MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
............................................................................................................................................
1
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
..............................
2
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
...............................................................
2
1. Khái niệm về công tác văn thư
.....................................................................................................
2
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư
.................................................................
2
II. Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư
.............................................
4
1. Nội dung công tác văn thư
...............................................................................................................
4
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn thư
...............................................................................................
4
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
......................................................
5
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư

........................
17
1. Công tác văn thư
..................................................................................................................................
17
2. Công tác lập hồ sơ
...............................................................................................................................
21
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

1
3. Công tác lưu trữ văn bản
.................................................................................................................
22
4. Nhận xét công tác quản lý văn bản
...........................................................................................
22
CHƯƠNG III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
.........................................
25
KẾT LUẬN
.................................................................................................................................................
37

TÀI LIỆU THAM KHẢO
................................................................................................................
38

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN


3
CHNG I: C S Lí LUN V CễNG TC VN TH
I. Khỏi nim, v trớ, ý ngha ca cụng tỏc vn th:
1. Khỏi nim v cụng tỏc vn th:
Cụng vn, giy t l mt trong nhng phng tin quan trng v cn thit
i vi hot ng qun lý Nh nc, do ú vic lm cụng vn giy t v qun lý
chỳng l hai cụng tỏc khụng th thiu c trong hot ng ú. Nhng hot ng
ú cn c tin hnh tuõn th ch cht ch, nghiờm ngt theo quy nh ca
phỏp lut v cụng tỏc vn th, tc l cỏc quy nh v ton b cỏc cụng vic ca c
quan qun lý hnh chớnh Nh nc v xõy dng vn bn v qun lý, v gii quyt
cỏc vn bn ú trong hot ng qun lý ca mỡnh.
Quan im v cụng tỏc vn th theo ngha rng (tc l bao gm xõy dng v
qun lý vn bn) v nờn c ỏp dng mi lỳc, mi ni. Cỏch hiu ny ó c
khng nh ti cụng vn ca cc Lu tr Nh nc s 55 - CV / TCCB ngy 01- 3 -
1991 v vic hng dn thc hin Quyt nh s 24 - CT ca Ch tch Hi ng B
trng, theo ú : Cụng tỏc vn th l ton b quỏ trỡnh xõy dng v ban hnh vn
bn, quỏ trỡnh qun lý vn bn phc v cho yờu cu qun lý ca cỏc c quan. Mc
ớch chớnh ca cụng tỏc vn th l bo m thụng tin cho qun lý. Nhng ti liu,
vn kin c son tho, qun lý v s dng theo cỏc nguyờn tc ca cụng tỏc vn
th l phng tin thit yu bo m cho hot ng ca cỏc c quan cú hiu
qu.
2. V trớ, ý ngha v yờu cu ca cụng tỏc vn th :
+ V trớ:
Cụng tỏc vn th l mt mt gn lin vi b mỏy qun lý v l ni dung quan
trng trong hot ng ca c quan. Nh vy, cụng tỏc vn th cú nh hng trc
tip n cht lng qun lý Nh nc ca c quan.
+ í ngha:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

4

II. Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư :
1. Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm:
+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký và ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản:
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến
- Đăng ký văn bản đi
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn thư
+ Cơ quan quản lý Nhà nước công tác văn thư ở trung ương
Cục lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công
tác văn thư từ trung ương đến địa phương, chỉ đạo trực tiếp công tác văn thư ở các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực
thuộc trung ương.
+ Tổ chức văn thư ở các cơ quan, các ngành, các cấp
Công tác văn thư ở các ngành các cấp được phân cấp quản lý như sau:
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

6
- Cỏc b trng, th trng c quan ngang B, c quan trc thuc Chớnh ph
cú trỏch nhim qun lý cụng tỏc vn th trong ton ngnh v ch o nghip v
cụng tỏc vn th ca cỏc n v trc thuc Chớnh ph.
- Ch tch y ban nhõn dõn tnh, thnh ph trc thuc trung ng cú trỏch
nhim qun lý cụng tỏc vn th trong ton tnh, thnh ph trc thucTrung ng
v ch o nghip v cụng tỏc vn th ca cỏc qun, huyn, thnh ph thuc tnh,

-ỏnh mỏy v in vn bn do k thut viờn ỏnh mỏy lm
-Vn bn ó son tho v in n xong phi trỡnh cho th trng c quan hoc
ngi cú thm quyn hay ngi c u quyn ký trc khi ban hnh
-Khi cú ch ký úng du c quan.
+ ng ký vn bn i
ng ký vn bn i l ghi chộp mt s thụng tin cn thit ca vn bn i
nh: s, ký hiu, ngy thỏng, trớch yu ni dung ca vn bn... vo nhng phng
tin ng ký nh: s ng ký, th, mỏy vi tớnh... nhm qun lý cht ch vn bn ca
c quan v tra tỡm vn bn c nhanh chúng.
+ Chuyn giao vn bn i
Cỏc vn bn i phi c ng ký v chuyn ngay trong ngy khi ó cú ch
ký ca ngi cú thm quyn v úng du c quan.
Vic gi vn bn phi ỳng vi ni nhn ó ghi trờn vn bn.
Nhng vn bn cú du hiu khn phi c chuyn trc
+ Sp xp v qun lý vn bn lu
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

