn thư bóc bì để thực hiện các thủ tục xử lý văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo, văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một nội dung hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày,
SV: Đỗ Minh Hiền

18

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm với văn bản để làm bằng
chứng, tham chiếu.
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải:
Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư, không đóng
dấu đến và được chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
- Đối với bản fax, chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, in ra và làm thủ tục đóng dấu
Đến.
- Sau đó, khi nhận được bản chính, đóng dấu Đến vào bản chính và làm
thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản
chuyển phát qua mạng) và lưu cùng với bản fax, bản chuyển phát qua mạng đã
được Lãnh đạo Công ty phê duyệt trước đó.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì cán bộ nhân
viên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Công ty,
Lãnh đạo Văn phòng để xử lý.
- Đối với các văn bản mật gửi đến: nếu nơi gửi không thực hiện đúng thủ
tục bảo mật, bì văn bản mật có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ, lọt bí mật tài liệu,
… thì văn thư liên lạc lại nơi gửi để có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi thực hiện thủ tục đăng ký, trình ngay trong ngày để
Lãnh đạo Công ty xem xét và cho ý kiến giải quyết.
- Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Công ty,
văn bản đến được đăng ký bổ sung vào cột nơi nhận, ký nhận trong sổ đăng ký
văn bản đến và vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến.
- Đối với văn bản đến mật: Căn cứ ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Công
ty, văn thư photocopy nhân bản tài liệu, không thực hiện đăng nhập - chuyển xử
lý trên phần mềm.
Văn bản đến mật khi gửi tới các phòng ban chuyên môn phải được gửi
bằng một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “C”, “B” tương ứng với
độ Mật, Tối mật của tài liệu bên trong bì; ghi số ký hiệu của văn bản và tên

được phân công phụ trách.
- Các phòng ban, cá nhân được phân công xử lý văn bản: có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn được thể hiện trên văn
bản.
Phòng ban xử lý chính có trách nhiệm lập Tờ trình giải quyết công việc
đối với tất cả các loại công việc trình Lãnh đạo Công ty vị giải quyết.
Tờ trình giải quyết công việc được lưu giữ tại phòng ban trình và lưu kèm
theo hồ sơ công việc. Mẫu Tờ trình được quy định cụ thể tại Phụ lục V đính
kèm.
+ Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
SV: Đỗ Minh Hiền

21

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cán bộ nhân viên Văn thư có trách nhiệm :
- Thống kê số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến
hạn nhưng chưa được giải quyết theo hàng tuần, tháng : Tổng hợp theo dõi tình
hình xử lý văn bản sắp đến hạn, hàng tuần gửi email cho lãnh đạo các phòng ban
xử lý chính để đôn đốc nhắc nhở, đối với những văn bản đã quá hạn mà chưa
được xử lý tổng hợp báo cáo lãnh đạo Công ty.
- Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Công
ty/đơn vị về tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn
vị có liên quan.
+ Thời hạn xử lý văn bản đến tại các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ
được quy định như sau:
- Thực hiện đúng các yêu cầu về thời hạn xử lý văn bản đã được quy định

đạo của Lãnh đạo Công tyđược phân công phụ trách xử lý.
-Đối với những văn bản đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, cần tham khảo ý
kiến của các chuyên gia, cần thảo luận tập thể Lãnh đạo….trước khi quyết định,
thời hạn giải quyết thực hiện theo thời hạn quy định cụ thể được Lãnh đạo Công
ty giao.
+ Quản lý văn bản đi (bao gồm cả văn bản đi mật)
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng của văn bản và
đăng ký văn bản đi
- Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện có sai sót về thể thức kỹ thuật trình bày hoặc nội
dung văn bản, trả lại văn bản cho phòng ban soạn thảo và báo cáo Lãnh đạo Văn
phòng để nắm tình hình.
- Ghi số, ngày, tháng ban hành văn bản
Tất cả văn bản đi của Công ty (trừ một số trường hợp văn bản chuyên
ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán,...) được ghi số theo hệ thống số chung của
Công ty; ghi ngày tháng năm ban hành văn bản và vào sổ đăng ký.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hành trong
một năm; được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12 hàng năm; được đánh riêng cho từng loại hoặc ghi chung
cho một số loại văn bản tùy thuộc vào số lượng văn bản được ban hành nhiều
hay ít.
+ Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản bằng sổ:
Lập sổ đăng ký văn bản đi: Hiện tại Công ty có 03 sổ công văn Đi gồm :
Số đăng ký công văn đi
SV: Đỗ Minh Hiền

23


đến các đối tượng khác chỉ để biết, tham khảo.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
+ Đóng dấu Công ty và các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)
SV: Đỗ Minh Hiền

24

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát và
đính chính văn bản đi
Thủ tục phát hành văn bản
- Cán bộ nhân viên văn thư tiến hành: lựa chọn bì, viết bì, vào bì, dán bì,
đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì.
- Đối với văn bản đi mật : văn thư không đăng nhập văn bản trên phần
mềm quản lý, văn bản khi gửi tới các phòng ban chuyên môn phải được gửi
bằng: một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “C”, “B” tương ứng với
độ Mật, Tối mật của tài liệu bên trong; ghi số ký hiệu của văn bản và tên người
nhận theo đúng thành phần Nơi nhận văn bản (đối với các phòng ban phải gửi
đích danh Lãnh đạo các phòng ban).
Riêng tài liệu thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì, bì
trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “A” ở ngoài bì.
+ Chuyển phát văn bản
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều hoàn thành thủ tục phát hành
và đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký
nhận.