Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

LỜI NÓI ĐẦU
Từ Đại hội VI tháng 12 năm 1986 đến nay nước ta đã mở ra một nhiệm vụ
mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực như kinh tế, văn hoá, chính
trị...của Việt Nam. Song tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và
nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các
hoạt động của văn phòng là điều kiện cần thiết nhằm thực hiện thành công sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
Đối với một công ty, doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng
cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một
trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng
vai trò là quan trọng là cầu nối giữa các bộ phận chức năng trong công ty, doanh
nghiệp có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động trong
doanh nghiệp thông suốt.
Sau khi được học tập và nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và sau thời gian ngắn nghiên cứu chuyên đề
“Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và khảo sát tại Công ty TNHH Nam Thắng:
địa chỉ xã Bình Phú – Thạch Thất – Hà Nội, em càng thấy được vai trò quan
trọng của hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều
hành một công ty, doanh nghiệp như thế nào. Xuất phát từ thực trạng hoạt động
văn phòng của công ty em đã đi sâu vào nghiên cứu và mạnh dạn đưa ra một số
giải pháp cho báo cáo tiểu luận “Khảo sát đánh giá về thực trạng tổ chức bộ
máy văn phòng tại công ty TNHH Nam Thắng:
Đề tài này em chọn không có tham vọng lý giải một cách cụ thể và chi tiết
quá trình hoạt động, những thay đổi về tổ chức điều hành hoạt động mà trên cơ
sở nghiên cứu những mặt mạnh, mặt yếu của văn phòng để có một số ý kiến nhỏ
góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.
Với sự hướng dẫn của giảng viên: Nguyễn Đăng Việt và sự giúp đỡ của

2

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

MỤC LỤC
1. Văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp......3
1.1. Khái niệm Văn phòng.............................................................................3
TRƯỞNG PHÒNG.........................................................................................12
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC.....................17
BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH NAM THẮNG......................17
PHỤ LỤC............................................................................................................25
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY, DOANH NGHIỆP CỦA VIỆT NAM
1. Văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
1.1. Khái niệm Văn phòng.
Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường
người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công
văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ
riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh
máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách….
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cách
gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức,
hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung.
Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể
định nghĩa văn phòng như sau:

Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn các
hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu dưới dạng
con số, chữ, âm thanh và hình ảnh và được xử lý, sắp xếp thành các mẫu hình có
ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định hoạch
định và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ thống thông tin cả
trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế. Doanh nghiệp ngày một mở rộng
quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh. Đồng thời phải
vượt lên trong môi trường cạnh tranh, nên những nhà quản lý mong đợi được
cung cấp thông tin giá trị hơn trong khoảng thời gian hẹp của họ.
Vì vậy cần phải tăng cường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông
tin hành chính hỗ trợ của văn phòng.
b. Chức năng dịch vụ hỗ trợ:
Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội
dung, với chức năng dịch vụ hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ
và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo
sự phát triển, có tính liên kết và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó. Cho nên phải
có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh
nghiệp, cách quản lý của những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để
thực hiện chức năng trên.
1.2.2. Nhiệm vụ.
Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụ như;
Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch công tác
hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện
chương trình.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản lý
theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
Kiểm tra thể thức văn bản, soạn thảo văn bản và quản lý văn bản.
Công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và lưu trữ.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại là chiếc cầu nối liên hệ với các cơ

Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng các nhà quản trị luôn quan tâm
đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp
ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối,
có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược lại, một bộ
máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động
không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém
hiệu quả, lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà
quản trị phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những
nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện
pháp khắc phục kịp thời.
Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị
cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung
của doanh nghiệp. Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả của sự bố trí
các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệ
thống. Phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơ chế vận
hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ
bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài.
Khi tiến hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế
phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp phải thể hiệu quả hoạt
động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tố trên, nếu chức năng
không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung của doanh nghiệp, cơ cấu
Báo cáo tiểu luận

5

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

dụng mô hình này người ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt và
cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho những
thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng
có hiệu quả cao hơn.
b. Mô hình phân tán:
Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức
năng riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức... công việc như; quy trình xử lý
văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu
trách nhiệm. Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp
vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo.
Báo cáo tiểu luận