8
Mi vn bn i u phi lu ớt nht 02 bn: mt bn cp h s v theo dừi
cụng vic n v tha hnh, mt bn lu vn th tra tỡm, phc v khi cn
thit. Nhng bn lu vn th phi sp xp theo tng loi vn bn ca nm no
riờng nm y. Bn lu phi l bn chớnh. tựy theo tớnh cht v ni dung cụng vic
m cú th lu thờm mt s bn sao.
2. Qun lý vn bn n
Qun lý vn bn n l tt c cỏc loi vn bn do c quan ngoi gi n cho
c quan mỡnh bng nhieốu con ng do cỏn b i cụng tỏc mang v hay gi trc
tiộp hoc qua ng bu in c quan mỡnh bit hay thc hin.
a. Nguyờn tc chung v vic tip nhn vn bn n
+ Tt c cỏc vn bn n c quan u phi ng ký vo s, qun lý thng
nht vn th.

bn.
3. Lp h s v np h s ,ti liu vo lu tr
-Lp h s v gi lu tr l quỏ trỡnh cn c vo chc nng ,nhim v ca c
quan n v v nhim v c th c giao tp hp ,xp vn bn ti liu thnh h
s trong khi gii quyt cụng vic .
a. Nguyờn tc chung khi lp h s
Khi lp h s phi m bo cỏc nguyờn tc :
Cỏc vn bn trong h s phi phn ỏnh ỳng chc nng ,nhim v quyn hn
ca c quan ,n v
+Phi la chn nhng vn bn ,giy t cú giỏ tr lp h s loi vn bn
khụng cũn gi tr
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

10
+Vn bn ,giy t trong h s phi cú s liờn h mt thit vi nhauv mt vn
,mt s vic v phi y ,hon chnh.
b.Ni dung ca vic lp h s
+Lp danh mc h s
Danh mc h s phi c d kin t nm trc (chm nht l 31/12)nh vy
sang nm sau mi m h s.i vi nhiu c quan khụng lp danh mc h s
ngi ta cn c vo nhng cụng vic thc t ó lm tin hnh m h s.
+M h s
Cn c vo bn danh mc h s ó lm ri xem mỡnh c giao trỏch nhim
lp bao nhiờu h s ,h s gỡ thỡ chun b h s ghi s,ký hiu v tiờu h s vo
bỡa .Nu cha cú danh mc h s tng cỏn b cn c vo nhim v c giao
,cụng vic c gii quyt v tỡnh hỡnh thc t ti liu thc t trong c quan m m
h s
+Thu thp vn bn ti liu
Mun thu thp vn bn ,ti liu y a vo h s thỡ ngi lp h s
phi a vo ngun thu m ngun thu chớnh l vn bn n

a. Vn bn phỏp lut hin hnh v con du
T chc qun lý v s dng con du l mt trong nhng nhim v quan trng
trong cụng tỏc vn th, bi l con du khng nh giỏ tr phỏp lý ca cỏc vn bn,
th tc hnh chớnh trong cỏc quan h hnh chớnh Nh nc.
b. Nhng quy nh v t chc s dng v qun lý con du
+ S dng con du theo ỳng chc nng lut nh
+ Mi c quan, t chc ch c dựng mt con du theo mu quy nh.
+ Khi úng du vo vn bn phi m bo cỏc quy nh sau:
- Ni dung ca con du phi trựng vi tờn c quan ban hnh vn bn.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

12
- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
cấp có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được đóng dấu
khống chỉ.
- Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ)
- Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo.
- Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu

Vit Nam l xõy dng v phỏt trin mụ hỡnh Tp on kinh doanh a ngnh trờn c
s sn xut v kinh doanh Thộp lm nn tng.
Tng Cụng ty Thộp Vit Nam hot ng kinh doanh hu ht trờn cỏc th
trng trng im trờn lónh th Vit Nam v bao trựm hu ht cỏc cụng on t
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

14
khai thỏc nguyờn liu, vt liu, sn xut Thộp v cỏc sn phm Thộp cho n khõu
phõn phi, tiờu th sn phm. Cỏc lnh vc hot ng kinh doanh ch yu ca Tng
cụng ty nh sau:
- Khai thỏc qung st, than m, nguyờn liu tr dung phc v cho cụng ngh
luyn kim.
- Sn xut gang, thộp v cỏc kim loi, sn phm Thộp.
- Kinh doanh xut, nhp khu Thộp, vt t thit b v cỏc dch v liờn quan
n cụng ngh luyn kim nh nguyờn liu, vt liu u vo cỏc sn phm Thộp,
trang thit b luyn kim, chuyn giao cụng ngh v h tr k thut.
- Thit k, ch to, thi cụng xõy lp trang thit b cụng trỡnh luyn kim v
xõy dng.
- Kinh doanh khỏch sn, nh hng n ung, xng, du, m, gas, dch v v
vt t tng hp khỏc.
- o to, nghiờn cu khoa hc cụng ngh phc v ngnh cụng nghip luyn
kim v lnh vc sn xut kim loi, vt liu xõy dng.
- u t, liờn doanh, liờn kt kinh t vi cỏc i tỏc trong nc v nc
ngoi.
- Xut khu lao ng.
Bờn cnh phm vi chc nng, nhim v hot ng kinh doanh c Nh
nc giao, Tng Cụng ty Thộp Vit Nam cũn c Nh nc giao cho thc hin
nhim v rt quan trng l cõn i sn xut Thộp trong nc vi tng nhu cu tiờu
dựng ca nn kinh t, xó hi kt hp nhp khu cỏc mt hng Thộp trong nc cha
sn xut c bỡnh n giỏ c th trng Thộp trong nc, bo ton v phỏt trin

C CU T CHC B MY CA
TNG CễNG TY THẫP VIT NAM

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN