LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư tại
Trường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh ” là của riêng tôi được thực hiện
qua việc khảo sát thực tế ở Trường THCS Võ Cường, qua tham khảo các tài liệu
văn thư ở Trường THCS Võ Cường… Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong
đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.
Bắc Ninh, ngày 25 tháng 12 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Để bài nghiên cứu khoa học có kết quả tốt, ngoài những năng lực, sự sáng
tạo và những tài liệu tôi thu thập được thì cơ hội và sự hướng dẫn của cô giáo
cùng với những thông tin từ cán bộ công tác phòng văn thư – lưu trữ, trường
THCS Võ Cường đã giúp tôi rất nhiều trong nghiên cứu.
Tôi xin cám ơn TS. Lê Thị Hiền, giảng viên môn Phương pháp nghiên
cứu khoa học lớp Lưu trữ học 15A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Cô đã tạo
cho tôi cơ hội được tiếp xúc với ngành văn thư – lưu trữ mà tôi đang theo học.
Nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình của cô, tôi đã có thêm nhiều kiến thức và hiểu
biết, gần gũi hơn với ngành. Cô cũng đã giúp tôi được bộc lộ sở thích của mình
qua bài nghiên cứu khoa học này.
Đồng thời, tôi xin cám ơn cô Nguyễn Thị Tuyết Mai, cán bộ, viên chức
phòng Công tác Văn thư – Lưu trữ, trường THCS Võ Cường đã tạo điều kiện
cho tôi rất nhiều trong đề tài nghiên cứu này. Với những thông tin thực tế cô đưa
cho đã giúp bài nghiên cứu khoa học của tôi được hoàn thiện tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

7.Đóng góp của đề tài....................................................................................3
8.Cấu trúc của đề tài......................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH.....................4
1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư..........................................................4
1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư............................................................4
1.1.2: Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư..................................4
1.1.2.1: Vị trí của công tác văn thư...............................................................4
1.1.2.2: Ý nghĩa của công tác văn thư...........................................................5
1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư...........................................................5
1.1.3: Nội dung của công tác văn thư............................................................6
1.1.3.1 Soạn thảo văn bản.............................................................................6
1.1.3.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức............................6
1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................7
1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường...................................................9
1.2.1: Sự ra đời và phát triển của trường THCS Võ Cường..........................9
1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường.................................................................11


Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS
VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH........................................................12
2.1: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường...................12
2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác........................................................12
2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư...........................................................13
2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản...........................................14
2.1.4.2: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của trường..................19
2.1.5: Công tác quản lý và sử dụng con dấu................................................22
2.1.6: Công tác lập hồ sơ.............................................................................23
2.2: Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường........24

chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự
phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia. Nắm bắt được tầm quan
trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền
hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và
sáng tạo hơn. Ngày nay, công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực
của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất
nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó.
Bản thân là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư – Lưu trữ, vấn đề công
tác văn thư rất cần thiết và quan trọng, giúp ích cho tôi trong việc học tập và
công tác. Hơn nữa, vốn yêu thích từ lâu, đây chính là cơ hội để bộc lộ sở thích
của tôi.
Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư tại Trường
THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh ”.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường
• Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường
1


• Thời gian: 2016 – 2017
• Không gian nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư tại trường THCS Võ
Cường
• Giới hạn nội dung: nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo văn
bản; quản lí và giải quyết văn bản; quản lí và sử dụng con dấu
3.Giả thuyết nghiên cứu
Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học và chú trọng việc bảo đảm
thông tin thì công tác văn thư ngày càng được nâng cao, phù hợp với xu thế của
xã hội.

▪ Phương pháp quan sát trực tiếp
▪ Phương pháp tính và tổng hợp dữ liệu
▪ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
▪ Nguồn tin từ mạng Internet
▪ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Trường THCS Võ Cường
7.Đóng góp của đề tài
Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư tại
trường THCS Võ Cường.
Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu cho cán bộ làm
công tác văn thư.
8.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về trường
THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường,
thành phố Bắc Ninh
Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường THCS Võ
Cường, thành phố Bắc Ninh.

3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH
1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,

năng suất, hiệu quả, đúng chính sách, đúng chế độ
- Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ cần thiết về các hoạt động của cơ
quan, giữ gìn bí mật quốc gia.
- Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu và
phải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:
* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.
Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn
thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp
thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết
nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý
nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả
nghiêm trọng.
* Đảm bảo chính xác.
Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác
văn thư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu
này cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối
chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn
chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể
thức và tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình
bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế
độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
* Đảm bảo giữ gìn bí mật.
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa
đựng những thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí
5


mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại



* Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản đi.
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy
trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm:
Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ
về thể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo. Trước
khi trình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:
Bước 5: Lưu văn bản đi:
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Bước 2: Phận loại sơ bộ bóc bìvăn bản đến:
Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Bước 4: Đăng ký văn bản đến
Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến
Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác.
- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan:
Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu
chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với
nội dung và tính chất công việc.
8


Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là
văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính).
- Bảo quản con dấu:
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường
hợp thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng của cơ
quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian
đó.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi
vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải
để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể
ngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin
phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,
sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước
pháp luật.
Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất,
đống thời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm
và phải thông báo hủy con dấu bị mất.
1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường

bồn cây cảnh công trình măng non của Liên đội luôn nở rộ sắc hoa bốn mùa.
Đội ngũ cán bộ giáo viên dao động từ 45 đến 47 người, với 28 thầy cô tốt
nghiệp đại học, 04 giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh và 22 thầy cô dạy giỏi cấp thành
phố đã đạt ở các năm.
Thực hiện tốt lời dạy của Bác Hồ, các chủ trương của Đảng, nhà nước và
mục tiêu giáo dục của ngành trong cả nước. Trường THCS Võ Cường từ một
ngôi trường có xuất phát điểm không cao, trong những năm gần đây đã không
ngừng đổi mới, phát huy sáng tạo, đội ngũ giáo viên và lực lượng học sinh luôn
luôn cố gắng, tạo nguồn sinh lực, dùng nhiều giải phát để nâng cao chất lượng
giáo dục toàn diện có hiệu quả. Nhà trường liên tục đạt danh hiệu “Tập thể lao
động tiên tiến” và “Tập thể lao động xuất sắc”. Liên đội đã 3 năm được tặng
10


bằng khen của Trung ương Đoàn về phong trào hoạt động thanh thiếu niên. Tập
thể Công đoàn và Nữ công luôn đạt vững mạnh và xuất sắc, được tặng nhiều
giấy khen, bằng khen của cấp trên. Phong trào thi đua “Dạy tốt, học tốt” của
thầy và trò thường xuyên diễn ra sôi nổi. Số giải học sinh giỏi các cấp ngày càng
tăng. Năm học 2010 – 2011 đạt 40 giải cấp tỉnh và thành phố. Tỷ lệ tốt nghiệp từ
năm 2004 đến nay đạt 100%. Năm học 2010 – 2011 nhà trường đã được ngành
đề nghị Bộ giáo dục tặng bằng khen.
1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường
Để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao,
trường THCS Võ Cường gồm có 01 Hiệu trưởng; 02 Phó hiệu trưởng; 02 tổ
chuyên môn và 01 phòng hành chính.
Hiệu trưởng

Phó hiệu trưởng

Tổ khoa học tự

2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác
Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại nhà trường, từ khi
được thành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn
thư không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng rãi khang trang,
thuận tiện cho việc trao đổi thông tin. Một số máy móc phục vụ cho công tác
văn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy
điều hòa, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con
dấu,... và các vật dụng khác được trang bị khá đầy đủ. Hiện tại thì trường chưa
trang bị máy scan, máy hủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng không
dùng nữa trong quá trình làm việc, được đưa vào thùng rác trong phòng được
dọn bán lại cho người mua những giấy và tài liệu cũ. Điều này sẽ tiết kiệm được
cho trường.
Máy tính của trường được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật
những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những
thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Nhà trường luôn được cập nhật và
báo cáo nhanh chóng.
Mạng máy tính nội bộ trong trường cũng luôn được kết nối với nhau để
12


tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình
chuyển giao thông tin giũa các bộ phận trong trường từ đó cũng dần được diễn
ra nhanh chóng. Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt chương trình riêng
về công tác văn thư. Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực cho cán bộ văn
thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của văn thư diễn ra nhanh chóng,
hiệu quả và chính xác hơn.
Nhờ vậy nên công tác văn thư trong Nhà trường đã hoạt động một cách rất
hiệu quả. Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in
văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều

Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến
hành theo trình tự nhất định cụ thể.
* Quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết
một công việc cụ thể.
Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên
quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Đây là quy trình
gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh
chóng, chính xác và thiết thực.
Quy trình soạn thảo văn bản của trường THCS Võ Cường được tiến hành
theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản. Từ đó xác định
được hình thức phù hợp.
Khi có yêu cầu soạn thảo văn bản thì văn thư phải hiểu được văn bản đó
được xây dựng phản ánh về vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì, khi ban
hành ra thực tế có được chấp nhận hay không, và nội dung văn bản đó phải thể
hiện như thế nào cho hợp lý…? Từ đó văn thư sẽ xác định tên loại, thể thức và
nội dung thích hợp.
Cán bộ văn thư làm tốt khâu này bước đầu sẽ giúp lãnh đạo Nhà trường
và cán bộ soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hành văn bản đó.
Loại trừ được khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ và đó là căn cứ để lựa chọn
tên loại và cách trình bày văn bản cho phù hợp.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành.
14


Đây là một công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh
động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các

Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở trường THCS Võ
Cường được thực hiện đầy đủ các bước, đúng trình tự theo quy định pháp lý.
Văn bản ban hành đúng thể thức, đúng thẩm quyền, đảm bảo các yếu tố thông
tin cần thiết, đạt hiệu lực cao.
Bước 5: Triển khai văn bản.
Trong bước này người thực hiện soạn thảo cần xác định văn bản gửi đến
những cơ quan nào, tổ chức, cá nhân nào. Từ đó làm thủ tục gửi đi, sắp xếp, lưu
văn bản và làm các công việc theo dõi việc thực hiện.
* Thẩm quyền ký văn bản
- Hiệu trưởng: Có thẩm quyền ký tất cả các văn bản ban hành của Nhà
trường. Với văn bản thuộc thẩm quyền ký của Hiệu trưởng.
Mẫu chữ ký của Hiệu trưởng:
HIỆU TRƯỞNG
Trần Thị Thư
- Phó hiệu trưởng : Ký thay (KT) Hiệu trưởng với tất cả các
văn bản được phân công phụ trách hoặc ủy quyền.
Mẫu chữ ký của Phó hiệu trưởng:
KT.

HIỆU

KT.

HIỆU

TRƯỞNG

TRƯỞNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

khi văn bản được thông qua văn thư sẽ soạn thảo một bản chính thức và tiến
hành các bước tiếp theo.
Đăng ký và chuyển giao văn bản đi.
Nhà trường hàng năm phát hành khối lượng văn bản lớn, việc đăng ký văn
bản đi được thực hiện cả trên máy vi tính và sổ sách, nên việc quản lý văn bản
được chặt chẽ và thuận tiện trong tra cứu sử dụng.
Văn thư sẽ tổ chức chuyển công văn đi. Nhưng trước đó văn thư sẽ kiểm
tra lại thể thức văn bản và phải vào sổ đăng ký công văn, văn bản đi.
Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra về thể
thức, nội dung, cán bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng năm cho văn bản và tiến
hành đóng dấu văn bản. Tùy thuộc vào nội dung, đơn vị soạn thảo, chữ ký của
thủ trưởng mà văn thư sử dụng con dấu hợp lý (dấu của Hiệu trưởng, dấu của
Phó hiệu trưởng, dấu văn phòng…)
Sổ công văn đi đảm bảo đủ các nội dung: Số và ký hiệu văn bản, Ngày
tháng văn bản, Trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận văn bản, Đơn vị nhận bản
lưu và Ghi chú. Rồi văn thư tiến hành cho văn bản, công văn vào bì và viết bì
17


công văn theo quy định.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
N
gày

Số

tháng

ký



ơi

người

nhận

nhận

vị,

văn,

S
ố

G
hi

lượng

bản lưu

chú

bản

P

Côn

Add: Khu Khả Lễ-Phường Võ Cường-TP Bắc Ninh
Tell: 828434 – 823112 – 843032 – Fax: (04) 8454658

Kính gửi:……………………………………..

…………………………………………………..
…………………………………………………..
`Lưu văn bản: Sau khi dóng dấu cho văn bản, cán bộ văn thư giữ lại 01
bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền để lưu và nộp vào lưu trữ
nhà trường. Đơn vị soạn thảo văn bản cũng giữ lại một bản để tiện cho việc theo
dõi, giải quyết văn bản và lập hồ sơ khi công việc kết thúc.
Nhìn chung những bước quan trọng của của công việc xử lý, giải quyết
18


văn bản đi được cán bộ văn thư Nhà trường thực hiện tốt như quá trình soạn
thảo, cán bộ văn thư có kinh nghiệm lâu năm nên nội dung văn bản phù hợp với
yêu cầu nội dung của lãnh đạo Nhà trường, quá trình chuyển văn bản được thực
hiện khá nhanh, kịp thời và chính xác, an toàn. Giúp giảm bớt thời gian hình
thành văn bản, hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, con dấu cơ quan.
Nâng cao rõ rệt hiệu quả công việc của cán bộ văn thư.
Nhưng trong quá trình này cán bộ văn thư còn gặp phải một số lỗi nhỏ
như khi soạn thảo văn bản nội dung khá chính xác nhưng về thể thức văn bản
đôi lúc còn sai quy định về cỡ chữ, phông chữ và hình thức trình bày. Không
kiểm tra kỹ thể thức công văn khi tổ chức chuyển công văn đi. Công văn vào sổ
chậm. Đây là những lỗi rất nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến uy tín của Nhà
trường, của văn thư, ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của văn bản. Vậy nên cán
bộ văn thư cần khắc phục nhanh chóng những lỗi này.
2.1.4.2: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của trường
Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Nhà trường.

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến văn thư tiến hành phân
loại văn bản đến.
Trước hết là cần phân loại văn bản đến được phép bóc bì và loại không
được phép bóc bì.
Những loại được phép bóc bì là: Văn bản công văn gửi trực tiếp đến cơ
quan và được đăng ký vào sổ công văn đến theo mẫu thống nhất.
Loại không được bóc bì là loại ghi đích danh người nhận (lãnh đạo Nhà
trường), văn bản mật thì cần vào đăng ký và chuyển giao ngay để kịp thời giải
quyết.
Sau khi phân loại văn thư tiến hành bóc bì văn bản, việc bóc bì cần làm
một cách cẩn thận tránh việc làm văn bản bị rách do dùng kéo cắt phạm hay văn
bản bị dính hồ dán, keo dán khi bóc do không chú ý làm rách văn bản.
Sau khi văn bản được bóc bì cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu văn bản
đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản.

20