6

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

c. Mô hình hỗn hợp:
Với mô hình này thì tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp
dụng ở các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp. Việc tổ chức và điều
hành văn phòng kết hợp được các ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán,
song vẫn có mặt hạn chế nhất định như chồng chéo về chức năng, khó quản lý
điều hành của văn phòng.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất
kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp
nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng

7

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

- Yếu tố khách quan:
+ Là yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp,
trình độ phát triển kinh tế thấp... là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính
của nước ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt
động văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và
hoạt động của văn phòng kém hiệu quả.
+ Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó
khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các
chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính.
- Yêu tố chủ quan:
+ Tổ chức lao động: Là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động
với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức
lao động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc
biệt là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ
chuyên môn của từng thành viên, số lượng nhân viên trong phòng, từ đó có sự
phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân.
+ Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn
phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn phòng. Khi
thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài
chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử
dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất.

đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó
phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt như; Công tác Hành
chính; Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương; Công tác kế hoạch kinh
doanh của công ty; Công tác tài chính, thống kê kế toán; Công tác văn thư, lưu
trữ; Các hoạt động khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty TNHH Nam Thắng
GIÁM ĐỐC CÔNG YY
Ngô Đình Tuân

HAI PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Văn Hạnh
Nguyễn Thị Tuyến

Phòng kế toán

Phòng HC - TC

Xưởng sản xuất số 2

Xưởng sản xuất số 1
Báo cáo tiểu luận

Phòng KH - KT

9

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

việc khai thác, chế biến và kinh doanh sản xuất lâm sản và lĩnh vực xây dựng
đường giao thông nông thôn và các công trình nhà ở, công trình tập thể trên địa
bàn huyện, cũng như một số huyện lân cận.
Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong
khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình
hình sản xuất.
Đầu tư các máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh và chế biến lâm sản
hiện đại, nâng cao năng suất lao động.
Báo cáo tiểu luận

10

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Đầu tư nhân lực đào tạo, tuyển dụng, công nhân có tay nghề khuyến kích
mọi người tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.
3. Bộ máy văn phòng tại Công ty TNHH Nam Thắng
Bộ máy văn phòng tại công ty TNHH Nam Thắng được tổ chức tên gọi là
phòng Hành chính tổ chức gồm: Trưởng phòng, hai phó trưởng phòng, 4 nhân
viên giúp việc văn phòng công ty.
3.1. Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty.
a. Chức năng: Phòng Hành chính tổ chức công ty TNHH Nam Thắng là
một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành của công ty.
Là một bộ phận tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác Hành
chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản như sau; Chức năng quản lý và điều

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Trước khi sắp xếp công ty chưa đủ vốn để đầu tư cơ sở vật chất và vốn
thiếu nhiều, cán bộ có trình độ thấp, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi
chuyển đổi sang cơ chế mới, việc luôn thay đổi của các chính sách phát triển
kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành chính tổ chức
chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướng hoạt động. Song,
với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên phòng hành chính tổ
chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng, từng bước
hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả.
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức.
TRƯỞNG PHÒNG
Hai Phó phòng

Văn thư - Lưu trữ

Phụ trách lâm sản

Phụ trách xây dựng

Phụ trách xây dựng
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng đã đảm bảo được các yêu tố của một
phòng Hành chính tổ chức về:
Tính tinh gọn: Với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng
Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi

do giám đốc, trưởng phòng phân công:
Giúp Trưởng phòng theo dõi, báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác
tuần, tháng, quý, năm; Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên và
công nhân trong công ty; Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác: tạp vụ, lễ
tân, bảo vệ; Triển khai công việc được Trưởng phòng phân công; Đón tiếp
khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp của lãnh đạo; Ngoài các nhiệm vụ trên,
phó phòng còn đảm nhiệm công việc Thủ quỹ của phòng Kế toán.
- Các nhân viên giúp việc.
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ: Nhân viên văn thư - lưu trữ thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể:
+ Nhân viên phụ trách lâm sản: Thực hiện các nhiệm vụ lĩnh vực sản xuất
kinh doanh về lâm sản.
+ Nhân viên phụ trách xây dựng: Thực hiện các nhiệm vụ lĩnh vực sản
xuất kinh doanh về xây dựng.
+ Nhân viên phụ trách hậu cần văn phòng, hội họp, lễ tân của công ty.
c. Mối quan hệ
Khi xây dựng bộ máy văn phòng, lãnh đạo công ty rất chú trọng đến việc
thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn công ty nói
chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ chức nói riêng. Công ty
quản lý theo chế độ một thủ trưởng, Trưởng phòng Hành chính tổ chức ra các
quyết định quản lý, điều hành thông qua các hình thức như quyết định, mệnh
lệnh, thông báo. Căn cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc,
Giám đốc, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các nhân viên
triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan
Báo cáo tiểu luận

