Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư – lưu trữ nói chung. Do
đó vai trò của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng.
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất
cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tiễn” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã
được học để vận dụng vào thực tế. Nhận thức được điều này mỗi sinh viên
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội nói chung và đối với
mỗi sinh viên Ngành Lưu trữ học và Quản Trị Văn Phòng nói riêng cần có sự
quan tâm đúng mức tầm quan trọng của lý luận và thực tiễn.
Về bản thân, là một cán bộ văn phòng trong tương lai, tôi muốn mình
làm tốt và thành thạo tất cả các công việc chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời
qua đó rèn luyện cho mình được tác phong, kỹ năng làm việc và phẩm chất
đạo đức của một người cán bộ làm việc trong cơ quan hành chính Nhà nước.
Đây cũng là dịp để tôi học hỏi và phát huy hết những khả năng của mình mà
có lẽ trong quá trình học tập tôi chưa nhận thấy được điều đó.
Để củng cố thêm kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, được sự quan tâm
giới thiệu của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và sự
giúp đỡ của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh,
tôi đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 1 LTH&QTVP
+ Đất chưa sử dụng 51,14 ha chiếm 4,83%.
Vinh Thanh chủ yếu là đất cát pha, độ phì nhiêu, năng suất cây trồng
không cao và chịu sụ ảnh hưởng của hạn hán, lũ lụt thất thường.
Nhìn chung địa hình thuận lợi về mặt giao thông đường bộ, đường thủy
và phát triển được nhiều loại ngành nghề, đặc biệt là phát triển các loại hình
thương mại, dịch vụ, du lịch.
Toàn xã có 2.148 hộ, với 10.410 nhân khẩu.
Trong đó:
+ 37% hộ gia đình sống chủ yếu thu nhập từ nông nghiệp
+ 63% hộ gia đình sống bằng thu nhập từ thương mại, dịch vụ và tiểu
thủ công nghiệp.
Vinh Thanh là một xã phát triển kinh tế theo hướng thương mại, dịch
vụ, du lịch, tiểu thủ công nghiệp, nông – lâm – ngư nghiệp, tỷ lệ hộ nghèo
ngày càng giảm nên đời sống nhân dân ngày càng ổn định.
Toàn xã có 6 thôn, có 1 bãi tắm, có cầu Trường Hà nối liền tỉnh lộ 18,
quốc lộ 49B đi qua địa bàn. Các công trình phúc lợi như điện, đường, trường,
trạm, chợ búa ngày càng được đầu tư, nâng cấp. Tạo điều kiện cho nhân dân
phát triển kinh tế, an sinh xã hội, không ngừng nâng cao đời sống vật chất và
tinh thần.
1.2 Vị trí, chức năng của ủy ban nhân dân xã.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ
quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
Nhằm đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 3 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã
Vinh Thanh.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh thực hiện chức năng quản lý nhà nước
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều,
bảo vệ rừng tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 5 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các ngành, nghề mới.
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
theo phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật
quy định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình xây dựng cơ bản khác ở địa phương theo quy định
của pháp luật;
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.3.2 Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội.
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với ủy ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương
theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về
xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.4 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Vinh Thanh.
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 7 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu Tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh gồm 1 Chủ tịch, 2
Phó Chủ tịch và 2 Ủy viên (Trưởng Công an xã và Xã đội trưởng).
Cán bộ chuyên trách: gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã Vinh Thanh.
Các ban ngành trực thuộc gồm: Trưởng công an, Chỉ huy trưởng Quân
sự, Văn phòng - thống kê, Kế toán - ngân sách, Địa chính - xây dựng, Tư
pháp - hộ tịch, Văn hóa - xã hội.
1.5 Chức năng nhiệm vụ của các công chức trong ủy ban nhân dân xã
Vinh Thanh.
1.5.1 Chức năng nhiệm vụ của công chức Trưởng công an xã.
Tổ chức lực lượng công an xã nắm chắt tình hình an ninh trật tự trên
địa bàn, tham mưu đề xuất với Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan công
an cấp trên về chủ trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự trên
địa bàn và thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền phổ biến pháp luật liên
quan tới an ninh trật tự cho nhân dân hướng dẫn tổ chức quần chúng làm công
tác an ninh trật tự trên địa bàn quản lý.
Tổ chức phòng ngừa, đấu tranh phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã
theo quy định của Ban chỉ huy quân sự huyện.
Tổ chức thực hiện đăng ký, quản lý công dân trong độ tuổi nghĩa vụ
quân sự, quân nhân dự bị và dân quân theo quy định của pháp luật, thực hiện
công tác động viên, gọi thanh niên nhập ngũ.
Chỉ đạo dân quân phối hợp với công an và lực lượng khác thường
xuyên hoạt động bảo vệ an ninh trật tự, sẵn sàng chiến đấu phục vụ và tổ chức
khắc phục thiên tai, sơ tán, cứu hộ, cứu nạn.
Phối hợp với các đoàn thể trong xã giáo dục toàn dân ý thức Quốc
phòng, quân sự và các văn bản liên quan tới Quốc phòng, quân sự.
Có kế hoạch phối hợp với các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, thực
hiện nền Quốc phòng gắn với nền an ninh nhân dân, thế trận Quốc phòng toàn
dân gắn với thế trận an ninh nhân dân.
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 9 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thực hiện chính sách hậu phương quân đội, các tiêu chuẩn, chế độ,
chính sách cho dân quân tự vệ, quân nhân dự bị theo quy định.
Tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý sử dụng, bảo quản vũ khí
trang bị sẵn sàng chiến đấu, quản lý công trình Quốc phòng theo phân cấp,
thực hiện chế độ kiểm tra, báo cáo, sơ kết, tổng kết công tác Quốc phòng,
quân sự ở xã.
1.5.3 Chức năng nhiệm vụ của công chức Văn phòng - thống kê.
Giúp Uỷ ban nhân dân xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm
việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó, tổng hợp báo
cáo tình hình kinh tế-xã hội, tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân trong chỉ đạo
thực hiện.
Giúp Uỷ ban nhân dân xã dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền làm
báo cáo gởi lên cấp trên.
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biển
báo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức xã.
Giúp Uỷ ban nhân dân xã tổ chức kỳ họp, tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
kỹ thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợi ở địa phương.
Tuyên truyền, giải thích, hoà giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn
thư khiếu nại, tố cáo của dân về đất đai để giúp Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm
quyền giải quyết, thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện các trường hợp vi
phạm đất đai để kiến nghị Uỷ ban nhân dân xã xử lý.
Tham gia tuyên truyền, phổ biến về chính sách pháp luật đất đai
1.5.5 Chức năng nhiệm vụ của công chức Kế toán ngân sách.
Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách trình cấp trên có thẩm quyền phê
duyệt, giúp Uỷ ban nhân dân trong việc tổ chức thực hiện dự toán thu, chi
ngân sách quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã.
Thực hiện việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công
tại xã theo quy định.
Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân trong khai thác nguồn thu, thực hiện
các hoạt động tài chính ngân sách đúng quy định của pháp luật.
Kiểm tra các hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, tổ
chức thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 11 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chi, thực hiện theo quy định về
quản lý tiền mặt và giao dịch đối với kho bạc Nhà nước về xuất nhập quỹ.
Báo cáo quyết toán ngân sách hằng năm và trình Hội đồng nhân dân
xã phê duyệt.
Thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định của pháp luật.
1.5.6 Chức năng nhiệm vụ của công chức Tư pháp - Hộ tịch.
Giúp Uỷ ban nhân dân xã soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo
quy định của pháp luật, tham mưu Uỷ ban nhân dân xã phổ biến giáo dục
pháp luật cho nhân dân.
Giúp Uỷ ban nhân dân xã thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo
và đối tượng chính sách, quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân dân
nghiên cứu pháp luật, phối hợp hướng dẫn hoạt động đối với tổ hoà giải.
duyệt.
Thống kê dân số, lao động, tình hình việc làm, ngành nghề trên địa bàn,
nắm số lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động, thương
binh và xã hội.
Hướng dẫn và nhận hồ sơ của người xin học nghề tìm việc làm, người
được hưởng chính sách ưu đãi, chính sách xã hội, trình Uỷ ban nhân dân xã
giải quyết theo từng người.
Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chi trả trợ cấp cho người hưởng
chính sách lao động, thương binh và xã hội.
Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng
chính sách.
Theo dõi thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo.
1.6 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân
xã Vinh Thanh.
1.6.1 Chức năng.
Văn phòng ủy ban nhân dân xã có chức năng tham mưu đáp ứng nhu
cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện
vật chất kĩ thuật cho cơ quan hoạt động, chức năng của văn phòng được thể
hiện ở hai loại công tác sau:
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 13 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến
những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
Công tác quản trị, hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kĩ thuật cho cơ
quan hoạt động. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh
đạo vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê
duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kĩ thuật của cơ quan. Hai loại công tác tham mưu tổng
hợp và công tác bảo đảm điều kiện vật chất kĩ thuật có môi quan hệ chặt chẽ
1.6.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh.
Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Phú Vang quyết định,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân xã gồm 03 người,
trong đó cả 3 đều là công chức Văn phòng - thống kê và được phân công trách
nhiệm cụ thể như sau:
01 đồng chí trưởng bộ phận “văn phòng một cửa” chịu trách nhiệm
chung, phụ trách nội dung, chương trình tổ chức các hội nghị, các cuộc họp
Ủy ban nhân dân xã; soạn thảo văn bản đi; trình chủ tịch xử lý công văn đến;
tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo; tiếp nhận hồ sơ hợp đồng các loại … bảo
quản và sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân xã.
01 công chức văn phòng thống kê phụ trách công tác văn thư tiếp nhận
công văn đi, đến; lưu hồ sơ của các tổ chức, công dân đến giao dịch; trình ký,
thu lệ phí hành chính, quyết toán theo quy định của nhà nước và cấp phát văn
bản hội nghị.
01 công chức văn phòng thống kê phụ trách công tác quản lý tài sản
máy móc văn phòng, đánh máy và in ấn văn bản, chuyển giao công văn đi;
đôn đốc cán bộ tạp vụ trong cơ quan, trà nước, hội họp.
II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng.
2.1 Cách bố trí nơi làm việc và tổ chức lao động.
Mô hình tổ chức văn phòng của cơ quan Ủy ban nhân dân xã Vinh
Thanh được bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại (mặt bằng mở), hầu hết công
chức tiếp dân đều tập trung tại bộ phận để tiếp công dân điều này dễ dàng cho
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 15 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhân dân khi đến giao dịch không mất thời gian phải đi tìm phòng của công
chức xử lý công việc liên quan đến vấn đề mà công dân đến giao dịch, chính
sự sắp xếp theo mô hình một cửa này đã giải quyết được nhanh chóng hồ sơ
cho nhân dân, được nhân dân đồng tình ủng hộ cao, mặc khác chính mô hình
này đã thu hút được nhân dân ở các địa phương khác đến giao dịch.
quan được kịp thời. Đặc biệt, là việc bố trí tăng số lượng hệ thống máy vi
tính, máy in tại các ngành, ban và được nối mạng nội bộ, mạng Lan góp phần
nâng cao hiệu quả làm việc ngành, giảm áp lực cho giải quyết công việc của
bộ phận văn phòng. Tuy nhiên vì kinh phí của cơ quan còn hạn hẹp nên một
số thiết bị phục vụ cho hoạt động của công văn Văn thư lưu trữ và quản trị
văn phòng chưa đáp ứng như máy scan, điều hòa nhiệt độ, giá để tài liệu, …
Mỗi trang thiết bị đều có những tính năng, công dụng riêng giúp cho cán bộ,
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 17 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công chức thực hiện công việc của mình được nhanh chóng, chuẩn xác, nâng
cao hiệu quả và năng suất lao động. Một số trang thiết bị cụ thể như sau:
* Điện thoại.
Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật được sử dụng thường xuyên để
liên lạc giữa cơ quan với các đơn vị liên quan trong nhu cầu công việc.
Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện
lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
* Máy vi tính.
Là một phương tiện làm việc thông dụng hiện nay dùng để lưu trữ dữ
liệu, cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, các tiện nghi để xử lý văn bản nhằm
giúp cho cán bộ, công chức thực hiện công việc của mình nhanh chóng, chính
xác.
Trong công tác văn thư, máy vi tính được dùng để soạn thảo văn bản,
quản lý thông tin, xử lý số liệu, đăng ký công văn đi – đến, … Máy vi tính ở
văn phòng được cài đặt các phần mềm như Winword, Access, Excel, … hỗ
trợ cho công tác của các cán bộ, công chức trong văn phòng. Đặt biệt là phần
mềm “Quản lý và điều hành văn bản” cũng được cài đặt trong máy vi tính của
bộ phận văn phòng giúp cho việc cập nhật văn bản đi – đến và lưu trữ công
văn được thuận lợi , nhanh chóng hơn.
* Máy in.
Là một thiết bị hỗ trợ cho máy vi tính, có đầu nối với máy vi tính dùng
bảo tính chặt chẽ trong công tác văn thư và quản lý văn bản của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã thường xuyên
quan tâm , chỉ đạo ban hành các văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ của
cơ quan, mua sắm các trang thiết bị đáp ứng công việc hàng ngày, nhằm đưa
công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ
đắc lực cho hoạt động của cơ quan.
Hàng năm Đảng uỷ, Ủy ban nhân dân xã luôn quan tâm trong việc cử cán
bộ, công chức tham gia các lớp tập huấn do huyện, tỉnh tổ chức nhằm nâng
cao chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Ủy
ban nhân dân xã để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao của công việc .
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 19 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hiện nay, bộ máy cán bộ Ủy ban nhân dân xã càng được trẻ hoá, cơ bản
có trình độ chuyên môn đạt chuẩn. Với phương châm “đúng người, đúng
việc”, Ủy ban nhân dân xã đã từng bước hoàn thiện và sắp xếp, luân chuyển
các chức danh theo đúng vị trí đã quy định, điều này đã giúp cho công tác
điều hành và quản lý cũng như thực hiện công tác chuyên môn ngày càng đạt
hiệu quả cao.
Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân
xã Vinh Thanh đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư
cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về
nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, cũng như cán bộ, công chức trong cơ quan
nhiều hơn.
Công tác Văn thư của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh: Tất cả công văn
đến và công văn đi của các ban, ngành, đơn vị gửi đến đều phải đăng ký thống
nhất ở bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư chỉ trình lãnh đạo những công văn đã
đăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn đi và đến đã đăng ký tại Bộ
phận Văn thư.
- Đối với công văn đến: Cán bộ văn thư có nhiệm vụ bóc bì (trừ bì có
đóng dấu Mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh hoặc ghi
Bước 3: Trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã ký, phê duyệt.
Bước 4: Sau khi lãnh đạo ký duyệt, cán bộ văn thư lấy số và đăng ký
vào sổ văn bản đi; nhân bản văn bản theo đúng số lượng.
Bước 5: Văn thư đóng dấu vào văn bản, làm các thủ tục phát hành, ban
hành văn bản một cách nhanh chóng và kịp thời.
Bước 6: Văn thư đóng dấu bản gốc và lưu trữ theo đúng quy định.
4.2 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn
thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót thì kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
Thể thức trình bày một văn bản của cơ quan UBND xã Vinh Thanh như
sau:
- Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 21 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Định lề trang: Lề trên cách mép trên 20-25mm
Lề dưới cách mép dưới 20-25mm
Lề trái cách mép trái 30-35mm
Lề phải cách mép phải 15-20mm
* Quốc hiệu: UBND xã trình bày ở phía trên, bên phải trang giấy như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Dòng chữ trên: "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam " được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng chữ dưới: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các
cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có dòng
kẻ ngang, nét lớn, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
* Nội dung của văn bản: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14.
* Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ "TM." Vào trước tên
tập thể lãnh đạo, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm; họ tên người ký ghi bằng chữ in thường, kiểu chữ 14 đứng, đậm, được
đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký.
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Đào Duy Phương
* Ký tên, đóng dấu:
Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 về phía bên trái chữ ký, đóng dấu
phải đúng quy cách hình quốc huy phải đóng thẳng, mực dấu phải đậm rõ
ràng.
* Nơi nhận: Từ "nơi nhận" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12,
kiểu chữ nghiêng, đậm. Còn phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 23 LTH&QTVP
Trường ĐH KHXH&NV Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhân nhận văn bản được trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng,
sau tên mỗi cơ quan nhận văn bản có dấu chấm phẩy.cụ thể như sau:
Nơi nhận:
- UBND huyện (b/c);
- Phòng NNPTNT huyện;
- Lưu: VT.
Nhìn chung, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh đã trình bày
đúng thể thức văn bản quản lý Nhà nước theo Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
4.3 Quản lý văn bản đến và đi.
4.3.1 Quản lý văn bản đến.
Ủy ban nhân dân xã Vinh Thanh hiện đang thực hiện đăng ký văn bản
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng,
các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi cho đích danh
người nhận. Đối với những bì văn bản gửi cho đích danh người nhận, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển cho văn thư ủy ban nhân dân xã tiếp tục đăng ký.
+ Loại được bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ những bì văn
bản có đóng dấu “Mật”.
+ Đối với bì văn bản mật: việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành bảo vệ bí mật nhà nước.
Khi bóc bì văn bản cán bộ văn thư cơ quan đã thực hiện:
Những bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc trước để giải quyết kịp
thời;
Đối với đơn thư, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra
hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì
cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng;
Bóc bì cẩn thận nên không có tình trạng làm rách văn bản ở trong bì;
SVTH: Nguyễn Thị Hằng Trang 25 LTH&QTVP
Copyright: Tài liệu đại học ©