13

SV: Ngô Đình Yên


phòng chuyên nghiên cứu các đề án, các kế hoạch khai thác cần một không gian
yên tĩnh để làm việc được bố trí nơi nhiều người qua lại.
e. Hiện đại hoá bộ máy văn phòng.
Hiện nay công ty TNHH Nam Thắng có một hệ thống các trang thiết bị
khá hiện đại, tuy chưa đầy đủ song đã phục vụ tốt và có hiệu quả trong việc xử
lý, cung cấp thông tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại, máy photo
copy và ứng dụng các công nghệ phần mềm vào quản lý như phần mềm kế toán,
kiểm tra chất lượng sản phẩm.
3.2.2 Những ưu điểm.
Báo cáo tiểu luận

14

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Ban lãnh đạo công ty TNHH Nam Thắng đã rất chú trọng đến một bộ máy
văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây
dựng bộ máy văn phòng, đây là ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả hoạt
động của phòng hành chính tổ chức.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh giảm
tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công việc, tạo
điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản thân. Việc giải quyết
các mối quan hệ giữa cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng, giữa phòng
hành chính tổ chức với các bộ phận khác nói chung được giám đốc và trưởng
phòng hành chính chú trọng, phối hợp cùng xây dựng môi trường làm việc văn



Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

nghiệp của nhà nước, sự ra đời của bộ luật doanh nghiệp đã tạo một môi trường
thuận lợi, thông thoáng hơn cho công ty TNHH Nam Thắng mở rộng quy mô sản
xuất, đa dạng hoá sản phẩm, nhiều lĩnh vực kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu
thụ và nâng cao năng suất lao động. Đây là yếu tố tác động tích cực đến các hoạt
động của phòng hành chính tổ chức, nâng vị trí, vai trò của văn phòng côn ty.
Nguyên nhân chủ quan: Lãnh đạo công ty nhận thức về tầm quan trọng, vị
trí, vai trò của văn phòng trong các hoạt động của công ty chưa đầy đủ, còn thiếu
kinh nghiệm thực tế trong việc tổ chức bộ máy văn phòng công ty. Ý thức chấp
hành nội quy, quy chế hoạt động và kỷ luật chưa cao. Quy mô sản xuất nhỏ, mặt
bằng công ty còn chật, các phòng làm việc chật hẹp dẫn đến gặp nhiều khó khăn
trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nên công ty chỉ chú trọng vào phát
triển sản xuất, chưa có nhiều điều kiện đầu tư, mở rộng hoạt động của văn
phòng, nguồn kinh phí đầu tư cho công tác quản lý, mua sắm các trang thiết bị
văn phòng còn hạn chế là nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong việc tổ chức
và hoạt động của phòng Hành chính tổ chức.
Nguyên nhân khách quan: Là do các thể chế về giám sát, kiểm tra, thanh
tra... ở lĩnh vực tổ chức, nhân sự và hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi,
sửa chữa nhưng bất cập, lạc hậu trong hệ thống thể chế Việt Nam, các văn bản
pháp luật cũng như chủ trương chính sách của Nhà Nước quá nhiều chồng chéo,
hay thay đổi, do đó các doanh nghiệp khó phân biệt loại nào còn hiệu lực, loại
nào hết hiệu lực. Còn nhiều vấn đề bất cập trong cơ chế quản lý và điều hành
của nhà nước, như chưa có những quy định cụ thể và thống nhất cách tổ chức
văn phòng cũng như các hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, do đặc điểm sản
xuất của công ty phụ thuộc vào thời tiết dẫn đến doanh thu không ổn định, đời

chẽ trách nhiệm giữa giám đốc và công nhân, viên chức.
Thực hiện dân chủ ở công ty phải đi đôi với nâng cao hiệu lực quản lý
Nhà nước của cơ quan Nhà nước và quản lý kinh doanh của công ty, thực hiện
phân công, phân cấp cụ thể trong công ty, khuyến khích và tạo môi trường thuận
lợi cho hoạt động quản lý của giám đốc được chủ động sáng tạo phù hợp với yêu
cầu của cơ chế thị trường.
Báo cáo tiểu luận

17

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

Người sử dụng lao động và người lao động trong công ty có nghĩa vụ phải
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng hợp đồng lao động, thoả ước
lao động đã ký kết, chấp hành đúng các nội quy, quy chế của công ty; thực hiện
đầy đủ quyền dân chủ, giữ gìn kỷ luật, đấu tranh chống các biểu hiện tham
nhũng, lợi dụng dân chủ gây mất đoàn kết nội bộ.
Ban lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến, phản ánh, phê bình của cán
bộ, nhân viên và không được có hành vi trù dập đối với cán bộ, nhân viên đã
góp ý, phê bình mình. Khi cán bộ, nhân viên đề nghị được gặp thì giám đốc
công ty gặp và trao đổi các vấn đề liên quan.
Trong khi thi hành nhiệm vụ, công vụ, cán bộ nhân viên phải phục tùng sự
chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên. Cán bộ, nhân viên có quyền trình bầy ý kiến,
đề xuất việc giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, khác
với ý kiến của người phụ trách trực tiếp, nhưng vẫn phải chấp hành sự chỉ đạo


Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

chung được đào tạo chính quy về quản lý và hành chính văn phòng, có kinh
nghiệm làm việc. Hội tụ đầy đủ các phẩn chất của người quản lý văn phòng như:
có khả năng kỹ thuật, khả năng quản lý, khả năng ra quyết định và khả năng
quản lý hành chính để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, tạo
tấm gương trong công việc, duy trì kỷ luật để dành được sự tôn trọng của cấp
dưới; cùng tham gia công việc mang tính thời hạn, kịp thời khắc phục khó khăn,
biết ra quyết định một cách có phương pháp để giải quyết kịp thời, hợp lý...
Phó phòng và các nhân viên trong phòng với nhu cầu hiện tại của công ty
đã đảm bảo sự hợp lý về số lượng, nhưng cần có sự phối hợp, công tác giữa các
nhân viên trong công việc, nên có kế hoạch phân công công việc cụ thể, rõ ràng
để hạn chế sự chồng chéo trong công việc.

3. Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban
Sơ đồ bố trí lại các phòng làm việc của công ty TNHH Nam Thắng (Có
phụ lục số 02 kèm theo)
Với cách sắp xếp này có thể làm giảm thời gian di chuyển theo luồng
công việc giữa phòng hành chính tổ chức, phòng kế toán với phòng giám đốc,
tạo sự thuận lợi trong quy trình giải quyết các thủ tục hành chính cũng như giám
đốc có thể bao quát, quản lý sát các hoạt độnh của các phòng trong công ty.
Các phòng làm việc hành chính nên tách xa các xưởng sản xuất sẽ tạo
được môi trường yên tĩnh hơn, thuậm lợi cho việc nghiên cứu các kế hoạch sản
xuất mà vẫn đảm bảo tính tương quan giữa các bộ phận.
4. Tăng cường công tác kiểm tra.
công tác kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá và thúc đẩy hoạt động của văn
phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ máy văn phòng của
công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng những phương pháp kiểm tra
riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt

nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành động. Kiểm tra
lịch công tác sẽ kiểm soát được mức bình quân phân phối công việc giữa các
nhân viên.
Công tác kiểm tra cần thực hiện các nguyên tắc như: Kiểm tra toàn diện;
Kiểm tra khách quan; Kiểm tra kịp thời; Kiểm tra cụ thể.
5. Xây dựng sơ đồ phân phối công việc.
Văn phòng công ty cần xây dựng kế hoạch trong công việc là biện pháp
quan trọng để tổ chức khoa học lao động của nhà lãnh đạo, quản lý. Muốn kế
hoạch hoá công việc được tốt cần có sự phân loại công việc. Có nhiều cách phân
loại công việc như: phân theo nội dung; phân theo quan hệ; phân theo tính chất;
phức tạp, trước mắt, lâu dài...Việc lựa chọn công việc để giải quyết phải phù hợp
với yêu cầu thực tế, kịp thời và chính xác, phải đặt ra những câu hỏi và trả lời để
lựa chọn như; Cần giải quyết việc gì?. Tại sao phải giải quyết việc đó?. Giải
quyết như thế nào?. Cách nào tốt nhất?. Nơi giải quyết là đâu?. Khi nào phải giải
quyết xong?. Có thể kéo dài công việc không?. Giao việc cho ai là hợp lý?...
Với sơ đồ phân phối công việc các nhà lãnh đạo, quản lý có thể giải quyết
tất cả các vấn đề trên. Sơ đồ phân phối công việc thể hiện một cách tổng thể các
công việc, hoạt động của một đơn vị hay các bộ phận phòng ban theo từng cá
nhân (Phụ lục kèm theo)
Từ góc độ quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính có thể kiểm
soát được các công việc thực hiện, thời gian thực hiện của mỗi công việc cụ thể.
Từ đó có thể nghiên cứu các phương án phân phối công việc hiệu quả nhất, tiết
kiệm chi phí nhất và với thời gian ít nhất.
Báo cáo tiểu luận

20

SV: Ngô Đình Yên



Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty là
biện pháp cần thiết đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch, sự
chỉ đạo của lãnh đạo phải chú ý các yêu cầu:
+ Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và được
truyền đạt kịp thời, chính xác.
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng.
+ Tránh vi phạm thẩm quyền, lạm quyền.
+ Xây dựng nội quy, quy chế theo những nội dung được pháp luật quy
định và theo tính chất cá biệt của công ty.
Báo cáo tiểu luận

21

SV: Ngô Đình Yên


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

- Để đảm bảo việc thực hiện tốt những nội dung các nội quy, quy chế hoạt
động của phòng hành chính tổ chức cũng như của công ty, Ban giám đốc và các
nhà quản lý cần kết hợp với các tổ chức khác để tuyên truyền, giáo dục các nội
quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế.
Ngoài ra, thực hiện việc động viên, khen thưởng, biểu dương những người thực
hiện tốt các nội quy, quy chế và người có thành tích tốt trong công tác. Đây
chính là những tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích
cực hơn.
8. Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc.
Để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn việc lập kế hoạch đầu tư thêm các


Khoa: Quản trị văn phòng

Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

KẾT LUẬN
Trong hoạt động văn phòng là các hoạt động quan trọng diễn ra hàng ngày
ở tất cả các cơ quan Nhà nước, công ty, doanh nghiệp. Văn phòng không chỉ là
công việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ
hoạt động của cơ quan, công ty, doanh nghiệp, mà còn là nơi xử lý, tổng hợp và
chuyền tải các thông tin nhằm phục vụ các hoạt động của cơ quan, công ty,
doanh nghiệp.
Để các hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả cao thì việc hoàn thiện tổ
chức bộ máy văn phòng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn
phòng và cả bộ máy hoạt động của toàn bộ công ty, doanh nghiệp. Hiện nay,
việc hoàn thiện tổ chức văn phòng đã được nhà nước, các cơ quan, các doanh
nghiệp chú trong quan tâm và đã có những giải pháp hiệu quả, nhiều cơ quan,
công ty, doanh nghiệp dần hoàn thiện tổ chức văn phòng của mình, thích ứng với
mọi tình huống, ổn định và phát triển, góp phần vào sự tăng trưởng của nền kinh
tế Việt Nam từng bước hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới.
Qua môn học em được hiểu thêm một một lĩnh vực văn phòng trong các
công ty, doanh nghiệp mà trong công việc hiện tại em chưa được trải nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn công ty TNHH Nam Thắng và thầy giáo giảng viên
Nguyễn Đăng Việt – khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận này. Do thời gian ngắn, kiến thức và
kinh nghiệm thực tế trong các công ty, doanh nghiệp còn rất hạn chế nên không
Báo cáo tiểu luận

23


Phßng kÕho¹ ch

Phßng hc-t c

Phßng kÕto¸ n

x©y dùng

l ©ms¶n

Phßng gi¸m®èc

Ph©n x ëng s¶n xuÊt

Ph©n x ëng s¶n xuÊt

S¬ ®å c«ng ty tnhh namth¾ng

Khoa: Quản trị văn phòng
Lớp: ĐHLTQTVPA–1408

PHỤ LỤC

Phô l ôc sè 01

SV: Ngô Đình Yên